CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ BẤT ĐỘNG SẢN G
2.2.2. Thực trạng công tác tổ chức tuyển dụng nhân lực tại công ty
theo đúng quy định của pháp luật. Ngoài ra, toàn thể cán bộ nhân viên công ty đều
được đóng Bảo hiểm tai nạn cá nhân 24/24h.
43
2.2.2. Thực trạng công tác tổ chức tuyển dụng nhân lực tại công ty công ty
Nhân sự là tài nguyên quý giá nhất, là yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp có thể thực hiện công tác tuyển dụng nhân lực theo một quy trình
riêng tùy thuộc vào điều kiện kinh tế, ngành nghề kinh doanh và chiến lược nhân sự
ngoại lệ. Để có thể tuyển chọn được những nhân viên tốt, phù hợp với yêu cầu công
việc công ty cũng xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng riêng.
2.2.2.1. Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng
Trước hết, công ty cần xác định người thực hiện hoạt động tuyển dụng. Phòng Hành chính nhân sự của công ty sẽ trực tiếp đứng ra làm công tác tuyển dụng
nhân lực cho công ty. Theo quy định của công ty, phòng Hành chính nhân sự có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc tổ chức bộ máy, quản lý đội ngũ
cán bộ nhân viên trong công ty, thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự cho công ty
cũng như sắp xếp lại lao động trong từng phòng ban, đề xuất và thực hiện chế độ lương thưởng cho cán bộ nhân viên trong công
ty.
Phòng Hành chính nhân sự của công ty có các chức năng cụ thể sau:
- Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, nhân sự;
- Đảm nhiệm công tác hành chính tổng hợp, văn thư lưu trữ;
- Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật;
- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hiện hành.
Hiện nay, phòng Hành chính nhân sự của công ty có tất cả 4 người, bao gồm:
viên
học việc. Nhân viên làm công tác nhân sự của phòng tốt nghiệp đại học chuyên ngành về nhân sự, tuy còn rất trẻ nhưng có chuyên môn và kỹ năng cần thiết để có
thể đảm nhận những nhiệm vụ của phòng Hành chính nhân sự. Tuy nhiên, những nhân viên còn lại tại công ty hiện vẫn chưa có đủ trình độ chuyên môn cần thiết để
đảm nhiệm công tác tuyển dụng.
44
Bước tiếp theo, đó là việc xác định nhu cầu tuyển dụng. Công ty sẽ căn cứ vào chiến lược kinh doanh và định hướng phát triển trong từng giai đoạn cụ thể để
xác định xem để đáp ứng nhu cầu công việc thì cần thiết phải tuyển dụng được những nhân sự như thế nào và với số lượng là bao nhiêu. Vì công ty có quy mô nhỏ
nên các nhu cầu tuyển dụng thường được Giám đốc công ty tự cân nhắc và ra quyết
định tuyển dụng, chỉ đạo phòng Hành chính nhân sự thực hiện.
Tiếp đó là bước lập kế hoạch tuyển dụng. Sau khi xác định được nhu cầu tuyển dụng nhân lực và có sự chỉ đạo trực tiếp từ Tổng giám đốc, phòng Hành chính
nhân sự sẽ lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cụ thể. Trong kế hoạch này sẽ thể hiện
các nội dung cụ thể về công tác tuyển dụng, gồm:
hay bên ngoài doanh nghiệp hay sẽ sử dụng cả hai nguồn? Để tuyển dụng được nhân lực có trình độ, đáp ứng được nhu cầu về công việc và để đáp ứng được chỉ tiêu về số lượng nhân sự cần tuyển, công ty G5 sử dụng nguồn tuyển dụng cả bên
trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Điều này vừa nhằm khai thác tối đa nguồn nhân
lực hiện có trong công ty cho những vị trí cần nhiều kinh nghiệm và quen với cách thức làm việc trong công ty, đồng thời mở rộng nguồn tuyển dụng ra bên ngoài để có thể tuyển dụng được nhân lực mới, nhằm mang luồng gió mới trong hoạt động của công ty và mở rộng quy mô công ty.
Khi sử dụng nguồn nội bộ thì công tác tuyển dụng được rút ngắn lại. Nếu trong quá trình làm việc phát sinh nhân sự cần phải có thì trưởng bộ phận đó tiến hành thông báo lên phòng Hành chính nhân sự. Cùng với bộ phận chuyên môn, phòng Hành chính nhân sự lập phiếu đề xuất và trình Ban lãnh đạo công ty. Khi được Tổng giám đốc ký quyết định, phòng Hành chính nhân sự sẽ gửi thông báo tuyển mộ qua email cho toàn bộ nhân viên trong công ty và ghim thông báo lên bảng tin của công ty để tất cả mọi người cùng biết. Việc tuyển mộ qua nguồn nội bộ
của doanh nghiệp được tiến hành rất chặt chẽ nhưng cũng hết sức nhanh gọn. Các
trưởng bộ phận, các phòng ban sẽ xem xét đánh giá nhân viên của mình và bổ nhiệm chức vụ cho nhân viên phù hợp với các tiêu chuẩn công việc. Việc bổ nhiệm
45
như vậy sẽ bỏ qua các bước phỏng vấn, tiết kiệm rất nhiều chi phí tuyển dụng cho
có.
Bên cạnh đó, thời gian vừa qua, do số lượng dự án công ty nhận về tăng lên,
dẫn đến nhu cầu lớn về nhân lực, công ty cần một lượng lớn nhân viên kinh doanh
để triển khai các dự án công ty nhận phân phối. Nhu cầu tuyển dụng nhân lực của công ty ngày càng tăng, phòng Hành chính nhân sự buộc phải triển khai thêm nguồn
tuyển dụng từ bên ngoài.
Thứ hai, xác định phương pháp tuyển dụng sẽ sử dụng. Do quy mô của công
ty còn nhỏ và số lượng nhân sự cần tuyển dụng không quá lớn, công ty không sử dụng nhiều phương pháp, chỉ sử dụng phương pháp sàng lọc hồ sơ và phương pháp
phỏng vấn ứng viên.
Phương pháp sàng lọc hồ sơ giúp doanh nghiệp bước đầu tuyển chọn ra những ứng viên phù hợp nhất với tiêu chí tuyển dụng của công ty. Thông qua hồ sơ
xin việc hay bản CV, công ty có được các thông tin cơ bản về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và các thông tin cá nhân của ứng viên. Tuy phương pháp này không đủ để đánh giá toàn diện về ứng viên nhưng có thể sử
dụng để loại bớt những ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu của doanh nghiệp.
Phương pháp phỏng vấn là một hoạt động trao đổi thông tin trực tiếp được thiết kế để khám phá những sự thật về kiến thức, kinh nghiệm, thành công và thất bại trong quá khứ cũng như động cơ làm việc của ứng viên nhằm xác định xem
liệu
họ có thể làm tốt công việc hay không. Công ty sử dụng phương pháp này với những ứng viên đã lọt qua vòng sàng lọc hồ sơ. Đây còn được gọi là tuyển chọn vòng hai. Với phương pháp này, công ty đã có cơ hội để tìm hiểu sâu hơn các thông
tin mà ứng viên đã cung cấp trong hồ sơ tuyển dụng và thu thập thêm các thông tin
cần thiết khác. Quan sát phản ứng của ứng viên với các câu hỏi còn giúp đánh giá
được khả năng giao tiếp và khả năng diễn đạt của ứng viên, từ đó đưa ra các quyết
định cần thiết.
Thứ ba, xác định địa điểm và thời gian tuyển dụng. Do quy mô tuyển dụng của công ty không lớn nên công ty thường sử dụng phòng họp nội bộ của doanh
46
nghiệp làm nơi tuyển dụng. Do đặc điểm về ngành nghề và nhu cầu sử dụng lao động, công ty tuyển dụng quanh năm, khoảng thời gian tiến hành phỏng vấn ứng viên thường cố định vào lúc 15 giờ ngày thứ ba và thứ sáu hàng tuần. Trường hợp
các ứng viên xin đổi lịch sẽ linh động thay đổi thời gian phỏng vấn theo lịch của ứng viên.
Thứ tư, xác định chi phí tuyển dụng. Cũng như bất cứ tổ chức doanh nghiệp
nào khác, chi phí tuyển dụng phải nằm trong khả năng tài chính cho phép. Bộ phận
làm công tác nhân sự sẽ xem xét và so sánh chi phí của các kênh tuyển dụng cần triển khai, sau đó hoàn thiện bản kế hoạch tuyển dụng có dự trù kinh phí trong đó,
phòng Hành chính nhân sự sẽ làm đề xuất về chi phí và đề xuất thực hiện công việc
trình lên Ban lãnh đạo xin phê duyệt.
Cuối cùng, sau khi hoàn tất kế hoạch tuyển dụng, công ty sẽ thành lập Hội đồng tuyển dụng. Hội đồng này bao gồm người phụ trách tuyển dụng nhân lực của
công ty và người quản lý trực tiếp bộ phận có nhu cầu tuyển dụng nhân lực. Nếu đợt
tuyển dụng nào có vị trí quản lý quan trọng thì người phỏng vấn trực tiếp sẽ là Tổng
giám đốc công ty.
2.2.2.2. Thông báo tuyển dụng
Việc thông báo sẽ được tiến hành với một số ngày nhất định tùy từng yêu cầu
cụ thể của công việc cũng như trong thực tế.
Nội dung chính của thông báo phải đảm bảo các nội dung: Vị trí tuyển dụng và yêu cầu năng lực đối với vị trí tuyển dụng, quyền lợi ứng viên được hưởng, hồ sơ
cần nộp, địa chỉ liên hệ.
Thông báo tuyển dụng của công ty thường bao gồm các thông tin sau đây:
- Thông tin khái quát về công ty;
- Vị trí tuyển dụng và số lượng cần tuyển;
- Mô tả công việc;
- Khái quát về quyền lợi được hưởng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn khi thực hiện công việc của ứng viên;
47
- Yêu cầu về hồ sơ ứng tuyển, thời gian và địa điểm thu nhận hồ sơ, cách thức nộp hồ sơ và liên hệ với nhà tuyển
dụng.
Về nội dung thông báo tuyển dụng, kết quả khảo sát những nhân viên đã được tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Bất động sản G5 cho kết quả 94,1%
những người được khảo sát cho rằng thông báo tuyển dụng của công ty là rõ ràng và
đầy đủ thông tin cần thiết, chỉ có 5,9% là cho rằng các thông tin này vẫn chưa đủ rõ
ràng. Hình 2.3: Tổng hợp kết quả khảo sát về tính rõ ràng, đầy đủ của nội
dung
thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần Dịch vụ BĐS G5
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quả điều tra khảo sát nhân viên tại Công ty
Cổ phần Dịch vụ Bất động sản G5)
Cán bộ làm công tác tuyển dụng của công ty đặc biệt chú trọng đến nội dung
của thông báo, mục tiêu thu hút những đối tượng trẻ bằng lối viết dí dỏm, gây hứng
thú, tò mò cho người đọc mà vẫn đảm bảo đầy đủ được nội dung cần truyền tải của
Bản thông báo tuyển dụng sẽ được đăng trên các kênh tuyển mộ đã được lựa
chọn ngay từ bước lập kế hoạch tuyển dụng. Với sự bùng nổ công nghệ thông tin như hiện nay, việc tìm kiếm và gặp gỡ giữa các nhà tuyển dụng và ứng viên trực tuyến sẽ trở nên dễ dàng, thuận lợi và tiết kiệm chi phí hơn. Bên cạnh nguồn tuyển
mộ từ các trang tin tuyển dụng online như vietnamworks.com, topcv.vn,
vieclam24h.vn, mywork.com.vn, timviecnhanh.com..., trang fanpage của công ty và
48
các nhóm về việc làm trên facebook, nguồn tuyển mộ thông qua sự giới thiệu ứng viên của nhân sự trong công ty cũng là một nguồn tuyển dụng hiệu quả. Nguồn ứng
viên qua sự giới thiệu của nhân sự trong công ty cũng phải trải qua các bước tuyển
dụng như những ứng viên tự ứng tuyển từ bên ngoài. Tuy nhiên, kết quả thu được
cho thấy phần lớn các ứng viên được giới thiệu vào đều có kết quả tốt, được nhận
vào làm việc chính thức trong công ty và thường gắn bó với công ty hơn do có mối
quan hệ từ trước với nhân viên trong công ty.
Thực trạng kết quả thu hút người xin việc này có kết quả tương đồng với kết
quả điều tra khảo sát của tác giả khi hỏi các nhân viên ở công ty về nguồn thông tin
tuyển dụng. Có tới 52,9% số người được điều tra trả lời là được biết thông tin qua người quen, nguồn tuyển dụng qua các website chuyên về tuyển dụng và trên
mạng
xã hội facebook cho kết quả tương đồng nhau là 23,5%.
Hình 2.4: Tổng hợp kết quả khảo sát về nguồn thông tin tuyển dụng của Công
ty Cổ phần Dịch vụ Bất động sản G5
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quả điều tra khảo sát nhân viên tại Công ty
Cổ phần Dịch vụ Bất động sản G5) 2.2.2.3. Quá trình tuyển dụng
Quá trình tuyển dụng của Công ty Cổ phần Dịch vụ Bất động sản G5 được tiến hành theo trình tự 4 bước như
sau:
49
Bước 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Sau khi thông báo tuyển dụng, phòng Hành chính nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ ứng viên. Hồ sơ ứng tuyển phải thể hiện được trình độ chuyên môn
cũng
như các kiến thức, kỹ năng theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của
đơn xin việc và sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn. Thông qua hồ
sơ ứng tuyển của ứng viên, phòng Hành chính nhân sự có thể biết được một cách
khái quát nhất về từng ứng viên để từ đó lựa chọn được những bộ hồ sơ có các tiêu
chuẩn tương đối phù hợp với yêu cầu của công việc cần tuyển dụng.
Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, phòng Hành chính nhân sự sẽ tiến hành sàng lọc hồ sơ ứng viên, ở đây chính là hình thức sơ tuyển hay tuyển chọn lần thứ
nhất. Việc sơ tuyển hồ sơ thường được tiến hành ngay sau khi nhận được hồ sơ ứng
tuyển. Phòng Hành chính nhân sự sẽ lựa chọn ra những ứng viên phù hợp với các
tiêu chí tuyển dụng mà công ty đưa ra và tiến hành liên hệ với các ứng viên bằng cách gọi điện thoại cho ứng viên để hẹn lịch phỏng vấn, thông báo chi tiết cho ứng
viên về địa điểm, thời gian buổi phỏng vấn và sau đó gửi email thư mời đến tham dự phỏng vấn cho ứng viên để xác nhận lại một lần nữa việc đến dự phỏng vấn của
ứng viên. Bước 2: Phỏng
vấn
Đây là khâu đặc biệt quan trọng giúp kiểm tra đánh giá ứng viên ở những phần ngoài lề mà bằng cấp, giấy tờ không nói lên được đó là sở trường, mục tiêu,
sở
thích, phong cách làm việc, nguyện vọng và một phần tính cách ứng viên... Đây là những yếu tố quan trọng giúp công ty biết được ứng viên là người như thế nào trong
công việc, có gắn bó với công ty lâu dài hay không... và nó ảnh hưởng trực tiếp đến
quyết định lựa chọn ứng viên trúng tuyển.
Thông qua quá trình phỏng vấn này, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được tổng quát về các yếu tố như hoàn cảnh, tính tình, quan niệm sống, sự năng động và nhạy
bén, ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc, khả năng làm việc trong điều kiện áp lực công việc cao của từng ứng viên.
50
Người phỏng vấn ứng viên là đại diện phòng Hành chính nhân sự chuyên trách công tác tuyển dụng và người đại diện bộ phận cần tuyển dụng nhân lực để phỏng vấn những vấn đề chuyên môn.
Tại vòng phỏng vấn này, người phỏng vấn sẽ đặt ra những câu hỏi cho ứng viên và quan sát thái độ, khả năng giao tiếp, khí chất của họ để xác định tố chất và
khả năng của ứng viên xem họ có phù hợp với yêu cầu công việc của công ty hay không. Nội dung của những câu hỏi xoay quanh việc kiểm chứng các thông tin cá nhân, tìm hiểu về thông tin khác của bản thân ứng viên mà chưa được đề cập đến
trong hồ sơ, các thông tin về công việc cũ và mong muốn của ứng viên trong công việc mới, định hướng trong tương lai của họ. Trong suốt quá trình phỏng vấn, cán bộ nhân sự cố gắng giữ không khí thân thiện, cởi mở, đồng thời trao đổi qua với
ứng viên về công ty và những vấn đề hiện tại của công ty. Trong buổi phỏng vấn,