IV Chi hỗ trợ và giải quyết việc làm
c. Công cụ kế hoạch
2.3.4. Thực hiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước cho các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Mường Nhé qua Kho
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Mường Nhé qua Kho bạc nhà nước huyện Mường Nhé
2.3.4.1. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN cho các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Mường Nhé qua Kho bạc nhà nước Mường Nhé, tỉnh Điện Biên (gồm 4 bước):
Bước 1: Kiểm soát mẫu dấu chữ ký
Cán bộ KSC tiếp nhận toàn bộ hồ sơ, chứng từ chi của ĐV gửi đến kho bạc nhà nước, thực hiện đối chiếu mẫu dấu của ĐV, chữ ký của thủ trưởng ĐV (hoặc người được ủy quyền), chữ ký của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) so với giấy đề nghị mở tài khoản và đăng ký mẫu dấu, chữ ký đã mở tại kho bạc nhà nước đảm bảo khớp đúng.
Trong quá trình thực hiện kiểm soát mẫu dấu chữ ký các bộ KSC phát hiện ra những sai sót sau:
- Mẫu chữ ký của chủ tài khoản không giống với hồ sơ đăng ký mở tài khoản ban đầu tại KBNN
- Mẫu dấu của ĐV SDNS không khớp với mẫu dấu đăng ký ban đầu tại KBNN ( không khớp đúng, hoặc quá nhòe quá mờ không thế đọc được bằng mắt thường)
- Chữ ký của kế toán trưởng mới hoặc chủ tài khoản mới chưa được gửi hồ sơ đăng ký bổ sung đến KBNN
Cụ thể, trong quá trình kiểm soát, sau khi tiếp nhận hồ sơ thanh toán của một ĐV SDNS gửi đến và cán bộ KSC thực hiện đối chiếu với hồ sơ đăng ký mẫu dấu chữ ký ban đầu đã có một số ĐV mạo danh chữ ký chủ tài khoản, mạo danh chữ ký kế toán trưởng, ngay sau đó cán bộ KSC lập tức báo cáo lãnh đạo KBNN huyện, tổ chức tịch thu vật chứng, lập biên bản đề nghị ĐV SDNS giải trình sự việc trên. Như vậy trong quá trình kiểm soát mẫu dấu, chữ ký trên chứng từ của ĐV SDNS gửi tới KBNN, có rất nhiều rủi ro trong thanh toán, nếu như không tập trung cao độ thì giao dịch viên KBNN rất dễ mắc phải sai lầm nghiêm trọng trong công tác giữ an toàn về tiền và tài sản của Nhà nước.
Bước 2. Kiểm soát hồ sơ tạm ứng:
Đối tượng cấp tạm ứng rất nhiêu, như: chi cho các nhân, chi hội nghỉ, chi văn phòng phẩm, chi mua sắm tài sản, sửa chữa, xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tài sản cố định chưa đủ điều kiên cấp phát, hoặc tạm ứng theo hợp đồng.
Mức cấp tạm ứng tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản chi theo quy định của nhà nướcc ( TT 161, TT 39, TT 77 ), đề nghị của ĐV sử dụng NSNN và phù hợp với tiến độ thực hiện. Mức cấp tạm ứng tối đa không vượt 50 % đối với khoản chi có hợp đồng, 100% đới với khoản chi co trực tiếp đối tượng thụ hưởng ( giải phóng mặt bằng, trợ cấp dân…) và có trong dự toán NSNN được phân bổ.
Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán NSNN, đảm bảo các khoản chi phải có trong dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền phân bổ và nhu cầu ĐV đã đăng ký với KBNN.
Trình tự, thủ tục tạm ứng: ĐV sử dụng NSNN gửi KBNN các hồ sơ, tài liệu liên quan đến từng khoản chi theo quy định kèm theo giấy rút dự toán NSNN. KBNN tiến hành kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, nếu đủ điều kiện theo quy định thì cấp tạm ứng cho ĐV.
Trong quá trình thực hiện kiểm soát hồ sơ chi tạm ứng các bộ KSC phát hiện ra những sai sót sau:
- Hồ sơ gửi tới KBNN để tạm ứng chi NSNN chưa đủ điều kiện tạm ứng ngân sách - Số tiền tạm ứng không đúng với khối lượng hoàn thành được phép tạm ứng, hoặc vượt quá 50% so với giá trị hợp đồng
- Số dư ứng còn tồn nhiều chưa thực hiên thanh toán theo đúng quy định. Thường xuyên đôn đốc ĐV sử dụng NSNN thực hiện thanh toán tạm ứng ngay, khi vẫn chưa thanh toán tạm ứng hết rồi mới thực hiện tanh ứng tiếp.
- Tạm ứng sai nội dung ngân sách
Trường hợp cụ thể: các CQCM huyện Mường Nhé do tạm ứng các khoản chi cho hội đồng nhiều quá, nên trrong quá trình SDNS buộc phải tạm ứng do vậy số dư ứng cũ chưa hoàn ứng hết vẫn tiếp tục làm hồ sơ tạm ứng gửi đến KBNN, trong quá trình rà soát số dư ứng, cán bộ KSC đã báo cáo lãnh đạo để ra văn bản đôn đốc thanh toán tạm ứng kịp thời đúng thời gian quy định gửi tới ĐV; Cũng có một số trường hợp khi gửi hồ sơ tạm ứng đến KBNN sau khi kiểm tra cán bộ KSC phát hiện số tiền tạm ứng vượt quá 50% tổng số tiền trên hợp đồng ban đầu và đã ra văn bản từ chối thanh toán đối với các khoản tạm ứng đó.
Như vậy, thông qua quá trình Ksc hồ sơ chi tạm ứng, giao dịch viên sẽ nắm được số dư ứng và kiểm soát được nội dung tạm ứng thường xuyên của ĐVSDNS có đúng với quy định và phù hợp với thực tế hay không từ đó thực hiện tạm ứng hay từ chối tạm ứng, từ đó hạn chế được rủi ro trong kiểm soát.
Bước 3. Kiểm soát hồ sơ chi thanh toán trực tiếp, thanh toán tạm ứng:
Hồ sơ thanh toán gửi đến kho bạc để thực hiện thanh toán trực tiếp, thanh toán tạm ứng (nếu có):
- Giấy rút dự toán NSNN.
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có) - Bảng kê chứng từ thanh toán
- Các hồ sơ khác phù hợp với tính chất từng khoản chi theo quy định.
Trình tự, thủ tục cấp thanh toán: khi có nhu cầu, ĐV sử dụng NSNN gửi KBNN các hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh toán có liên quan theo quy định. KBNN kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ; đối chiều với dự toán NSNN được duyệt, nếu đủ điều kiện quy định thì thực hiện thanh toán trực tiếp cho các ĐV cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc chi trả qua ĐV sử dụng ngân sách.
Qua quá trình thực hiện quy trình kiểm soát thanh toán trực tiếp và thanh toán hoàn ứng cán bộ KSC tại KBNN phát hiện ra những sai sót sau:
- Giấy rút dự toán sai mẫu quy định hiện hành, sai số tiền bằng chữ bằng số - Thanh toán sai định mức, chế độ so với quy định chung của nhà nước, quy chế chi tiêu nội bộ, thanh toán các khoản chi không được xây dựng trong quy chế chi tiêu nội bộ đầu năm
- Chi vượt dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Nội dung chi không phù hợp với mục lục ngân sách hiện hành
- Chi lương và các phụ cấp theo lương vượt biên chế lương đầu năm gửi đến KBNN, các phụ cấp, truy lĩnh các khoản chi lương teo g đơn vị chưa kịp thời, kế toán đoạn vị còn thụ động, hay tính thiếu, và tính sai dẫn đến phải làm chứng từ truy lĩnh nhiều lần. Dẫn đến khó kiểm soát bảng lương của đơn vị.
- Hồ sơ, hợp đồng kèm theo thiếu hoặc sai chế độ quy định. Nội dung trong hợp đồng còn chưa đúng theo tiêu chuẩn, các đơn vị còn làm à hôm, không llogic, làm chống đối để thanh toan.
- Chi mua sắm tài sản thụôc mua sắm tập trung, còn chưa thực hiện đúng quy trình, chưa kịp thời hoặc vượt quá định mức được cho phép
- Thanh toán tạm ứng sai mục lục so với tạm ứng ban đầu hoặc quá thời gian quy định trong thanh toán tạm ứng
Ví dụ: Tháng 12/2017 khi thực hiện đề án kiểm tra lương trong thanh toán, KBNN đã phát hiện ra nhiều ĐV chi lương vượt quá biên chế quỹ lương ban đầu do ĐV có cán bộ nghỉ sinh nhưng vẫn thanh toán phụ cấp khu vực, trong đó có phòng y tế chi vượt quá 8.250.000 so với biên chế được duyệt, văn phòng UBND chi vượt hợp đồng với 12.400 nghìn đồng. Đe thực hiện khắc phục KBNN đã đề nghị ĐV nộp trả lại NSNN, đề nghị UBND rà soát lại và điều chỉnh biên chế của phòng cho đúng.
Ta thấy trong kiểm soát thanh toán trực tiếp, thanh toán tạm ứng ĐVSDNSNN rất dễ mắc sai lầm trong quá trình thanh toán. Giao dịch viên bằng nghiệp vụ chuyên môn của mình, sử dụng các công cụ kiểm soát để phát hiện ra những sai sót, hạn chế ở mức thấp nhất có thể và khắc phục những sai sót đó.
Bước 4: Xác nhận đối chiếu hàng quý, năm
Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, kiểm tra và xử lý.
số liệu theo Mẫu số 01-SDKP/ĐVDT và Mẫu số 02-SDKP/ĐVDT (Ban hành theo TT số 61/2014/TT-BTC của BTC).
- giao dịch viên có trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra, kiểm soát hồ sơ, chứng từ: Bảng đối chiếu phải đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liệu theo quy định, có dấu, chữ ký trực tiếp trên các liên.
Xử lý hồ sơ:
+ Trường hợp đảm bảo đầy đủ các điều kiện đối chiếu theo quy định giao dịch viên tiếp nhận và làm thủ tục đối chiếu cho ĐVSDNS.
+ Trường hợp bảng đối chiếu sai giao dịch viên trả lại cho ĐVSDNS và yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh.
Đối chiếu, xác nhận:
- giao dịch viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ, kiểm tra mẫu dấu chữ ký. Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện, số liệu đảm bảo khớp đúng, ký đối chiếu và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) theo quy định.
- Trường hợp đối chiếu phát hiện sai lệch số liệu giữa KBNN và ĐV dự toán. Giao dịch viên phối hợp với ĐV xác định nguyên nhân chênh lệch, báo cáo Kế toán trưởng, lãnh đạo phụ trách tìm biện pháp xử lý.
- Số liệu chi ngân sách của ĐVSDNS nhiều hơn hoặc ít hơn so với số liệu thực tế đã chi tại KBNN
- Mục lục ngân sách các khoản chi của ĐVSDNS không khớp so với mục lục ngân sách đã chi thực tế tại KBNN
"Định kỳ, ĐVSDNSNN thực hiện đối chiếu số dự toán đã chi và dự toán còn lại của quý trước ngày 05 của tháng đầu của quý sau, và đối chiếu dự toán chi, dự toán còn lại, tồn quỹ năm trước ngày 10 của tháng 01 năm kế tiếp" Tuy nhiên, hàng quý, năm ngân sách khi ĐV thực hiện đối chiếu số dự toán đã chi qua từng mã nội dung kinh tế khác nhau tại KBNN, trong quá trình đối chiếu cán bộ KSC đã phát hiện ra số tiền đã chi trên mục lục ngân sách như chi điện, nước, chi lương không khớp đúng với bảng đối chiếu của ĐV SDNS đưa đến đối chiếu tại kho bạc, sau quá trình rà soát tìm hiểu nguyên nhân của sai sót trên là do trong quá trình nhập chứng
từ vào hệ thống tabmis, cán bộ KSC đã hạch toán sai mục lục ngân sách so với mục lục ngân sách trên chứng từ khách hàng, cán bộ KSC kịp thời khắc phục bằng cách lập phiếu điều chỉnh và hạch toán điều chỉnh để số liệu khớp đúng.
Thông qua quá trình xác nhận, đối chiếu hàng quý, năm cán bộ KSC KBNN sẽ phát hiện được những sai lệch trong quá trình thanh toán giữa KBNN và ĐV sử dụng NSNN, để từ đó khắc phục và rút kinh nghiệm trong quá trình KSC ngân sách nhà nước.
Quy trình KSC thường xuyên ngân sách nhà nước cho các CQCM thuộc UBND huyện Mường Nhé được đi theo 04 bước cơ bản; thông qua quy trình cán bộ KSC ngân sách với trình độ năng lực và chuyên môn của mình hạn chế tối đa các rủi ro tiềm tàng, phát hiện sai sót và khắc phục kịp thời những sai sót. Tuy vậy, những vẫn còn những sai sót trong quá trình thực hiện kiểm soát các cán bộ KSC ngân sách của KBNN vẫn không phát hiện ra, cho đến khi thanh tra KBNN kiểm tra mới phát hiện và khắc phục.
2.3.4.2. Kết quả thực hiện quy trình kiểm soát chi ngân sách nhà nước cho các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Mường Nhé qua Kho bạc nhà nước Mường Nhé, tỉnh Điện Biên giai đoạn 2017-2019:
Trên cơ sở kết quả thực hiện CTXNSNN nêu trên tại KBNN huyện Mường Nhé, tỉnh Điện Biên, tổng số CTX ngân sách nhà nước cho các CQCM thuộc UBND huyện Mường Nhé đã được thanh toán giai đoạn 2017- 2019 như sau (Xem bảng 2.12):
Bảng 2.12: Bảng tổng hợp các chi thường xuyên ngân sách nhà nước cho các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Mường Nhé được kiểm soát qua Kho
bạc nhà nước huyện Mường Nhé, tỉnh Điện Biêngiai đoạn 2017 - 2019
Đơn vị: Triệu đồng
Stt Nội Dung 2017 Số chi qua các năm2018 2019
Nhóm mục 1
Các khoản thanh toán cá
nhân 5.608,194 8.606,358 10.878,428
Nhóm mục 2
Chi nghiệp vụ chuyên môn
Stt Nội Dung 2017 Số chi qua các năm2018 2019
Nhóm mục 3
Chi mua sắm tài sản 1.497,663 1.739,514 1.743,718 Nhóm mục
4
Chi khác 2.994 3.746 3.796
TỔNG CỘNG 11.874,01
7 16.665,587 19.052,878
Nguồn: Báo cáo chi thường xuyên NSNN theo MLNS của KBNN huyện Mường Nhé, tỉnh Điện Biên từ năm ngân sách 2017 đến năm 2019
Nhìn vào cơ cấu CTX NSNN của các CQCM thuộc UBND huyện Mường Nhé theo 4 nhóm chi của MLNS ta thấy:
- Nhóm mục 1: Các khoản thanh toán cho cá nhân, tức là NSNN chi cho con người, đó là đội ngũ cán bộ công chức làm việc trong các CQCM thuộc UBND huyện Mường Nhé hàng năm luôn chiếm từ trên 85% tổng số CTXNSNN. Mặc dù nhóm chi cho con người chiếm %cao như thế nhưng hiện nay đời sống của cán bộ làm công ăn lương vẫn gặp nhiều khó khăn. Chất lượng đội ngũ cán bộ công chức cũng đang có rất nhiều vấn đề như trình độ chuyên môn chưa đồng đều đòi hỏi chúng ta cần phải có cơ chế đào tạo, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhằm đáp ứng tốt với xu thế hội nhập quốc tế.
- Nhóm mục 2: Chi nghiệp vụ chuyên môn. Đây là các khoản chi đảm bảo cho hoạt động của toàn bộ bộ máy của các cơ quan nhà nước. Với cơ cấu chi trên 20% tổng CTXNSNN. Với cơ cấu chi này trong điều kiện hiện nay có thể cho là phù hợp. Tuy vậy chúng ta cần phải có cơ chế khoán mạnh hơn ví dụ khoán tới các phòng, tổ chuyên môn về sử dụng văn phòng phẩm, điện, nước, điện thoại… Đây thực sự là bài toán cần có lời giải thỏa đáng vì chúng ta đang thiếu điện, chúng ta đang cần tiết kiệm để nâng cao đời sống của cán bộ và nhân dân và cần tiết kiệm để có vốn đầu tư và phát triển trước vận hội mới.
- Nhóm mục 3: Chi mua sắm, sửa chữa. Cơ cấu nhóm chi này chiếm từ khoảng 1,5% đến gần 4% hàng năm. Chúng ta cần xác định khoản chi này sao cho
có hiệu quả nhất, làm sao máy móc thiết bị mua sắm đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý, mua được những phần mềm ứng dụng có hiệu quả trong các CQCM thuộc UBND huyện Mường Nhé sử dụng NSNN, có cơ chế quản lý mua sắm tài sản công hiệu quả nhất, hạn chế tối đa khoản nợ đọng trong nền kinh tế.
- Nhóm mục 4: Chi khác. Cơ cấu chi nhóm mục này chiếm từ khoảng 0.5 % đến 0.7% CTXNSNN. Tuy vậy nhiều khoản chi trong nhóm chi này chưa có cơ chế quản lý chặt chẽ nên dễ gây ra lãng phí. Chúng ta cần phải có cơ chế tài đủ mạnh để quản lý thật chặt chẽ nhóm chi khác nhằm tăng hiệu quả sử dụng vốn NSNN.
Bên cạnh những khoản CTX ngân sách nhà nước cho các CQCM thuộc UBND huyện Mường Nhé có đủ điều kiện chi và được chấp nhận thanh toán, KBNN huyện Mường Nhé, tỉnh Điện Biên đã từ nhiều khoản chi không đủ điều kiện chi. Số liệu cụ thể như sau (Xem bảng 2.13):
Bảng 2.13: Bảng tổng hợp các khoản chi thường xuyên ngân sách nhà nước cho các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện Mường Nhé bị từ chối thanh toán tại Kho bạc nhà nước huyện Mường Nhé, tỉnh Điện Biên giai đoạn 2017 –
2019
Stt Nội Dung
Kết quả từ chối thanh toán
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số khoả n chi