lao động cập nhật các kiến thức, kỹ năng mới, áp dụng thành công các thay đổi về công nghệ, kỹ thuật. Nhờ có đào tạo và phát triển mà người lao động tránh được sự đào thải trong quá trình phát triển của doanh nghiệp, xã hội.
+ Đối với nền kinh tế xã hội: Giáo dục, đào tạo và phát triển năng lực của người lao động có ảnh hưởng vô cùng to lớn đến sự phát triển kinh tế xã hội. Sự phát triển nguồn nhân lực của các doanh nghiệp cũng chính là yếu tố tích cực thúc đẩy nền kinh tế phát triển.
1.2. Nội dung đào tạo nguồn nhân lực trongdoanhnghiệp nghiệp
Đào tạo nhân lực là một hoạt động xuyên suốt quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Do đó, Cấp lãnh đạo cần có tầm nhìn rộng và con đường dài để xây dựng chiến lược tổng thể về đào tạo cho doanh nghiệp; sau đó lên kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng giai đoạn nhất định. Để đơn giản hóa trong quá trình đào tạo nguồn nhân lực, tác giả đưa ra quy trình đào tạo nhân lực thông qua 5 giai đoạn chính:
Sơ đồ 1.1. Quy trình đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
(Nguồn: Tác giả nghiên cứu tổng hợp)
1.2.1. Xác định nhu cầu đào tạo
1.2.1.1. Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo
Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo phải xem xét trên cả 3 yếu tố: Nhu cầu, định hướng về đào tạo nhân lực của tổ chức doanh nghiệp; nhu cầu đào tạo nhân lực cho từng công việc cụ thể và nhu cầu đào tạo của từng cá nhân. Cụ thể như sau:
Phân tích tổ chức:Tùy thuộc vào từng yêu cầu của công việc, từng vấn đề tổn tại của nguồn nhân lực tại doanh nghiệp, những vấn đề có được giải quyết bằng cách đào tạo hay không? Những kiến thức kỹ năng nào cần được đào tạo? Phải phân tích nhu cầu đào tạo trên góc độ nhu cầu, định hướng phát triển của doaanh nghiệp. Để từ đó doanh nghiệp có thể xác định được nhu cầu đào tạo cho chính xác. Cần chú ý phân tích các mặt của hoạt động nhân lực như công tác thuyên chuyển, tuyển dụng nhân lực mới, tình hình năng suất lao động những thành tựu và hạn chế ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng và xác định rõ các nguồn lực mà doanh nghiệp dành cho hoạt động đào tạo như ngân sách, thời gian, chuyên môn, trình độ để dự tính chương trình và chi phí đào tạo phù hợp.
Phân tích công việc:Ngoài ra, để xác định được nhu cầu đào tạo gắn với công việc cụ thể một cách chính xác, cần thảo luận thêm với các cấp quản lý và nhân viên. Bên cạnh đó, cần phân tích kết quả thống kê và phân tích các dữ kiện thông tin nhân lực để từ đó có thể đưa ra được bảng tổng hợp nhu cầu đào tạo chính xác nhất cho doanh nghiệp. Làm rõ bản chất của từng công việc, phát triển và khẳng định các danh mục nhiệm vụ của nhân viên, nhận dạng rõ các kiến thức kinh nghiệm mà nhân viên cần để thực hiện công việc. Qua đó sẽ có chương trình, kế hoạch đào tạo phù hợp với công việc.
Bên cạnh đó, nghiên cứu công việc một cách chi tiết nhằm làm rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm và các yêu cầu đối với người thực hiện công việc. Mục
đích của phân tích công việc là nhằm trả lời cho câu hỏi nên giảng dạy cái gì khi đào tạo để cho người được đào tạo có thể thực hiện được tốt nhất các công việc của mình.
Phân tích cá nhân:Phân tích đối tượng, trình độ, kiến thức, kỹ năng và thái độ hiện có của từng nhân viên. Khi phân tích nhân viên, nên dựa vào kết quả thực hiện công việc hiện tại của nhân viên thông qua hệ thống đánh giá thực hiện công việc, trao đổi với người quản lý trực tiếp, trao đổi với đồng nghiệp, khách hàng có liên quan… Từ bản đánh giá thực hiện công việc tìm ra được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên để có phương pháp điểu chỉnh kịp thời. Sau đó đem kết quả làm được trong thực tế so sánh với yêu cầu về kết quả thực hiện công việc xem khoảng cách là bao nhiêu và khoảng cách này ảnh hưởng đến hoạt động tại doanh nghiệp như thế nào? Khi xác định đào tạo là một giải pháp phù hợp thì ta dễ dàng xác định được nội dung đào tạo là gì, cần đào tạo kiến thức, kỹ năng gì, tùy từng công việc, từng nhân viên mà có nội dung cụ thể.
1.2.1.2. Phương pháp xác định thứ tự ưu tiên của nhu cầu đào tạo
Một nhu cầu đào tạo được xem là quan trọng khi nó ảnh hưởng lớn hoặc nếu không thực hiện thì gây ra hậu quả đáng kể. Trong đó nhu cầu đào tạo khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý lập tức.Để xác định nhu cầu đào tạo nào cần được đáp ứng trước, hiện nay doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình đồ thị biễu diễn mối quan hệ giữa tính quan trọng và tính khẩn cấp (Sơ đồ 1.2) để xác định từng loại nhu cầu để sắp xếp xác định nhu cầu đào tạo cần đáp ứng trước.Căn cứ vào đồ thị, nhu cầu được phân thành các loại:
- Nhu cầu khẩn cấp nhưng không quan trọng (I)
- Nhu cầu vừa quan trọng vừa khẩn cấp (II)
- Nhu cầu quan trọng nhưng không khẩn cấp (III)
Sơ đồ 1.2. Mối quan hệ giữa tính quan trọng và tính khẩn cấp
Trong những loại nhu cầu trên, chắc chắn doanh nghiệp sẽ ưu tiên đáp ứng loạinhu cầu vừa quan trọng vừa khẩn cấp trước tiên, sau đó mới đến những loại nhu cầu khác.
Tuy nhiên, việc phân loại nhu cầu như trên chỉ nhằm quyết định thứ tựưu tiên cho các nhu cầu, tiêu chí quan trọng và khẩn cấp chỉ mang tính chấttương đối trong một thời điểm nào đó. Theo thời gian, có thể những nhu cầuthuộc nhóm (I), (III) hay (IV) sẽ chuyển sang nhóm (II). Vì thế, các doanh nghiệp cầnphải thường xuyên xem xét tới việc xác định các nhu cầu đào tạo và thứ tựthực hiện cho phù hợp với nhiệm vụ trong từng thời kỳ.
Bằng cách xác định thức tự ưu tiên thực hiện các nhu cầu đào tạo doanh nghiệp cóthể phân bổ được nguồn lực hợp lý, đồng thời đảm bảo đáp ứng kịp thờinhững đòi hỏi của doanh nghiệp về kỹ năng của nhân viên.Sau khi xem xét nhu cầu đào tạo nào cần đáp ứng trước, doanh nghiệp cần xácđịnh mục tiêu đào tạo cho những nhu cầu này.Phương pháp xác định nhu cầu đào tạo về số lượng có thể chia thành hailoại đó là: Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và xác định nhu cầu đào tạonhân lực quản lý.
Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên
- Xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng bộ phận, từng mắt xíchcông việc và trình độ tương ứng của nhân viên.
- Xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên ở từng cấp bậc. - Lập danh sách những nhân viên cần đào tạo.
Xác định nhu cầu đào tạo nhân lực quản lý
- So sánh kiến thức thực tế của các nhân lực quản lý với yêu cầu về các kiếnthức, kỹ năng, trình độ được nêu trong bản mô tả công việc và bản mô tả đốivới người thực hiện công việc.
- Xác định số người cần tuyển thêm ở các bộ phận và các chức danh côngviệc cần tuyển thêm.
- Dựa trên mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp, lựa chọn nhữngcá nhân cần thiết để tiến hành đào tạo trong năm kế hoạch.
- Dựa trên khả năng chi tiêu tài chính cho đào tạo, đội ngũ giảng viên cóthế mời hoặc huy động.
1.2.2. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đào tạo
1.2.2.1. Xây dựng kế hoạch đào tạo
a) Xác định mục tiêu đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo là xác định cái đích đến, những kết quả cần đạt được của người tham gia đào tạo khi kết thúc quá trình đó. Việc xác định mục tiêu đào tạo là hết sức cần thiết, là công việc đầu tiên mà không thể thiếu, nhất là trong giai đoạn hiện nay, khi xã hội còn quá chú trọng đến vấn đề bằng cấp mà quên đi sự phù hợp cần thiết giữa yêu cầu công việc với tiêu chuẩn cần có của người lao động.
Xác định mục tiêu đào tạo chính là quá trình nghiên cứu, tìm ra sự khác nhau giữa yêu cầu công việc và khả năng của nhân viên nhằm hạn chế sự sai khác đối với công việc một cách tối đa. Từ đó, cho chúng ta thấy rằng, việc xác định mục tiêu đào tạo trước hết phải xuất phát từ yêu cầu công việc, từ mục tiêu của doanh nghiệp, từ chiến lược phát triển của đơn vị. Mục tiêu đào tạo phải nêu một cách rõ ràng, chính xác và cụ thể của khoá đào tạo muốn đạt được, các mục tiêu đào tạo phải cụ thể, có khả năng đạt được, đo lường được và mô tả toàn bộ kết quả của khoá học, phải nêu được cả kết quả thực hiện công việc và các tiêu chuẩn thực hiện.
Xác định mục tiêu của chương trình đào tạo thực chất là việc xác định kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo. Sau chương trình đào tạo, họ sẽ đạt được:
- Những kỹ năng cụ thể cần đào tạo, trình độ kỹ năng có được sau đào tạo - Số lượng và cơ cấu học viên thời gian đào tạo
- Một mục tiêu đào tạo tốt cho phép việc đánh giá, chấm điểm công bằng, việc xác định chương trình đào tạo phù hợp giữa nội dung và mục tiêu sao cho hiệu quả khuyến khích người lao động tự đánh giá vì họ biết phải đạt được những gì, mong muốn đào tạo tốt hơn. Do đó, mục tiêu đào tạo cần chú ý: Rõ ràng, cụ thể, đo lường được, đạt đến được trong thời gian hữu hạn.
Mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực có thể được phân ra thành các nhóm mục tiêu khác nhau như: mục tiêu về kiến thức, mục tiêu về kỹ năng thực hiện công việc và mục tiêu về hành vi, thái độ đối với công việc.
Xác định mục tiêu đào tạo sẽ có được hướng rõ ràng cho kế hoạch đào tạo, đó cũng là cái sườn cho kế hoạch đào tạo. Có mục tiêu mới xác định được những nội dung cụ thể như: đối tượng học, nội dung bài giảng, thời gian, người dạy, phương pháp và sau đào tạo đối chiếu với mục tiêu ấy mới đánh giá được hiệu quả. Mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực có thể chia làm nhiều bậc, từ mục tiêu tổng thể của một hoạt động đào tạo nào đó cho đến mục tiêu cụ thể của mỗi môn học, càng xuống dưới càng cụ thể. Thiết lập mục tiêu phải rõ ràng chính xác, khi khóa học kết thúc, nhân viên có được những tri thức, thông tin và năng lực nào.
b) Lựa chọn đối tượng đào tạo
Đối tượng đào tạo là danh sách những học viên, những vị trí cần được đào tạo của chương trình đào tạo đó, cần phải xem xét các đối tượng:
- Người lao động có nhu cầu được đào tạo
- Người lao động được cử tham gia học tập do doanh nghiệp có nhu cầu - Người lao động có khả năng tiếp thu
Để có thể lựa chọn đúng đối tượng đào tạo phải dựa vào nhu cầu đào tạo và phải đánh giá được tình trạng chất lượng đội ngũ lao động hiện có. Việc xác định đúng đối tượng đào tạo để đảm bảo đúng người cần đào tạo, đúng khả năng, nguyện vọng tránh tình trạng đào tạo ngoài mong muốn học viên gây lãng phí thời gian, tiền bạc.
Đối tượng được lựa chọn để tham gia đào tạo phải đảm bảo các yếu tố đó là: Việc đào tạo phải đúng người, đúng việc, phải đảm bảo tính công bằng hiệu quả, kịp thời đối với nhân viên và đối với công việc. Để xác định được bộ phận và đối tượng cần đào tạo, bộ phận Đào tạo cần trao đổi với đội ngũ Quản lý Phòng, Ban để biết thực trạng thực hiện công việc, triển vọng nghề nghiệp, nhu cầu học tập, mức độ cấp bách của đào tạo. Có thể dựa vào kết quả đánh giá thực hiện công việc, phân tích công việc và kết quả đánh giá kiểm tra hiệu quả tình hình đào tạo hàng năm để xác định nên đào tạo đối tượng nào, hình thức đào tạo là gì: đào tạo mới, đào tạo lại, đào tạo nâng cao nghiệp vụ hoặc kỹ năng cụ thể nào.
Để các chương trình đào tạo đạt hiệu quả cao cũng như giúp học viên nắm bắt được kiến thức, kỹ năng trong công việc thì việc lựa chọn phương pháp đào tạo thích hợp có vai trò rất quan trọng. Nếu lựa chọn đúng phương pháp thì sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí, thời gian đào tạo cho doanh nghiệp và người lao động trong khi đó chất lượng học viên sau khóa học vẫn được đảm bảo, đáp ứng được mục tiêu đặt ra.
Chương trình đào tạo được xây dựng trên cơ sở nhu cầu đào tạo và mục tiêu đào tạo đã xác định, bao gồm: số lượng bài học, thời lượng từng môn học/khóa học, thứ tự học. Sau đó, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tình hình cụ thể về năng lực tài chính, cơ sở vật chất... để chọn phương pháp đào tạo cho phù hợp.
d) Xác định phương pháp đào tạo
Có nhiều phương pháp để đào tạo nguồn nhân lực. Mỗi phương pháp đều có cách thức thực hiện, ưu nhược điểm riêng mà doanh nghiệp cần cân nhắc để lựa chọn cho phù hợp với điều kiện công việc, đặc điểm về lao động và nguồn tài chính của mình, trình độ và khả năng kèm cặp của giảng viên. Có 2 nhóm phương pháp đào tạo chủ yếu đang được áp dụng ở các nước và nước ta hiện nay là:
- Đào tạo trong công việc: là phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học sẽ được học những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện và hầu hết là dưới sự hướng dẫn của những nhân lực lành nghề hơn.
- Đào tạo ngoài công việc: là cách thức đào tạo trong đó người đào tạo được tách khỏi công việc thực tế của mình. (Xem Bảng tổng kết nội dung các phương pháp đào tạo trong và ngoài công việc, Phụ lục 06)
e) Xác định chi phí đào tạo
Chi phí cho đào tạo là toàn bộ những chi phí diễn ra trong quá trình người lao động tham gia khoá học và những chi phí khác liên quan đến quá trình đào tạo. Đào tạo chỉ có thể đạt được hiệu quả cao khi xây dựng được chi phí cho đào tạo và đảm bảo sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng. Vì vậy, cần chú trọng khâu quản lý tài chính, phân bổ chi phí đào tạo để đầu tư đúng chỗ và sử dụng có hiệu quả cao. Chi phí cho đào tạo quyết định phương pháp đào tạo. Những doanh nghiệp có nguồn kinh phí dành cho đào
tạo hạn hẹp thì chọn phương pháp ít tốn kém nhưng vẫn hiệu quả. Vì thế để thực hiện được chương trình đào tạo cần phải dự tính rất nhiều chi phí:
-Chi phí cho việc học tập: Những chi phí phải trả trong quá trình người lao động học việc của họ như chi phí trả cho nhân viên đi học, chi phí về nguyên vật liệu dùng trong học tập, giá trị sản lượng bị giảm xuống do hiệu quả làm việc thấp của học viên học nghề.
-Chi phí cho việc giảng dạy: Tiền lương của những nhân lực quản lý trong thời gian họ kèm cặp nhân viên học việc, tiền thù lao cho giáo viên hay những nhân viên đào tạo và các nhân viên phục vụ khác, tiền trả cho trung tâm đào tạo về các khoản điện, phòng học và các điều kiện học tập khác, các khoản chi phí về tài liệu học tập, máy chiếu, sách, bài kiểm tra, chương trình học tập, những khoản phải trả thù lao cho cố vấn, cho các doanh nghiệp liên quan và bộ phận bên ngoài khác.
Việc xác định nguồn ngân quỹ sử dụng cho hoạt động đào tạo là rất quan trọng để đưa ra quyết định có thực hiện chương trình đào tạo đã dự kiến hay không. Nguồn chi phí này có thể được chi trả bởi quỹ đào tạo của doanh nghiệp, quỹ đầu tư phát triển, đối tác tài trợ, ... Bộ phận chuyên môn phải xác định cụ thể nguồn chi phí này để kiểm soát tính khả thi của các chương trình đào tạo của doanh nghiệp.
Cần phải dự toán được các khoản chi phí này, xác định được chi phíđào tạo được lấy từ nguồn nào, công ty có thành lập được quỹ đào tạo riêng hay được trích ra từ nguồn nào của công ty. Từ đó, điều chỉnh nguồn chi phí đào