o QUY TRÌNH PHÁT HÀNH
Bước 1: Tiếp thị khách hàng:
CV.TV/CV.KH tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, tiếp thị, tư vấn các vấn đề liên quan đến thẻ tín dụng. Hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ thông tin trên Giấy đề nghị cấp thẻ tín dụng kiêm Hợp đồng và thu thập hồ sơ (Nếu KH lần đầu tiên giao dịch với TPBank, cần cho KH mở mã khách hàng tại NH).
Bước 2: Giải quyết và hoàn tất hồ sơ tín dụng
- CV.TV/CV.KH tiến hành ra cứu thông tin trên CIC (bằng số CMND khách hàng) để biết khách hàng đã và đang vay tại bất kì tổ chức tín dụng nào, có đang sử dụng thẻ tín dụng của ngân hàng khác không, có nợ xấu trong 5 năm gần nhất hay nợ quá hạn trong 12 tháng trở lại đây không. Nếu có nợ xấu hoặc nợ quá hạn trong 6 tháng gần nhất thì không được cấp thẻ.
-Tra cứu trên hệ thống Epayment của TPBank để tìm ra mã khách hàng.
-Tra cứu 4P (bằng số CMND) để biết khách hàng đã sử dụng sản phẩm dịch vụ nào rồi và kết hợp bán chéo thêm các sản phẩm khác.
-Lập tờ trình thẻ tín dụng. Tờ trình thẻ tín dụng là một bản tóm tắt lại tất cả thông tin của khách hàng và lựa chọn chính sách cũng như mức phí thẻ phù hợp với điều kiện của khách hàng.
-Làm nhật kí luân chuyển hồ sơ thẻ tín dụng (In theo mẫu có sẵn).
Bước 3: Nhập liệu:
Chuyên viên tư vấn nhập thông tin Khách hàng vào hệ thống Portal và chuyển đến Chuyên viên khách hàng thẩm định.
- Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên Giấy đề nghị cấp thẻ tín dụng kiêm hợp đồng và các chứng từ kèm theo.
-Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ đề nghị cấp thẻ so với qui định hiện hành và ghi nhận xét, thông tin cần lưu ý (nếu có) vào: Phần thông tin hồ sơ của Tờ trình thẩm định trên Portal.
-Nếu hồ sơ không đúng qui định, CV.KH thực hiện chuyển thông tin yêu cầu bổ sung cho KH trong vòng 2 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày yêu cầu nếu KH không bổ sung chứng từ còn thiếu, CV.KH cập nhật “đóng’ hồ sơ trên hệ thống Portal.
- Lưu chuyển hồ sơ trình ký: Trong mức phán quyết của CN: CV.KH chuyển TP/TBP Kinh doanh xem xét có ý kiến trước khi trình cấp thẩm quyền phê duyệt, chuyển tiếp bước 6. Trường hợp vượt hạn mức phán quyết của CN:
+ Đối với Khách hàng cá nhân chuyển TTT, chuyển tiếp Bước 5 + Đối với khách hàng tổ chức chuyển GĐ.KV/P.QLTD, chuyển tiếp 5
Bước 5: Tái thẩm định:
TTT xem xét tính hợp lệ của chứng từ theo qui định, xác minh sự tồn tại của khách hàng và đơn vị công tác (khi cần thiết), có ý kiến đề xuất, tham mưu và trình Cấp thểm quyền phê duyệt. P.QLTD thực hiện tái thẩm định và trình Cấp thẩm quyền phê duyệt.
Bước 6: Phê duyệt:
Cấp thẩm quyền (Trưởng/ Phó phòng Kinh doanh và Ban Giám Đốc) phê duyệt hạn mức theo qui định.
Bước 7: Triển khai phát quyết
CV.KH cập nhật kết quả phê duyệt kèm toàn bộ hồ sơ phát hành thẻ vào Portal, thực hiện chuyển phê duyệt hồ sơ trên Portal và hồ sơ cứng cho P.KSRR. CV.QLTD kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ khách hàng và thẩm quyền phê duyệt trên bản cứng. CV.QLTD chuyển toàn bộ hồ sơ cho KSV.QLTD/ PP.KSRR/ TP.KSRR/ Cấp quản lý tại CN kiểm tra lại thông tin Khách hàng trên Portal đảm bảo chính xác, đầy đủ khớp đúng với hồ sơ đã duyệt và duyệt phát hành thẻ trên Portal; thực hiện duyệt thẻ trên Hệ thống Portal, chuyển sang bước 8.
Căn cứ vào danh sách khách hàng được phê duyệt trên hệ thống vào đầu ngày P.QLHĐT thực hiện gửi kết quả (từ chối/ chấp nhận) bằng văn bản/ SMS/gọi điện thoại cho Khách hàng. Trường hợp Khách hàng được chấp nhận cấp thẻ, P.QLHĐT thực hiện dập thẻ, in PIN và giao thẻ cho Chi nhánh. Khi KH đến nhận thẻ, CV.TV sẽ yêu cầu KH kí tên vào thông báo gửi thẻ, hợp đồng sử dụng thẻ và vào mặt sau của thẻ.
o QUY TRÌNH THANH TOÁN
Hình 2.5 Quy trình thanh toán thẻ tín dụng tại TPBank CN Bắc Đà Nẵng
(1) Chủ thẻ yêu cầu thanh toán hàng hóa, dịch vụ hoặc rút tiền mặt bằng thẻ. (2) CSCNT cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng
(3) Gửi hóa đơn thanh toán thẻ cho ngân hàng thanh toán (4) Ghi có vào tài khoản của CSCNT hoặc ngân hàng đại lí (5) Gửi dữ liệu thanh toán tới Tổ chức thẻ quốc tế.
(6) Ghi có cho ngân hàng thanh toán (7) Báo nợ cho ngân hàng TPBank
7 1 10 9 3 4 8 5 6 2 TỔ CHỨC THẺ QUỐC TẾ NHPH TP BANK NHTT CHỦ THẺ CSCNT HAY NH ĐẠI LÝ
(8) Thanh toán nợ cho tổ chức thẻ quốc tế (9) Gửi sao kê cho chủ thẻ
(10) Thanh toán nợ cho ngân hàng TPBank.
Quy trình trên có thể cụ thể hóa thành các bước như sau:
Bước 1: Chủ thẻ yêu cầu thanh toán hàng hóa, dịch vụ hoặc rút tiền mặt bằng thẻ: Khi nhận được thẻ từ khách hàng, ngân hàng đại lý hoặc CSCNT phải kiểm tra tính hợp lệ của thẻ: Logo, biểu tượng của thẻ tín dụng quốc tế, bang chữ kí, kí hiệu đặc biệt, thời gian hiệu lực, các yếu tó in nổi trên thẻ.
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của thẻ, CSCNT hoặc điểm ứng tiền mặt phải hoàn thành hóa đơn, đề ngày giao dịch, số tiền giao dịch, số cấp phép (nếu có) và số hiệu CSCNT, loại hàng hóa, dịch vụ cung ứng.
Tiếp đó, CSCNT sẽ phải yêu cầu khách hàng kí vào hóa đơn (chữ kí trên hóa đơn phải khớp đúng với chữ kí ở băng sau của thẻ). Hóa đơn thanh toán thẻ gồm 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng giữ, 2 liên còn lại thì CSCNT giữ lại. Trong trường hợp CSCNT và chủ thẻ thỏa thuận hủy bỏ một phần hay toàn bộ giao dịch đã thực hiện, CSCNT không được hoàn lại cho chủ thẻ bằng tiền mặt mà phải thực hiện giao dịch hoàn trả. Đối vói CSCNT có trang bị máy EDC (Máy thanh toán tự động) thì có thể điều chỉnh hay hủy bỏ toàn bộ giao dịch trước khi truyền dữ liệu.
CSCNT phải liên hệ ngay với ngân hàng để xin cấp phép khi:
- Số tiền giao dịch bằng hoặc lớn hơn hạn mức thanh toán.
- Có nghi ngờ thẻ giả hay chủ thẻ có vấn đề.
Chỉ sau khi được TPBank hoặc tổ chức thẻ quốc tế chuẩn chi giao dịch bằng cách cung cấp số phép thì CSCNT mới được thực hiện giao dịch.
Bước 2: CSCNT giao dịch với ngân hàng. Ở đây có sự phân biệt giữa CSCNT có sử dụng máy POS và CSCNT không sử dụng máy này.
- Đối với CSCNT có trang bị máy POS: Việc đọc các dữ liệu trên thẻ và in ra hóa đơn thanh toán sẽ do máy thực hiện kể cả việc xin cấp phép. Dữ liệu về giao dịch sẽ được lưu giữ trên bộ nhớ của máy. Hàng ngày, CSCNT truyền dữ liệu thanh toán về ngân hàng để thanh toán. Còn hóa đơn thanh toán EDC sẽ được tập hợp và chuyển cho ngân hàng thanh toán mỗi tuần.
- Đối với CSCNT không trang bị máy EDC: Việc đối chiếu danh sách thẻ cấm lưu hành, xin cấp phép đều do CSCNT thực hiện sau đó sẽ dùng máy cà tay để in ra hóa đơn thanh toán. Hàng ngày, CSCNT sẽ tổng hợp toàn bộ hóa đơn phát sinh, lập bảng kê hóa đơn, giữ lại một liên lưu còn một liên gửi đến ngân hàng thanh toán cùng bảng kê sau không quá 05 ngày kể từ ngày giao dịch.
Bước 3: Ngân hàng thanh toán cho CSCNT.
Căn cứ vào dữ liệu EDC hoặc hóa đơn thẻ nhận được, ngân hàng thanh toán tiến hành tạm ứng tiền cho CSCNT trên cơ sở tổng giá trị giao dịch sau khi đã trừ đi một khoản phí mà CSCNT phải thanh toán heo tỉ lệ đã qui định trên hợp đồng đại lí kí giữa ngân hàng và CSCNT.
Bước 4: Thanh toán với tổ chức thẻ Quốc tế và các thành viên khác
Cuối mỗi ngày, ngân hàng tổng hợp toàn bộ các giao dịch phát sinh từ thẻ do ngân hàng khác phát hành và truyền dữ liệu cho Tổ chức Thẻ quốc tế và nhân dữ lệu thanh toán từ Tổ chức thẻ quốc tế truyền về, Dữ liệu này bao gồm tất cả những khoản mà Ngân hàng thanh toán được trả, những khoản phí phải trả cho Tổ chức thẻ quốc tế, những giao dịch bị tra soát…
Ngân hàng tiến hành thanh toán và cập nhật dữ liệu thanh toán và hệ thống quản lí thẻ. Ngoài ra, các ngân hàng phải thanh toán các chi phí theo luật định của các Tổ chức thẻ quốc tế phát sinh trong quá trình hoạt động.
Bước 5: Thanh toán với chủ thẻ
Ngân hàng TPBank cập nhật thông tin về các giao dịch chỉ tiêu của chủ thẻ phát sinh hàng ngày. Những thông tin này có thể được gửi từ tổ chức thẻ Quốc tế tỏng trường hợp TPBank không phải là ngân hàng thanh toán, hoặc trực tiếp từ CSCNT hay ngân hàng đại lí (khi TPBank) là ngân hàng thanh toán). Thông tin này bao gồm: Số thẻ, số tiền giao dịch, ngày giao dịch, số cấp phép (nếu có), kí hiệu ngoại tệ, tên CSCNT…
Đến ngày sao kê hàng thàng, TPBank tiến hành đối chiếu số liệu các giao dịch phát sinh tỏng kì với các tài khoản thẻ của chủ thẻ. Sau đó, ngân hàng gửi sao kê chi tiết cho chủ thẻ, yêu cầu thanh toán nợ. Sao kê chi tiết gồm: Số dư nợ kì trước, các giao dịch mới phát sinh, phí ứng tiền mặt, lãi phải trả tính trên trị giá phát sinh kì trước, số tiền chủ thẻ nợ trong kì, số tiền thanh toán tối thiểu (hiện là 20% dư nợ), các khoản phí (phí thường niên, phí
chậm trả, phí sử dụng quá hạn mức, phí tra soát), số dư nợ còn lại, ngày đến hạn, các thông tin khác.
Bước 6: Tra soát và bồi hoàn
Bước này chỉ phát sinh trong quá trình thanh toán khi TPBank và chủ thẻ không chấp nhận thanh toán giao dịch và thực hiện khiếu nại hoặc đòi bồi hoàn. Việc TPBank thực hiện khiếu nại giao dịch theo yêu cầu của chủ thẻ (giao dịch chưa được cung ứng, số tiền giao dịch không đúng) hoặc vì một lí do nào đó (CSCNT không xin cấp phép, thẻ nằm trong danh sách cấm lưu hành, thẻ hết hạn) thì gọi là quá trình tra soát và bồi hoàn.
Khi đó, TPBank yêu cầu Tổ chức thẻ quốc tế ghi nợ cho ngân hàng thanh toán và gửi các thông tin liên quan cho ngân hàng thanh toán. Ngân hàng thanh toán dựa vào các thông tin này để tiến hành tra soát đối với CSCNT.
Trong khi tra soát, nếu lỗi thuộc về CSCNT thì ngân hàng thanh toán sẽ đòi tiền từ CSCNT hoặc sẽ chấp nhận trả tiền nếu lỗi do ngân hàng thanh toán, hoặc sẽ tái xuất trình lại giao dịch cho TPBank khi có chứng cứ chứng minh giao dịch bồi hoàn của TPBank là không có căn cứ.
Nhận được tái xuất trình từ ngân hàng thanh toán, TPBank có thể chấp nhận hoặc tiếp tục đòi bồi hoàn lần hai, Nếu vẫn tiếp tục không giải quyết được thì có thể đưa ra trọng tài để xử lí.