Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần kiến trúc và xây dựng Lomostudio
(Kiến trúc sư(Designer) (Giám sát vàquản lý thi ---công ---
Trưởng phòng Marketing I * 1 ---1I Chăm sóc khách hàng
Năm 2018, khi công ty Lomostudio mới thành lập chỉ có 10 thành viên. Sau đến năm 2019 công ty phát triển hơn và có 35 thành viên và được chia thành các phòng cụ thể. Lực lượng chính của công ty là phòng thiết kế gồm các kiến trúc sư, giám sát và quản lý thi công. Tiếp đó là đến phòng marketing có số người đứng thứ hai và cuối cùng là phòng nhân sự.
Do diễn biến phức tạp của dịch Covid19 xuất hiện nên trong năm 2020 cơ cấu nhân sự tại công ty có sự thay đổi lớn.
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
• Tổng giám đốc (CEO): là người điều hành và chịu trách nhiệm cũng như
giám sát mọi hoạt động của công ty.
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh, tuyển dụng + Ban hành cũng như đưa ra các điều lệ cho Lomostudio.
+ Đưa ra những chiến lược, kế hoạch mục tiêu cho từng phòng ban và mục tiêu chung cho cả công ty.
• Phòng thiết kế:
+ Thực hiện lên ý tưởng thiết kế và xây dựng các công trình theo yêu cầu của khách hàng.
+ Thi công xây dựng các công trình khiến trúc, nội thất, decor.
+ Có trách nhiệm chỉ đạo, quản lý, kiểm tra việc thực hiện, tuân thủ các quy trình, quy phạm kỹ thuật chuyên ngành, kiểm tra giám sát khối lượng chất lượng sản phẩm.
+ Nghiệm thu khối lượng, chất lượng thiết kế và thi công. Giám sát và chỉ đạo việc đảm bảo an toàn trong thi công.
• Phòng nhân sự: Phòng ban này hiện tại đảm nhiệm rất nhiều chức năng:
+ Đặt mục tiêu cũng như tiêu chuẩn trong khâu tuyển dụng. + Lập kế hoạch đào tạo và tổ chức thực hành kiểm tra chất lượng.
+ Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới cho các phòng ban còn lại để đảm bảo số lượng cũng như chất lượng nguồn nhân lực cho Lomostudio.
+ Tổ chức các hoạt động nội bộ nhân các dịp lễ đặc biệt hay việc hiếu hỷ của nhân viên trong công ty để làm nên sợi dây gắn kết các đồng nghiệp trong công ty.
+ Truyền thông nội bộ những yêu cầu, mục đích để giúp cho mỗi nhân viên đều hướng tới mục tiêu chung của công ty.
+ Kế toán:
■ Thực hiện quản lý về tài chính và kế toán của công ty: tiếp nhận, điều tra, xử lí chứng từ, lập và ghi sổ sách kế toán, lập báo cáo quyết toán hằng tháng, quý, năm.
■ Quản lý các loại hợp đồng dịch vu, hợp đồng mua bán, phát hành hóa đơn.
■ Lập kế hoạch vay vốn phục vụ cho kinh doanh.
■ Thực hiện thanh toán và phân phối lợi nhuận
■ Kiểm tra đôn đốc thu chi công nợ, thực hiện nộp ngân sách và các nghĩa vụ
+ Tìm hiểu thị trường: thu thập các thông tin về thị trường, về khách hàng, chăm sóc khách hàng, thu thập các thông tin về đối thủ cạnh tranh. Phân tích các thông tin đó hiệu quả nhất và đề xuất những chiến lược kinh doanh trong từng thời kì cho công ty.
+ Tìm kiếm nguồn khách hàng cho công ty, phát triển thị trường dựa theo chiến lược của công ty.
+ Tạo hình ảnh công ty trước công chúng. + Thực hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Ở khoản mục này thì vai trò của mỗi phòng ban đều được nêu rõ và đưa đến thông tin hữu ích cho khách hàng cũng như nhân viên trong công ty. Thuận lợi cho việc các phòng ban hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Tuy vậy, có những lúc bộ phận này phải làm thêm những công việc của bộ phận khác gây ra sự đảo lộn, xáo trộn các công tác tại công ty.