2.2.1.1. Phương thức bán hàng
Hiện nay, Công ty cổ phần công nghệ Hợp Long thực hiện bán hàng theo 2 hình thức là bán buôn và bán lẻ theo sơ đồ dưới đây
Bán buôn: Trong phương thức bán buôn, phần lớn khách hàng đều là các doanh
nghiệp thương mại khác, mua lại hàng từ công ty và bán lại ra thị trường, hay công ty chính là nhà phân phối. Các khách hàng gửi đến yêu cầu báo giá cho phòng kinh doanh, phòng kinh doanh báo giá, thoả thuận với người có nhu cầu mua hàng. Khi khách hàng chấp thuận, khách hàng gửi đơn đặt hàng, phòng kinh doanh liên hệ với thủ kho xem số lượng hàng hoá đủ thì chấp nhận và lập biên bản bàn giao hàng hoá. Hiện tay Công ty Hợp Long thực hiện xuất 2 loại hoá đơn: hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy tuỳ vào yêu cầu của khách hàng. Kế toán căn cứ đơn hàng lập hoá đơn điện tử lưu dưới dạng file XML và gửi vào email cho khách hàng hoặc làm hoá đơn giấy gồm 3 liên
- 1 liên màu đỏ: giao khách hàng - 1 liên màu tím: lưu lại quyển - 1 liên màu xanh: phòng kế toán giữ
Thủ kho căn cứ đơn đặt hàng được xác nhận thực hiện xuất hàng đúng mẫu mã,
chùng loại và số lượng cho khách hàng, cho khách hàng ký vào biên bản bàn giao hàng hoá. Kế toán căn cứ vào biên bản bàn gioa hàng hoá và hoá đơn bán hàng hoạch
toán vào phần mềm và thực hiện theo dõi công nợ, cập nhật, kết xuất phiếu xuất kho
Bán lẻ: Khách hàng chủ yếu trong phương thức bán lẻ là các cá nhân, hộ gia đình xung quanh địa bàn công ty. Thường thì khách hàng sẽ vào trực tiếp của hàng, hỏi về sản phầm mình cần mua, nhân viên kinh doanh tư vấn báo giá và chốt đơn cho khách. Nhân viên kinh doanh thông báo cho thủ kho. Thủ kho lập phiếu xuất kho, kế toán bán hàng lập hoá đơn bán hàng (hoá đơn điện tử hoặc hoá đơn giấy) và phiếu thu tiền khách
2.2.1.2 Phương thức thanh toán
Công ty áp dụng hình thức thanh toán nhanh (thu tiền ngay) và thanh toán chậm (bán hàng chưa thu tiền )
Với hình thức bán hàng thu tiền ngay chủ yếu tập trung vào khách hàng bán
lẻ. Thường thì khách hàng sẽ thanh toán tiền mặt ngay sau khi nhận được hàng.
Với hình thức bán hàng thanh toán chậm chủ yếu tập trung vào khách hàng bán buôn. Tuỳ vào mức độ tín nhiệm của khách hàng với công ty và thoả thuận giữa hai bên, trong đơn đặt hàng ghi rõ trong bao nhiêu ngày khách phải thanh
toán cho công ty, nếu quá hạn sẽ bị phạt theo thoả thuận hợp đồng. Với khách hàng bán buôn, khi khách hàng thanh toán chậm với những đơn có giá trị từ 20 triệu đồng thì phải chuyển khoản vào số tài khoản của công ty, còn những đơn có giá trị nhở hơn 20 triệu đồng khách hàng có thể được chọn giữa thanh toán trực
tiếp tiền mặt hoặc có thể chuyển tiền voà tài khoản cho công ty.