2.2.2.1 Chứng từ, sổ sách kế toán, tài khoản sử dụng
❖ Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu báo giá kiêm xác nhận mua hàng: là biểu mẫu do công ty phát hành,
gồm thông về tên nhãn hiệu, quy cách, số lượng, đơn giá hàng hoá, thông tin khách hàng, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng và nơi giao hàng.
- Phiếu xuất kho: là mẫu do công ty phát hành với thông tin về đơn vị nhận
hàng, tên, kích thước và số lượng hàng hoá xuất kho
- Hoá đơn GTGT: do kế toán bán hàng lập gồm 2 loại: hoá đơn điện tử theo
mẫu số: 01GTKT0/001, ký hiệu HL/18E và hoá đơn giấy theo mẫu 01GTKT3/007,
ký hiệu HL/18P
- Phiếu thu: kế toán thanh toán lập phiếu thu theo mẫu thông tư 200
❖ Sổ kế toán sử dung:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái tài khoản 511
❖ Tài khoản kế toán sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Ngoài ra còn có TK liên quan khác như TK111, TK131, TK112, TK333
2.2.2.2 Quy trình kế toán và một số ví dụ minh hoạ
❖ Quy trình kế toán: Hằng ngày, khi công ty phát sinh các nghiệp vụ kế toán về doanh thu, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn (giấy hoặc hoá
đơn điện tư), phiếu xuất kho, phiếu thu,.. .làm căn cứ để nhập dữ liệu vào phần
mềm kế toán. Sau đó từ phần mềm, kế toán kết xuất tự động vào các sổ liên quan như sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết TK511, TK112, TK131
Thao tác nhập dữ liệu trên phần mềm đối với bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt:
- Vào phân hệ Bán hàng; tại tab Bán hàng nhấn Thêm; phần mềm mặc định là Bán hàng hóa trong nước.
- Chọn Thu tiền ngay-> Tiền mặt.
- Tại Tab Chứng từ ghi sổ:
- Nhập thông tin của khách hàng: Chỉ cần chọn mã khách hàng như đã khai
báo trong danh sách khách hàng. Ph ần mềm sẽ tự động hiển thị tên công ty, địa chỉ, mã số thuế như trong khai báo.
- Nhập diễn giải: Nhập sao cho dễ hiểu nhất có thể.
- Nhập ngày hạch toán và ngày chứng từ
- Nhập mã hàng: Chỉ cần chọn mã mà đã thiết lập từ trước. Sau đó phần mềm
sẽ hiển thị tên hàng hóa, số hiệu tài khoản thu là 1111 và tài khoản doanh thu là 5111.
- Tại Tab “Thuế”: Phần mềm tự động cập nhật % thuê GTGT theo như khai
báo cho mặt hàng này; tự động tính số tiền thuế.
- Tại Tab “Hóa đơn”: Kế toán nhập “Mẫu HĐ”; “Ký hiệu”; “Số hóa đơn”.
Những thông tin khách phần mềm đã cập nhật sang.
❖Nghiệp vụ minh hoạ
> Kế toán cung cấp dịch vụ khách hàng chưa trả tiền, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán định khoản:
Nợ: TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 511: Doanh thu cung cấp dịch vụ Có TK 3333: Thuế GTGT
> Kế toán bán hàng thu tiền ngay, căn cứ vào phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, hợp đồng đơn hàng, hoá đơn GTGT kế toán định khoản:
Nợ TK 111,112: Tiền mặt, Tiền khách chuyển khoản
Có TK 511: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Có TK 3333: Thuế GTGT
Công ty không mở tài khoản chi tiết công nợ cho từng khách hàng mà theo dõi công nợ theo Mã khách hàng trên phần mềm nên Nợ phải thu của tất cả khách hàng công ty hạch toán chung vào TK 131
HinhthOcthanhtoin : TMZCK Mâ sỏ thuê: Ị O I l ∣ 0 ∣6 ∣ 5 ∣ 0 ∣ 9∣ WamJ SI I Tên háng hóa Dơn v| tinh Số Iwgng
Dơn giã Thánh tiên
I _____________________2_____________________ 3 _4_ 5 6-415 I DcroIeSYTS-OSD Cài 50 23.920 1.196.000
2 Đê ro Ie SM2S-O5D Cii 150 21.840 3276.000
4472000
Sau khi xem hoặc tham khảo sản phẩm mà Công ty giới thiệu nhân viên kinh doanh sẽ lập báo giá gửi cho khách hàng căn cứ vào đơn giá sản phẩm và số lượng mà khách hàng yêu cầu.
Khi khách hàng đồng ý với báo giá nhân viên kinh doanh sẽ chuyển đơn đặt hàng cho kế toán bán hàng. Nhân viên kế toán căn cứ báo giá sẽ lập hóa đơn GTGT bằng phần mềm M- Invoice và lưu hoá đơn dưới dạng file pdf (đối với hoá đơn điện tử) hoặc kế toán lập hoá đơn làm 3 liên (đối với hoá đơn giấy)
Sau đó kế toán bán hàng kiểm tra tính đúng đắn và chính xác của hóa đơn cùng chủng loại mặt hàng, số lượng ngày tháng.... Rồi gửi hoá đơn vào địa chỉ email cho khách hàng ( đối với hoá đơn điện tử) hoặc chuyển cho khách hàng ký tên và đóng dấu ( đối với hoá đơn giấy)
Ví dụ: Ngày 06/03/2019 Công ty Hợp Long bán cho Công ty TNHH thương mại và kỹ thuật tự động QES Việt Nam (mã khách hàng: KH 0224789088) 50 đế rơ le SY4S-50D có đơn giá 23.920 đồng/ 1 cái, và 150 đế rơ le mã SM2S-50D có đơn giá 21.840 đồng/ 1 cái, thuế GTGT 10%. Khách hàng đã thanh toán tiền mặt tất cả 4.919.200 đồng
Sau khi đơn hàng được chấp nhận thì lập biên bản bàn giao hàng hoá sẽ do thủ kho lâp ( hai bản) một bản lưu giữ, 1 bản chuyển cho kế toán. kế toán căn cứ vào biên bản bàn giao hàng hoá, lập hoá đơn điện tử ngày 06/03/2019 số 0009201 và thực hiện thu tiền của khách hàng theo phiếu thu tiền mặt số PC 010986
Kế toán định khoản: Nợ TK 111: 4.919.200 đồng Có TK 511: 4.472.000 dồng Có Tk 3333: 447.200 đồng
CÔNG TY CÓ PHÀN CÔNG NGHẸ HỢP LONG
Mis⅛0nκt :0 ɪ <14 5 0 9 9 I 6
Djachi : sổóngd 293 dưròty! Tin Mai. P. Tin Mai.Q. I⅜>anj! Mail TP. Hà Nội, VN
HCKI Office : Ting 03, lõa nhi HHOI, sắ 87 Linh N»m, P. Mai n⅛ιg, Q. Hoàng Mai. Tr. Há Nội VN BOKD 3 : Sổ 96 Kn> Npm, P. Thanh Nhto. Q. Hai Bỉ Bvng. TP. Hi Nội VN
Ilollinc : 19006536 ∙∙ Iiimil: mfo⅛boplongtceheonιvn ** Wc⅛ilc: hnpcZfh<φkwιgKeh.cm SolhMioan :99169916901 Nganhhig: TMCP τ∣⅛ l⅛<ng.Chi nhánh Tlianh Xnan
IO2IOOO<KM1K<0< Ngknhhig: TMcpNgoaithinmgviilNaiiiCNHUTIgYfcl
Phán phối IhiCI bi công nghiép, tự động hốa Schneider PfIiTrfre OfTiROO Autonics
Lhp d⅛l. cung cấp giai pháp và Hch hụp hè Ihung tendÁẩSHT ©SMC IiDEC HÓA ĐƠN GIÁ TRI GIA TĂNG
Bản thê hiện cùa hòa đơn đìẹn tứ
Ngày 6 tháng 3 năm 2019
si bão mật: 0OI7FB5928F074DF
Màu sổ: 01GΓKT0Λ)0l
Ký hiệu: HI ZINF.
Sỏ: 0009201
CÔNG TY TNHIITHLiONG MẠI vλ KỸ THUẬT Tự ĐỘNG QES VIỆTNAM Số 5. Ngỏ 231 Trán Ilgi Nghĩa, I’. I long Tám. QJIai Há Tnrng, TPJIi Nội. Việt Nam
Họ tèn người mua lúng Tcn đơn vị
Dja chí So tài khoan
SiticnbiingchO: HAnnieuchintrhnniudichinnghinhaiUhn đồng C hàn. Người mua háng (Ký, ghi tủ họ. tn) Người bán háng (Kỹ, ghi rõ họ. ten) Ilirr1K ký Iiirl CÕNG TY có PHẤN CÔNG NGH(ItQPIX)NG Ngm ký: O6∣O3∕2OI9 ▼
(C⅛1 Lem Ira. Jaiihkn khi Op1 giao nt⅛n Ik1IaihmI
(KhớiIao lừ Phin mém M-INVOICE - Cồng ly TNHH H<⅛ đon Jien hr M-INVOICE - MST:OI06026495- SOT :0901 80 16 18)
Hình 2.6. Hoá đơn GTGT số 0009201
Ngây,tháng ghi SO
12.03.2019
HĐ 000 9482 12.03.2019 Xuãt hing bán cho cóng Iyr có phần và kỹ thuật xây lắp HPE theo EĐ 9482
X
632 565.OŨD
1561
S
Công ty Co phan công nghệ Hợp Long
So 6, Ngõ 293, Đường Tân Mai, Phường Tân Mai, Quận Hoàng Mai, Thành Pho Hà Nội, Viet Nam
PHIÉU THl
Λ⅛<⅛' 22 tháng 8 nám 2018
Mầu số Ol - TT
(Ban hành theo Thông tư SO 133/2016/TT-BTC
Λ⅝⅛ 26/08/2016 cùa Bộ Tài chính)
Quy⅛so: ... Sổ: PCO10986
Nợ: 1561 Cỏ: Illl
Họ và tên người nhận tiền: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ KỲ THUẬT Tự ĐÔNG QES VIỆT Địa chì: số 5, Ngô 231 Tran Đại Nghĩa, P.Đồng Tàm, Q Hai Bà Trưng, TP.Hà NỘI, Việt Nam
Lý do chi:... So tien: 4.919.200 VND
Viet báng chữ: Bôn triệu chín trăm mười chín ngàn hai trâm đông
Kèm theo: 0009201 chứng từ gôc
Ngày 06 tháng 03 năm 2019
Giám (lóc Kê toán trưởng Thù quỳ Người lập phiêu Người nhận tiên
Nguyễn Hổng Quáng Nguyễn Thị Hường Nguyễn Phương Thảo Ngô Thị Hoa Trần Thị Duyên
Đã nhận đú sô tiên (Viêt bàng chừ): Bôn triệu chín trăm mười chin ngàn hai trăm đông
Hình 2.7 Phiếu thu số PC010986
Căn cứ hoá đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt của khách hàng, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm, sử dụng chức năng cập nhật dữ liệu và dữ liệu được cập nhật lên các sổ sách liên quan như sổ cái, sổ nhật ký chung và sổ chi tiết
Cong ty Cổ phần công nghệ Hợp Long Mau sẩ S03a-DN
So 6, ngõ 293, đường Tân Mai, phường Tàn Mai, quân Hoàng Mai. tp Hà Nội (Ban hành theo Thòng tư sổ 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chinh)
TRÍCH SỎ NHẬT KÝ CHUNG
NT Chứnglứ PLfr fllál Tra Hfi S U TK đố I Lrng SỖ Ilfn SH Ml Nự Ci sỗ dư dʌ U th Jinfl sồ PhJitsInhtrnnflthJinfl Q6Λ B HDGTCT 0409201
06/03 Xiat háng hán. chu công Iy
TNIIII Ehmung mại vi kỹ thuật
tựdộng IJKS 04 Illl 4.9 L9.200 Oé/ca HFXJTGT OOOQiOJ 06/03 Xnát Iwng bán cho CQHg ty cổ ρħ⅛n Mecd 04 I 17 1 ¢6.234 JOO 07/03 EI EXJTGT 0009203 07/03 XuAt háng bán Ctui cóng ty
JLNHM thang máy Alphatcdi
04 112 L 122.246.000 ... IJ/03 HDGTGT OOOMS2 12/03
XuuE LmriIi IMUI cho cúng Iy CU phùn v⅛ kỳ 1 hu⅛1 lây LSpHPIi
04 131 MS5.O00 12/03 HDGTGT 0009483 12/03 Xnit h⅛ng hán cho Cdng ty CO P him t Liict h Ị Tàn P hát 04 I l>l 254.649.000
30/03 Kt OL 30/03 Eielchuyen DTBHiCCDV 04 ■'II 942.400.000
C⅛nfl 5⅛ ph⅛t vinh tronfl thJirfl 942.400.000 942.4O0.000
SỖ dưcuól IhJinfl -
Btfh vị: Câng ty Cti pliỉin £Íing I1"I1Ừ Htip Lottg Mau sổ SKJb-DN
∣l⅛u Clú: Sfl 6, ιηjft 193, đường ì 311 M 3Ì. phường (Ban hành theo TTso 200/2Ữ MrtT- BTC
l án Mai, quân Hoing Mai, Ip HảNfll ngày 2 2/ì 2/20 Ỉ4 của BTC)
SỎ CẢI (Trích)
Tcn tài khữảnỉ Diianli thu bán hàng và cưng cấp dịcli Vụ
Su hiệu: 511
Sfi náy củ...LraJlg, đánh Sfi Lừ Lrang sfi Ol dán Lrang...
Ngáy mỡ sỗ:
Ngưửi ghi sỏ
(Ky1IiQten)
κi toiti Lrưưng (Ky1IiQten)
Ngiiy JC ↑lw ng C 3 ItS m 20 19
Giim đót (Ký, IiQ tên)