a. Tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay Công tác kế toán trong Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Hàng ngày các kế toán viên thực hiện Công việc cập nhật hóa đơn, chứng từ vào phần mềm sau đó đến cuối tháng kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, tổng hợp, cân đối số liệu để kê khai thuế cho cơ quan thuế cũng như các giấy tờ, sổ sách có liên quan. Đến cuối năm tài chính, các kế toán viên có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu và tất toán các tài khoản để kế toán trưởng cập nhật số liệu lập báo cáo tài chính năm và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước.
Do Công việc đòi hỏi sự đối chiếu chính xác số liệu giữa các kế toán viên phụ trách từng phần hành khác nhau dưới sự giám sát, kiểm tra của kế toán trưởng nên trách nhiệm của từng người trong từng phần hành là vô cùng quan trọng.
Bộ máy kế toán của Công ty hiện nay gồm có 5 người trong đó có 1 kế toán
Khóa luận tốt nghiệp 40 Học viện Ngân hàng
trưởng và 4 kế toán viên với văn phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị, máy móc đáp ứng nhu cầu cho Công việc. Cụ thể bộ máy kế toán trong Công ty phân Công, bố trí như sau:
Ghi chú : ---► Quan hệ chỉ đạo ◄---► Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.2. Bộ máy quản lý kế toán tại Công ty
(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A)
Kế toán trưởng kiêm Ke toán tổng hợp: là người tổ chức chỉ đạo mọi mặt công tác kế toán, kê tài chính trong toàn Công ty và phải chịu trách nhiệm trước Công ty về họat động của các nhân viên kế toán. Kế toán trưởng có quyền đề xuất với Giám đốc về các quyết định tài chính phù hợp với họat động SXKD của đơn vị. Tổ chức, kiểm tra việc chấp hành chế độ tài chính, tổ chức quản lý chứng từ kế toán, quy định kế hoạch luân chuyển chứng từ , ghi chép sổ sách và lập báo cáo kế toán để cung cấp thông tin kịp thời cho Giám đốc trong việc điều hành SXKD của DN.
Kế toán tiền mặt và thanh toán Công nợ: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có tăng giảm quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vốn bằng tiền khác, các khoản vay nợ và hạch toán tình hình thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp, đối chiếu xác nhận với cấp trên.
+ Hàng ngày kiểm tra, đối chiếu các chứng từ thu, chi tiền mặt, tập hợp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên phần mềm kế toán, kiểm tra, đối chiếu chi tiết Công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp.
Khóa luận tốt nghiệp 41 Học viện Ngân hàng
+ Khi nhận được Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của ngân hàng gửi đến phải kiểm tra, đối chiếu với những chứng từ gốc kèm theo nếu phát hiện chênh lệch giữa sổ kế toán của Công ty, chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng phải kịp thời thông báo cho ngân hàng để có các biện pháp xử lý kịp thời.
+ Thực hiện thu nợ khách hàng và trả nợ nhà cung cấp khi đến hạn khách hàng thanh toán tiền hàng.
Kế toán thanh toán tiền lương và Bảo hiểm xã hội: Kế toán cập nhật tình hình nhân viên trong công ty một cách thường xuyên, để theo dõi và có hoạt động chấm công diễn ra chính xác. Cập nhật những thông tin thay đổi của nhân viên về tài khoản và thông tin thanh toán. Đồng thời, theo dõi quá trình thanh toán lương, tạm ứng của nhân viên để đảm bảo phản ánh chính xác.
+ Kế toán lên kế hoạch cho những dịp thưởng, lễ, tết, thực hiện lập báo cáo cấp trên và lên kế hoạch thực hiện.
+ Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến lương, thưởng lên phần mềm để phản ánh chính xác lên sổ sách báo cáo của công ty.
+ Lập chứng từ thanh toán và theo dõi dòng tiền đảm bảo nhân viên trong công ty sẽ nhận được lương chậm nhất là ngày mùng 5 hàng tháng. Giải quyết những thắc mắc của nhân viên liên quan đến nghiệp vụ lương và thưởng.
Kế toán XNK vật tư, tài sản, Công cụ dụng cụ: theo dõi tình hình xuất nhập khẩu nguyên vật liệu, hàng hoá, tài sản. Có nhiệm vụ phản ánh toàn bộ số liệu hiện có và tình hình tăng giảm, khấu hao sữa chữa thanh lý, nhượng bán. Phản ánh số lượng, chất lượng, giá trị vật tư hàng hóa, Công cụ lao động và chi phí vật liệu Công cụ lao động, chi phí giá thành hiện ứ đọng.
Thủ Quỹ: có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt, quản lý tiền mặt, ngân phiếu, ghi chép quỹ và cáo cáo sổ quỹ hàng ngày.
Thủ Kho: theo dõi việc xuất - nhập vật tư, hàng hoá ở kho, vào thẻ kho, cuối kỳ, kiểm kê và báo cáo lên cấp trên.
b. Các chính sách kế toán chung
Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A là một Công ty TNHH 1 thành viên trở lên, Công tác kế toán hiện nay ở Công ty được áp dụng theo chế độ kế toán
Khóa luận tốt nghiệp 42 Học viện Ngân hàng
được Bộ tài chính quy định.
+ Đơn vị tiền tệ dùng cho Công tác hạch toán, ghi chép là đồng Việt Nam (VNĐ). Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ thì được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam Công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
+ Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
+ Phần mềm kế toán sử dụng: Công ty áp dụng phần mềm kế toán MISA.
+ Niên độ kế toán (kỳ kế toán): bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12 cùng năm, kỳ hạch toán theo tháng.
+ Phương pháp tính thuế GTGT : Phương pháp khấu trừ.
+ Thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Nhà nước tính trên thu nhập chịu thuế của Công ty.
+ Các loại thuế khác theo quy định hiện hành của Nhà nước.
+ Phương pháp tính giá xuất kho: HH, CCDC, sản phẩm, hàng hóa xuất kho Công ty áp dụng phương pháp bình quân cuối kỳ cho số hàng hóa, sản phẩm xuất kho.
+ Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : Theo nguyên giá và giá trị còn lại. + Phương pháp tính khấu hao : phương pháp đường thẳng
+ Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: được tuân thủ theo đầy đủ các điều kiện của chuẩn mực kế toán số 14 (Doanh thu và thu nhập khác).
c. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ mà Công ty áp dụng được vận dụng trên nền tảng chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành. Công ty đang thực hiện theo đúng chế độ hệ thống chứng từ kế toán bao gồm 5 nhóm chứng từ sau:
+ Nhóm chứng từ tiền lương: Bảng chấm Công, Bảng thanh toán lương,...
+ Nhóm chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê mua hàng, Bảng kê bán hàng.
+ Nhóm chứng từ bán hàng: Hóa đơn giá trị gia tăng.
+ Nhóm chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng. + Nhóm chứng từ Tài sản: Biên bản bàn giao TSCĐ, ...
Khóa luận tốt nghiệp 43 Học viện Ngân hàng
Hiện nay, tình hình luân chuyển chứng từ kế toán theo 4 bước như sau:
(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A)
Tât cả các nghiệp vụ phát sinh đều cần phải lập chứng từ kế toán. Khi có nghiệp vụ xảy ra bộ phận Kế toán sẽ tiến hành lập hoặc thu thập chứng từ kế toán từ bên ngoài sau đó xử lý. Nội dung chứng từ phải đầy đủ các chỉ tiêu, minh bạch về nội dung kinh tế, tài chính phát sinh.
Tiếp theo sau khi các chứng từ được xử lý và tập trung tại Bộ phận Tài chính của Công ty, bộ phận kế toán sẽ tiến hành kiểm tra xác thực chứng từ đó có tính pháp lý hay không mới tiến hành ký duyệt. Sau khi được ký duyệt, các chứng từ sau khi được ký duyệt sẽ được phân loại, sắp xếp sau đó mới được sử dụng.
Cuối cùng các chứng từ sẽ được lưu trữ bản chính và bảo quản ở nơi an toàn đến khi hết kì hạn sử dùng , không cần dùng chứng từ đó với bât kì mục đích.
d. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hiện nay Công ty TNHH Xuât nhập khẩu Công nghệ 2A đang áp dụng hình thức kế toán máy theo hình thức Nhật ký chung. Các máy tính của kế toán viên được Công ty cài đặt phầm mềm kế toán máy MISA để phục vụ cho Công tác hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ kinh tế thì các kế toán viên tiến hành phân loại chứng từ và phản ánh nội dung của các chứng từ đó lên phần hành tương ứng theo trình tự các bước như sau:
+ Bước 1: Hàng ngày kế toán viên sẽ căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và xác định tài khoản ghi Nợ,
Khóa luận tốt nghiệp 44 Học viện Ngân hàng
ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
+ Bước 2: Cuối tháng kế toán thực hiện khoá sổ hoặc cộng sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kì.
Có thể mô tả trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính theo sơ đồ sau đây:
◄---► Đối chiếu, kiểm tra
In sổ, báo cáo cuối tháng, năm
Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A)
Hàng ngày chứng từ kế toán sau khi được phân loại sẽ được nhập số liệu vào bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại và phản ánh các phần hành tương ứng. Phần mềm máy tính Misa có nhiệm vụ đối chiếu và kiểm tra ở sổ Nhật ký chung, sổ tổng hợp và sổ chi tiết các tài khoản và báo cáo tài chính cũng như báo cáo kế toán quản trị. Và cuối tháng, năm sẽ in sổ Nhật ký chung, sổ tổng hợp, sổ chi tiết, báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
e. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính phản ánh theo một cấu trúc chặt chẽ tình hình tài chính, kết
Khóa luận tốt nghiệp 45 Học viện Ngân hàng
quả kinh doanh của một doanh nghiệp được lập theo niên độ kế toán. Mục đích của báo cáo tài chính là cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một Công ty, đáp ứng nhu cầu hữu ích cho số đông những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Để đạt mục đích này báo cáo tài chính phải cung cấp những thông tin của một Công ty về:
+ Tài sản; + Nợ phải trả; + Vốn chủ sở hữu;
+ Doanh thu, thu nhập khác, chi phí, lãi và lỗ; + Các luồng tiền.
Các thông tin này cùng với các thông tin trình bày trong Bản thuyết minh báo cáo tài chính giúp người sử dụng dự đoán được các luồng tiền trong tương lai và đặc biệt là thời điểm và mức độ chắc chắn của việc tạo ra các luồng tiền và các khoản tương đương tiền.
Trách nhiệm lập và trình bày báo cáo tài chính do Kế toán trưởng của Công ty chịu trách nhiệm về lập và trình bày báo cáo tài chính.
Công ty lập Báo Cáo Tài Chính theo thông tư 200/2014/TT-BTC đáp ứng giả định linh hoạt hoạt động liên tục bao gồm:
+ Bảng cân đối Kế toán (Mẫu số B01 - DN).
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN). + Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN). + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 - DN).
Thời gian nộp Báo cáo Tài Chính sau 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Báo cáo quản trị của Công ty tùy thuộc vào yêu cầu của nhà quản trị được lập phù hợp với mục đích quản lý
+ Báo cáo thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hang... + Báo cáo doanh thu, lãi, lỗ,.
+ Báo cáo tăng giảm tài sản cố định + Báo cáo các khoản công nợ...
Báo cáo kế toán quản trị, Báo cáo tài chính nội bộ Công ty giúp Công ty xác
Khóa luận tốt nghiệp 46 Học viện Ngân hàng
định rõ tình hình kinh doanh. Và hiệu quả Công việc cũng như làm rõ tình hình lãi lỗ thực tế của Công ty. Thể hiện rõ quy mô và cơ cấu tài sản mà Công ty hiện đang nắm giữ, xác định điểm hòa vốn và cân đối tài sản tối ưu, cho biết chính xác khả năng tạo ra lợi nhuận. Cũng như khả năng tham gia các dự án đầu tư mới. Báo cáo tài chính nội bộ còn được sử dụng khi vay vốn ngân hàng.
2.2. Thực trạng kế toán công nợ và đánh giá khả năng thanh toán tại Công tyTNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A