a. Đặc điểm hệ thống tài khoản đang sử dụng
Để theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ, kế
toán sử dụng hình thức Nhật ký chung và hệ thống tài khoản được lựa chọn từ hệ thống tài
khoản kế toán do Bộ Tài Chính ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
Đối với các tài khoản phải thu, phải trả công ty tiến hành phân cấp chi tiết hệ thống tài khoản cho từng đối tượng. Do hằng ngày, công ty phải làm việc quan hệ kinh tế với rất nhiều KH, bạn hàng nên phát sinh rất nhiều nghiệp vụ kinh tế, do đó việc theo dõi chi tiết KH là rất cần thiết và quan trọng từ đó có cơ sở xác định các khoản thu chi thanh toán. Với sự hỗ trợ của phần mềm máy tính trong việc xử lý thông tin nên sẽ giảm bớt phần nào công việc của kế toán.
* Đối với các khoản phải thu
+ TK 131- "Phải thu của khách hàng"
Tuỳ vào mỗi đối tượng KH khác nhau mà Công ty tiến hành mở thêm tài khoản chi tiết. TK 131 - "Phải thu của KH" được Công ty theo dõi chi tiết cho từng KH.
+ TK 133 - "Thuế GTGT được khấu trừ"
Tài khoản này dùng để theo dõi thuế GTGT được khấu trừ đối với những hàng
SVTT: Nguyễn Thị Phương Nhung Lớp: K19-CLC-KTA
trên tài khoản 131. Tài khoản này được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng.
* Đối với các khoản phải trả
+ TK 331 - "Phải trả cho người bán"
Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản trả nợ phải trả của công ty với các NCC. Do số lượng NCC nhiều nên ngoài tài khoản cấp 1 công ty còn mở thêm một số tài khoản cấp 2 để phân loại theo NCC trong và ngoài nước và chi tiết cho các đối tượng để tiện cho việc quản lý, bao gồm những tài khoản cấp 2 sau:
TK câp 1 TK câp 2 Nội dung
331 Phải trả nhà cung cấp
3311 Nhà cung cấp Henan Kangdi Medical Devicé Co., LTD
3312 Nhà cung cấp Shandong Ming Yuan Latex Co., LTD
3313 Nhà cung Zhejiang Bangli Medical Products Co., LTD
3314 Nhà cung cấp trong nước
3315 Nhà cung cấp Pingxiang City Holly Import & Export Trade Co., Ltd
3316 Nhà cung cấp Guangzhou wafeng import and export trade
dõi chi tiết trên tài khoản cấp 2 theo hệ thống tài khoản do BTC ban hành. + Tài khoản 341 - "Vay và nợ thuê tài chính"
Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản vay dài hạn của công ty, chủ yếu là vay ngân hàng và TK này được theo dõi chi tiết cho từng chủ thể cho vay.
b. Đặc điểm hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán công nợ tại Công ty
* Hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những bằng chứng chứng minh sự xác thực của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, một số chứng từ được sử dụng tại công ty:
- Phiếu nhập kho (đối với mua hàng), phiếu xuất kho (đối với bán hàng) - Hoá đơn giá trị gia tăng
- Hợp đồng kinh tế
- Phiếu thu (đối với thu tiền bán hàng của KH), phiếu chi (đối với trả tiền mua hàng cho NCC)
- Uỷ nhiệm thu (đối với thu tiền bán hàng của KH), uỷ nhiệm chi (đối với trả tiền mua hàng cho NCC)
- Biên bản đối chiếu công nợ, thư xác nhận nợ ...
* Hệ thống sổ sách
Hệ thống sổ sách được sử dụng trong kế toán công nợ của công ty phù hợp với hình thức kế toán: "Nhật ký chung". Gồm các loại sổ sau:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ chi tiết tài khoản phải thu, phải trả - Sổ cái tài khoản phải thu, phải trả
- Bảng tổng hợp chi tiết các khoản phải thu, phải trả
2.2.1. Nội dung công tác kế toán công nợ a. Trình tự lưu chuyển chứng từ
Công ty có rất nhiều chứng từ phát sinh từ các nghiệp vụ hàng ngày như bán hàng, mua hàng, chi tiền, thu tiền... trình tự lưu chuyển chứng từ ở một số nghiệp vụ chủ yếu được thể hiện qua sơ đồ sau:
+ Nghiệp vụ bán hàng (bán chịu cho khách hàng)
(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A)
+ TK 333 - "Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước"
TK này dùng để theo dõi quá trình thực hiện các nghĩa vụ của công ty với nhà nước. TK này được theo dõi chi tiết trên tài khoản cấp 2 theo hệ thống tài khoản do BTC ban hành.
+ TK 334 - "Phải trả công nhân viên"
TK này dùng để theo dõi Lương và các khoản trích theo lương của nhân viên trong công ty. TK này được theo dõi chi tiết cho từng nhân viên.
+ TK 338 - "Phải trả, phải nộp khác"
TK này dùng để theo dõi các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và theo dõi việc thiếu hụt, mất mát tài sản trong công ty. TK này được theo
SVTT: Nguyễn Thị Phương Nhung Lớp: K19-CLC-KTA
^ B0 phận∖ Công việc Bộ phận bán hàng Kế toán trưởng Kế toán công nợ Thủ kho Lập hoá đơn bán hàng ~( 1 □ Ký hoá đơn bán hàng ---K2> Lập giấy nhận nợ --- *(3) Xuất kho →(4) Ghi sổ τ ÷- Bảo quản chứng từ (6) Bộ phận Công việc Người nhận tiền Kế toán trưởng Kế toán công nợ Thủ quỹ Đề nghị chi tiền (1) Duyệt chi →(2) Lập phiếu chi ----► (3)----L________ Ký phiếu chi (4> --- I Xuất quỹ — →(5) I Ghi sổ (6> --- Bảo quản chứng từ \ --- ---7- - -(7)
SVTT: Nguyễn Thị Phương Nhung Lớp: K19-CLC-KTA
Khóa luận tốt nghiệp 50 Học viện Ngân hàng
Bảng 2.6. Trình tự lưu chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng
(Nguồn: Công ty TNHH Xuât nhập khẩu Công nghệ 2A)
+ Nghiệp vụ chi tiền (thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp)
Mã khách hàng
Tên khách hàng
KH00003 Công ty TNHH STD Quốc tế
KH00005 Công ty TNHH Dược mỹ phẩm Hoàng Anh KH00007 Công ty TNHH Dược phẩm Krungya Việt Nam KH00009 Công ty Cổ phần Công nghệ Ledone Việt nam
KH00011 Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Kim Ngân Việt Nam
... ....
(Nguồn: Công ty TNHH Xuât nhập khẩu Công nghệ 2A) b. Kế toán các khoản phải thu của khách hàng
* Trình tự kế toán
Tại Công ty, khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng nên tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán. Công ty đã sử dụng phần mềm có danh mục khách hàng cho phép lưu trữ các thông tin quan trọng về khách hàng như tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, số fax, người liên hệ, vùng, điều khoản tín dụng,
SVTT: Nguyễn Thị Phương Nhung Lớp: K19-CLC-KTA
Khóa luận tốt nghiệp 51 Học viện Ngân hàng
hạn mức tín dụng và phân loại tín dụng.
(Nguồn: Công ty TNHH Xuât nhập khẩu Công nghệ 2A)
Sau khi xác nhận hoạt động bán hàng đã thực hiện, kế toán lập hóa đơn GTGT (gồm có 3 liên). Hóa đơn này sẽ được xác nhận và ký duyệt bởi kế toán trưởng. Sau đó liên 2 của hóa đơn GTGT sẽ được chuyển đến khách hàng, liên 1 và 3 được lưu tại bộ phận. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán phải thu có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu các hóa đơn, chứng từ đồng thời nhập đúng và đủ dữ liệu trên hóa đơn vào phần mềm ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, sau đó các dữ liệu kế toán sẽ tự động cập nhật vào các sổ tổng hợp, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản Phải thu của khách hàng và các tài khoản có liên quan khác. Hóa đơn GTGT sau khi nhập xong sẽ được lưu theo số thứ tự cùng với bộ chứng từ tại bộ phận kế toán. Đến hạn, chứng từ sẽ được chuyển sang kế toán thanh toán, thực hiện hoạt động thu tiền khách hàng.
Khóa luận tốt nghiệp 52 Học viện Ngân hàng
Hinh 2.1. Giao diện mục bán hàng trên Misa
(Nguồn: Trích phần mền Misa Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A)
* Một số trường hợp cụ thể
1. Ngày 11/11/2019 Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A xuất kho một số hàng hóa dùng để lắp đặt màn hình led cho Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Kim ngân Việt Nam. Giá trị hàng hóa chưa thuế là 487,760,000 đồng, với thuế GTGT là 10%. Kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho số XK00131 (Phụ
lục 03) và hóa đơn số 0000164 để hạch toán:
Nợ TK 131 : 536,536,000
Có TK 5111 : 487,760,000 Có TK 33311 : 48,776,000
Khóa luận tốt nghiệp 53 Học viện Ngân hàng
Hình 2.2. Hóa đơn bán hàng số 0000164
(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A)
2. Ngày 02/12/2019 Công ty tiếp tục xuất hàng cho Công ty Kim ngân với lô hàng có giát trị chưa thuế là 537,472,000 đồng, thuế GTGT 10%. Căn cứ vào HĐ số 0000172 và phiếu xuất kho số XK00137 (Phụ lục 04), kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 131 : 591,219,200
Có TK 5111 : 537,472,000 Có TK 33311 : 53,747,200
Khóa luận tốt nghiệp 54 Học viện Ngân hàng
Hình 2.3. Hóa đơn bán hàng số 0000172
(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A)
3. Ngày 16/12/2019, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Kim ngân Việt nam thanh toán tiền hàng theo hóa đơn số 0000164 cho công ty bằng chuyển khoản và thanh toán 30% tiền hàng cho lô hàng xuất theo hóa đơn 0000172 ngày 02/12/2019. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 11211 : 669,000,000 Có TK 131 : 669,000,000
Khóa luận tốt nghiệp 55 Học viện Ngân hàng
Hình 2.4. Giấy báo có Kim Ngân thanh toán tiền hàng
(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A)
4. Ngày 25/12/2019 Công ty xuất kho giao cho khách hàng là Công ty CP Quảng cáo Truyền thông Phát Thành đèn led và dây tín hiệu ánh sáng với tổng giá trị thanh toán là 47,080,000 đồng, thuế GTGT 10%, sẽ thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng. Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho số XK00149 (Phụ lục 04)
và hoá đơn GTGT số 0000194, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 131 : 47,080,000
Có TK 5111 : 42,800,000 Có TK 33311 : 4,280,000
Khóa luận tốt nghiệp 56 Học viện Ngân hàng
Hình 2.5. Hóa đơn bán hàng số 0000194
(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A)
5. Đến ngày 30/12/2019 Công ty CP Quảng cáo truyền thông Phát Thành đã thanh toán hết tiền hàng cho Công ty. Căn cứ vào Giấy báo có kế toán hạch toán:
Nợ 11211 : 47,080,000 Có 131 : 47,080,000
Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp
NCC008 Shandong ming yuan latex co., ltd NCC014 ZHEJIAMGBANGLI MEDICALPRODUCTS
NCC018 Công ty TNHH Công nghệ Qiangli Việt Nam NCC019 Pingxiang city holly import&export trade co.ltd NCC021 Công ty TNHH đầu tư thương mại Hải Băng
... ....
Khóa luận tốt nghiệp 57 Học viện Ngân hàng
Hình 2.6. Giấy báo có Phát Thành thanh toán tiền hàng
(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A)
Sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào Nhật ký chung, sổ cái, sổ tổng hợp, sổ chi tiết tài khoản Phải thu của khách hàng và các tài khoản có liên quan. (Phụ
lục 06)
c. Kế toán các khoản phải trả của Nhà cung cấp
* Trình tự kế toán
Khoản phải trả tại công ty được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng NCC, giúp
SVTT: Nguyễn Thị Phương Nhung Lớp: K19-CLC-KTA
Khóa luận tốt nghiệp 58 Học viện Ngân hàng
cho công tác kế toán thuận lợi hơn. Công ty sử dụng phần mềm có danh mục NCC cho phép lưu trữ các thông tin quan trọng về NCC như: địa chỉ, số điện thoại, số fax, người liên hệ, phân loại, thuế GTGT, mã số thuế,...
(Nguôn: Công ty TNHH Xuât nhập khâu Công nghệ 2A)
Kế toán sẽ ghi nhận nghiệp vụ mua hàng, gồm nhhững công việc cụ thể sau: + Tiến hành kiểm tra bộ chứng từ.
+ Đăng nhập vào phần mềm: Kế toán sẽ ghi nhận nghiệp vụ mua hang vào phần mềm. Số liệu sẽ được máy tính tự động cập nhật lên sổ chi tiết TK Phải trả cho NCC, sổ tổng hợp, sổ cái TK Phải trả cho người bán cũng như của các TK có liên quan.
Đến hạn, kế toán thanh toán tiền hàng theo phương thức đã kí kết trên hợp đồng. Sau đó, bộ chứng từ sẽ được lưu theo số thứ tự. Cuối tháng, từ các sổ chi tiết công nợ phải trả, phần mềm tự động kết chuyển vảo sổ tổng hợp công nợ phải trả NCC.
Các bộ phận khác trong Công ty nếu có yêu cầu về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ thì sẽ được lập phiếu yêu cầu mua hàng chuyển cho Giám đốc kiểm tra và ký xác nhận rồi chuyển đến bộ phận kế toán lập đơn đặt hàng giao cho NCC. Hàng hóa khi nhập kho, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho và giao lại hóa đơn GTGT cho bộ phận kế toán phải trả để nhập vào phần mềm và lưu hóa đơn.
C0NG TY TMIII QUẢNG CÁO VẢ TRl Λ ÉN THÔNG Sl NRISE
Mi sổ thuế: 5701971023
Đia chi Số 25 ngõ 80. dương Thanh Niên. Phường cầm Thanh. Thành phô cắm Phá. Tinh Quãng Ninh.
Sunrise Media VlilNam
Điện thoai Website Email
So TK: Tại ST T Tên hàng hóa dịch vụ Dơn vị tính Solơựn
g Dơn giá Thành tiền
(1) ______________________(2)______________________ (3) (4) (5) (6) = (4) X (5)
I Man hình Ied 1’3 91 FULL Color ngoái ười m2 12 16.180.006 194.160.000
Cộng tiền háng 194,160.000
Thue suat GTGT 10 % Tiền thuế GTGT:
19,416.000
Tống cộng tiẻn thanh toán 213.576.000
So tiền viết bằng chừ Hai trăm mười ba triệu năm trăm bày mươi sáu nghìn dồng
Khóa luận tốt nghiệp 59 Học viện Ngân hàng
Hình 2.7. Giao diện phần hành mua hàng trên Misa
(Nguồn: Trích phần mền Misa Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A)
* Một số trường hợp cụ thể
1. Ngày 21/12/2019, công ty đặt một màn hình led P3.91 full color của Công ty TNHH Quảng cáo và truyền thông Sunrise, với tổng giá trị thanh toán là 213,576,000 đồng, thuế GTGT là 10%. Căn cứ vào phiếu nhập kho số XK00106 (Phụ lục 05) hóa đơn số 0000117, kế toán hạch toán:
Nợ TK 1561 :194,160,000 Nợ TK 1331 : 19,416,000 Có TK 3314 :213,576,000
SVTT: Nguyễn Thị Phương Nhung Lớp: K19-CLC-KTA
Khóa luận tốt nghiệp 60 Học viện Ngân hàng
Hình 2.8. Hóa đơn mua hàng số 0000117
<
HÓA ĐON GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ngày 21 thủng 12 năm 2019
INVOICE (VAT)
Mauso OKiI KT(MM)I
Ký hiệu SR/19E
Sổ: 0000117
Người mua háng
Ten dim VI CÓNG TY TNIIlI XUẢT NHẬP KHÁU CÓNG NGHỆ 2A Mà so thue 0106828153
Đia chi Sô 3. Ngỏ 12. dường Kim Giang, phường Kim Ciiang. Quân Thanh Xuân. I lá Nỏi
CÔNG TY TNHH Ql ẢNG CÁO VÀ TRUYỀN THÒNG Sl NRISE
Mi sổ thuế: 5701971023
■ Địa chi: So 25 ngõ 80, đường Thanh Niên. Phường cẩm Thảnh. Thánh phố cấm Phả, Tinh Quàng Ninh,
Sunrise Media việtNam
Điện thoại: Website: Email: SoTK: Tại: IW OlCE (VAT) Mầu sổ: OIGTkTOAlOl Kỹ hiệu: SR/I9E Số: 0000119 ST T Tên hàng hóa dịch vụ Do n vị tính Số
lirọng Dơn giá Thành tiền
(1) ______________________(2)______________________ (3) (4) (5) (6) = (4) X (5) 1 Card phát Nova MSD 300 chiếc 10 2.708.00
0
27,080.000
Cộng tiền hàng: 27,080,000
Thue suất GTGT: 10 % Tiền thuể GTGT:
2,708,000
Tổng cộng tiền thanh toán: 29,788,000
So tiền viết hằng chừ I Iai mươi chín ưiệu bảy ưăm tám mươi tám nghìn dông. Dơn Vi mua hãng
(Ký, ghi rô ho tên) (Ký. ghi rỗ họ tên)Dơn vị bán hãng
re Valid
κΓbσι CÕNG TY TNHH QUANG CAO VA TRUYỀN THÔNG SUNRISE Kyngav 21/12/2019
(Cấn kiêm tra dot ihιeu khi láp, giao, nhan h"á don I
(Còng n Cô phán Hòa Lhm Diin Tu SEW-ISroiCE - .UST: 0I0S9Ì7449 Hotline l9tM)6JJ6il)
Tni CUU htìa dun UI website: http //Iracuu ncwιnvoκc vn MΛ tra CUU CΛ9EΛ36S
(Nguồn: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A)
2. Ngày 21/12/2019, công ty đặt một màn hình led P3.91 full color, với tổng giá trị thanh toán là 213,576,000 đồng, thuế GTGT là 10%. Căn cứ vào hóa đơn số 0000117 và phiếu nhập kho số , kế toán hạch toán:
Nợ TK 1561 :27,080,000 Nợ TK 1331 : 2,708,000 Có TK 3314 :29,788,000
SVTT: Nguyễn Thị Phương Nhung Lớp: K19-CLC-KTA
Khóa luận tốt nghiệp 61 Học viện Ngân hàng
Hình 2.9. Hóa đơn đầu vào số 0000119
HÓA ĐON GIÁ TRỊ GlA TÀNG
Ngày 23 tháng 12 năm 2019
Người mua hàng
Tên dơn VỊ. CÓNG TY TNHH XUAT NHẬP KHẤU CÒNG NGHỆ 2A Mã sổ thuế: 0106828153
Địa chi: So 3. Ngõ 12, đường Kim Giang, phường Kim Giang. Quận Tlianh Xuân. Hà Nội