Vấn đề chung của các doanh nghiệp là làm sao để thu hồi các khoản phải thu một cách nhanh chóng và đảm bảo thanh toán nợ cho NCC đúng hạn nhằm giữ uy tín trong kinh doanh. Đặc biệt, tại Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Công nghệ 2A kinh doanh thương mại vì thế số lượng hàng hóa cũng như NCC khá nhiều, vì thế để khắc phục tình trạng này, một số biện pháp được đề ra như sau:
SVTT: Nguyễn Thị Phương Nhung Lớp: K19-CLC-KTA
Nên có một hạn mức tín dụng nhất định cho từng KH, khoản nợ của mỗi KH sẽ ở một mức nhất định, nếu KH chưa thanh toán khi quá hạn mức thì sẽ không bán hàng cho KH này nữa cho đến khi khoản nợ thanh toán để hạn chế việc công ty bị chiếm dụng vốn cũng như nợ xấu.
Mỗi hóa đơn được nhập trong phần mềm kế toán cần ghi rõ thời hạn thanh toán cũng như quá trình thực hiện theo hợp đồng của KH. Những KH có quan hệ lâu dài với công ty và có uy tín trong việc thanh toán nợ thì công ty nên gia hạn thêm thời hạn thanh toán cũng như hạn mức tín dụng so với những KH mới. Cụ thể: trong hợp đồng thời hạn thanh toán là 45 ngày kể từ ngày ký hợp đồng thì công ty nên gia hạn thêm thời gian để KH có thể thanh toán kịp thời, đảm bảo cho việc thu hồi nợ của công ty, đồng thời giữ vững được quan hệ hợp tác cũng như thu hút thêm KH mới.
Khuyến khích khách quen mua hàng theo phương thức trả góp. Đối với những KH mới công ty nên yêu cầu KH ứng trước tiền mua hàng theo % giá trị hàng hoá mua nhằm hạn chế rủi ro không thu hồi được nợ tăng các khoản phải thu và tăng lượng tiền mặt tại công ty. Khi đó sẽ rút ngắn kỳ thu tiền bình quân, tăng vòng quay các khoản phải thu.
Công ty có thể đưa ra các hình thức khuyến khích thanh toán cho KH nếu thanh toán trước hạn như chiết khấu thanh toán, ví dụ như giảm 2% trên tổng nợ nếu thanh toán trước 45 ngày kể từ ngày ký hợp đồng. Hạn chế kéo dài các khoản nợ vì công ty có thể chịu một khoản chi phí cơ hội do không thu được nợ và đưa nó vào chi phí kinh doanh.
Đối với những công ty vừa là KH vừa là NCC thì kế toán nên bù trừ công nợ để giảm các khoản phải thu cũng như các khản phải trả.
Công ty có thể áp dụng các quy định phạt nếu KH quá thời hạn thanh toán, các quy đinh này cần được ghi rõ trong hợp đồng để tránh gây khó khăn cũng như áp lực
Khóa luận tốt nghiệp 80 Học viện Ngân hàng
cho KH, tránh việc giảm lượng khách của công ty.
Nhằm đo lường tăng hiệu quả hoạt động của công ty, công ty nên tiến hành lập Báo cáo quản trị công nợ phải thu KH, ví dụ như: “Hàng tuần, kế toán lập báo cáo này trong báo cáo nên ghi rõ tên KH, số dư, phân loại nơ (trong hạn hay quá hạn) làm căn cứ so sánh số dư khoản phải thu giữa các tuần”.
Việc tăng giảm của các khoản phải thu chưa thể quết định được đó là tốt hay xấu mà còn phải dựa vào bản chất của khoản nợ đó có thể thu hồi được hay không, thuộc loại nợ nào. Vì thế, kế toán viên cần thể hiện rõ tổng nợ phải thu, phân loại từng khoản nợ xem thuộc vào nợ trong hạn, nợ quá hạn hay nợ khó đòi trong báo cáo. Tìm hiểu nguyên nhân tại sao khoản phải thu này bị quá hạn (chủ quan, khách quan) để đưa ra cách giải quyết thích hợp. Đồng thời, kế toán cần thường xuyên xem xét tự tăng lên của tổng nợ phải thu do loại nợ nào tăng lên, nếu tăng lên bởi nợ trong hạn thì hoàn toàn không gây ảnh hưởng đến rủi ro của công ty; nếu ngược lại: Nợ quá hạn, khó đòi có xu hướng tăng lên thì cần chú ý đến việc quản lý nợ.
b. Đối với khoản phải trả:
Song song với quản lý các khoản phải thu, nợ phải trả cũng cần được theo dõi và quản lý một cách sát sao.
Kế toán cần thường xuyên kiểm tra đối chiếu các khoản phải trả cho NCC với khả năng thanh toán của công ty để biết được các khoản nào cần thanh toán ngay, các khoản nào có thể dài ngày hơn, hay biết được số tiền cần thanh toán là bao nhiêu, còn phải thanh toán bao nhiêu để chủ động trong việc thanh toán khi đến hạn.
Do công ty chưa theo dõi các khoản nợ phải trả theo thời hạn thanh toán mà mới chỉ theo dõi theo tổng số nợ nên công ty cần bổ xung thời hạn thanh toán trên phần mềm để biết xem những khoản nợ nào đã đến hạn phải thanh toán, những khoản nợ nào có thể kéo dài thời hạn để có thể vận dụng số tiền bổ sung vào thanh toán những khoản nợ đến hạn.
Đối với những NCC có áp dụng chiết khấu trong thời hạn thanh toán, công ty cần so sánh số tiền được hởng khi thanh toán trước hạn so với chi phí cơ hội do thanh toán sớm để đưa ra quyết định xem có nên trả nợ trong thời hạn chiết khấu hay không.
Khóa luận tốt nghiệp 81 Học viện Ngân hàng
Nếu kéo dài các khoản nợ đối với một số NCC, công ty có thể phải chịu một khoản tiền phạt, vì thế công ty cần lưu ý và tìm hiểu kỹ về nhà ung cấp trớc khi ký kết hợp đồng, kế toán cần theo dõi sát sao thời hạn các khoản nợ để tránh tăng thêm chi phí do phạt quá hạn
Công ty nên hạn chế vay ngân hàng, đặc biệt là các khoản nợ ngắn hạn vì thời gian thanh toán ngắn, giảm khả năng thanh toán cũng như khó khăn về tài chính và uy tín của công ty. Công ty nên tận dụng tối đa nguồn vốn hiện có.
Để tạo niềm tin cho NCC mới, công ty nên trả trước (đặt cọc % theo tổng giá trị hàng) một khoản tiền khi mua hàng.
Công ty nên có sự tìm hiểu, so sánh và đánh giá giữa các NCC để lựa chọn ra NCC lâu dài để có thể tốt đa hóa được chi phí cũng như có thể hởng được những chính sách ưu đãi của họ. Công ty cần thoản thuận rõ về chất lượng hàng hóa, thời hạn thanh toán trước khi ký kết hợp đồng.
Những khoản thuế, phải trả khác, cần theo dõi sát sao và điều chỉnh kịp thời, tránh nợ quá lâu, tăng chi phí do bị phạt thuế.