5. Phương pháp nghiên cứu
2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần thời trang H2T Việt
Nam
2.2. ỉ. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài
đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế cũng như là vận hành KSNB. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của từng cá nhân trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong KSNB. Thực trạng của các nhân tố trong môi trường kiểm soát như sau:
2.2.1.1. Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức
Việc truyền đạt thông tin và yêu cầu của đơn vị đến với nhân viên thông qua hệ thống chính sách quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát, quy tắc đạo đức, văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp. Công ty hoạt động theo chuỗi hệ thống nhiều cửa hàng nhỏ lẻ nằm rải rác từ Hà Nội đến các tỉnh khác nhau nên việc truyền đạt thông tin không thể lúc nào cũng trực tiếp từ giám đốc xuống từng cửa hàng do hạn chế mặt không gian và thời gian nên công ty xây dựng các quy định cũng như là hướng dẫn làm việc
bản của công ty để hướng dẫn nhân sự mới, không cần thiết phải có sự tham gia đào tạo của nhân sự. Chính nhờ hệ thống quy định của công ty đã tiết kiệm được khoản chi phí lớn và thời gian khi có hướng dẫn cụ thể bằng văn bản để nhân viên cùng tự tìm hiểu đặc điểm và yêu cầu công việc. Bản chất đặc thù công ty có một lượng lớn nhân viên thời vụ (nhân viên bán hàng) do sử dụng nguồn nhân công giá rẻ là sinh viên nên thời gian làm việc của đội ngũ bán hàng không lâu dài và ổn định, thay đổi trong thời gian ngắn. Điều này đòi hỏi công ty phải có quy định thật cụ thể công việc của vị trí thời vụ này để kịp thời đào tạo kiến thức cho nhân viên mới, không làm chậm tiến độ công việc. Tuy nhiên, công tác quản lý của ban lãnh đạo chủ yếu thông qua các văn bản hướng dẫn mà chưa thường xuyên trực tiếp tiếp xúc với nhân viên, vẫn mới dừng lại ở cấp độ quản lý gián tiếp, chưa chặt chẽ.
Từng bộ phận đều có những nhóm trao đổi thông tin riêng qua kênh facebook: Nhóm cửa hàng trưởng, nhóm kế toán, nhóm thu ngân, nhóm tài chính, nhóm marketinh,... mỗi nhóm trao đổi lại tách riêng với cấp bậc quản lý thấp hơn và cuối cùng là nhóm nhân viên từng cửa hàng. Các cán bộ quản lý chịu trách nhiệm tiếp nhận thông tin từ ban lãnh đạo rồi truyền đạt lại đầy đủ tới các nhân viên ở bộ phận của mình. Hiện tại công ty đang có nhóm trao thông tin giữa giám đốc và các cửa hàng trưởng ở mỗi cửa hàng: Xuân Thủy, Xã Đàn, Cầu Giấy, Trương Định, Long Biên, Hà Đông,... Khi có một chương trình khuyến mãi nào, bộ phận hành chính sẽ phát hành thông báo chương trình kèm hướng dẫn thực hiện ở từng vị trí nhân viên và gửi trên nhóm Cửa hàng trưởng, sau khi tiếp nhận thông tin, các cửa hàng trưởng sẽ thông báo lên nhóm nhân viên từng cửa hàng như Cửa hàng trưởng Xã Đàn sẽ gửi lại thông báo cho nhân viên Xã Đàn của mình ở trên nhóm chung, đồng thời cũng thông báo trực tiếp khi có mặt tại cửa hàng để nhân viên lưu ý khi bán hàng để đảm bảo việc thực hiện chương trình có sự đồng nhất ở các cửa hàng, thuận tiện cho việc theo dõi, báo cáo của kế toán. Việc ban hành các thông báo kịp thời vô cùng quan trọng để các cửa hàng nắm được chính sách và truyền đạt lại với nhân viên.
CÔNG TY CPTT H2T VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 218/TB-H2TVN Ngày 22 tháng 12 năm 2018 ọ/CÔNG TY Nj i∣ co FHAN H THfl i TβM∙6 AjBl l>ịl *kV
Kinh gứi: Cữa hàng trưởng các chi nhánh II2T tại Hà Nội.
THÒNG BẢO BO SLNG QL Y ĐỊNH
Thông báo: Căn cứ vào quy trinh thu ngân thực tế tại các chi nhánh H2T Hà Nội nhăm dám báo tránh sai sót trong quả trinh thu ngân, bộ phận kế toán thông báo bổ sung nhũng quy định sau:
• Quy định 1: Thu ngân phái in hoá đưn và kẹp hoá đơn ben ngoài túi đồ cùa khách hàng 100% sau khi thanh toán.
Trường hςyp không in dược hoá đon: Thu ngân xin lỗi khách và viết hoá dơn tay gừi khách + phải báo ngay với kế toán tại nhóm thu ngân dể xử lý.
• Quy dịnh 2 Γhu ngân khi thanh toán không được dùng chung tài khoản trcn KiotVict.
Moi thu ngân đều được cấp 1 tài khoán thu ngân cá nhân và chi sừ dụng tài khoăn của mình dể thanh toán và chốt ca như binh thường khi sau khi đăng xuât. (ké cá trường hợp thu ngân chi thanh toàn Ih hoặc 1-2 hoủ đơn)
• Quy định 3: Thu ngân tải phần mem thanh toán Offline trên KiotViet trên máy tinh thu ngân để giải quyết trường họp lồi mạng, mất mạng, đàm bảo in 100% hoá đơn cho khách.
. 1 lướng dần tái và sử dụng phần mềm dà được gửi tới từng chi nhánh và up lên nhóm H2T Hà Nội.
Thời gian thực hiện: Ke từ ngày 22/12/2018.
I rường hựp vi phạm 1 trong các quy định trên SC nhắc nhờ và phạt lần đầu: 50.000/lần, IiC từ lần vi phạm thứ 2 trở đi phạt 100.000/lần.
Đê nghị: Tất cá các Cứa hàng trường chũ động thông báo đầy đù, kịp thời đến nhân
viên thu ngân dăm bào thực hiện đúng quy định cùa công ty.
Mụi thắc mắc Hèn hệ Ms.Chùu: 096.3!1.0695 hoặc Nhổm Ke toán và Cứa hàng trưởng.
Trân trọng thông báo./.
NGƯỜI PHỤ TRÁCH
(Ký, ghi rõ họ tên, đỏng dấu)
Λryuypn ⅝fa 'Jtiny JVyn
Hình 2.1. Quy định Công ty cổ phần thời trang H2T Việt Nam
(Nguồn: Phòng hành chính)
Tính chính trực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực về đạo đức và cách xử sự trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt thông tin và tăng cường việc thực hiện như thế nào. Chúng bao gồm những hoạt động làm gương của người quản lý để làm giảm bớt động cơ và sự cám dỗ có thể khiến nhân viên phạm pháp, không trung thực. Người lãnh đạo gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc
ra quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nề nếp và văn hóa của doanh nghiệp. Theo kết quả khảo sát, các cán bộ quản lý tại các bộ
trong đơn vị. Chiếm 88% cán bộ quản lý trả lời phiếu khảo sát (28/32) đánh giá giám
đốc công ty đã tuân thủ và gương mẫu trong việc tuân thủ các quy định, quy chế đặt ra của công ty để nhân viên noi theo. Là một giám đốc công ty, ông Ngô Trí Tùng đã là tấm gương tốt khi thực hiện đúng quy định của công ty như đi làm đúng giờ, trang phục và công khai minh bạch tình hình công ty, kinh doanh đặt chất lượng sản phẩm lên hang đầu và lấy khách hàng là trọng tâm để tư vấn phù hợp, không vì lợi nhuận cao mà phá bỏ nguyên tắc kinh doanh ban đầu của công ty.
Ban lãnh đạo khẳng định sự minh bạch, tôn trọng và công bằng trong mối quan hệ, các ứng xử của nhà quản lý với các bên liên quan như người lao động, nhà cung cấp, khách hàng, các cơ quan quản lý,...Để nâng cao tính dân chủ trong quá trình hoạt
động, hầu hết những quyết định quan trọng đều được đưa ra lấy ý kiến tập thể, cụ thể khi cần đưa ra quyết định gì, ban lãnh đạo sẽ họp cùng với các trưởng bộ phận như cửa hàng trưởng, trưởng ban nhân sự, kế toán trưởng, thủ kho để trao đổi, thảo luận cho phù hợp với định hướng của công ty và lợi ích riêng của từng bộ phận, nếu được sự đồng ý thư ký sẽ soạn thảo quyết định để ban giám đốc ký và truyền đạt tới toàn thể nhân viên thêm một lần nữa.
Tính chính trực và giá trị đạo đức của nhà quản lý luôn được coi trọng và quan tâm bởi những quy tắc ứng xử của doanh nghiệp tạo nên nét văn hóa doanh nghiệp rõ nét, tạo dựng thương hiệu cho doanh nghiệp. Đa số các chức vụ quản lý ở công ty đều không có sự biến động lớn, điều này chứng tỏ ban quản lý đã tạo được niềm tin và sự phát triển lâu dài trong kinh doanh.
2.2.1.2. Cam kết về năng lực
Thực tiễn nguồn nhân lực: Toàn bộ công ty có mười bốn chi nhánh cửa hàng bán trực tiếp, một văn phòng gồm phòng online và phòng hành chính- kế toán. Tổng số nhân viên đến 31/12/2019 là 216 nhân viên. Trong đó, có 90 nhân viên có trình độ cao đẳng trở lên, chiếm 42%; 126 nhân viên còn lại là nhân viên thời vụ thường là sinh viên đang đi học hoặc người có bằng tốt nghiệp cấp ba. Đội ngũ quản lý công ty yêu cầu có trình độ cao đẳng trở lên nên việc vận dụng những quy định, kiến thức 38
của công ty là nhân viên bán hàng trẻ trung, năng động, nhiệt huyết để nắm bắt kịp thời xu hướng thời trang trên thị trường.
2.2.1.3. Sự tham gia của Ban quản trị
Ban quản trị vừa đồng thời quản lý, giám sát cũng vừa đồng thời là cán bộ quản lý ở các bộ phận của công ty. Điều này giúp công ty vừa tận dụng được nguồn nhân lực chính là hội đồng thành viên, vừa giúp nhà quản lý nắm rõ, hiểu tình hình khi trực
tiếp tham gia quản lý, điều hành hoạt động của công ty. Từ đó đưa ra những quyết định chính xác nhất trong công tác kinh doanh và công tác kiểm soát.
2.2.1.4. Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc
Những nhận thức, quan điểm , triết lý và phong cách điều hành của giám đốc, của
các nhà quản lý, các trưởng- phó bộ phận tại công ty đều chịu ảnh hưởng phần lớn bởi thái độ, quan điểm của hội đồng thành viên Công ty cổ phần H2T.
Đặc điểm ngành nghề kinh doanh của H2T là kinh doanh thương mại, nên chủ yếu nguồn nhân lực của công ty, các hoạt động đều hướng đến việc bán hàng hóa, bán hàng chất lượng, bán hàng được số lượng lớn và giá bán càng cao thì công ty càng có lãi. Mục tiêu của ban lãnh đạo là kinh doanh có lãi, lợi nhuận là vấn đề quan trọng nhưng không phải đạt được lợi nhuận bằng mọi giá, phá bỏ các chuẩn mực kinh
doanh của công ty. Giám đốc vừa tập trung phát triển, nâng cao chất lượng sản phẩm vừa phát triển yếu tố con người, nâng cao năng lực của cán bộ nhân viên. Đứng trước
tình hình kinh tế phát triển nhưng ban lãnh đão quyết định phát triển công ty theo hướng chậm mà chắc, không phát triển quá nhanh, hướng nhiều vào lợi nhuận trong khi hệ thống quản lý còn chưa ổn định.
2.2.1.5. Cơ cấu tổ chức
Việc công ty có một Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động nên đảm bảo được tình hình kinh doanh được diễn ra xuyên suốt, thực hiện theo đúng quy định,
đốc để bố trí quản lý, điều hành một đến hai bộ phận đã đảm bảo việc chỉ đạo điều hành từng nghiệp vụ được sát sao, chặt chẽ hơn, xử lý công việc nhanh hơn và đều có sự kiểm soát của ban lãnh đạo, nâng cao hiệu quả kiểm soát bời phó giám đốc phải
chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần kiểm soát của mình. Hội đồng thành viên trực tiếp quản lý, điều hành các mảng hoạt động của doanh nghiệp, nhìn nhận và đánh
giá các vấn đề nhanh chóng và có thể đưa ra quyết định giải quyết phù hợp. Phó giám
đốc thứ nhất quản lý bộ phận hành chính kế toán, phê duyệt những quy định mà phòng
đề ra cũng như kiểm soát hành vi nhân viên để xem có phát sinh những sai sót, gian lận không để báo cáo với hội đồng thành viên đồng thời có những ý kiến trực tiếp tại bộ phận Marketing để hướng đi phù hợp với định hướng công ty. Phó giám đốc thứ hai quản lý bộ phận kho để kiểm soát tình hình xuất nhập hàng tại kho đến các cửa hàng, nhìn nhận thức tế để phối hợp cùng bộ phận nghiên cứu sản phẩm đặt hàng với
số lượng, mẫu mã phù hợp với tình hình bán hàng. Giám đốc kiểm soát bộ phận kinh doanh- bộ phận quan trọng của công ty thông qua các cửa hàng trưởng báo cáo và hai
phó giám đốc. Việc hội đồng thành viên trực tiếp tham gia hoạt động kinh doanh chi phối và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả trong công ty.
Từng phòng ban đều được phân công nhiệm vụ chức năng. Bộ phận hành chính phụ trách việc tuyển dụng, đào tạo, soạn thảo, lưu trữ hồ sơ và kiểm soát nội bộ. Bộ phận kế toán ghi chép sổ liệu chính xác và lập báo cáo mỗi kỳ báo cáo theo đúng chuẩn mực kế toán, đúng yêu cầu ban lãnh đạo, đồng thời phối hợp chi trả lương thưởng cho nhân viên cùng bộ phận hành chính. Bộ phận marketing chịu trách nhiệm
quảng bá hình ảnh công ty, thu hút khách hàng và cập nhật hình ảnh sản phẩm của công ty. Bộ phận kinh doanh bán hàng và đem lại doanh thu cho công ty. Bộ phận kho lưu trữ và vận chuyển hàng hóa tới từng cửa hàng. Mỗi bộ phận đều có trưởng 40
ty bộ phận kế toán và bộ phận hành chính sẽ phối hợp với nhau làm công tác KSNB và báo cáo lại với giám đốc về tình hình kiểm soát chứ chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ riêng biệt. Công ty chưa có một bộ phận kiểm soát chuyên biệt mà chủ yếu từ việc kiểm soát của ban giám đốc xuống các bộ phận, kiểm soát từ trưởng bộ phận xuống nhân viên. Chính vì thế, việc thắt chặt KSNB cũng là khó khăn lớn cho công ty, nhất là với tình hình đang ngày càng mở rộng quy mô, tăng só lượng cửa hàng bán
lẻ như hiện tại.
Doanh nghiệp chưa có sự luân chuyển thường xuyên tại các vị trí nhạy cảm như thu ngân, bán hàng- những người trực tiếp cầm doanh thu của doanh nghiệp, đây là điểm yếu của công ty vì chưa thắt chặt kiểm soát, tạo kẽ hỡ để dễ xảy ra gian lận, mất
mát. Thực tế công ty chưa có sự luân chuyển vị trí quan trọng và hoạt động chủ yếu dựa trên sự tin tưởng và mối quan hệ.
2.2.1.6. Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Phân công quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban trong doanh nghiệp tránh tình trạng chồng
chéo về chức năng, nhiệm vụ, gây tính ỷ lại, thiếu trách nhiệm trong việc giải quyết, xử lý các công việc liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị khác nhau trong nội bộ doanh nghiệp.
Mỗi cửa hàng bán lẻ chịu trách nhiệm việc bảo quản hàng hóa trong cửa hàng và bán hàng tạo doanh thu cho Công ty. Bộ phận nhân sự tính lương sau đó chuyển qua kế toán kiểm tra, ký duyệt rồi chi lương, không bị tình trạng “bất kiêm nhiệm” là bộ phận kế toán vừa tính lương, vừa chi lương. Bộ phận kho chịu trách nhiệm nhận hàng
từ nhà cung cấp, kiểm đếm và bảo quản số lượng, chất lượng hàng hóa sau đó vận chuyển, phân phối tới từng cửa hàng. Bộ phận Marketing tìm hiểu thị trường, đưa ra
Mỗi chi nhánh của công ty H2T có tối thiểu 10 người, trong đó có 2 quản lý là cửa hàng trưởng và cửa hàng phó để thay phiên nhau quản lý tình hình hoạt động kinh doanh của cửa hàng nhằm đạt được doanh thu kế hoạch công ty đề ra cũng như là quản lý hàng hóa trong kho ở cửa hàng. Một cửa hàng có 4-5 nhân viên bán hàng và 2-3 nhân viên thu ngân để thanh toán cho khách ở các ca làm và một bảo vệ trông xe và bảo quản hàng hóa.
Ở bộ phận hành chính kế toán, công ty quản lý 9 nhân viên văn phòng, trong đó