5. Phương pháp nghiên cứu
2.2.3. Hệ thống thông tin và truyển thông
2.2.3.1. Hệ thống thông tin liên quan đến hệ thống báo cáo tài chính
Hệ thống thông tin được ban giám đốc quản lý theo phương thức thủ công, chưa
có phần mềm riêng biệt để quản lý thông tin. Để trao đổi thông tin giữa các phòng ban, công ty vẫn sử dụng hình thức gặp mặt trao đổi trực tiếp hoặc qua thông báo giấy. Việc quản lý thông tin thủ công khiến cho trao đổi thông tin đôi lúc không 46
tin nhiều do vấn đề chi phí và ban lãnh đạo cũng chưa đề cao tầm quan trọng của bảo
mật thông tin.
Hệ thống kế toán được doanh nghiệp áp dụng theo thông tư số 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của bộ Tài chính. Chứng từ kế toán của đơn vị được thực hiện theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán.
Các chứng từ thanh toán chi phí báo gồm: hóa đơn, chứng từ do các đơn vị cung cấp phát hành, đơn đề nghị thanh toán được lập bởi nhân viên công ty, các chứng từ đối chiếu như biên bản bàn giao, xác nhận công nợ, phiếu nhập kho,... Và khi thực hiện luân chuyển chứng từ sang bộ phận kế toán cần có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền. Mỗi loại chứng từ gửi lên phải được lập thành nhiều liên để lữu trữ ở những phòng ban có liên quan và phải đảm bảo thông tin trên chứng từ chính xác, phù hợp với quy định của công ty. Kế toán sau khi nhận đầy đủ chứng từ tiến hành thanh toán và làm căn cứ ghi sổ, và cần ghi sổ kịp thời , chính xác những nghiệp vụ thực sự phát sinh.
Hiện nay H2T đang áp dụng phần mềm kế toán Misa, đây là phần mềm tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh thương mại của công ty cũng như phù hợp với chi phí quản lý mà doanh nghiệp sẵn sàng bỏ ra. Hình thức ghi sổ kế toán của công ty đang áp dụng là ghi sổ nhật ký chung áp dụng thực hiện trưc tiếp trên phần mềm Misa trên máy tính để xuất báo cáo tổng hợp và chi tiết.
Chỉ tiêu Tong thu Tổng đon ton đẩu kỳ TẺn g đơn hàng Sỗ đơn thành công SỐ đơn hoàn hoi Số dơn đang chuyển Tổng DT/ Tổng ĐH Loại hình vận chuyển 1. Ship nội thành 33.790.000 Ũ ri 65 6 0 519.84 6 2. GHTK 209.258.000 70 392 368 45 49 6568.63
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ hình thức ghi sổ theo Nhật ký chung
(Nguồn: Phòng kế toán)
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán được kiểm tra, ghi hết các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung thông qua phần mềm Misa. Sau đó căn cứ trên sổ nhật
ký chung sẽ ghi vào tài khoản kế toán theo quy định. Cuối tháng, cuối quý kiểm tra lại số liệu trên các sổ, sau đó lập bảng cân đối số phát sinh rồi dùng số liệu lập báo cáo tài chính.
Hệ thống báo cáo kế toán tài chính và kế toán quản trị bao gồm các báo cáo tài chính lập theo mẫu quy định và các mẫu báo cáo kế toán quản trị, biểu mẫu báo cáo được lập riêng theo yêu cầu của cán bộ quản lý và điều hành để thuận tiện theo dõi nhất. Ngoài các báo cáo được xuất trực tiếp trên hệ thống phần mềm Misa như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo sản lượng từng loại sản phẩm, các mẫu biểu được thiết kế riêng trên excel cho phù hợp với đặc điểm từng loại thông tin cần báo cáo, phòng ban lập báo cáo.
48
BÁO CÁO TÒNG HỢP ONLINE KE TOÁN Tháng 3/2019
Hình 2.2. Mầu báo cáo doanh thu thiết kế riêng cho bộ phận Online
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Trong quá trình thực tập tại đơn vị, qua quan sát, em nhận thấy công ty đã lập các
loại báo cáo đầy đủ đúng thời hạn. Việc lập báo cáo đã cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho công tác quản lý về tổng hợp số liệu, giúp ban lãnh đạo nắm tổng quát mọi hoạt động của đơn vị, tạo thuận lợi cho công tác KSNB.
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty tương đối chặt chẽ và phù hợp với hoạt động
kinh doanh của công ty. Đứng đầu là kế toán trưởng đảm bảo các hoạt động diễn ra , các quy trình nghiệp vụ được phát sinh tại phòng đều có sự kiểm soát. Nhờ đó công
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng kế toán
(Nguồn: Phòng kế toán)
Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung về việc hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra
các
phần việc của kế toán trong phòng. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và đối tượng có liên quan về số liệu do phòng kế toán cung cấp. Đồng thời, kế toán trưởng là người
phân tích các hoạt động kinh tế, tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán tổng hợp: Là người tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán liên quan,
tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh của Công ty, lập báo cáo hàng quý, hàng năm. Đồng thời kế toán tổng hợp kiêm kế toán hàng tồn kho, tài sản cố định, kế toán theo dõi với người mua và bán hàng, tiêu thụ sản phẩm và các khoản
tạm ứng.
Kế toán bán hàng kiêm thủ quỹ: Theo dõi tình hình bán hàng tại các chi nhánh
và bộ phần online, đồng thời theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ để vào sổ sách có liên quan. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu lên báo cáo tồn quỹ. Đồng thời kế toán này theo dõi tài khoản tiền gửi ngân hàng.
kế toán thanh toán, những khoản nhỏ dưới 500.000 cửa hàng trưởng có quyền tự thanh toán và nộp lại chứng từ cho kế toán thanh toán theo dõi và ghi chép.
2.2.3.2. Trao đổi thông tin
Công ty thường xuyên cập nhật những thông tin quan trọng cho nhân viên, ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền. Tuy nhiên công ty chưa có hệ thống truyền thông tin nội bộ mà qua mạng xã hội và công cụ thư điện tử và điện thoại di động. Mỗi một bộ phận được cung cấp một địa chỉ email để nhận các thông báo, văn bản. Ngoài ra công ty còn thông báo trên các nhóm liên lạc chung để mọi người có nhiều kênh thông tin khác nhau. Do đặc điểm tính chất công việc thường xuyên di chuyển, không thuận tiện cho việc sử dụng máy tính thường xuyên nên công ty lựa chọn thêm
kênh truyền thông cho phù hợp với nhân viên.
Thực tế việc trao đổi thông tin trên các nhóm liên lạc xã hội từ cấp cao chuyển xuống cấp thấp khá hiệu quả, thông tin đến với nhân viên nhanh do thói quen sử dụng
nhóm liên lạc thường xuyên hơn sử dung email điện tử. Mặc dù vậy, phương thức trao đổi thông tin của công ty chưa thực sự an toàn khi sử dụng các phần mềm miễn phí dễ bị đánh cắp thông tin nội bộ.