5. Phương pháp nghiên cứu
2.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Rủi ro luôn tiềm ẩn ở bất kỳ hoạt động nào trong doanh nghiệp nên việc thiết lập quy trình đánh giá rủi ro là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên do việc không có phòng ban kiểm soát riêng biệt nên những nhận định cũng như đánh giá rủi ro đều do chủ quan của ban giám đốc trong quá trình hoạt động kinh doanh. Đây cũng là một điểm bất cập trong KSNB của công ty, là nguyên nhân vận hành chưa hiệu quả KSNB. Ban
lãnh đạo mới nhận diện những rủi ro nhưng chưa có những biện phát để xử lý trước khi rủi ro xảy ra.
phận báo cáo với giám đốc và ban quản lý mới phát hiện và đánh giá được rủi ro, từ đó đưa ra giải pháp khắc phục.
Đặc điểm của công ty thương mại là mua hàng và bán hàng nên thường phát sinh rủi ro chính liên quan đến tiền và hàng, tiềm ẩn trong từng quy trình kinh doanh của công ty: Quy trình mua hàng- trả tiền, quy trình lưu trữ hàng hóa và quy trình bán hàng thu tiền. Bên cạnh đó cũng có những rủi ro đi kèm ở tất cả các bộ phận, phòng ban của công ty.
Đối với chu trình mua hàng- thanh toán có thể phát sinh nhiều rủi ro liên quan đến bộ phận kế toán, bộ phận nghiên cứu sản phẩm và bộ phận kho. Trước khi đưa ra
một quyết định đặt hàng nhà cung cấp, bộ phận nghiên cứu sản phẩm sẽ tính toán số lượng tiêu thụ, chất lượng, mẫu mã sản phẩm của nhà cung cấp có phù hợp với đối tượng khách hàng của công ty không? Trong quá trình nghiên cứu, nhân viên có thể bị chi phối bởi việc nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp nên vẫn đặt hàng kém chất lượng mà giá thành đắt hơn, không tối thiểu hóa được chi phí đầu vào của doanh nghiệp hoặc là tầm nhìn của nhân viên nghiên cứu có hạn, đặt sai số lượng, mẫu mã, chất lượng mà xu thế thị trường yêu cầu dẫn đến việc không bán được hàng hóa, bị ứ đọng vốn và giảm doanh thu công ty. Nguyên nhân là do bộ phận nghiên cứu vừa trực tiếp nghiên cứu đặt hàng, vừa trực tiếp mua hàng nên không thể tránh khỏi những
rủi ro trên. Bộ phận kho khi tiếp nhận hàng hóa theo biên bản bàn giao từ phía nhà cung cấp và đơn đặt hàng của bộ phận đặt hàng cũng có thể có những rủi ro như nhận
thiếu hàng, nhận hàng kém chất lượng so với hợp đồng thỏa thuận do phía nhà cung cấp gian lận hoặc do bộ phận kho không kiểm soát chặt chẽ chứng từ nhận kho, nhận hàng qua loa, không kiểm tra chất lượng dẫn đến bị giảm giá trị hàng tồn kho. Bộ phận kế toán có lúc ghi chép thiếu, thừa hoặc không đủ số lượng hàng hóa nhập kho nên làm sai số liệu trên báo cáo do chưa theo sát biên bản giao nhận và công nợ đối tác đầu vào.
Đối với chu trình bán hàng thu tiền liên quan chủ yếu tới bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán. Rủi ro về việc lập hóa đơn: nhân viên có thể quên hoặc cố tình không lập hóa đơn cho hàng hóa đã bán, lập sai hoặc lập nhiều lần cùng một hóa đơn
lý từ xa, mỗi cửa hàng tự quản lý và cán bộ quản lý không thể theo sát việc thu tiền bán hàng của nhân viên nên nảy sinh rủi ro đáng tiếc. Việc lập sai hóa đơn thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt của khách hàng bằng cách thu tiền của khách nhưng không ghi
nhận doanh thu và biển thủ số tiền hàng đó, tiền thiếu và hàng hóa cũng thiếu. Giao hàng không đúng với hóa đơn đã lập (nhiều hoặc ít hơn) làm tăng chi phí tổn thất mất
mát hàng hóa hoặc chi phí giải quyết vấn đề cho khách hàng (phí vận chuyển, phí đền
bù, phí kiểm soát...). Tương tư như vậy, bộ phận kế toán có thể quên, hạch toán sai, thiếu doanh thu, giá vốn hàng bán ghi nhận số liệu trên báo cáo sai lệch khiến nhà quản trị không có cái nhìn chính xác về tình hình chung của công ty.
Đối với chu trình lưu trữ và bảo quản hàng tồn kho, rủi ro tiền ẩn khi Ban Giám đốc mới chỉ dừng lại ở bước nhận diện các rủi ro mà không thực hiện các bước
đánh giá mức độ ảnh hưởng cũng như khả năng, tần suất xảy ra rủi ro. Từ những rủi ro đã được phát hiện, Ban Giám đốc đưa ra các hoạt động mang tính chủ quan dựa trên kinh nghiệm làm việc là chủ yếu. Cụ thể một sai phạm rất thường gặp trong chu trình này là việc nhân viên kho làm việc chưa tốt trong quá trình bảo quản dẫn đến hàng hóa bị hư hỏng hoặc đôi khi là cố tình làm hỏng để công ty báo hủy hàng rồi trong quá trình xử lý đưa thêm 1 số lượng hàng khác ra ngoài nhằm bán hàng trục lợi.
Hay đôi khi, gian lận cũng có thể xảy ra khi nhân viên kho không lưu trữ đủ các chứng
từ xuất, nhập hàng hóa dẫn đến sự chênh lệch với số lượng hàng hóa thực tế. Và tất nhiên, số lượng hàng hóa chênh lệch chính là “chiến lợi phẩm” của những nhân viên cố ý vi phạm để giành lợi ích về cho mình. Rất nhiều rủi ro tiềm ẩn trong chu trình này và với sự chủ quan của các nhà quản lý, mức độ ảnh hưởng của những sai phạm này càng lớn và tần suất xảy ra càng nhiều vì Ban Giám đốc chưa có những hoạt động
Ngoài ra còn một rủi ro nữa cũng khiến nguy cơ gian lận rất cao là việc không lưu
giữ đầy đủ các phiếu nhập kho để đối chiếu với thực tế. Phiếu nhập kho cần lập ít nhất hai bản để kế toán giữ một bản, kho giữ một bản, tránh sự mất mát chứng từ quan trọng. Một rủi ro nữa đến từ bộ phận vận chuyển khi mang hàng hóa từ kho đến
cửa hàng, có thể mang nhiều hơn, mang không đúng số lượng hàng xuất kho hoặc mang ra kho rồi nhưng hàng biến mất, không đến đúng cửa hàng, đây có thể do nhầm
lẫn hoặc có ý sai sót từ ý thức nhân viên vận chuyển. Hàng tồn kho không được sắp xếp đúng vị trí mà bị cất dấu khó tìm kiếm cũng là rủi ro lấy nhầm lẫn hàng hóa, khó khăn trong việc kiểm đếm hàng tồn kho. Kho không cập nhật được các mẫu hàng hóa
mới với sẽ ảnh hưởng đến bộ phận marketing, không có hình ảnh để quảng cáo sản phẩm mới, khó bán được hàng nên khả năng bị tồn hàng rất cao.
Đối với chu trình kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng, tiền của công ty rất có thể bị sử dụng sai mục đích hoặc bị mất cắp vì tiền chủ yếu đến từ doanh thu cửa hàng nên không được quản lý tập trung mà do nhiều đối tượng nắm giữ. Khả năng bị mất cắp hoặc thiếu hụt trong quá trình luân chuyển tập trung tiền về tài khoản
công ty là rất cao, nếu kiểm soát không chặt chẽ sẽ khiến công ty bị tổn thất. Tương tự với kiểm soát tài khoản ngân hàng, kế toán có thể đối chiếu sao kê tài khoản công ty bị sót, không kịp thời nên không phát hiện ra gian lận hoặc có lỗi.