5. Phương pháp nghiên cứu
3.2.3. Hệ thống thông tin và truyền thông
Cách thực hiện: Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục của các chứng từ gốc. Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ. Đánh dấu chứng từ đã được sử dụng để tránh nhập
liệu lại lần nữa. Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu lưu trữ, kế toán trưởng nên sử dụng chức năng USER của phần mềm để nắm được nhân viên nào đang vào phân hệ nào và chỉ khi kế toán trưởng cho phép thì các nhân viên mới được vào phân hệ kế toán không do mình quản lý.
Công ty nên đầu tư trang bị một hệ thống mạng nội bộ để truyền đạt thông tin tới các phòng ban một cách an toàn, nhanh chóng và bảo mật thông tin. Có hệ thống xử lý đường truyền thông tin chuyên biệt sẽ giúp truyền tải thông tin nhanh nhất đến người có liên quan, không bị ảnh hưởng xấu tới hoạt động kinh doanh của công ty, tạo ra một khối làm việc đồng nhất, chuyên nghiệp.
3.2.4. Hoạt động kiểm soát
Công ty cần ra soát lại các hoạt động, các quy định trong kiểm soát nội bộ để tìm ra lỗ hổng, quán triệt tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, cần tuyển dụng thêm nhân sự để tách biệt bộ phận mua hàng và bộ phận đặt hàng. Hệ thống văn bản cần bổ
Hoạt động kiểm soát trong khâu mua hàng thanh toán là công ty cần hoán đổi vị trí người mua hàng thường xuyên liên tục để tránh tình trạng nhân viên có mối quan hệ với nhà cung cấp và nhận hoa hồng từ nhà cung cấp sau đó nhập hàng kém chất lượng, tiêu chuẩn của công ty mà giá thành đắt. Ngoài ra công ty cần ban hành quy định kỷ luật với những trường hợp gian lận trong khâu mua hàng thanh toán
Khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp cần có đầy đủ thông tin trên hóa đơn và số thứ
tự để dễ dàng kiểm tra tính liên tục của các đơn hàng, dễ dàng xác định đã ghi nhận hóa đơn nào và hóa đơn nào chưa được ghi nhận. Khi nhận hóa đơn để lưu sổ sách, kế toàn cần kiểm tra đối chiếu với đơn đặt hàng và biên bản bàn giao xem có khớp không, như thế mới được coi là chứng từ hợp lệ để lưu, cũng nhằm thêm một bước kiểm soát để giảm thiểu sai sót.
Hoạt động kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền
Công ty nên thiết kế mẫu đơn đặt hàng cho khách hàng để có thể kiểm soát được
tính xác thực của đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh phải cử một nhân viên đảm nhiệm
tiếp nhận các đơn đặt hàng, sau đó phân loại các đơn đặt hàng, đánh số thứ tự và ghi vào sổ theo dõi đơn hàng và chuyển sang các bộ phận liên quan xử lý
Đối với việc ban hàng chính sách tín dụng: Công ty nên đề xuất phương thức ký quỹ cho khách hàng đại lý. Đối với khách hàng mới thì phải hạn chế tín chấp cho khách hàng, khi mua hàng thì một là trả tiền trước khi nhận hàng hoặc là phải có thư bảo lãnh của ngân hàng. Đối với các khách hàng truyền thống, có lịch sử thanh toán tốt, Công ty nên có các chính sách chiết khấu ưu đãi, nhằm giữ chân khách hàng truyền thống và thu hút thêm nhiều khách hàng mới đến với Công ty.
Hoạt động kiểm soát trong chu trình lưu trữ và bảo quản hàng tồn kho
Tăng cường thêm chốt kiểm soát bảo vệ, khi hàng hóa đi ra kho hoặc đi vào kho
Hoạt động kiểm soát trong chu trình kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng Khuyến khích dùng thêm nhiều tài khoản ngân hàng để khách thanh toán, hạn chế tối đa việc thu tiền mặt sẽ giảm thiểu việc mất mát tiền mặt. Nộp tiền mặt về tài khoản giám đốc trong ngày để sai sót ngày nào phát hiện ra ngày đấy, dễ dàng tìm nguyên nhân hơn, tiền cũng không bị ứ đọng tại cửa hàng mà sử dụng để quay vòng vốn luôn cũng mang lại điều tốt cho doanh nghiệp.
3.2.5. Giám sát các kiểm soát
Ban lãnh đạo tăng cường kiểm tra đột xuất để phát hiện rủi ro tiền ẩn bên cạnh những giám sát thường xuyên để kiểm tra tính tuân thủ quy trình hoạt động của các phòng ban. Hàng tháng, yêu cầu nhân viên báo cáo tiến độ công việc và so sánh tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch xem có gì bất thường hoặc tìm nguyên nhân tại sao không đạt được như kế hoạch.
Ban hành thêm các văn bản, tài liệu phân công nhiệm vụ cụ thể cho các nhân viên
trong đơn vị tham gia vào giám sát kiểm soát và tự giám sát kiểm soát bản thân. Công ty chưa có bộ phận giám sát nội bộ riêng biệt nên việc tạo lập phòng ban mới là phòng giám sát nội bộ để giúp tăng cường kiểm soát thường xuyên. Thay mặt ban lãnh đạo, phòng thực hiện các cuộc giám sát hàng ngày và báo cáo lại với ban lãnh đạo, đồng thời tư vấn, tham mưu xây dựng thêm các quy định để ngăn chặn rủi ro, sai sót trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.