5. Phương pháp nghiên cứu
2.2.4. Hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát được xây dựng và áp dụng tại công ty H2T để ngăn ngừa
và hạn chế tới mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra ở tất cả các khâu, các quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các khoản mục của BCTC nhằm giúp công ty đạt được mục tiêu đã đề ra.
Qua điều tra, khảo sát 87% ý kiến của toàn bộ nhân viên của công ty cho rằng hoạt động kiểm soát đã được áp dụng ba nguyên tắc: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn và nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm, ủy quyền được công ty đề ra và thực hiện như
nhiệm được thể hiện khá cụ thể và chi tiết trong các văn bản như: Nhiệm vụ của cửa hàng trưởng, nhiệm vụ của kho, hướng dẫn thu ngân, hướng dẫn nhân viên an ninh, công việc của nhân viên bán hàng,...
“CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN BÁN HÀNG H2T Mô tả công việc của nhân viên bán hàng:
- Học thuộc mẫu mã, màu sắc, chất liệu sản phẩm.
- Tư vấn, giới thiệu sản phẩm nhiệt tình, thân thiện.
- Kiểm tra, sắp xếp và bổ sung hàng hóa ngay ngắn tại cửa hàng và kho (Size, mẫu,
gắn chip, cắt chỉ thừa, hàng hỏng, ....).
- Vệ sinh, dọn dẹp cửa hàng (lau giá kệ, manocanh, cửa kính, gương,...) hàng ngày;
trưng bày và sắp xếp Cửa hàng theo hướng dẫn của Cửa hàng trưởng. ...”
(Nguồn: Phòng hành chính)
Việc phân công công việc có thể được điều chỉnh theo tình hình thực tế hoạt động cùa phòng ban và theo chỉ đạo của giám đốc. Phó giám đốc điều hành và chịu trách nhiệm một mảng nghiệp vụ của toàn công ty, cửa hàng trường, trưởng bộ phận phụ trách điều hành toàn bộ hoạt động của bộ phận được phân giao, chịu trách nhiệm trước giám đốc. Cửa hàng phó, phó bộ phận giúp trưởng bộ phận điều hành những công việc cụ thể và chịu trách nhiệm trước trưởng bộ phận về các nhiệm vụ đã được phân giao. Trong phạm vi nhiệm vụ đã được phân giao, phó bộ phận chủ động chỉ đạo giải quyết công việc nhằm thực hiện mục tiêu kế hoạch đã được phân công. Trong trường hợp cần thiết, trưởng bộ phận có thể xử lý các công việc đã giao cho cấp dưới, giám đốc trực tiếp xử lý công việc đã phân cho phó giám đốc.
Khi giám đốc đi vắng, phó giám đốc đảm nhận công việc trong phạm vi được ủy quyền, tương tự khi trưởng phòng vắng mặt, phó phòng có thể giải quyết công việc đã được ủy quyền. Hàng tuần, định kỳ các trưởng phó phòng sẽ họp để báo cáo kết
nào cũng nắm rõ được nhiệm vụ và kế hoạch của các bộ phận liên quan, qua đó có thể hỗ trợ cho nhau trong những trường hợp cần thiết.
Như vậy giám đốc là người điều hành chung toàn hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên và pháp luật, có quyền phân công nhiệm vụ cho Phó giám đốc phụ trách một số bộ phận của công ty; trưởng bộ phận phân công cho cấp phó, các cán bộ cấp dưới. Dưới sự phân công, từng nhân viên nắm rõ được cụ thể công việc được giao, chủ động hoàn thành và báo cáo kết quả cho cấp quản lý. Trong quá trình thực hiện luôn có sự giám sát của cấp quản lý để đảm bảo công việc thực hiện đúng quy trình.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm lại chưa thực sự được áp dụng tốt tại công ty do còn hạn chế về mặt chi phí và công tác quản lý. Công ty chỉ hạn chế tối đa không có sự chồng chéo trong công việc liên quan dẫn đến sai phạm rủi ro. Một nhân viên vẫn được phân công nhiều hơn một công việc nhưng không liên quan đến nhau nên cũng phần nào giảm bớt rủi ro. Ví dụ như nhân viên thu ngân không được vừa làm thu ngân vừa làm kế toán nhưng vẫn có thể làm nhân viên bán hàng. Kế toán được tách biệt với thu ngân.
Hoạt động kiểm soát cụ thể được thể hiện qua các chu trình kiểm soát cụ thể tại công ty cổ phần thời trang H2T Việt Nam được chia làm năm chu trình, bao gồm:
- Chu trình mua hàng, thanh toán - Chu trình bán hàng, thu tiền
- Chu trình bảo quản và lưu trữ hàng tồn kho
- Chu trình kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng
2.2.4.1. Phê duyệt
Phê duyệt là một hoạt động quan trọng trong tất cả các bước hoạt động của công ty. Bất cứ hoạt động nào cũng cần có sự kiểm soát và quản lý của cán bộ có thẩm quyền, cách kiểm soát đơn giản và hiệu quả nhất là dấu vết phê duyệt của ban quản lý trên các chứng từ thực hiện các nghiệp vụ kinh tế. Sự phê duyệt không bỏ sót chu trình nào của công ty, nó có mặt tại các bước hoạt động, các chu trình
- Sự phê duyệt thể hiện trong chu trình mua hàng thanh toán
Để đảm bảo cho quá trình lưu thông hàng hoá được tiến hành liên tục và mang lại
hiệu quả cao, công ty cần tổ chức tốt quá trình mua hàng. Quá trình này bao gồm các bước công việc như: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp,
đặt hàng và xác nhận cam kết mua hàng, nhận hàng và trả tiền.
Yêu cầu mua hàng được bộ phận kho lập khi nhận thấy số lượng hàng tồn kho không đủ cung cấp cho các cửa hàng, hoặc khi bộ phận nghiên cứu thị trường phát triển sản phẩm mới, muốn mua hàng về để bản cũng sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng gửi cho bộ phận nghiên cứu để tiến hành mua hàng. Chỉ có những người có thẩm quyền mới được lập phiếu và phải được phê duyệt đầy đủ mới hình thành được nghiệp
vụ mua hàng. Giấy đề nghị mua hàng phải được lập thành hai liên, đánh số thứ tự có đầy đủ thông tin người đề nghị, thông tin hàng hóa.
Khi nhận được phiếu đề nghị, trưởng phòng nghiên cứu sẽ yêu cầu nhân viên lập báo cáo hàng tồn kho ngay tại thời điểm này để làm cơ sở cho việc xét duyệt tránh việc đặt hàng không cần thiết hoặc xác định số lượng cần đặt là bao nhiêu cho phù hợp với chiến lược bán hàng của công ty
Lựa chọn nhà cung cấp sau khi đơn đề nghị mua hàng được phê duyệt, bộ phận sẽ yêu cầu các nhà cung cấp báo giá ngay tìm kiếm được nhà cung cấp tốt nhất cả về giá và chất lượng sản phẩm
Sau khi lựa chọn lựa đươc nhà cung cấp bộ phận tiến hành lập đơn đặt hàng có sự
phê duyệt của trưởng phòng cung ứng để bảo đảm quản lý được hàng hóa mua vào, giảm mua hàng tùy tiện, lãng phí. Với những nhà cung cấp truyền thống , công ty chỉ
theo dõi đơn đặt hàng đã được thực hiện hay chưa mà không cần xác nhận mua
Hàng hóa luôn được quy ước giao tận kho người mua. Khi hàng giao đến kho, bộ phận kho lập biên bản bàn giao hàng hóa, ghi rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận và hình thành 3 liên để gửi cho đối tác đầu vào, kế toán và để đơn vị lưu giữ. Tuy nhiên khối lượng công việc của kho nhiều mà nhân lực chưa đủ, đôi lúc hàng về chỉ nhận theo bao hàng chứ chưa kiểm đếm chi tiết được từng sản phẩm ngay tại lúc nhận hàng. Thỉnh thoảng vì tình trạng chưa kiểm đếm hàng ngay lúc nhận nên bị xảy ra tình trạng hàng thừa hoặc thiếu so với trên biên bản
bàn giao đã ký. Khi đó, bên kho giải trình với nhà cung cấp về việc sai lệch hàng hóa,
vì cũng là đối tác lâu năm, làm việc dựa trên tinh thần tin tưởng nên đối tác cũng chấp
nhận thay đổi biên bản bàn giao hàng cho đúng thực tế sau khi kiểm tra. Tuy vấn đề có được giải quyết nhưng nhìn chung vẫn mang đến hình ảnh thiếu chuyên nghiệp cho công ty, nhiều lần lặp lại tình trạng chỉnh sửa hàng thực nhận cũng làm giảm bớt long tin của cả đối tác và cả công ty, ảnh hưởng mối quan hệ lâu dài. Tuy quy định rõ ràng nhân viên vẫn chưa quy định theo với lý do ít nhân sự không đủ cho khối lượng công việc nên công ty chưa có biện pháp nào khắc phục sự cố này triệt để.
Kế toán kiểm soát công nợ và thanh toán tiền cho người bán khi bộ phận mua hàng chuyển biên bản nhận hàng có sự xác nhận của người có thẩm quyền ở bộ phận kho là phó kho hoặc trưởng kho và chữ ký nhân viên nhận cùng với hóa đơn nhà cung
cấp gửi. Kế toán phải đối chiếu những chứng từ này với đơn đặt hàng đã phê duyệt xem có chính xác không, đảm bảo nghiệp vụ mua hàng được xét duyệt đầy đủ, nhận hàng đúng số lượng, chất lượng, giá cả thỏa thuận giữa hai bên. Kế toán ghi nhận nghiệp vụ và thanh toán qua hình thức chuyển khoản có sự phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc.
- Sự phê duyệt thể hiện trong chu trình bán hàng thu tiền
Hình thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán lẻ tại hệ thống các cửa hàng nên mỗi cửa hàng có nhân viên thu ngân để thu tiền hàng mà tổng kết nộp lại cho cửa
hàng. Ở bước bán hàng này, công ty chỉ có thể kiểm soát bằng camera và qua hệ thống
bán hàng, kiểm tra xem nhân viên có thực hiện theo đúng quy định hay không. Cuối ca thu ngân, nhân viên tổng hợp doanh thu thực tế bán được và để vào phong
bì chốt ca, ghi đầy đủ thông tin và giao lại cho cửa hàng trưởng và chụp lại hình ảnh phong bì đã niêm phong ca của mình gửi lên nhóm thu ngân để kế toán kiểm tra doanh
thu hàng ngày thông qua đối chiếu báo cáo bán hàng trên Kiot và doanh thu thực tế kiểm đếm được. Nếu có sai sót trong ghi nhận doanh thu, kế toán sẽ báo với cả hàng trưởng và thu ngân để tìm nguyên nhân và trong quá trình bán hàng thu tiền chắc chắn
không thể tránh khỏi sai sót như đông khách quá thu thừa thiếu tiền hoặc quên không
in hóa đơn, in nhiều hóa đơn so với thực tế do nhiều nguyên nhân. Cửa hàng trưởng tiếp nhận phong bì chốt ca, kiểm tra tiền mặt ghi trên phong bì có khớp với thực tế
Hình 2.3. Phong bì chốt ca thu ngân tại cửa hàng H2T Xã Đàn
(Nguồn: Phòng kế toán)
Công ty CP thời trang H2T Việt Nam
83 Xuân Thủy, cầu Giấy, Hà Nôi
Mau số 02-TT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày
14/09/2006 cùa Bộ trường BTC)
Còn với những trường hợp bán buôn, khi nhận được đơn đề nghị mua hàng của khách hàng, nhân viên chủ đông kiểm tra kho chung toàn hệ thống trên phần mềm Kiot, nếu khách hàng thanh toán luôn, nhân viên lập hóa đơn trên hệ thống và thu tiền, cuối ngày nộp trả cho công ty. Trong trường hợp đối tác đầu ra lâu năm, được xem xét chậm trả thì cần có đơn đặt hàng từ phía đối tác có đủ chữ ký của người mua
hàng và người có thẩm quyền xác nhận phê duyệt bán được lập thành 3 liên, một liên
lưu giữ, một liên chuyển cho bộ phận kho xuất hàng hóa và một liên chuyển cho kế toán. Kế toán ghi nhận nghiệp vụ và theo dõi công nợ phải thu khách hàng.
- Sự phê duyệt thể hiện trong chu trình kiểm soát hàng tồn kho
Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa, lập biên bản giao nhận hàng xong, bộ phận tiến hành nhập kho hàng hóa bằng cách tạo mã hàng hóa với sản phẩm
mới, gắn tag sản phẩm và nhập trên hệ thống KiotViet. Sau khi nhập xong, trưởng kho xét duyệt đối chiếu một lần số lượng hàng nhập với hàng thực nhận rồi với duyệt
lên hệ thống. Khi kho nhận được được yêu cầu bổ sung hàng hóa từ các cửa hàng, thủ kho sẽ nhặt hàng, tạo phiếu xuất kho tương ứng và để nhân viên vận chuyển mang
đến cửa hàng. Quy định của công ty phiếu xuất kho in hai liên, một liên lưu giữ và một liên đi kèm theo hàng hóa ra khỏi kho nhưng thực tế các trưởng bộ phận chưa nhận rõ được tầm quan trọng của việc nhận được hàng cùng phiếu xuất kho, chủ yếu chỉ xác nhận trên hệ thống Kiot mà rất ít khi lưu bản giấy. Theo quy định, việc lưu trữ bản giấy phiếu xuất kho ở cả hai bộ phận giúp dễ dàng đối chiếu hàng hóa luân chuyển cũng như xác thực được lượng hàng hóa thực tế đã về đến cửa hàng cũng như
ra khỏi kho. Chính sự chủ quan mà nhân viên kho có thể lợi dụng để trục lợi khi tự đem hàng hóa ra khỏi kho mà không cần giấy tờ kiểm duyệt.
- Sự phê duyệt thể hiện trong chu trình kiểm soát tiền mặt, tài khoản ngân hàng 57 xác nhận của nhân viên ngân hàng. Ke toán nhận được biên lai nộp tiền tiến hàng đối
chiếu trên tài khoản công ty các khoản tiền về có chính xác không sau đó lập báo cáo
theo dõi chuyển doanh thu tại các chi nhánh có sự phê duyệt của kế toán trưởng, sau đó thông báo tình hình tiền doanh thu bán hàng hiện tại chi nhánh nộp về cho công ty đã đủ chưa hay còn thiếu.
Trong quá trình hoạt động, tại mỗi cửa hàng sẽ phát sinh những khoản chi phí nhỏ
liên quan đến cửa hàng như chi phí mua nước uống, chi phí sửa đồ, chi phí mua văn phòng phẩm cho cửa hàng. Những khoản chi phí này mang tính chất nhỏ và thường xuyên tại cửa hàng nên ban giám đốc quyết định với những khoản chi dưới 2.000.000
Người nhận tiên: Ngụyên TuanAnh_________________
Địa chi:___________IT-146 Xà Đàn___________________
Ly do: Mua văn phòng phâm lẩn ỉ tháng 12/2015________________
So tiên:____________ ____________580.000 ∖^ND_________
Băng chữ: Năm
tràm tám muơi ngàn đỏg chan J.__________
Kèm theo:_________ chúng từ gốc_________
Giảm đôc
Hinh 2.4. Mầu phiếu chi tại các cửa hàng
2.2.4.2. Đánh giá hoạt động
Ở mỗi chu trình, công ty đều định kỳ tiến hành đánh giá kết quả hoạt động đã được được và so sánh với kế hoạch đặt ra. Nhờ có sự so sánh kịp thời mỗi kỳ nên khi
phát hiện bất thường ở từng khâu chu trình, công ty đều có thể giải quyết rủi ro nhanh
chóng, hợp lý để không làm ảnh hưởng tới tiến độ kế hoạch. - Đánh giá hoạt động chu trình mua hàng thanh toán
Hoạt động mua hàng diễn ra thường xuyên và liên tục nên buộc công ty phải có những định hướng những kế hoạch về sản lượng, giá trị hàng hóa mua vào trong từng
kỳ. Hàng tháng, bộ phận mua hàng sẽ lập báo cáo tình hình mua hàng trong tháng, so
sánh đưa ra tỷ lệ phần trăm sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế. Báo cáo với ban giám đốc để có hướng đi tiếp theo trong tháng tới. Nếu thực tế vượt kế hoạch quá nhiều nhưng doanh thu không tăng hoặc chi phí mua hàng tăng cao thì ban giám đốc sẽ đặt ra câu hỏi bất thường và đi tìm nguyên nhân. Nguyên nhân có thể chủ quan do bộ phận mua hàng cố tình mua hàng vượt kế hoạch nhằm trục lợi hoa hồng từ phía nhà cung cấp hoặc do khách quan tầm nhìn của bộ phận mua hàng chưa chính xác, xác định hàng hóa này có thể thu hút lượng mua mạnh nhưng thực tế thì không nên nhập hàng ồ ạt, thiếu kiểm soát và không so sánh thực tế trên thị trường
- Đánh giá hoạt động chu trình bán hàng thu tiền
Cũng tương tự như chu trình mua hàng, chu trình bán hàng cũng là một chu trình quan trọng khiến ban giám đốc phải theo dõi sát sao hàng ngày. Thực tế, ban lãnh đạo quan tâm nhiều hơn chu trình bán hàng thu tiền vì đây là chu trình trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty. Hàng tuần, ban giám đốc sắp xếp cuộc hợp với trưởng bộ