6. Kết cấu luận văn
1.4. Hạn chế của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ, dù hiệu quả đến mức nào, cũng chỉ có thể cung cấp cho đơn vị một sự đảm bảo hợp lý để đạt được mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài
chính của đơn vị. Khả năng đạt được mục tiêu chịu ảnh hưởng bởi những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ. Các hạn chế này bao gồm việc con người có thể có sai lầm khi đưa ra quyết định và sự thất bại của kiểm soát nội bộ có thể xảy ra do sai sót của con người, ví dụ có thể có sai sót trong việc thiết kế hoặc thay đổi một kiểm soát. Tương tự, một kiểm soát có thể hoạt động không hiệu quả, như thông tin thu thập phục vụ việc kiểm soát nội bộ không được sử dụng hợp lý do người chịu trách nhiệm rà soát thông tin này không hiểu rõ mục đích của thông tin hoặc không có những hành động phù hợp.
Ngoài ra, các kiểm soát có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng của hai hay nhiều người hoặc bị Ban Giám đốc khống chế. Ví dụ, Ban Giám đốc có thể có các “thỏa thuận phụ” với khách hàng nhằm thay đổi các điều khoản trong hợp đồng bán hàng mẫu của đơn vị, dẫn đến việc ghi nhận doanh thu không chính xác. Cũng như vậy, chức năng của phần mềm máy tính giúp phát hiện và báo cáo về các giao dịch vượt hạn mức tín dụng cho phép có thể bị khống chế hoặc vô hiệu hóa.
Bên cạnh đó, khi thiết kế và thực hiện các kiểm soát, Ban Giám đốc có thể thực hiện các xét đoán về phạm vi, mức độ các kiểm soát mà Ban Giám đốc lựa chọn thực hiện và về phạm vi, mức độ rủi ro mà họ quyết định chấp nhận.
Ngoài ra, yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá những lợi ích mà KSNB đó mang lại; phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên. Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương 1, tác giả đã khái quát hóa lý thuyết về KSNB trên cơ sở nguồn tài liệu trong và ngoài nước về
-Các quan điểm về kiểm soát nội bộ;
-Khái niệm về kiểm soát nội bộ, vai trò và mục tiêu kiểm soát nội bộ; -Thành phần kiểm soát nội bộ;
-Nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ; -Hạn chế tồn tại của kiểm soát nội bộ.
Đứng trên góc độ nhà quản lý, KSNB hữu hiệu không phải là mục tiêu doanh nghiệp mà là phương tiện để doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Bản thân Kiểm soát nội bộ cũng có một số mục tiêu cơ bản của nó. Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có KSNB phù hợp với hoạt động của mình, nhưng để đạt được hiệu quả nó phải đầy đủ năm bộ phận cấu thành như đã trình bày. Tuy nhiên, Kiểm soát nội bộ được đánh giá là thực sự hữu hiệu cũng không cho doanh nghiệp một sự đảm bảo chắc chắn mà chỉ là sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được mục tiêu của mình. Nguyên nhân là do Kiểm soát nội bộ vẫn tồn tại những hạn chế nhất định. Doanh nghiệp phải tối thiểu hóa những hạn chế khi xây dựng và vận hành kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình. Trên cơ sở lý luận tại chương 1, đây là tiền để tác giả nghiên cứu và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty CP Sản xuất và Xuất nhập khẩu Bao bì Pakexim, để từ đó đề xuất các biện pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp
này.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ XUẤT NHẬP KHẨU BAO BÌ PAKEXIM 2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân phù hợp với pháp luật của Việt Nam.
Trụ sở đăng ký của Công ty là: Số 49 ngõ 15 đường An Dương Vương, Phú Thượng, quận Tây Hồ, Hà Nội
Điện thoại: + 84(24)37534034, Fax: + 84(24)37534190 Mã số thuế:0100106786
Website: pakexim.vn
Pakexim được thành lập vào ngày 24 tháng 12 năm 1973. Tiền thân công ty là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc bộ Công Thương. Ngày 19 tháng 11 năm 2004, Công ty Nhà nước được cổ phần hóa trở thành Công ty Cổ phần.
Sau gần 50 năm hoạt động trong lĩnh vực bao bì, Công ty chuyên sản xuất các loại bao bì giấy và nhựa đóng gói hàng xuất khẩu và tiêu dùng nội địa. Thương hiệu Packexim đã trở thành địa chỉ quen thuộc của khách hàng trong và ngoài nước từ nhiều năm qua. Pakexim là một trong những công ty sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì lớn và chuẩn mực nhất tại Việt Nam. Để đáp ứng yêu cầu chất lượng, kiểu dáng bao bì ngày càng đa dạng, bền đẹp và hấp dẫn người tiêu dùng công ty đã không ngừng đầu tư nhiều máy móc, trang thiết bị công nghệ tiên tiến, hiện đại do Cộng hòa Liên bang Đức, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan sản xuất. Đến nay công ty đã có một hệ thống máy móc hoàn chỉnh và đồng bộ có khả năng cung cấp các loại bao bì chất lượng cao. Hệ thống kiểm soát chất lượng được công ty áp dụng xuyên suốt trong quy trình sản xuất bằng đội ngũ kĩ sư giàu kinh nghiệm cùng với trang thiết bị, phòng thử nghiệm hiện đại. Bằng sự nỗ lực và không ngừng cải tiến trong công tác kiểm soát chất lượng, công ty đã đáp ứng các yêu cầu cao về chất lượng sản phẩm, làm hài lòng cả những khách hàng khó tính nhất. Vì thế Packexim đã vinh dự được cấp nhiều chứng nhận cũng như bằng khen về chất lượng sản phẩm, dịch vụ
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và các mục tiêu hướng đến2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
a) Chức năng
Với mục đích là thông qua các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm khai thác có hiệu quả các nguồn lực, đáp ứng nhu cầu của thị trường về các loại sản phẩm hàng hóa bán buôn bán lẻ, ban lãnh đạo Công ty đã xác định rõ chức năng của Công ty sau:
Thứ nhất, công ty xác định chức năng cung cấp các sản phẩm hàng hóa cần thiết cho người tiêu dùng, cụ thể là trong lĩnh vực in ấn bao bì.
Thứ hai, là một doanh nghiệp nên mục tiêu của công ty là thực hiện kinh doanh có lợi nhuận, tạo thị trường ổn định.
Ngoài ra, về lâu dài thì công ty cũng cần kiểm soát được hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua việc xác định chức năng hiện nay và trong thời gian sắp tới.
b) Nhiệm vụ
Xuất phát từ các chức năng và mục tiêu hoạt động, ban lãnh đạo Công ty đã xác định rõ nhiệm vụ như sau:
Công ty có nhiệm vụ điều tra nắm vững nhu cầu, xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh của Công ty, thực hiện mục đích và nội dung hoạt động của Công ty.
Sử dụng nguồn vốn cũng là một nhiệm vụ quan trọng của công ty, công ty cần quản lý, sử dụng có hiệu quả, sử dụng đúng chế độ, đúng chính sách quy định các nguồn vốn.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty cần tuân thủ các chính sách, chế độ pháp luật của nhà nước có liên quan đến hoạt động kinh doanh, sản xuất của Công ty. Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ Luật Lao động. Ngoài ra, công ty cũng cần thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nước.
2.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh
Tầm nhìn: Trở thành công ty hàng đầu tại Việt Nam trong ngành công nghiệp in ấn và sản xuất bao bì. Mở rộng hơn nữa tại thị trường châu Á.
Sứ mệnh: Với định hướng phát triển bền vững, công ty luôn cam kết đem lại những giá trị nhiều hơn sự mong đợi của khách hàng.
Cung cấp dịch vụ hoàn hảo, chất lượng sản phẩm tinh tế, thời gian giao hàng đúng hẹn, giá cả cạnh tranh để chinh phục khách hàng và nâng tầm thương hiệu.
Chinh phục và làm hài lòng những khách hàng cao cấp cũng như khó tính nhất là công việc rất khó nhưng cũng là niềm vinh dự và tự hào mà toàn thể đội ngũ nhân viên Packexim chúng tôi luôn cam kết thực hiện.
Xây dựng văn hoá doanh nghiệp, tạo dựng một môi trường làm việc lí tưởng mang lại hiệu quả cao nhằm phát huy một cách toàn diện thế mạnh, tài năng của từng cán bộ công nhân viên.
Đảm bảo lợi ích của mỗi cổ đông và đồng thời xây dựng chính sách đem lại phúc lợi xã hội, cuộc sống ổn định cho mọi thành viên của công ty.
Bảo vệ môi trường, tạo dựng môi trường xanh, sạch trong lao động sản xuất. Làm việc và tuân thủ tuyệt đối theo những quy định pháp luật.
2.1.4. Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ phần Sản xuất và Xuất nhập khẩu Bao bì
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Theo đó, mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ quản lý
Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Nội dung quy định của từng phòng ban được quy định ngay từ khi thành lập nên các công ty của từng phòng ban sẽ biết được nhiệm vụ chính của phòng mình. Các phòng ban, bộ phận của công ty được trình bày tại mục 2 - Chương I thông qua Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty, sau đây là chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban:
Thứ nhất, bộ phận quản lý doanh nghiệp
Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty.
+ Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của Công ty;
+ Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật Doanh nghiệp;
+ Giám sát, chỉ đạo Giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty;
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc và người quản lý quan trọng khác, quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó.
+ Quyết định cơ cấu, tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty; + Kiến nghị tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản Công ty;
+ Hội đồng quản trị thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản. Mỗi thành viên Hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết.
Ban giám đốc
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động của Công ty để thực hiện mục tiêu, kế hoạch kinh doanh, phù hợp với Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao. Giám đốc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều lệ tô chức và hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty.
Phó giám đốc giúp giám đốc chỉ đạo, điều hành Công ty trên tất cả các linh
vực Công ty kinh doanh dưới sự ủy quyển của Giám đốc, tham gia nghiên cứu phát triển dự án mới. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền.
Đồng thời Ban giám đốc cũng có nhiệm vụ quyết định tất cả mọi văn kiện liên quan đến hoạt động chung về kinh doanh trong các phòng ban của Công ty.
Phòng Tổ chức — hành chính:
Là nơi bao quát mọi hoạt động của doanh nghiệp, có nhiệm vụ làm tham mưu cho giám đốc về tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, tiền thưởng, đào tạo mạng lưới quản lý công tác thanh tra, bảo vệ, kỷ luật, quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo vệ cơ quan.
Phòng Tài chính — Kế toán:
Phụ trách mọi hoạt động tài chính - kế toán của Công ty, là bộ phận tham mưu cho giám đốc về quản lý và chỉ đạo công tác tài chính - kế toán, thống kê theo chế độ hiện hành của Nhà nước. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán, hoạch toán giá thành kế hoạch, thu chi tài chính tháng quý năm theo kế hoạch, sản xuất cùng các phòng ban có liên quan để khoán đến từng bộ phận sản xuất sản phẩm. Quản lý công tác kế toán tài chính của công ty nhằm đảm bảo việc sử dụng đồng tiền và đồng vốn đúng với mục đích, đúng tiến độ, chính sách, hợp lý và phục vụ cho kinh doanh có hiệu quả.
Phòng Kiểm soát nội bộ:
Là phòng ban hoạt động độc lập với Ban Giám Đốc. Phòng Kiểm soát nội bộ do Ban Giám đốc bầu ra và thay mặt ban Giám Đốc giám sát mọi hoạt động kinh doanh của công ty, báo cáo trực tiếp lại với Ban Giám Đốc. Chức năng chính của phòng ban này là:
- Kiểm tra và xác nhận: Kiểm tra tính hợp lý của quy trình kinh doanh, quy trình xuất nhập khẩu và xác nhận sự tuân thủ các yêu cầu về an toàn lao động trong quá trình thực hiện sản xuất; Thực hiện các kiểm soát nội bộ trong phía công ty
- Tham mưu và tư vấn: Tham mưu và tư vấn cho Ban Giám Đốc về các vấn đề liên quan đến quản trị rủi ro trong việc xây dựng, thực thi các quy chế của công ty.
Phòng Kinh doanh:
Có chức năng thực hiện các hoạt động có liên quan đến công tác tìm kiếm khách hàng, công tác tiêu thụ sản phẩm của công ty. Tổ chức kinh doanh các sản phẩm của công ty, đồng thời thực hiện công tác nghiên cứu sản phẩm mẫu, tổ chức quảng cáo giới thiệu sản phẩm với các đối tác, khách hàng; đám phán ký kết hợp đồng; phát trển hệ thống, mạng lưới tiêu thụ trong cả nước. Nghiên cứu và mở rộng thị trường trong nước và quốc tế, xây dựng và phát triển hình ảnh đẹp của công ty trong mắt đối tác, công chúng.
Phòng Kế hoạch — Cung ứng vật tư
Phòng Kế hoạch - Vật tư là phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc chỉ đạo, quản lý điều hành Công ty ở các lĩnh vực công tác:
- Thực hiện việc xây dựng kế hoạch, điều độ kế hoạch sản xuất kinh doanh, chống thất thoát nước và thực hiện cung ứng vật tư thiết bị đáp ứng toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Thực hiện chức năng quản lý trong việc hướng dẫn, đôn đốc xây dựng kế hoạch, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc trong công ty.
- Quản lý dự án (xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp, sửa chữa, mua sắm...)
- Thực hiện chức năng quản lý trong việc kinh doanh nước sạch, kiểm định đồng hồ.
- Thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh các định mức, qui chế, qui trình, qui phạm của Nhà nước trong công tác sản xuất kinh doanh để đạt chất lượng tốt, hiệu quả cao.
2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty
2.2.1 Môi trường kiểm soát
a, Tính trung trực và các giá trị đạo đức
Sau thời gian làm việc thực tế tại đơn vị, các nhà quản lý luôn đặt tính chính