6. Kết cấu luận văn
3.2.3 Hoàn thiện các hoạt động giám sát
Trước tiên, Công ty cần ban hành một cách có hệ thống các văn bản quy định trong đó nêu rõ những nguyên tắc áp dụng cho toàn thể nhân viên trong việc thực hiện thủ tục kiểm soát.
Soát xét của nhà quản lý.
Cần chú ý đánh giá cả chất lượng lẫn số lượng, phân tích mức độ hoàn thành về
mặt tỷ trọng cũng như tiết kiệm chi phí để từ đó đưa ra những phương án thích hợp.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
Văn bản cụ thể về quy định luân chuyển chứng từ cần được ban hành chính thức.
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh cần có chứng từ đầy đủ, được đánh số thứ tự và có chữ ký của nhà quản lý. Hệ thống sổ sách cần thiết kế theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, quy định rõ cách ghi sổ, thực hiện đóng giáp lai giữa các trang sổ, số sách cần đánh số trang và ký duyệt đầy đủ.
Định kỳ, cần tiến hành sao lưu liệu mềm trên các thiết bị khác với hệ thống máy chủ để đề phòng sự cố mất dữ liệu xảy ra.
Kiểm soát vật chất
Cần có văn bản cụ thể quy định về tài sản, vật tư trang thiết bị và trách nhiệm nếu có mất mát xảy ra. Các quy định này cần phải phổ biến với toàn thể nhân viên trong đơn vị nhằm căn cứ xử lý quy trách nhiệm cho những cá nhân có liên quan khi có chênh lệch, mất mát xảy ra.
Thiết lập một bộ phận chuyên biệt có nhiệm vụ thường quan sát, theo dõi và đánh giá các nghiệp vụ của các bộ phận trong công ty nhằm tăng tính hiệu quả của hoạt động KSNB.
Chu trình bán hàng - thu tiền
Lệnh bán hàng cần được thống nhất và cũng dựa trên bảng giá niêm yết đã được thống nhất. Có thể thay đổi giá theo biên độ dao động cho phép tùy thuộc vào khách hàng.
Cần có sự trao đổi thường xuyên giữa phòng Kế Toán và phòng Kinh Đoanh để nhân viên kinh doanh nắm được mức tín dụng của khách hàng. Cần ban hành chính sách dư nợ cho từng đối tượng khách hàng, nếu có ngoại lệ thì cần phê duyệt của Ban Giám Đốc. Tăng điều khoản bán chịu và khuyến khích khách hàng thanh
toán bằng Ngân Hàng để giảm thiểu rủi ro.
Tiến hành kiểm quỹ vào mỗi cuối ngày, đối chiếu với phiếu thu và phiếu chi đã lập trong ngày. Nếu có chênh lệch thì phải tìm ra nguyên nhân và xin ý kiến của người có thẩm quyền để giải quyết.
Quy trình mua bán hàng hóa
Công ty cần có một quy trình rõ ràng, cụ thể để các bộ phận có thể áp dụng. Cũng cần phân biệt rõ giữa các chức năng mua hàng và chức năng xét duyệt, tránh trường hợp nhân viên lợi dụng để có lợi ích của riêng mình.
Đề xuất quy trình:
❖ Quy trình duyệt mua đối với nhu cầu thường xuyên của phòng Cung ứng
Buớc 1:
- Vào ngày 20 hàng tháng, các phòng ban, bộ phận lập Phiếu đề xuất cấp chuyển sang cho phòng kế hoạch.
Buớc 2:
- Phòng kế hoạch tiếp nhận và thực hiện tổng hợp nhu cầu, cân đối tồn kho và lập Phiếu đề xuất mua chuyển sang phòng cung ứng chậm nhất vào ngày 23 hàng tháng.
Buớc 3:
- Phòng cung ứng tập hợp nhu cầu cung ứng, rà soát khả năng cung ứng của nhà cung cấp hiện có nếu phải phát sinh nhà cung cấp mới thì khảo sát giá và trình Ban Giám đốc phê duyệt giá vào ngày 25 hàng tháng.
- Đối với khoản mua có giá trị duới 1.000 USD (Một ngàn USD) phòng cung ứng tự trao đổi thống nhất giá với nhà cung cấp và xin xét duyệt của giám đốc tài chính.
- Đối với khoản mua có giá trị từ 1.000 USD trở lên, giám đốc Công ty là nguời phê duyệt mua dựa trên bảng so sánh giá từ ít nhất 03 nhà cung cấp do phòng cung ứng lập và trình.
Bước 4:
- Sau khi giá được phê duyệt, phòng cung ứng:
- Lập bảng dự trù ngân sách mua trong tháng gửi phòng kế toán vào ngày 27 hàng tháng.
- Lập dự kiến thời gian nhận hàng gửi cho phòng kế hoạch vào ngày 27 hàng tháng.
- Lập Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng với nhà cung cấp trình ký theo thẩm quyền. Chuyển đơn đặt hàng, hợp đồng cho phòng kế toán và phòng kế hoạch biết ngay sau khi được nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng.
- Đôn đốc và theo dõi trong quá trình giao nhận hàng giữa Nhà cung cấp và phòng kế hoạch.
Bước 5:
- Sau khi nhận được kế hoạch giao hàng của phòng cung ứng, Phòng kế hoạch:
- Theo dõi nhận hàng nhà cung cấp giao. Nếu đến hạn chưa nhận được hàng phải thông báo cho phòng cung ứng biết.
- Ngay khi nhận hàng của nhà cung cấp, kiểm tra đối chiếu hàng đã nhận với Phiếu đề xuất mua, phản hồi những sai biệt giữa đề nghị mua và thực nhận với phòng cung ứng.
- Chuyển hóa đơn, chứng từ nhận hàng. Bước 6:
- Phòng kế hoạch tiến hành cấp phát cho các phòng b an theo đề xuất ban đầu.
- Chuyển chứng từ cấp phát có ký nhận số lượng thực tế cho phòng kế toán.
❖ Quy trình duyệt mua đối với nhu cầu thường xuyên của phòng Hành chính:
Bước 1:
- Phòng Hành chính sẽ tìm và chọn lọc nhà cung cấp phù hợp cho các dịch vụ thường xuyên (bảo vệ, chăm sóc cây xanh, dịch vụ gửi xe, đưa rước công nhân ...) trình Phiếu duyệt giá cho Ban Giám Đốc phê duyệt.
- Do tính chất lâu dài của dịch vụ, vào tháng 11 hàng năm phòng hành chính nên đánh giá chọn lọc để tìm nhà cung cấp dịch vụ có khả năng ổn định cả năm.
Bước 2:
- Khi phiếu duyệt giá được duyệt, phòng Hành chính lập hợp đồng cung ứng dịch vụ với nhà cung cấp trình ban Giám đốc ký.
- Hợp đồng sau khi ký chuyển 01 bản cho phòng kế toán. Bước 3:
- Ngày 25 hàng tháng, phòng hành chánh tiến hành đánh giá dịch vụ của nhà cung cấp. Bảng đánh giá nêu rõ tình trạng dịch vụ được cung cấp có phù hợp với thỏa thuận của hợp đồng, nêu rõ đồng ý thanh toán và số tiền phải thanh toán gửi cho phòng kế toán.
- Tập hợp hóa đơn và bảng đánh giá gửi cho phòng kế toán vào ngày 27 hàng tháng.
❖ Quy trình duyệt mua đối với nhu cầu không thường xuyên của phòng Cung ứng:
Bước 1:
- Các phòng ban lập Phiếu đề xuất cấp trình lên Ban Giám Đốc phê duyệt trước ngày 20 hàng tháng.
Bước 2:
- Sau khi được sự phê duyệt, các phòng ban sẽ chuyển Phiếu đề xuất cấp đã được duyệt sang cho phòng Hành Chính.
Bước 3:
- Phòng Hành Chính lập Phiếu đề xuất mua và chuyển sang cho phòng Cung ứng ngày 23 hàng tháng.
Bước 4:
- Phòng Cung ứng sẽ tìm và chọn lọc nhà cung cấp phù hợp và trình Phiếu duyệt giá Ban Giám Đốc phê duyệt.
Bước 5:
- Sau khi được phê duyệt, phòng Cung ứng lập Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng trình ban Giám đốc ký theo thẩm quyền.
- Lập dự trù kinh phí mua hàng và thời gian thanh toán gửi cho phòng kế toán vào ngày 25 hàng tháng.
- Gửi đơn đạt hàng hoặc hợp đồng cho phòng kế toán và phòng hành chánh.
- Theo dõi quá trình nhận hàng. Bước 6:
- Phòng Hành Chính theo dõi nhận hàng của nhà cung cấp. Trong trường hợp đến hạn chưa nhận được hàng phải thông báo cho phòng cung ứng biết.
- Nhận hàng do phòng cung ứng mua, nhận hóa đơn mua hàng.
- Kiểm tra đối chiếu với Phiếu đề xuất mua, phản hồi những sai lệch nếu có với phòng cung ứng.
- Cùng phòng ban, bộ phận lập Biên b ản nghiệm thu tài sản với nhà cung cấp, lập Biên b ản b àn giao tài sản cho phòng b an sử dụng.
- Cấp mã tài sản, vào sổ quản ký tài sản, thẻ tài sản.
- Chuyển hồ sơ gồm: hóa đơn, biên b ản nghiệm thu, biên b ản b àn giao tài sản cho phòng kế toán.
❖ Quy trình duyệt mua đối với nhu cầu không thường xuyên của phòng Hành chính:
Bước 1:
- Các phòng ban lập Phiếu đề xuất sửa chữa với ngày đề xuất sử dụng và trình lên Ban Giám Đốc phê duyệt.
Bước 2:
- Sau khi được phê duyệt, các phòng ban sẽ chuyển Phiếu đề xuất sửa chữa đã được duyệt sang phòng Hành chính vào ngày 20 hàng tháng.
Bước 3:
- Phòng Hành chính sẽ tìm và chọn lọc nhà cung cấp phù hợp và trình Phiếu duyệt giá lên Ban Giám Đốc phê duyệt.
Bước 4:
- Sau khi được phê duyệt, phòng Hành chính lập Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng cung ứng dịch vụ trình b an giám đốc ký.
- Chuyển hợp đồng đã ký cho phòng kế toán.
- Đôn đốc thực hiện hợp đồng. Bước 5:
- Sau khi hoàn tất sửa chữa cùng với phòng ban, bộ phận sử dụng lập Biên bản
nghiệm thu với nhà cung cấp, lập Biên bản bàn giao với phòng ban, bộ phận sử dụng.
- Cập nhật thông tin vào sổ quản lý tài sản, thẻ tài sản.
- Chuyển hóa đơn, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ bàn giao cho phòng kế toán.
❖ Quy trình duyệt chi:
Bước 1:
- Ngày 25 hàng tháng, phòng kế toán nhận các dự trù ngân sách mua hàng của phòng cung ứng và dự trù chi phí thanh toán của phòng hành chánh.
- Lập kế hoạch chi tiền và thông báo ngày chi tiền cho phòng cung ứng và phòng hành chánh.
Bước 2:
- Khi nhận hóa đơn, invoice, chứng từ hàng hóa của nhà cung cấp, chứng từ giao nhận hoặc b àn giao của phòng hành chánh, kế hoạch và phòng cung ứng phòng kế toán:
+ Đối chiếu số lượng trên chứng từ với thực tế giao nhận hoặc nhập kho.
+ Đối chiếu với đơn đặt hàng, hợp đồng về giá.
+ Ghi nhận công nợ và theo dõi thời hạn thanh toán. Bước 2:
- Đến hạn thanh toán lập hồ sơ thanh toán qua ngân hàng trình người có thẩm quyền ký thanh toán.
- Chuyển chứng từ thanh toán cho ngân hàng và thông báo tình hình thanh toán cho phòng cung ứng, phòng hành chánh biết đã thanh toán.
- Cập nhật chứng từ thanh toán vào sổ kế toán.
- Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
Qua các quy trình mà tác giả đã đề xuất trên Công ty nên nhanh chóng xem xét và tiến hành xây dựng cho mình một quy trình cụ thể đảm bảo kiểm soát chặt chẽ trong hoạt động mua hàng và duyệt chi.