6. Kết cấu luận văn
3.2.1. Hoàn thiện Môi trường kiểm soát
3.2.1.1. Tính chính trực và giá trị đạo đức
Bên cạnh việc ban hành những quy định mới kịp thời và cần thiết thông qua khảo sát thực tế. Công ty cũng cần:
- Rà soát lại những văn bản đã ban hành, tiến hành sửa đổi nếu cần thiết.
- Ban hành văn bản về cách ứng xử, có quy định rõ ràng quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi người khi xảy ra vấn đề phát sinh, các hành vi đúng, sai. Toàn bộ đều phải được truyền đạt một cách dễ hiểu. Tổ chức tập huấn nếu cần thiết.
- Công ty thường xuyên truyền thông đến các nhân viên thông qua các kênh truyền thông nội bộ, tổ chức thi tuân thủ, các câu hỏi nhỏ tuân thủ mỗi ngày.
- Khi ký hợp đồng lao động, nhân viên cũng cần ký thêm những biên bản cam kết bảo mật, cam kết tuân thủ.
- Định kỳ tổ chức đối thoại giữa ban lãnh đạo và các nhân viên để lắng nghe các ý kiến của nhân viên, cũng như giải đáp những thắc mắc còn tồn đọng.
3.2.1.2. Cam kết về nhân lực
Công ty cần chú trọng đến việc huấn luyện đào tạo cho nhân viên ở tất cả các bộ phận trong công ty, bộ phận sản xuất, bộ phận nghiên cứu và phát triển, bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán...vì nhân viên được đào tạo tốt sẽ đem lại lợi ích cho Công
ty. Thường xuyên tổ chức những khóa huấn luyện định kỳ để đảm bảo nhân viên có đầy đủ kiến thức để hoàn thành tốt công việc, có thể tổ chức một bộ phận chuyên trách phụ trách nội dung này.
Công ty cần thường xuyên thực hiện các cuộc khảo sát để đánh giá về năng lực chuyên môn của nhân viên, qua đó thiết lập các chương trình huấn luyện đào tạo cho phù hợp.
Ngoài yêu cầu hiểu rõ công việc khi ứng tuyển, công ty cũng cần xây dựng lộ trình đào tạo sau tuyển dung, xác định công việc cụ thể đối với từng vị trí, lên kế hoạch đào tạo kịp thời để nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên tránh trường hợp lãng phí thời gian do nhân viên được tuyển dụng chưa nắm rõ công việc, không thực hiện tốt công việc được giao.
Công ty cũng cần xây dựng quy trình đánh giá thống nhất cho tất cả người lao động.
3.2.1.3. Triết lý và phong cách điều hành
Việc nâng cao nhận thức và thái độ của các cấp quản lý về mục tiêu , vai trò và các yếu tố cấu thành nên KSNB. Nhà quản lý cần gấp rút hoàn thiện các quy trình quản lý tài sản của công ty, thiết lập các quy trình một cách cụ thể và phổ biến đến từng nhân viên để áp dụng theo đúng quy trình đã đề ra.
Bên cạnh đó để nâng cao tính hiệu quả của KSNB, các nhà quản lý phải không ngừng hoàn thiện và nâng cao năng lực quản trị, tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng quản lý và kiểm soát nội bộ.
3.2.1.4 Cơ cấu tổ chức
Ban hành văn bản cụ thể trách nhiệm quyền hạn cũng như lập bảng mô tả cụ thể cho từng vị trí tránh việc chồng chéo công việc gây ra sự lãng phí nguồn lực, kém hiệu quả.
3.2.1.5 Chính sách nhân sự
Bên cạnh các bảo hiểm bắt buộc, đãi ngộ cơ bản thì công ty có thể xem xét mua Bảo Hiểm Nhân Thọ cho các nhân viên cốt cán, các nhân viên lâu năm.
Các chính sách tuyển dụng cần được thông báo đến toàn thể nhân viên, tuyển dụng bằng thực lực chứ tuyệt đối không phải bằng quan hệ. Định kỳ tổ chức đánh giá năng lực của nhân viên, từ đó có thể lấy làm cơ sở để tiến hành tăng lương, hay đề bạt lên chức vụ cao hơn cũng như cho thôi việc những người không đủ năng lực.
Lương thưởng cũng cần phải rõ ràng, chính sách khen thưởng theo doanh số cần được xây dựng hợp lý. Chia ra để đánh giá năng suất của nhân viên theo tuần - tháng - quý - năm. Số thưởng cũng được dựa trên khả năng hoàn thành chỉ tiêu đề ra của nhân viên.
Các chính sách đào tạo cũng cần được thông qua, xây dựng cụ thể cho từng bộ phận, vi trí cũng như sắp xếp thời gian sao cho không ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên. Đào tạo lý thuyết đi đôi với thực hành, có thể tiến hành role-play để nhân viên được trải nghiệm các tình huống thực tế.