6. Kết cấu luận văn
2.2.3. Hoạt động giám sát
2.2.3.1. Tình hình chung về hoạt động kiểm soát a, Soát xét của nhà quản lý
Định kỳ, công ty có sự đánh giá, nhận xét kết quả của kế hoạch trong quý vừa rồi. Tuy nhiên, các nhà quản lý chỉ qian tâm về mặt số lượng, phân tích xem chỉ tiêu đã hoàn thành như thế nào, các chỉ số ROA, ROE, ROS mà chưa chú trọng đánh giá các chương trình như nâng cấp hệ thống dây chuyền sản xuất, đưa ra các chính sách nhân sự mới, ... Điều này khiến nhận định về công ty chưa được chính xác và các phương án được đưa ra cũng chưa thích hợp.
b, Phân chia trách nhiệm hợp lý
Ban lãnh đạo đã đưa ra các phân chia trách nhiệm hợp lý, không để xảy ra hiện tượng kiêm nhiệm, một người thực hiện nhiều nhiệm vụ.
c, Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Hệ thống chứng từ kế toán được lập đúng quy định, được lưu trữ và bảo quản an toàn, cẩn thận, dễ dàng truy cập khi cần thiết. Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Misa để hỗ trợ lập báo cáo. Tuy nhiên, lại chưa có những văn bản quy
định cụ thể về trình tự luân chuyển chứng từ, thời gian luân chuẩn hay tổ chức luân chuyển. Điều này làm cho Công ty rất mất thời gian khi xử lý nghiệp vụ phát sinh, gây tổn thất cho hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó, nhân viên kế toán có trách nhiệm phải kiểm tra đối chiếu, so sánh các số liệu trên máy tính, phần mềm với các số liệu trên chứng từ gốc và thực hiện điều chỉnh nếu như có sai lệch.
d, Kiểm soát vật chất
Hệ thống Camera hiện đại đã được trang bị ở các văn phòng công ty cũng như các kho hàng, xưởng sản xuất. Tiền mặt được kiểm kê hàng ngày bởi thủ quỹ và hàng tồn kho, TSCĐ cũng được kiểm tra định kỳ. Tuy vậy, các chính sách về, quy định cụ thể về quản lý tài sản, vật tư, trách nhiệm nếu xảy ra mất mát vẫn chưa được ban hành chính thức nên khi xảy ra chênh lệch, mất mát công ty thường lúng túng trong việc tiến hành xử lý các cá nhân có liên quan.
e, Phân tích rà soát
Việc phân tích rà soát thường được thực hiện bởi Ban Lãnh Đạo, tuy nhiên trong quá trình so sánh thường chưa đi sâu vào phân tích thị trường thời điểm đó, bỏ qua các yếu tố như biến động giá, sản phẩm hỏng, ... nên rủi ro sai sót và gian lận vẫn có thể xảy ra.
2.2.3.2. Thủ tục kiểm soát đối với chu trình sản xuất
a) Các công việc cụ thể
- Lập đơn đặt hàng:
Lập đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình mua hàng và thanh toán. Căn cứ vào kế hoạch bán hàng và hạn mức tồn kho và lượng hàng tồn kho thực tế hiện tại của các loại hàng hóa, bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng sau khi đã tìm kiếm được nhà cung cấp phù hợp đáp ứng được về giá cả và chất lượng.
- Ký hợp đồng mua hàng: Trong hợp đồng có nêu rõ các điều khoản về yêu cầu giữa hai bên:
+ Có điều khoản về quy cách đóng gói, phạt vi phạm hợp đồng;
+ Điều khoản về thanh toán: nêu rõ phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán giữa các bên;
+ Đối với hàng hóa là máy móc thiết bị có thêm điều khoản về bảo hành và phụ tùng thay thế;
+ Với các mặt hàng mua từ Công ty XNK cần có đầy đủ giấy tờ bao gồm: tờ khai hải quan, hóa đơn GTGT, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận xuất xưởng, giấy chứng nhận bảo hành, bảo lãnh bảo hành.
- Nhận hàng:
Theo hợp đồng đã kí, bên bán giao hàng tại địa điểm đã thỏa thuận. Bộ phận nhận hàng tại Khối sản xuất chuẩn bị đầy đủ kho bể, nhận hàng tại điểm giao hàng nêu trên hợp đồng. Kiểm tra kĩ lưỡng hàng hóa mua về có đúng với quy cách, số lượng, chất lượng có đảm bảo hay không rồi tiến hành ký nhận giao nhận, nhận hóa đơn giao nhận. Mọi sự khác biệt về hàng hóa sẽ được lập biên bản để xử lý. Thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho theo số lượng hàng hóa nhập kho theo thực tế. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên và có chữ kí của người giao hàng bên bán.
- Ghi nhận và thanh toán nợ đối với nhà cung cấp:
Căn cứ theo hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho có trên hệ thống phần mềm kế toán, bộ phận kế toán ghi nhận tăng hàng tồn kho và tăng nợ phải trả nhà cung cấp. Đến hạn phải trả, bộ phận kế toán lập thủ tục thanh toán. Việc thanh toán chủ yếu là thực hiện thanh toán qua ngân hàng do giá trị hợp đồng lớn.
Trong chu trình mua hàng- thanh toán, các thủ tục kiểm soát sau được Công ty tiến hành:
- Xét duyệt đơn đặt hàng: Kế hoạch mua hàng được thực hiện dựa trên nhu cầu sản xuất của Công ty, xem xét mức độ tồn kho tối thiểu của các loại mặt hàng, đảm bảo mua mặt hàng phù hợp với mục đích sử dụng, tránh việc mua hàng bừa bãi làm cho lượng hàng tồn kho tăng lên, gây lãng phí cho nguồn vốn Công ty.
- Việc lựa chọn nhà cung cấp: Công ty tiến hành tìm kiếm trên nhiều nguồn khác nhau dựa trên các tiêu chí đánh giá: giá cả, chất lượng, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán. Việc lựa chọn nhà cung cấp do Phòng Kinh doanh đảm nhiệm, qua thỏa thuận đàm phán thì có thể chọn ra nhà cung cấp phù hợp với tình trạng của Công ty.
- Các biểu mẫu mua hàng được sử dụng thống nhất.
- Việc mua hàng được thực hiện bởi bộ phận mua hàng trong Phòng Hành chính tổng hợp và được đối soát với bộ phận kho của sản xuất. Hàng mua phải có đơn đặt hàng và chữ kí phê duyệt của trưởng bộ phận mua hàng.
- Khi nhận hàng và hóa đơn từ phía nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng đối chiếu hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu nhập kho với nhau và phải có chữ kí của các bên liên quan.
- Kế toán thanh toán tiền hạch toán ghi sổ, lập phiếu chi, ủy nhiệm chi hoặc hồ sơ vay chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp. Căn cứ vào các chứng từ đã phê duyệt thủ quỹ chi tiền cho người đề nghị hoặc chuyển hồ sơ thanh toán qua ngân hàng.
b) Lưu chuyển chứng từ:
- Đơn đặt hàng được lập thành 4 liên, sau khi được phê duyệt liên 1 gửi cho nhà cung cấp, liên 2 và liên 3 chuyển cho bộ phận nhận hàng và liên 4 lưu tạo bộ phận
- Bộ phận nhận hàng nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, sau khi đối chiếu với đơn đặt hàng thì lập phiếu nhập kho được đánh số thứ tự và có chữ kí của nhân viên giao hàng phía nhà cung cấp, sau đó chuyển sang thủ kho.
- Phiếu nhập kho được thủ kho kí nhận và chuyển cho bộ phận kinh doanh để lưu cùng đơn đặt hàng, 1 liên chuyển sang bộ phận kế toán để lưu lại.
- Phiếu chi hoặc lệnh chuyển tiền phải được lập thành 3 liên: 1 liên gửi trả nhà cung cấp, 2 liên còn lại lưu kèm với phiếu xuất kho và hóa đơn.
Hình 2.1. Mầu phiếu chi
CTY TNHH SX & XNK BAO Bl . <√. . . .. m1u*λ oa∙τr
PHIÊU CHI y,κn ¾-⅛8⅛
NKày 20 lh(if∣g Ol ruìm 2020 ≤jβ *> τ⅛ < *M<Λ<
NỢ: 331
CÔ: 111
Ilv Idn người IihiMi Ilin Λnh Mill Dịu chỉ Phòng kinh doanh
Vé viộc: Thanh IoAn nín inuu VAt IU SỐ Ilfal 6 943 860
BAng chữ: Sdu ưiịu. cMn trdnι Mn m,t,,i ha ,'lihln,,ứ,n 'rứm ...
SỐ l ining từ grtc kèm Ihco Ol
. ndm20
NguiIt nhận Iidn
c) Giám sát
- Định kì đối chiếu sổ tổng hợp công nợ phải trả với số liệu chi tiết của từng nhà cung cấp
- Định kì đối chiếu chi tiết nợ phải trả với bảng kê hóa đơn đầu vào
- Định kì đối chiếu giá trị hàng hóa mua vào trong kì với chi tiết công nợ phát sinh trong kì.
- Hàng tuần, kiểm quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu trên hệ thống phần mềm Misa.
2.2.3.3. Thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng - thu tiền a, Các công việc cụ thể:
- Xử lý đơn hàng:
Căn cứ vào yêu của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ thực hiện: + Xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng
+ Xem xét khả năng của khách hàng đối với điều kiện, so sánh với tiêu chuẩn đặt ra của công ty như thanh toán, giới hạn nợ hoặc điều kiện về pháp luật
+ Thông tin kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng là chấp thuận hay
không chấp thuận yêu cầu của khách hàng. Neu chấp thuận yêu cầu đặt hàng thì các hoạt động tiếp theo của doanh thu sẽ được thực hiện.
- Xuất kho, cung cấp sản phẩm
+ Thực hiện xuất kho, rồi giao hàng cho khách
Hình 2.2. Phiếu xuất kho
(Nguồn: Bộ phận Tài chính - Kế Toán công ty Pekaxim) - Lập hóa đơn, theo dõi công nợ
+ Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thự chiện giữa công ty với khách hàng + Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng đã được thực hiện + Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng: theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bán hàng (trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ thanh toán của khách hàng
Hình 2.3. Hóa Đơn giá trị gia tăng
(Nguồn: Bộ phận Tài chính - Kế Toán công ty Pekaxim) - Thu tiền mặt
+ Yêu cầu khách hàng nộp trực tiếp tại phòng Tài chính - Ke toán + Ghi chép đầy đủ và kịp thời số thu
+ Nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hoặc tài khoản Ngân hàng + Có biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai
hoặc phiếu thu tiền.
+ Cuối mỗi tháng, kế toán sẽ thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế.
2.2.3.3. Thủ tục kiểm soát đối với chu trình doanh thu
- Theo chính sách bán hàng, nhân viên bán hàng s ẽ thỏa thuận giá bán với khách hàng căn cứ vào giá thành của sar phẩm với mức lợi nhuận tối thiểu là 30% - 33%.
- Chỉ những lệnh bán hàng có hợp đồng mới được in hóa đơn và phiếu giao hàng.
- Khi chuyển sản phẩm ra khỏi công ty phải có hóa đơn và phiếu giao hàng đã được kế tóan kiêm thủ kho kí nhận.
- Phiếu giao hàng được đánh số liên tục và có tham chiếu số hóa đơn.
- Đánh số lên sổ phụ ngân hàng nhận được hàng tuần
- Các hóa đơn đã thanh toán được đóng dấu “Đã thanh toán” hoặc ghi só sổ phụ ngân hàng.
Lưu chuyển chứng từ
- Bộ phận bán hàng lập 2 bản hợp đồng bán hàn có xác nhận của trưởng bộ phận (1 bản được giao cho khách hàng, 1 bản được chuyển cho bộ phận kế toán); Lập 1 lệnh xuất kho (chuyển cho bộ phận kho hàng - kế toán); Lập 1 phiếu giao hàng (chuyển cho bộ phận giao hàng)
- Căn cứ vào hợp đồng bán hàng và phiếu xuất kho, kế toán lập hóa đơn thành 3 liên (1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu tại bộ phận, 1 liên dùng để ghi sổ chi tiết nợ phải thu).
- Căn cứ vào bảng đối chiếu nợ từ khách hàng, kế toán công nợ phải thu xác nhận nợ, kế toán tiền lập phiếu thu thành 3 liên, và thủ quỹ sẽ thu tiền của khách hàng.
Sau đó, kế toán công nợ phải thu ghi giảm nợ của khách hàng vào sổ chi tiết nợ.
Hình 2.4. Phiếu thu
CTY TNHH SX & XNK BAO Bl
PHIẾU THU MPTO6
Ngáy 17 tilling Ol nứm 2020 J⅛ Bf rl CtMu
NỌ: Ill cò: 131
1lọ lín người nộp lién: Chi Tú Anh
Địa chi: XN Nhựa - Công ty CP SX - XNK Ikui Bi Vé việc: Thu úén bán hùng
Sótiổn: 14 102 330 ....
Bang chữ: MiftW Mn triệu, mội ưđm Iinh hai nghin. ba trăm ba mươi đông
sổ chứng lừ góc kèm theo:
Phiếu Ihu được lạp thành 03 bản cố nội dung như nhau.
Ngáy .. lining... nΛm 20
(Nguồn: Bộ phận Tài chính - Kế Toán công ty Pekaxim)
- Đơn đặt hàng được lập thành 4 liên, sau khi được xét duyệt, liên 1 gửi cho nhà cung cấp, liên 2 và liên 3 gửi cho bộ phận nhận hàng (01 liên làm căn cứ nhận hàng, 1 liên dùng để đối chiếu, so sánh cùng với bảng báo giá, giấy đề nghị thanh toán để lập phiếu chi) và liên 4 lưu lại bộ phận.
- Bộ phận nhận hàng nhận hóa đơn từ người bán, đối chiếu với đơn đặt hàng rồi lập phiếu nhập kho được đánh số trước có ký nhận của bên bán và chuyển sang thủ kho
- Phiếu nhập kho sau có chữ ký của thủ kho thì lich chuyển sang bộ phận thu mua để lưu cùng với đơn đặt hàng, liên 5 lưu ý bộ phận kế toán.
- Phiếu chi hoặc lệnh chuyển tiền được lập thành 3 liên. 1 liên gửi cho nhà cung cấp, 2 liên còn lại lưu kèm với phiếu nhập kho và hóa đơn được đánh dấu “Đã thanh toán”.
Giám sát:
- Định kỳ đối chiếu số tông hợp số tiền đã trả với số liệu chi tiết của từng nhà
cung cấp.
- Định kỳ đối chiếu số tiền đã thanh toán với bảng kê hóa đơn đầu vào.
- Định kỳ đối chiếu giá trị sản phẩm mua vào trong kỳ với chi tiết số tiền thanh toán đã trả nhà cung cấp phát sinh trong kỳ.
- Kiểm quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu trên hệ thống kế toán định kỳ hàng tuần.