6. Kết cấu luận văn
2.1.4. Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ phần Sản xuất và Xuất nhập khẩu Bao bì
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Theo đó, mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ quản lý
Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Nội dung quy định của từng phòng ban được quy định ngay từ khi thành lập nên các công ty của từng phòng ban sẽ biết được nhiệm vụ chính của phòng mình. Các phòng ban, bộ phận của công ty được trình bày tại mục 2 - Chương I thông qua Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty, sau đây là chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban:
Thứ nhất, bộ phận quản lý doanh nghiệp
Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty.
+ Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của Công ty;
+ Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật Doanh nghiệp;
+ Giám sát, chỉ đạo Giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty;
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc và người quản lý quan trọng khác, quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó.
+ Quyết định cơ cấu, tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty; + Kiến nghị tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản Công ty;
+ Hội đồng quản trị thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản. Mỗi thành viên Hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết.
Ban giám đốc
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động của Công ty để thực hiện mục tiêu, kế hoạch kinh doanh, phù hợp với Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao. Giám đốc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều lệ tô chức và hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty.
Phó giám đốc giúp giám đốc chỉ đạo, điều hành Công ty trên tất cả các linh
vực Công ty kinh doanh dưới sự ủy quyển của Giám đốc, tham gia nghiên cứu phát triển dự án mới. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền.
Đồng thời Ban giám đốc cũng có nhiệm vụ quyết định tất cả mọi văn kiện liên quan đến hoạt động chung về kinh doanh trong các phòng ban của Công ty.
Phòng Tổ chức — hành chính:
Là nơi bao quát mọi hoạt động của doanh nghiệp, có nhiệm vụ làm tham mưu cho giám đốc về tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, tiền thưởng, đào tạo mạng lưới quản lý công tác thanh tra, bảo vệ, kỷ luật, quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo vệ cơ quan.
Phòng Tài chính — Kế toán:
Phụ trách mọi hoạt động tài chính - kế toán của Công ty, là bộ phận tham mưu cho giám đốc về quản lý và chỉ đạo công tác tài chính - kế toán, thống kê theo chế độ hiện hành của Nhà nước. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán, hoạch toán giá thành kế hoạch, thu chi tài chính tháng quý năm theo kế hoạch, sản xuất cùng các phòng ban có liên quan để khoán đến từng bộ phận sản xuất sản phẩm. Quản lý công tác kế toán tài chính của công ty nhằm đảm bảo việc sử dụng đồng tiền và đồng vốn đúng với mục đích, đúng tiến độ, chính sách, hợp lý và phục vụ cho kinh doanh có hiệu quả.
Phòng Kiểm soát nội bộ:
Là phòng ban hoạt động độc lập với Ban Giám Đốc. Phòng Kiểm soát nội bộ do Ban Giám đốc bầu ra và thay mặt ban Giám Đốc giám sát mọi hoạt động kinh doanh của công ty, báo cáo trực tiếp lại với Ban Giám Đốc. Chức năng chính của phòng ban này là:
- Kiểm tra và xác nhận: Kiểm tra tính hợp lý của quy trình kinh doanh, quy trình xuất nhập khẩu và xác nhận sự tuân thủ các yêu cầu về an toàn lao động trong quá trình thực hiện sản xuất; Thực hiện các kiểm soát nội bộ trong phía công ty
- Tham mưu và tư vấn: Tham mưu và tư vấn cho Ban Giám Đốc về các vấn đề liên quan đến quản trị rủi ro trong việc xây dựng, thực thi các quy chế của công ty.
Phòng Kinh doanh:
Có chức năng thực hiện các hoạt động có liên quan đến công tác tìm kiếm khách hàng, công tác tiêu thụ sản phẩm của công ty. Tổ chức kinh doanh các sản phẩm của công ty, đồng thời thực hiện công tác nghiên cứu sản phẩm mẫu, tổ chức quảng cáo giới thiệu sản phẩm với các đối tác, khách hàng; đám phán ký kết hợp đồng; phát trển hệ thống, mạng lưới tiêu thụ trong cả nước. Nghiên cứu và mở rộng thị trường trong nước và quốc tế, xây dựng và phát triển hình ảnh đẹp của công ty trong mắt đối tác, công chúng.
Phòng Kế hoạch — Cung ứng vật tư
Phòng Kế hoạch - Vật tư là phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc chỉ đạo, quản lý điều hành Công ty ở các lĩnh vực công tác:
- Thực hiện việc xây dựng kế hoạch, điều độ kế hoạch sản xuất kinh doanh, chống thất thoát nước và thực hiện cung ứng vật tư thiết bị đáp ứng toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Thực hiện chức năng quản lý trong việc hướng dẫn, đôn đốc xây dựng kế hoạch, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc trong công ty.
- Quản lý dự án (xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp, sửa chữa, mua sắm...)
- Thực hiện chức năng quản lý trong việc kinh doanh nước sạch, kiểm định đồng hồ.
- Thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh các định mức, qui chế, qui trình, qui phạm của Nhà nước trong công tác sản xuất kinh doanh để đạt chất lượng tốt, hiệu quả cao.
2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty
2.2.1 Môi trường kiểm soát
a, Tính trung trực và các giá trị đạo đức
Sau thời gian làm việc thực tế tại đơn vị, các nhà quản lý luôn đặt tính chính trực và đạo đức của của công việc lên ưu tiên hàng đầu. Ban giám đốc đã đề ra nội quy chung trong công ty để ngăn chặn các hành vi vi phạm. Các văn bản, quy định được treo ở mỗi phòng, trong hợp đồng lao động cũng nêu rõ quyền hạn và trách nhiệm của mỗi nhân viên trong công ty.
Trong quá trình làm việc, lãnh đạo cũng luôn sát sao tới nhân viên của mình và luôn sẵng sàng giải đáp, giúp đỡ hay xử lý những vấn đề phát sinh trong công 25
việc. Những quyết định quan trọng luôn được các lãnh đạo tham khảo ý kiến của nhân viên. Tất cả các thông tin đều được xem xét qua các biểu mẫu, hồ sơ, báo cáo, ... và thường xuyên được cập nhật.
Các quy định bao gồm cả khen thưởng và xử phạt. Điều này tạo nên sự ganh đua cũng như sự gắn kết giữa các nhân viên.
b, Cam kết về năng lực
Hoạt động của Công ty chủ yếu là trong lĩnh vực sản xuất nên số lượng lao động phổ thông chiếm đa số. Phòng hành chính nhân sự đảm nhận việc tuyển dụng và đào tạo, nhiệm vụ của phòng là thực hiện tuyển dụng đúng người đúng chuyên môn nghiệp vụ, có các yêu cầu đảm bảo để thực hiện được các công việc được giao, tuyển người có tư chất linh hoạt, tuyển người đồng đội không tuyển ngôi sao.
Định kỳ công ty tổ chức các khóa tập huấn cho nhân viên về các quy định mới; hay tổ chức giao lưu cùng những công ty khác để nâng cao chất lượng chuyên môn, nghiệp vụ, kinh doanh.
c) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám Đốc
Với triết lý “lợi ích của nhân viên gắn liền với lợi ích của tập thể” và cái “tâm” làm chủ đạo. Trong vài trường hợp ban lãnh đạo cho phép các nhân viên được quyền ra quyết định và ban lãnh đạo vẫn chịu trách nhiệm đối với những quyết định được đưa ra đó. Ban lãnh đạo xem vai trò của họ là người giúp đỡ các hoạt động của thuộc cấp bằng cách cung cấp thông tin và hành động như một đầu mối liên hệ với môi trường bên ngoài. Tuy nhiên với những công việc mang tính chất pháp lý cao thì Ban lãnh đạo yêu cầu thực hiện đúng với quy định của pháp luật, chứng từ kế toán phải đảm bảo độ tin cậy, chính xác, hợp lý, hợp lệ và tuân theo đúng pháp luật Kế toán. Định kỳ hàng tuần, tháng tổ chức họp giao ban để Ban lãnh đạo và CBNV được trao đổi một cách trực tiếp, cụ thể tạo mối gắn kết giữa Ban lãnh đạo, giữa các phòng ban và giữa các nhân viên trong Công ty.
d) Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức được thể hiện rõ ở sơ đồ 2.1
Các phòng ban và nhân viên đã được phân chia các chứng năng riêng biệt. Mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng, thực hiện đúng theo quy trình đã
quy định. Cùng nhau phối hợp thực hiện một cách nhịp nhàng để hoàn thành các nhiệm vụ được giao.
e, Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Mỗi bộ phần đều đã có những quyền hạn và trách nhiệm khác nhau. Mỗi nhân viên được giao nhiệm vụ cụ thể phù hợp với vị trí và khả năng của bản thân. Mỗi nhân viên trong mỗi phòng định kỳ hàng tuần, tháng phải thực hiện báo cáo cho các trưởng, phó phòng để trưởng, phó phòng tập hợp các công việc trong tuần, tháng để báo cáo cho lãnh đạo. Neu có trường hợp đột xuất thì phải kịp thời báo cáo ngay để lãnh đạo đưa ra ý kiến chỉ đạo phù hợp với tình huống thực tế và tránh các tổn thất không mong muốn.
f) Các chính sách và thông lệ nhân sự
Chính sách nhân sự
Phòng hành chính nhân sự đảm nhận, thực hiện tuyển dụng đúng người đúng chuyên môn nghiệp vụ, có các yêu cầu đảm bảo để thực hiện được các công việc được giao.
Tùy theo nhu cầu hoặc mục tiêu của Công ty, Trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng lập phiếu tuyển dụng theo mẫu đã có sẵn của công ty về phòng Hành chính nhân sự.
Ban giám đốc sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị và đưa ra phương án tuyển dụng nếu như yêu cầu đó hợp lý. Hội đồng tuyển dụng bao gồm: Giám đốc hoặc phó giám đốc, Trưởng phòng hoặc bộ phận có nhu cầu tuyển dụng và một người của phòng Hành chính nhân sự.
Sau khi được phê duyệt, kế hoạch tuyển dụng sẽ được giao cho phòng Hành chính nhân sự lập. Công ty sử dụng cả 2 phương án đăng tuyển offline (tại các hội trợ việc làm) và trên các website như: web của công ty, vieclam24h.com, ... (bảng mô tả chi tiết công việc ở Phụ Lục)
Trong quá trình làm việc, có cơ chế khen thưởng, nâng lương định kỳ, quan tâm và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với cán bộ nhận viên trong Công ty như tham gia công đoàn lao động, đóng BHXH, BHTN....Phụ cấp phù hợp và tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành và thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.
Phối hợp các Công ty khác để giao lưu, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên kinh doanh và các lĩnh vực khác.
Năng lực làm việc của nhân viên: được đánh giá thông qua trình độ, phẩm chất của cán bộ nhân viên khi hoàn thành nhiệm vụ được giao. Thực hiện phân công công việc đúng người, đúng việc và ưu tiên người có kinh nghiệm.
2.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Pekaxim đã xây dựng được mô hình quản lý rủi ro ở tất cả các khâu nghiệp vụ chủ yếu.
a, Rủi ro trong quá trình mua hàng
Rủi ro: Vật tư mua không đạt chất lượng như cam kết gây ra lãng phí cho công ty. Nếu đưa vào sản xuất thì sẽ làm chất lượng sản phẩm giảm, có thể vi phạm hợp đồng với đối tác.
Giải pháp: Hàng mua về phải được kiểm định chất lượng và ghi lại bằng văn bản. Kiểm tra lại một lần nữa trước khi thực hiện sản xuất.
Rủi ro: Hàng hóa mua về không đúng như nhu cầu sử dụng của công ty gây lãng phí.
Giải pháp: Trước khi mua hàng phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền.
Rủi ro: Phiếu nhập kho bị lập trễ dẫn đến lượng hàng tồn kho không được cập nhật đầy đủ, làm số lượng hàng tồn kho trên sổ sách không phản ứng đúng số thực tế.
Giải pháp: Ban hành quy định cụ thể về thời điểm lập phiếu nhập kho và bắt buộc yêu cầu đánh số thứ tự.
b, Rủi ro bảo quản vật tư
Rủi ro: Nguyên vật liệu xuất kho không đúng số lượng hoặc chất lượng không đúng yêu cầu, điều này có thể làm chậm quá trình sản xuất của Công ty
Giải pháp: Hàng hóa xuất ra phải đi kèm với phiếu xuất khó
c, Quá trình lập kế hoạch sản xuất
Rủi ro: Sản xuất không đúng theo như kế hoạch đã đề ra, có thể gây ra thiếu hụt hàng hóa khi cần thiết và thừa hàng hóa khi không thể tiêu thụ được, gây thiếu hụt vốn.
Giải pháp: Lập kế hoạch thực hiện, phân công công việc cho các bộ phận đảm bảo bám sát tiến độ thực hiện đã cam kết với khách hàng.
d, Quá trình xử lý đơn hàng
Rủi ro: Khối lượng hàng vượt quá khả năng cung ứng của công ty, điều này dẫn đến vi phạm hợp đồng khiến công ty chịu tổn thất về kinh tế cũng như uy tín trên thị trường.
Giải pháp: Xem xét khả năng sản xuất đáp ứng rồi sau đó mới quyết định nhận hàng và ký hợp đồng.
e, Nguồn nhân lực
Rủi ro: Nguồn nhân lực chưa được phân bổ hợp lý, nhân sự không đạt yêu cầu dẫn đến năng suất thấp; nhân lực cũng có thể bị các công ty đối thủ thu hút, gây ra hiện tưởng chảy máu chất xám.
Giải pháp: Thường xuyên thực hiện các chương trình đào tạo và kiểm tra định kỳ. Đưa ra các chính sách đãi ngộ hợp lý và hấp dẫn, có các quy định cụ thể trong hợp đồng của nhân viên về việc nghỉ việc.