(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Nhà xuất bản Khoa Học và Kỹ Thuật Chức năng, nhiệm vụ từng kế toán
- Kế toán trưởng: là người đứng đầu của phòng Tài chính - Kế toán chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, sẽ là người quản lý toàn bộ các kế toán viên trong công ty, đây là người sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn để các kế toán khác có thể làm việc một cách phù hợp đối với yêu cầu của công ty cũng như đúng chuẩn mực kế toán. Cũng như phân công công việc một cách hợp lý cho các kế toán khác. Kế toán trưởng cũng là người lập báo cáo tài chính cho công ty hàng năm. Kế toán trưởng sẽ chịu trách nhiệm trước công ty và Nhà nước về hoạt động kế toán theo chuẩn mực, thông tư Nhà nước ban hành.
- Kế toán bán hàng kiêm công nợ. Là kế toán có trách nhiệm lập phiếu thu, phiếu chi, lập sổ theo dõi liên quan đến tình hình hàng hóa mua vào hoặc bán ra tại thời điểm phát sinh kinh doanh xuất nhập sách. Ngoài ra có trách nhiệm theo dõi các khoản lãi từ ngân hàng để ghi vào sổ vào mỗi tháng. Đồng thời kế toán cũng có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ để báo cáo lại với kế toán trưởng về khoản thu hồi nợ của danh sách khách hàng đã đặt mua sách theo từng tháng. Ngoài ra kế toán cũng sẽ theo dõi về tình hình công nợ giữa Trung tâm Phát hành sách và Chi nhánh tại Hồ Chí Minh.
- Kế toán kho kiêm kế toán lương: Thực hiện công việc quản lý kho sách, theo dõi tình hình nhập xuất sách thực tế tại kho. Là người sẽ lên danh sách quản lý các đầu sách và số lượng sách để có thể cung cấp cho Ban giám đốc khi được yêu cầu. Thực hiện các công việc như nộp lưu chiểu, phân phối sách trong nội bộ nhà xuất bản. Các nghiệp vụ sẽ được kế toán kho ghi vào sổ kho, lưu trữ chứng từ, giấy tờ liên quan đến kho. Ngoài ra đây cũng là người theo dõi tình hình tăng giảm và trích khấu hao TSCĐ. Vì kiêm kế toán lương nên kế toán sẽ theo dõi tình hình nhân viên làm việc tại công ty cũng như hạch toán tính lương cho nhân viên hàng tháng và trả nhuận bút cho cộng tác viên của Nhà xuất bản.
- Thủ quỹ: là người quản lý tiền mặt của công ty hoặc qua ngân hàng. Định kì sẽ kiểm kê quỹ, là người phối hợp với kế toán để tiến hành thu chi trong nhà xuất bản. Công việc thu chi tiền hàng ngày sẽ được ghi vào sổ chi tiết thu chi tiền để hạch toán và nộp lại với kế toán trưởng theo từng tháng, từng quý.
* Một số chứng từ hiện đang được sử dụng tại Nhà xuất bản: - Hóa đơn bao gồm Hóa đơn GTGT, hóa đơn thông thường...
- Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng sử dụng Phiếu thu, phiếu chi, giấy bảo có. - Hàng tồn kho có các Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
- Nghiệp vụ bán hàng được thực hiện với Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.
- Nghiệp vụ công nợ sẽ xem xét Hóa đơn, chứng từ bù trừ công nợ.
- Tài sản cố định cũng được kiểm kê dựa vào Hóa đơn GTGT, hợp đồng, biên bản bàn giao.
- Tính lương cho nhân viên dựa vào Bảng chấm công, bảng lương, đơn xin nghỉ có phép, nghỉ không phép .
* Trình tự luân chuyển chứng từ tại Nhà xuất bản tuân theo quy định của Bộ Tài
chính
- Khi nẩy sinh nghiệp vụ, kế toán lập các chứng từ cần thiết tương ứng với nghiệp vụ.
- Kế toán viên tiến hành kiểm tra chứng từ xem có đúng với yêu cầu về số lượng, tiền, sau đó sẽ đưa nộp lên kế toán trưởng để kiểm tra xem xét. Đối với một số nghiệp vụ sau khi kế toán trưởng đã kiểm tra sẽ tiếp tục được đưa lên giám đốc xem xét và phê duyệt, ký chứng từ.
- Chứng từ tại Nhà xuất bản được phân chia xếp thành hai loại, chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp. Do hiện nay công tác kế toán máy được thực hiện nhiều nên chủ yếu là các chứng từ gốc sẽ được sử dụng để ghi lại trên máy tính. Các chứng từ tổng hợp để tính tiền lương và hao mòn TSCĐ ít được sử dụng hơn.
- Các chứng từ sau khi sử dụng được lưu tại tủ ở phòng Tài chính - Kế toán trong vòng 12 tháng. Các chứng từ được lưu trên phần mềm kế toán sẽ được xếp theo số thứ tự, đóng thành quyển và ở ngoài sẽ được in theo quý hoặc năm tài chính hình thành và sử dụng chứng từ. Hết thời gian 12 tháng, chứng từ sẽ được chuyển xuống kho để tiến hành lưu trữ.
* Tài khoản kế toán được sử dụng:
Các tài khoản được sử dụng đúng với thông tư 200/2014/TT - BTC ban hành
ngày 22/12/2014, nhà xuất bản sử dụng các tài khoản như sau: - Loại tài khoản tài sản: Bao gồm các tài khoản đầu 1,2. - Loại tài khoản nợ phải trả bao gồm các tài khoản đầu 3,4
- Tài khoản doanh thu Nhà xuất bản sử dụng tài khoản 511, 515 tuy nhiên theo quan sát, Nhà xuất bản không mở thêm các tài khoản theo dõi các loại doanh thu riêng của mặt hàng đang sản xuất
- Loại tài khoản chi phí sản xuất bao gồm các tài khoản đầu 6
- Thể hiện các khoản thu nhập khác, chi phí khác Nhà xuất bản sử dụng tài khoản 711, 811
- Cuối kì để xác định kết quả kinh doanh, Nhà xuất bản sử dụng tài khoản 911 Tại đây Nhà xuất bản có mở thêm tài khoản cấp 2, cấp 3 để quản lý theo từng đối tượng, điều này giúp kế toán dễ dàng xác định trong khâu hạch toán. Ví dụ như tài khoản 154 hạch toán về chi phí SXKD, dịch vụ dở dang, Nhà xuất bản tiến hành lập thêm TK 1541: Chi phí NXB, TK 1542: Chi phí nhà in...
* Chế độ, chính sách kế toán
- Chế độ kế toán áp dụng tại Nhà xuất bản theo Thông tư số 200/2014/TT - BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014.
- Niên độ kế toán áp dụng tại Nhà xuất bản: 01/01-31/12. - Đon vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng (VND).
- Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy (theo hình thức nhật kí chung) - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc
- Hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phưong pháp kê khai thường xuyên - Tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng
- Hệ thống tài khoản sử dụng theo Thông tư số 200/2014/TT - BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014
* Báo cáo tài chính
Định kỳ hàng năm công ty nộp các BCTC theo quy định của Bộ tài chính bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo Kết quả kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính - Bảng cân đối phát sinh tài khoản
Ngoài ra hàng tháng, hàng quý chi nhánh và Trung tâm Phát hành sách sẽ nộp cho Nhà xuất bản báo cáo kế toán, thống kê theo quy định của Nhà xuất bản.