2.3.2.1. Các chứng từ và tài khoản đang được sử dụng tại Nhà xuất bản
Các loại chứng từ hóa đơn nhà xuất bản dùng làm căn cứ ghi nhận doanh thu: Phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có...
Tài khoản hạch toán mà kế toán đang sử dụng phù hợp với tiêu chuẩn của Nhà xuất bản
- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” - TK 131 “Phải thu khách hàng”
- TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp” - TK 1111 “Tiền mặt”
- TK 1121 “Tiền gửi ngân hàng”
2.3.2.2. Quy trình hạch toán và ghi sổ
Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập vào phần mềm MISA. Theo các trình tự cài đặt, phần mềm sẽ tự động cập nhập số liệu vào các bản kê khai hàng hóa dịch vụ bán ra, sổ nhật kí chung, sổ chi tiết TK 511, sổ cái TK 511 và các tài khoản liên quan khác như TK 111 (khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt), TK 112 (khi khách hàng sử dụng chuyển khoản qua ngân hàng), TK 131 (nếu khách hàng thanh toán sau)... Cuối kì sẽ kết chuyển từ TK 511 sang TK 911 để xác định tình hình bán hàng.
2.3.2.3. Phương pháp hạch toán doanh thu bán hàng
Vì hiện nay Nhà xuất bản cung cấp các dịch vụ liên quan đến khai thác, chế bản, biên tập lại bản thảo và sẽ thuê đơn vị khác in để phát hành sách. Các đầu sách có thể được do các nhà trường cung cấp bản thảo hoặc do Nhà xuất bản tự khai thác bản thảo:
*Trường hợp Nhà xuất bản tự khai thác bản thảo:
Nhà xuất bản kí Hợp đồng sử dụng tác phẩm với tác giả (chi tiết Hợp đồng sử
dụng tác phẩm được để trong phần Phụ lục 10), dưới sự đồng ý của tác giả, Nhà xuất
bản sẽ tiến hành các thao tác chế bản, biên tập lại bản thảo, gửi sách đi in và nhập kho sách. Khi bán sách, kế toán sẽ nhập lại hóa đơn vào phần mềm để tính doanh thu cho Nhà xuất bản.
Tại Nhà xuất bản với các giao dịch sẽ áp dụng hình thức thanh toán ngay hoặc thanh toán trả sau theo điều khoản trên hợp đồng. Do vậy kế toán sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán và ghi hóa đơn GTGT để nhập vào phần mềm. Căn cứ vào các chứng từ gốc trong ngày, kế toán nhập vào phần mềm MISA, các sổ cái, sổ chi tiết liên quan sẽ được phản ảnh tự động.
Phản ánh nghiệp vụ bán hàng vào ngày 25/11/2020, Nhà xuất bản nhận được đơn đặt hàng của đại học Hùng Vương đặt sách “Giáo trình cơ học ứng dụng” và khách hàng thanh toán qua ngân hàng. Vì đây là sách do Nhà xuất bản phát hành nên không chịu thuế GTGT.
Khi có đơn đặt hàng, sau khi nhận thông báo từ phòng tổng hợp, kế toán sẽ kiểm tra sách trong kho trên phần mềm. Sau đó kế toán lập hóa đơn xin chữ kí của kế toán trưởng và giám đốc để chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT để xuất hàng và khi xuất hàng sẽ kí vào liên 3 của hóa đơn GTGT.
Đến khi khách hàng thanh toán tiền, thủ quỹ căn cứ vào hóa đơn GTGT để thu tiền và lập phiếu thu tiền và ghi đã thu tiền. Trên phần mềm, kế toán viên cũng cập nhập lại về khoản mua hàng của đại học Hùng Vương.
Hình 2.1. Hóa đơn GTGT
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
Vì trên hóa đơn GTGT của nhà xuất bản yêu cầu cả chữ kí của thủ kho nên tại đây thường không in riêng phiếu xuất kho nữa mà thay vào đó sẽ chuyển liên 3 của hóa đơn đến thủ kho. Để thủ kho có thể soạn hàng theo hóa đơn. Trong trường hợp đơn hàng quá dài, kế toán viên sẽ in kèm một bảng kê khai hàng hóa cần xuất khó đính kèm để đưa cho thủ kho.
Sau khi viết hóa đơn kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm Misa.net 2020 vào phân hệ bán hàng
Hình 2.2. Màn hình hạch toán kế toán bán hàng trên Misa.net 2020
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
Trong trường hợp này khách hàng chưa trả tiền ngay nên kế toán sẽ nhập vào phần bán hàng chưa thu tiền.
Hình 2.3. Hạch toán bán hàng chưa thu tiền trên Misa.net 2020
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
Vì Trường Đại học Hùng Vương là khách quen và thường xuyên đặt mua hàng với nhà xuất bản nên trong danh mục khách hàng của nhà xuất bản đã có sẵn thông tin của đối tác này. Khi kế toán tiến hành nhập vào máy chỉ cần vào mục khách hàng chọn tên đơn vị này sẽ cung cấp đủ các thông tin của khách hàng. Với khách hàng đã quen biết này, Nhà xuất bản áp dụn676g việc cho khách hàng trả sau trong vòng 30-45 ngày. Tại nhà xuất bản vì áp dụng với các khách hàng lâu năm nên cũng không áp dụng chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán nữa. Mà thay vào đó, vì khách hàng mua số lượng lớn nên công ty áp dụng ưu đãi giảm giá 21% giá sách và trừ trực tiếp vào giá bán trên hóa đơn. Và khi nhập vào doanh thu kế toán sẽ ghi giá trị đơn hàng sau khi đã trừ chiết khấu như khi ghi trên hóa đơn.
Sau khi nhận được tiền thanh toán của khách hàng, kế toán viên sẽ tạo phiếu thu trên phần mềm MISA, xóa khoản phải thu của khách hàng. Ghi bút toán
Nợ TK 1221: 14.547.500 Có TK 131: 14.547.500
Và diễn giải đây là khoản Thu tiền xuất bản giáo trình quốc gia.
Phần mềm sẽ tự động cập nhập lại vào sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, sổ cái của các tài khoản liên quan. Từ đó cuối kì kế toán dễ dàng kiểm tra các khoản doanh thu của nhà xuất bản.
Hình 2.4. Ghi nhận thu tiền trên Misa.net 2020
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
Cuối kì phần mềm tự tính giá xuất kho bình quân của mặt hàng
Vì đây là mặt hàng có thuế GTGT 0% nên doanh thu của Nhà xuất bản: Doanh thu tiêu thụ hàng hóa = đơn giá bán * số hàng hóa tiêu thụ Chứng từ để xác định doanh thu là hóa đơn GTGT
* Nhà xuất bản nhận xuất bản theo hợp đồng kinh tế
Phó giám đốc cùng đại diện của đơn vị đặt sách tiến hành kí hợp đồng đặt hàng
(chi tiết về Hợp đồng kinh tế xem tại Phụ lục 11). Nhà xuất bản chịu trách nhiệm chế
bản, biên tập lại bản thảo, đặt in với công ty in ấn. Trong hợp đồng đã bao gồm các loại chi phí được hai bên tính toán. Sau đó số sách sẽ được nhận về nhập kho và theo như điều khoản được in trong hợp đồng sẽ giao sách đến nơi đặt sách. Khi kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm MISA sẽ thao tác như trường hợp Nhà xuất bản tự khai thác bản thảo.
Khi hoàn thành hợp đồng xuất bản sách, Nhà xuất bản lập biên bản nghiệm thu với khách hàng (chi tiết Biên bản nghiệm thu, thanh lý xem tại Phụ lục 12).
Trong trường hợp này, kế toán viên cũng sử dụng TK 511 để ghi doanh thu và thực hiện tương tự các thao tác như khi Nhà xuất bản tự khai thác bản thảo.
______Chửng tứ______ Diễn giãi TKBV _______So phát sinh________ __________Số du-_________ Ngây thăng ghi SO
Sô hiệu Ngày,
thăng Nợ CÓ Ntf CÓ
Sô dư đấu kỳ 122
9800
2.3.3.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Hiện tại Nhà xuất bản Khoa Học và Kỹ Thuật không ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu. Để đảm bảo hạn chế việc khách hàng không hài lòng với sản phẩm, nhà xuất bản lưu ý khách hàng kiểm tra các đầu sách trước khi nhận hàng.
Nhà xuất bản hiện nay không sử dụng tài khoản nào để nhận ghi chiết khấu thương mại, trong trường hợp có chiết khấu sẽ được trừ trực tiếp vào giá sách.
2.3.2.5. Giá vốn hàng bán tại Nhà xuất bản
Nhà xuất bản hiện nay không có xưởng in mà chỉ nhận các dịch vụ liên quan đến chế bản hoặc thiết kế sách sau đó sẽ hợp tác với nhà in để tạo ra cuốn sách. Hiện nay Nhà xuất bản cung cấp hai dịch vụ chính là tự xuất bản sách do hợp tác với các cộng tác viên hoặc cung cấp dịch vụ sau khi xuất bản sách sẽ bán hết cho tác giả.
Với trường hợp Nhà xuất bản tự xuất bản giá vốn ngoài các chi phí liên quan như chi phí in, chế bản, tiền lương cho nhân viên bộ phận xuất bản sẽ bao gồm phí bản quyền mà tác giả cùng với Nhà xuất bản đã thảo luận từ trước về quyền được sử dụng bản thảo.
Còn ở trường hợp Nhà xuất bản xuất bản sách theo hợp đồng kinh tế với đối tác, sau khi in xong sẽ trả toàn bộ sách cho đối tác thì sẽ không phải chịu phí sử dụng tác phẩm và trong hợp đồng sử dụng tác phẩm trong thời gian xuất bản cho phép Nhà xuất bản có quyền với toàn bộ cuốn sách. Chính vì vậy chi phí sẽ bao gồm toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình làm ra cuốn sách như trường hợp tự xuất bản nhưng không có phí bản quyền. Sau khi xuất bản sách, Nhà xuất bản sẽ gửi lại toàn bộ đầu sách đã được đặt đến đơn vị đặt hàng như theo hợp đồng hai bên đã kí.
Với lý do cả hai trường hợp đều được Nhà xuất bản tiến hành nhập kho rồi mới xuất bán và Nhà xuất bản đều sở hữu quyền sử dụng tác phẩm nên các bút toán ghi nhận giá vốn đều được sử dụng tài khoản như nhau.
Hiện tại, với việc kinh doanh các ấn phẩm sách, nhà xuất bản áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Giá vốn hàng bán của nhà xuất bản bao gồm tất cả các chi phí cấu tạo nên sản phẩm của doanh nghiệp. Với lĩnh vực kinh doanh xuất bản phẩm, giá vốn bao gồm chi phí giấy, mực in, tổ chức biên tập bản thảo, thiết kế bìa, theo dõi quá trình in... riêng trường hợp Nhà xuất bản tự in sách sẽ bao gồm cả phí bản quyền
53 trong giá vốn hàng bán.
Giá vốn hàng bán được hình thành từ các chi phí bao gồm:
- TK 1541: các chi phi bao gồm khai thác bản thảo, biên tập, chế bản, vẽ hình, vẽ bìa, tổ chức bản thảo. Nhà xuất bản căn cứ vào các chi phí này để có thể giá vốn và trả lương cho nhân viên liên quan đến bộ phận xuất bản.
- TK 1542: Dịch vụ nhà in là một khoản chi phí để xuất bản ra cuốn sách đấy của nhà xuất bản và được ghi riêng. Số tiền ghi vào tài khoản này đã được thỏa thuận giữa Nhà xuất bản và nhà in, mỗi đầu sách sẽ có giá khác nhau dựa vào số lượng mà Nhà xuất bản đã đặt hàng
Sau đó khi sách được in về nhập kho thì kết chuyển TK 154 vào TK 155 và khi bán ra bao nhiêu sẽ ghi nhận được giá vốn.
SÔ CHITIÉT CÁC TÀI KHOẢN
Th⅛g 11 năm 2020
18/11/202 0 MS 220261M 0ŨB o20 18/11/202
0 Tô chửc băn thảo 331 BD0C- 23& 7800 409
18/11/202 0 MS... 22026IM ODB o20 ... 18/11/202 0 Biên tập 331 4000 382 1800 792 18/11/202 0 MS... 22026IM OOB 020 .... 18/11/202 0 Thiet kể bìa 331 0000 40 1800 832 18/11/202 0 MS... 22026IM OOB 020 18/11/202 0 Che bãn ruột 331 6000 334 11667800 18/11/202 0 MS 220261M 0ŨB 020 18/11/202 0 Đọc bông 331 143 4000 13101800 18/11/202 0 MS 220261M 00B OfflO ... 18/11/202 0 Chế bân phụ bản 331 7000 71 13818800 18/11/202 0 MS... 22026IM OOB OfflO... 18/11/202 0 Đọc sách mẫu 331 5000 119 15013800 18/11/202 0 MS... 22026IM OOB 020 . . 18/11/202 0 Theo dõi in 331 8000 47 15491800 18/11/202 0 KC... 22026IM OOB 18/11/202
Hình 2.5. Các chi phí Nhà xuất bản
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
Tùy vào từng đầu sách mà các chi phí sẽ được tính dựa vào các khoản mục đó mà kế toán sẽ nhập vào phần chứng từ khác trong phần mềm kế toán.
Các chứng từ kế toán sử dụng bao gồm: hóa đơn GTGT, Phiếu chi, các chứng từ liên quan.
Số TT
Tên. nhàn hiệu, quy cách, phâiu chât Mã
sô Đon vịtinh YêuSo lượng Đon giá Thành tiên câu
Thực xuât
A B C D ĩ 2 3 4
1 Giảo Uinh cơ học úng dụng 220295 Bản 115 115 90.372 10.392.750
Cộng:
______________________
Tài khoản sử dụng: TK 1541: Chi phí NXB, TK 1542: Chi phí nhà in, dịch vụ dở dang; TK 155: Sản phẩm; TK 632: Giá vốn hàng bán.
Chi phí phát sinh trong kì sẽ được hạch toán vào TK 1541, TK 1542.
Khi sách được in và tiến hành nhập kho, kế toán tiến hành kết chuyển từ TK 154 sang TK 155 và đơn giá của mặt hàng sẽ được tự động phản ánh vào TK 632.
* Trường hợp kinh doanh sách Nhà xuất bản tự khai thác bản thảo
Cụ thể vào ngày 26/11/2020 nhà xuất bản ghi nhận chi phí để sản xuất ra Giáo trình cơ học ứng dụng sẽ tổng cộng 10.392.750 đồng bao gồm chi phí NXB là 1.537.750 đồng và chi phí nhà in 8.855.000 đồng được ghi vào TK 1541 và TK 1542. Kế toán viên cập nhập các loại chi phí này vào mục chứng từ nghiệp vụ khác. Khi tiến hành nhập kho hai chi phí này được kết chuyển sang TK 155. Căn cứ vào đó phần mềm ghi vào chi phí giá vốn hàng bán ở TK 632 khi tiến hành xuất sách.
Hình 2.6. Ghi nhận các chứng từ nghiệp vụ khác
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
55
Hình 2.7. Ghi nhận nhập kho
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
Đơn vị: Nhà Xuất bân Khoa học vả Kỳ thuật Mầu số: C31-HD
Mã QHNS: 1104879
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 26 thảng 11 nám 2020 Số: XK698
- Họ tẽn người nhận hãng: ... Địa chi (bộ phận): Đường Nguven Tàt Thảnh. Phường
Nòng Trang, TP Mệt Trì, Tinh Phù TllQ
- Lý do xuât kho: Xuàt bân sả ch
Ngày tháng ghi SO Chứng tứ Diền giãi TKĐ Ư _______SỔ phát sinh_____ Sndir Sfi hiệu Ngá y, thán Nợ Cfi Nợ Cfi So dư đâu kỳ 885158357 26/11/202 0 BH00006 98 26'11/202 0
Giáo trinh cơ bọc ứng dụng 155... ...10392750 ...895551107
27/11/202
0 BH0000699 27/11'2020 Rolc kỳ thuát sò bao vé bé thòng đién ^1^5^5 ^^^^
...5276000
...
27∕li⅛O XLcn-OI 27/11'202
0 Role ký thuạt SO bao vệ bẹ thong điẹn 155""'
1371760
...
30/11/202
0 BH0000700 30/11/2020 Còng ước vê biên báo tín hiệu đương bọ 155
... 71700000 973898867
Cộng sô phát Sinb trong ký 88740510
Cộng lù) kê lừ dâu nãUI 973898867
So dư Cnoi ký
973898867
Tỏng sỏ tiên (viêt bảng chừ): Mười triệu ba trảm chín mươi hai nghìn bây trãmnãm mươi đỏng chăn
Sò chững tữ kẽm theo: ... ..........
Ngày tháng.... năm....
NGƯỜI LẠP NGƯỜI NHẠN HÀNG THL KHO PhutrachKetoan THỦ TRƯỞNG ĐƠN VT
(Ký, họ lẻn) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)(Hoặc phụ trách bộ phận) (Ký, họ tên, đóng dâu) (Ký, họ tên}
56
Hình 2.8. Phiếu xuất kho
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
SoCHlTlETCAdAlKHOAN
Ihang 11 năm 2020
Ngây, tháng ghi sô
Chúng tư
Diễn giãi So hiện đối ứng TK Phát sinh
SỐ hiệu Ngày, tháng Nự Có
A R C D 1 E F
So dư dâu kị
Điêu chinh SO dư đáu nam
16/11/20 20
PC0141 16/11/2
020
Chi liên IIiiUi Ihinig giây đóng sách 6412 200000
0 16 11
2020 PC0141 16 11 2020 Chi tiền mua thủng giấy đóng sách 1111 2000000
16/11/20
20 PC0233 16/11/2020 Chi phi vận chuyền lịch hóa đơn 691 6412 3280000
16/11/20
20 PC0233 16/11/2020 Chi phi vận chuyên lịch hóa đơn 691 1111 3280000
16/11/20
20 PC0143 16/11/2020 Sao y chứng Ilnrc \ á bộ âm chén Muili Long 6428 695000
16/11/20 20
PCO143 16/11/2
020
Sao y chứng thực \ á bộ âm chén Muili Long 1111 695000
Hình 2.9. Trích sổ chi tiết tài khoản 632
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán) Có thể thấy tổng số phát sinh trong tháng 11 của TK 632 được thể hiện là
88.740.510 đồng
*Trường hợp Nhà xuất bản nhận xuất bản theo hợp đồng kinh tế
Khi thực hiện ký hợp đồng kinh tế, Nhà xuất bản sẽ kí thêm hợp đồng về sử