Tại NXB với công việc kinh doanh đặc thù nghề liên quan đến sách, thì đây là mặt hàng có giá trị tồn kho lớn, không phải lúc nào cũng có thể bán được hết sách đã xuất bản. Trong kho luôn có số lượng hàng tồn lớn, vào năm 2020 kế toán ghi nhận giá trị hàng tồn kho lên tới 6.629.934.049 đồng, đây là một con số rất lớn. Vì vậy kế toán nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để ước tính khoản tiền bị giảm thấp hon giá trị đã ghi sổ. Nhờ có công tác này Nhà xuất bản có thể bù đắp các khoản thiệt hại khi sản phẩm bị giảm giá, đồng thời thể hiện được giá trị thuần của hàng tồn kho khi doanh nghiệp lập BCTC.
Khi kiểm kê hàng tồn kho, Nhà xuất bản có thể phát hiện những đầu sách cũ mà nay đã bị giảm giá trị. Từ đó theo như thông tư 200/2014/TT - BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 thì Nhà xuất bản cần trích lập một khoản dự phòng giảm giá của hàng tồn kho. Mức trích lập dự phòng như sau: “Mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Lượng vật tư, sản phẩm thực tế tồn kho tại thời điểm lập BCTC * (Giá gốc hàng tồn
kho theo sổ kế toán - Giá trị có thể thực hiện được của hàng tồn kho)”. Ke toán sẽ dùng TK 2294: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho để ghi lại giá trị này.
Bút toán trích lập dự phòng: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
Có TK 2294: dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Cuối niên độ kế toán năm sau:
Nếu số dự phòng của kì này lớn hơn các kì trước kế toán bổ sung phần chênh lệch:
Nợ TK 632: phần chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 2294: phần chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trong trường hợp số dự phòng của kì này nhỏ hơn với kì trước, kế toán ghi bút toán
Nợ TK 2294: phần hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: phần hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Khi sử dụng tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, vào lúc lập BCTC sẽ đảm
bảo Nhà xuất bản không ghi nhận quá lên giá trị thực của các sản phẩm. Trong trường hợp
xảy ra tổn thất ngoài ý muốn, hay đầu sách quá cũ không thể sử dụng được nữa sẽ có cách
xử lý với trường hợp đó. Đảm bảo được nguyên tắc thận trọng trong kế toán.