Hệ thống chứng từ kế tốn
Hiện nay, tùy vào quy mơ doanh nghiệp mà nhà quản trị cĩ thể lựa chọn sử dụng hệ thống chứng từ kế tốn theo thơng tư 200/2014/TT-BTC hoặc theo thơng tư 133/2016/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành và chứng từ kế tốn ban hành theo các văn bản pháp luật đặc thù. Tổ chức chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo tính chính xác của thơng tin, kiểm tra thơng tin đĩ phục vụ cho ghi sổ kế tốn và tổng hợp kế
tốn. Chứng từ kế tốn là nguồn thơng tin ban đầu rất quan trọng trong mỗi hệ thống thơng tin kế tốn. Mỗi bản chứng từ cần phải cĩ các yếu tố cơ bản sau:
- Tên chứng từ
- Tên và địa chỉ của các cá nhân, đơn vị liên quan đến nghiệp vụ kinh tế - Ngày và số thứ tự chứng từ
- Nội dung của nghiệp vụ kinh tế - Qui mơ của nghiệp vụ kinh tế
- Chữ ký của những người tham gia vào nghiệp vụ kinh tế
Ngày nay, với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin, các tổ chức cĩ thể sử dụng các chứng từ điện tử nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung qui định cho chứng từ kế tốn. Mỗi đơn vị cần xác định danh mục chứng từ sử dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Đối với các chứng từ bắt buộc cần tuân thủ theo biểu mẫu và chương trình luân chuyển chứng từ do nhà nước ban hành. Đối với các chứng từ khơng bắt buộc, cần xuất phát từ yêu cầu quản lý tài sản và phân cấp quản lý trong đơn vị để xây dựng biểu mẫu và chương trình luân chuyển chứng từ hợp lý.
+ Lập chứng từ + Kiểm tra chứng từ
+ Luân chuyển, sử dụng chứng từ + Bảo quản, lưu trữ và hủy bỏ chứng từ
Hệ thống tài khoản kế tốn
Hệ thống tài khoản kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống kế tốn bao gồm những quy định thống nhất về tài khoản, số lượng tài khoản và nội dung ghi chép của từng tài khoản.
Đối với các doanh nghiệp lớn thì phải áp dụng hệ thống tài khoản theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC cịn đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa thì cĩ thể sử dụng hệ thống tài khoản theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC hoặc thơng tư 133/2016/TT-BTC tùy thuộc vào nhà quản lý lựa chọn dựa trên đặc điểm quản lý của doanh nghiệp mình.
Hệ thống TKKT cĩ tác dụng kiểm tra, giám sát các thơng tin kinh tế theo các nội dung đã được phân loại một cách thường xuyên, liên tục và cĩ hệ thống từ khi
các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đến khi chúng được tổng hợp vào các chỉ tiêu, khoản mục tương ứng trên các Báo cáo kế tốn.
Hệ thống sổ kế tốn
Hệ thống Sổ kế tốn sử dụng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ. Thơng qua việc mở các sổ chi tiết về vật tư, hàng hĩa, cơng nợ, chi phí, doanh thu,... sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các nhà quản lý cĩ được các thơng tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp. Ngồi ra, hệ thống Sổ kế tốn cịn giúp tổng hợp, lưu trữ thơng tin một cách hệ thống, khoa học, và đĩng vai trị trung gian giữa chứng từ kế tốn và Báo cáo kế tốn, nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập lại mọi chứng từ kế tốn đã cung cấp số liệu lập Báo cáo kế tốn.
Sổ kế tốn gồm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết:
+ Sổ kế tốn tổng hợp gồm sổ Nhật ký chung “dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế tốn và trong một niên độ kế tốn theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đĩ” và sổ Cái “dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế tốn theo các tài khoản kế tốn được quy định trong chế độ tài khoản kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp” - theo Phụ lục 4 phần B Thơng tư 200/2014/TT-BTC “Hướng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp”.
+ Sổ kế tốn chi tiết gồm Sổ, thẻ kế tốn chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế tốn cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số lượng, kết cấu của các sổ, thẻ kế tốn chi tiết khơng được quy định bắt buộc, các DN căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước để mở các sổ, thẻ cần thiết.
Ngày nay, tùy thuộc vào hình thức kế tốn nà DN sử dụng các Sổ kế tốn dạng truyền thống (ghi chép trên sổ giấy) và một dạng khác được lưu trữ trên các phần mềm máy tính và khi cần sử dụng cĩ thể kết xuất từ các phần mềm này.
Các hình thức kế tốn:
+ Hình thức nhật ký chung: Theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC “Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định
khoản kế tốn) của nghiệp vụ đĩ. Sau đĩ lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh”. Hình thức này cĩ ít tác dụng đối chiếu nhưng lại khá đơn giản và thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế tốn.
+ Hình thức nhật ký - sổ cái: Theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC “Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dụng kinh tế (theo tài khoản kế tốn) trên cùng một quyển sổ kế tốn tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái”. Đối với các DN cĩ quy mơ nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh khơng nhiều và đơn giản thì áp dụng hình thức này khá tiện lợi và hữu ích do dễ đối chiếu nhưng đối với các DN lớn thì việc sử dụng hình thức này sẽ rất phức tạp do địi hỏi độ rộng trang sổ lớn.
+ Hình thức chứng từ ghi sổ: Theo thơng tư 200/2014/TT-BTC “Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tốn tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ do kế tốn lập trên cơ sở từng chứng từ kế tốn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, cĩ cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và cĩ chứng từ kế tốn đính kèm”. Hình thức này thích hợp với mọi loại hình tổ chức với quy mơ khác nhau và đặc biệt dễ áp dụng trong điều kiện kế tốn thủ cơng và vi tính hĩa.
+ Hình thức Nhật ký - Chứng từ: Theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC “Tập hợp và hệ thống hĩa các nghiệp cụ kinh tế phát sinh theo bên Cĩ của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đĩ theo các tài khoản đối ứng Nợ. Kết hợp chặt ché việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hĩa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Kết hợp rộng rãi việc hạch tốn tổng hợp và hạch tốn chi tiết trên cùng một sổ kế tốn và trong cùng một quá trình ghi chép”. Hình thức kế tốn này cĩ mẫu sổ khá phức tạp nên được sử dụng nhiều trong các đơn vị cĩ quy mơ lớn nhưng chưa áp dụng kế tốn vi tính hĩa trong những năm 1990 trở về trước, khi việc ứng dụng máy tính và các phần mềm kế tốn cịn hạn chế. Do vậy ngày nay các DN mới thành lập thường khơng áp dụng hình thức này.
Hệ thống báo cáo kế tốn
Theo Mariana và các cộng sự (2012) “Báo cáo kế tốn là cơng cụ đánh giá và theo dõi tình hình tài chính trong các DN. Báo cáo kế tốn đại diện cho một hệ
thống kế tốn quản lý và phù hợp với cấu trúc của từng DN và là kết quả thể hiện trách nhiệm của nhà quản lý”. Báo cáo kế tốn được lập dựa trên các số liệu, thơng tin kế tốn đã được thu thập trong thời gian hoạt động của DN. Báo cáo kế tốn chính là phương tiện truyền tải, cung cấp thơng tin kế tốn cho các đối tượng sử dụng thơng tin.
Các loại báo cáo kế tốn cơ bản: báo cáo quản trị và báo cáo tài chính.
+ Báo cáo quản trị là loại báo cáo khơng mang tính thống nhất, bắt buộc nhằm mục đích cung cấp các thơng tin theo yêu cầu của nhà quản lý.
+ Báo cáo tài chính là loại báo cáo mang tính thống nhất, bắt buộc và cĩ giá trị pháp lý cao. Các DN phải lập các báo cáo này theo quy định trong chế độ báo cáo kế tốn, lập theo các mẫu đã được ban hành. Loại báo cáo này được dùng để cung cấp thơng tin tài chính và phi tài chính cho các đối tượng bên ngồi DN vầ khả năng của lợi ích cũng như rủi ro về tài chính trong tương lai. Báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính.