Thẩm định giá Indochina
2.3.1. Bộ máy kế tốn
Cơng ty CP Thẩm định giá Indochina là một DN cĩ quy mơ nhỏ, cĩ trụ sở chính tại Hà Nội và các văn phịng đại diện tại khắp nơi trên tồn quốc. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung (tức là chỉ cĩ duy nhất 1 phịng kế tốn tại trụ sở, các văn phịng đại diện khơng cĩ bộ phận kế tốn và tồn bộ chứng từ, giấy tờ được gửi đến phịng kế tốn tại trụ sở để tiến hành ghi chép và lưu trữ).
IVSC tổ chức hoạt động kế tốn tại trụ sở chính của DN, được quản lý trực tiếp dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc. Với hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung, tất cả các chứng từ, hồ sơ liên quan đều được lưu trữ tập trung trong cùng một kho tài liệu. Điều đĩ giúp ích rất nhiều trong cơng tác bảo quản, kiểm tra, đối chiếu giấy tờ và tận dụng tối đa thời gian trong quá trình xử lý, luân chuyển chứng từ giữa các chi nhánh/ VP đại diện.
Hiện nay, hoạt động của Cơng ty được vận hành bởi 1 Giám đốc, 5 Thẩm định viên, 3 Kế tốn và 1 nhân viên hành chính - nhân sự cùng với 19 người đại diện tại các chi nhánh/ VP đại diện tại các tỉnh thành. Tổng nhân viên của IVSC năm 2020 là 29 người, trong khi đĩ, bộ phận kế tốn chỉ cĩ 3 kế tốn. Từ đĩ cho thấy sự thiếu hụt kế tốn viên để thực hiện và kiểm sốt các hoạt động phát sinh tại Cơng ty.
Cĩ thể thấy, tổ chức bộ máy kế tốn tại IVSC chưa phù hợp với đặc điểm hoạt dộng và điều kiện kinh doanh của DN.
2.3.2. Hệ thống phương tiện kỹ thuật
Hệ thống phần mềm hiện nay của IVSC:
Hiện nay, IVSC đang sử dụng phần mềm kế tốn Fast Accounting 11 phiên bản R09 (phần mềm kế tốn chuyên dụng cho các DN nhỏ và vừa) với hình thức kế tốn là Nhật ký chung.
Đối với Fast, cĩ 4 phiên bản khác nhau dành cho từng loại hình sản xuất kinh doanh mà DN lựa chọn: thương mại, dịch vụ, sản xuất và xây lắp. Và với từng phiên bản thì Fast cung cấp các phân hệ kế tốn khác nhau. Đây cũng được coi là một điểm khác biệt giữa Fast và các phần mềm khác. Ví dụ: Đối với phiên bản dành cho loại hình sản xuất thì cĩ một phân hệ đặc trưng của ngành kinh doanh này là phân hệ kế tốn giá thành sản xuất mà các phiên bản của loại hình khác khơng cĩ.
Hình 2. 4 tổng quan về Fast Accounting 11
Cũng như các DN khác, IVSC chủ yếu sử dụng phần mềm kế tốn cho cơng tác kế tốn tài chính của DN, dùng để ghi nhận các nghiệp vụ kế tốn phát sinh, tổng hợp nên sổ và các báo cáo kế tốn. Tuy nhiên, phần mềm cĩ một tính năng đáng chú ý là quản lý người sử dụng. Trong đĩ cho phép khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập (điều này giúp Cơng ty quản lý, phân cơng nhiệm vụ cho từng nhân viên, tránh trường hợp 1 nhân viên cĩ thể truy cập vào tồn bộ phân hệ kế tốn, từ đĩ cĩ thể dễ dàng xác định được trách nhiệm của từng người khi cĩ sai sĩt xảy ra), xem các máy đang chạy chương trình (nhằm kiểm sốt những máy tính đang sử dụng chương trình trong một phạm vi nhất định) và phân quyền sử dụng ký hiệu hĩa đơn, quyển chứng từ (cho phép khai báo những người sử dụng chương
chứng từ bất hợp pháp). Chính vì vậy nên Cơng ty CP Thẩm định giá Indochina đã lựa chọn sử dụng Fast Accounting trong thị trường phần mềm hiện nay.
Việc sử dụng Fast đã giúp ích rất nhiều trong quá trình thu thập DL, xử lý và lưu trữ và cung cấp thơng tin kế tốn như tiết kiệm thời gian (khi thực hiện một hợp đồng tại các tỉnh thành khác thì trước khi các chi nhánh/VP đại diện gửi chứng từ về trụ sở chính thì sẽ gửi bản mềm các chứng từ đĩ về Cơng ty trước) và từ đĩ, các giao dịch kinh tế được thu thập và ghi nhận nhanh hơn. Đồng thời, Fast cũng giúp ích rất nhiều trong việc xử lý các DL đã thu thập được (hỗ trợ ghi nhận, hạch tốn và lập các hĩa đơn, chứng từ trên Fast). Trong quá trình lưu trữ và cung cấp các thơng tin kế tốn, sử dụng Fast giúp bộ phận kế tốn cĩ thể dễ dàng phân loại các chứng từ để lưu trữ và tự động lập các báo cáo tài chính cơ bản và cần thiết từ đĩ giảm tải một phần các cơng việc của bộ phận kế tốn đặc biệt là vào cuối mỗi tháng, quý, năm.
Tuy nhiên, các phần mềm hiện nay đều cĩ một số nhược điểm nhất định, và Fast do cĩ dung lượng lớn nên hiện nay bộ phận kế tốn chỉ cĩ hai máy tính được cài đặt phần mềm này. Điều này dẫn đến tình trạng xử lý thơng tin khơng hiệu quả, gây ra sự chậm trễ cơng việc trong quá trình làm việc của kế tốn viên.
Hệ thống phần cứng tại Cơng ty CP Thẩm định giá Indochina:
Phịng kế tốn tại IVSC được trang bị một dàn máy tính (1 máy chủ và 5 bộ máy vi tính) các được kết nối với nhau bằng hệ thống mạng nội bộ. Hệ thống máy tính của Cơng ty được trang bị đầy đủ các thiết bị đầu vào tiên tiến. Về thiết bị đầu ra, bộ phận kế tốn được sở hữu 1 máy in tích hợp chức năng photo và scan tài liệu với cơng suất hoạt động lớn.
Hệ thống mạng nội bộ của Cơng ty được cung cấp bởi Tập đồn Cơng nghiệp Viễn thơng Quân đội Viettel, kết nối đến tất cả các phịng ban và các thiết bị đầu ra. Do đặc điểm hoạt động của Cơng ty, Ban quản lý lựa chọn sử dụng gĩi internet dành cho DN với tốc độ mạng 60Mbps với mơ hình Star (Hub) với một Switch được đặt tại trung tâm văn phịng Cơng ty và dùng các sợi cáp quang để kết nối với các thiết bị sử dụng mạng.
Cĩ thể thấy, trang thiết bị hiện nay tại bộ phận kế tốn được lắp đặt đầy đủ cho mỗi kế tốn viên, cùng với hệ thống các thiết bị đầu ra cĩ cơng suất lớn đã cơ bản đáp ứng đủ nhu cầu của các nhân viên. Tốc độ mạng nhanh, phù hợp nhu cầu trao đổi thơng tin giữa các phịng ban và các hoạt động thường xuyên diễn ra hàng ngày tại Cơng ty.
Tuy nhiên, hệ thống máy tính đang sử dụng khơng được nâng cấp thường xuyên nên đã lỗi thời, hoạt động chậm chạp và kém hiệu quả.