IVSC là một Cơng ty chuyên cung cấp dịch vụ thẩm định giá và tư vấn tài chính. Vì vậy các chu trình kinh doanh gồm các chu trình: doanh thu, chi phí, nhân sự, tài chính và sản xuất. Các chu trình này đều cĩ một quy trình lưu chuyển chứng từ giữa các phịng ban khá hồn thiện.
Đối với quá trình cung cấp dịch vụ ( trong chu trình doanh thu) tại IVSC:
Quy trình: Các chi nhánh/VP đại diện tiếp nhận “Giấy đề nghị cung cấp dịch vụ” từ KH và tiến hành kiểm tra tính khả thi với việc cĩ thực hiện cung cấp dịch vụ khơng? Nếu cĩ thì tiến hành chuyển “Giấy đề nghị cung cấp dịch vụ” đến phịng thẩm định tại trụ sở chính. Phịng thẩm định tiến hành lập hợp đồng và gửi trước cho KH bản mềm, lập chứng thư thẩm định và trình bộ chứng từ gốc (gồm “Giấy đề nghị cung cấp dịch vụ”, “Hợp đồng” và “Chứng thư” lên Giám đốc xét duyệt, ký và gửi cho KH xác nhận đồng thời ký đối với “Hợp đồng”. Sau khi thu thập đủ chữ ký của hai bên (KH và giám đốc) chuyển bộ chứng từ gốc đến phịng kế tốn tiến hành nhập liệu, ghi nhận và lập hĩa đơn trên phần mềm. Bộ chứng từ gốc được lưu lại theo ngày cịn hĩa đơn được gửi đến cho KH.
Hoạt động xử lý:
(1.0) Xử lý “Giấy đề nghị cung cấp dịch vụ” (2.0) Lập HĐ và chứng thư
(3.0) Xét duyệt và ký hợp đồng, chứng thư thẩm định (4.0) Ghi nhận và lập hĩa đơn trên phần mềm Fast. + DFD (Data flow diagram - Sơ đồ dịng DL) cấp 1:
Hình 2. 12 DFD cấp 1 của quá trình cung cấp dịch vụ
Hình 2. 13 Lưu đồ lưu chuyển chứng từ của quá trình cung cấp dịch vụ (Nguồn: Cơng ty CP Thẩm định giá Indochina) Chu trình doanh thu hiện tại của Cơng ty đang bộc lộ một số điểm yếu quan trọng: kiểm sốt chung kém, hệ thống phương tiện kỹ thuật khơng đồng bộ, cĩ một số cơng việc bị tách nhỏ và dư thừa. Điều này cĩ thể gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động của nhân viên khi thực hiện các thủ tục rườm rà, khơng cần thiết, hao phí một lượng thời gian nhất định khi tiến hành các hợp đồng (đặc biệt khi đối với hợp đồng lớn).
2.3.5. Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn
Đối với hệ thống thơng tin nĩi chung và AIS nĩi riêng, Cơng ty đề ra các phương án, thủ tục kiểm sốt nhằn hạn chế các rủi ro và sai sĩt trong quá trình tiến hành cơng việc cũng như phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân thực hiện. Các thủ tục kiểm sốt được chia thành 2 nhĩm: kiểm sốt chung và kiểm sốt ứng dụng.
Các thủ tục kiểm sốt chung: Dựa trên những đặc điểm về vị trí làm việc của từng cá nhân trong Cơng ty mà Ban Giám đốc sẽ thiết lập các phương án kiểm sốt thích hợp đảm bảo hoạt động của Cơng ty diễn ra ổn định, hiệu quả.
+ Phân quyền và trách nhiệm khi sử dụng hệ thống: Thơng qua việc sử dụng phương pháp quan sát và phỏng vấn kế tốn trưởng thì hệ thống của Cơng ty gồm các chức năng chính là lập trình, sử dụng hệ thống và phân tích hệ thống. Đối với
chức năng lập trình thì do khả năng cĩ hạn nên Cơng ty thường sử dụng nguồn nhân lực thuê ngồi. Hầu hết các nhân viên trong Cơng ty chỉ được phép sử dụng hệ thống và chỉ cĩ các trưởng phịng và Ban Giám đốc mới được thực hiện chức năng phân tích hệ thống để đưa ra các thay đổi phù hợp trong hoạt động của Cơng ty.
+ Kiểm sốt xâm nhập và bảo vệ tài sản của Cơng ty: Trong quá trình thực tập tại Cơng ty, thơng qua phương pháp quan sát để tìm hiểu các kiểm sốt mang tính chất vật lý tại đơn vị. Chìa khĩa VP Cơng ty được giao duy nhất cho một nhân viên cùng với các nhân viên bảo an và hệ thống camera giám sát hoạt động liên tục 24/24h. Các phịng ban đều chỉ được giữ chìa kháo của phịng đĩ. Giấy tờ và chứng từ của Cơng ty được lưu trữ tập trung tại một kho tài liệu chung cịn các tài liệu quan trọng thì được để trong két sắt đặt tại phịng Giám đốc.
+ Kiểm sốt truy cập vào hệ thống: Đối với hệ thống máy vi tính, sau khi được phân cho các nhân viên thì người đĩ phụ trách tạo mật khẩu và tài khoản cho máy tính để bảo vệ và ngăn chặn việc truy cập sai vào hệ thống. Trưởng phịng lập một danh sách người được phép truy cập vào hệ thống và phân quyền hạn cho từng người, sau đĩ tiến hành khai báo người sử dụng vào hệ thống. Như vậy, các nhân viên chỉ cĩ thể thực hiện các chức năng trong phạm vi quyền hạn của mình, từ đĩ cĩ thể phân rõ trách nhiệm của mỗi người và hạn chế việc thực hiện cơng việc chồng chéo. Ví dụ: Mật khẩu của mỗi tài khoản, phần mềm phải khác nhau, đảm bảo các yếu tố dễ nhớ, khơng quá đơn giản và phải bao gồm cả chữ và số để ngăn chặn việc người khác xâm nhập vào hệ thống. Vào đầu mỗi quý, kế tốn trưởng tiến hành cài đặt lại mật khẩu đối với phần mềm Fast và chữ ký số tránh tình trạng sử dụng một mật khẩu trong thời gian dài sẽ dễ bị người khác lợi dụng sơ hở để đánh cắp thơng tin.
+ Kiểm sốt cơng tác lưu trữ DL, giấy tờ: Các giấy tờ như hợp đồng, chứng thư, biên bản thanh lý,... được in ra 4 bản và cĩ dấu của cả hai bên, sau đĩ gửi hai bản cho KH và hai bản được lưu vào kho tài liệu. Ngồi ra, đối với hợp đồng, biên bản thanh lý, hồ sơ pháp lý và báo giá sẽ được scan lại và lưu trên một ổ cứng do kế tốn trưởng giữ.
Các thủ tục kiểm sốt ứng dụng: Là các thủ tục được thiết kế dành cho phần mềm Fast để kiểm sốt và ngăn chặn các rủi ro cĩ thể xảy ra trong các khâu nhập liệu, xử lý DL và thơng tin đầu ra.
+ Kiểm sốt trong quá trình nhập liệu:
(1) Kiểm sốt nguồn DL: Nguồn DL nếu khơng được kiểm sốt tốt cĩ thể dẫn đến rất nhiều sai sĩt khi ghi nhận nghiệp vụ và lập các báo cáo tài chính. Vì vậy, đối với nguồn DL ban đầu, trước khi ghi nhận thì các kế tốn viên phải thự hiện một số cơng việc như: kiểm tra tính liên tiếp của số chứng từ; kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp pháp của các chứng từ; sau khi sử dụng chứng từ phải được để riêng và tiến hành đánh dấu sau khi sử dụng để phân biệt với các chứng từ chưa được xử lý.
(2) Kiểm sốt quá trình nhập liệu: Trong quá trình nhập liệu, cần thiết lập các thủ tục, kiểm sốt khi nhập các DL của chứng từ.
Ví dụ: Đối với hĩa đơn GTGT khi cung cấp dịch vụ: Khi ghi nhận một hĩa đơn vào phần mềm, cĩ rất nhiều các DL cần phải định dạng từ trước về một số các yếu tố: hợp lý, đầy đủ, cĩ thực, ....
Ngày tháng hĩa đơn X X X So hiệu chúng từ________ X X Diễn giải_______________ X X So tiền________________ X X Người lập______________ X X X So hiệu tài khốn________ X X Mã khách hàng__________ X X X So hĩa đơn_____________ X X X Người nhận____________ X X X Ngày tháng ghi SO_______ X X m sốt quá trình nhập liệu KieuDL số tổngkiêm sốt Giới hạn Giá ứị mặc định vả đánh SO 'tự động Tuần tự X X X X _________X_________ X X X X X X X X X X X X X X
Hình 2. 14 Các thủ tục kiểm sốt quá trình nhập liệu đối với các DL của 1 hĩa đơn GTGT
+ Kiểm sốt trong khi xử lý DL: Là các hoạt động kiểm sốt, phát hiện các sai sĩt khi chuyển các DL thành các thơng tin kế tốn.
Ví dụ: Khi lập hĩa đơn GTGT cho KH trong chu trình doanh thu, phải đảm bảo KH đĩ thật sự tồn tại và phải tiến hành khai báo thơng tin KH (nếu là KH mới), dịch vụ trên hĩa đơn phải do Cơng ty thực sự cung cấp.
(2) Kiểm tra tính tuần tự: Các DL, thơng tin được sắp xếp theo ngày tháng phát sinh giao dịch hoặc theo số chứng từ.
Ví dụ: Trong chu trình doanh thu, hĩa đơn được sắp xếp theo số chứng từ và số hĩa đơn được lập phải được bắt đầu từ 0000001 và các hĩa đơn tiếp theo phải được đánh số liên tục, khơng ngắt quãng.
(3) Thơng báo về các yếu tố bất thường: Thiết lập thơng báo khi cĩ các yếu tố bất thường xảy ra như TK 111 - “Tiền mặt” và TK 112 - “Tiền gửi ngân hàng” cĩ số dư âm (điều này là khơng thể xảy ra vì DN khơng thể chi tiêu vượt quá quỹ tiền của DN),...
(4) Tiến hành đối chiếu định kỳ giữa hai nguồn thơng tin độc lập (trong và ngồi hệ thống phần mềm): Đảm bảo sự đồng bộ giữa các số liệu trong Sổ tổng hợp và các Sổ chi tiết, giữa số liệu trên phần mềm và số liệu tại các Sổ kế tốn truyền thống.
Ví dụ: Khi cung cấp dịch vụ, ngồi việc lập hĩa đơn và ghi nhận trên Fast thì kế tốn cũng sẽ ghi chép lại nghiệp vụ vào Sổ theo dõi chi tiết và cuối mỗi tháng sẽ tiến hành đối chiếu số liệu.
+ Kiểm sốt đầu ra: Sau khi xử lý DL, định kỳ, kế tốn tổng hợp tiến hành kết xuất thơng tin/ lập các báo cáo cần thiết. Trong quá trình đĩ, cần phát hiện, ngăn ngừa các sai sĩt và nhầm lẫn như sai kỳ báo cáo, quá hạn nộp (đối với các báo cáo, bảng kê bắt buộc),.... Một số thủ tục kiểm sốt:
(1) Trước khi kết xuất các báo cáo, bảng kê kế tốn phải tiến hành kiểm tra thời điểm thực hiện nghiệp vụ này, đảm bảo báo cáo được lập phải đúng kỳ, đúng hạn.
Ví dụ: Khi lập báo cáo tài chính năm 2020, kế tốn phải đảm bảo kỳ kế tốn là 1 năm (từ 01/012020 đến 31/12/2020) và phải nộp cho cơ quan thuế trước 31/03/2021.
(2) Phân chia rõ trách nhiệm lập các báo cáo, bảng kê: kế tốn tổng hợp lập Báo cáo tài chính, các bảng kê chi tiết về tình hình phân bổ cơng cụ dụng cụ, khấu
hao của tài sản cố định và bảng lương. Ke tốn trưởng phụ trách về báo cáo chi tiết về cơng nợ và các bảng kê về thuế. Cịn thủ quỹ thì lập báo cáo về tình hình thu, chi tiền trong kỳ.