Indochina
Cơng ty CP Thẩm định giá Indochina là một Cơng ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực thẩm định giá, tư vấn tài chính DN và tư vấn dự án. Với hơn 9 năm hoạt động với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm, Cơng ty luơn mong muốn sẽ mang lại cho KH những dịch vụ cĩ chất lượng cao và trải nghiệm tốt. Chính vì vậy, Cơng ty luơn đề ra các mục tiêu, định hướng kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn.
Trong ngắn hạn, Cơng ty cĩ những kế hoạch kinh doanh mới, tập trung vào việc khám phá những thị trường mới. Đồng thời, Cơng ty cũng cĩ những kế hoạch nhằm cải thiện chất lượng phục vụ KH và nâng cao khả năng nghiệp vụ của các nhân viên trong Cơng ty. Ngồi ra, IVSC cũng cĩ dự định cải thiện cơ sở vật chất của Cơng ty, trang bị các thiết bị hiện đại phù hợp với cơng nghệ hiện nay.
Trong dài hạn, IVSC đặt mục tiêu trở thành một trong những Cơng ty Thẩm định giá lớn nhất Việt Nam. Hiện tại, khu vực hoạt động chính của Cơng ty là các thành phố lớn và vùng núi bắc bộ, trong khi IVSC đã cĩ các VP đại diện ở miền Trung và miền Nam mà hai khu vực này đặc biệt là miền Nam được đánh giá là các thị trường tiềm năng giúp Cơng ty càng thêm phát triển hơn. Và để làm được điều đĩ thì IVSC cĩ kế hoạch thành lập thêm các VP đại diện tại hai khu vực này để dễ tiến hành các chiến lược quảng bá thương hiệu cũng như giao dịch với KH đồng thời tiến hành tuyển dụng thêm nhân viên cĩ chuyên ngành thẩm định, kế tốn, kiểm tốn và tài chính để đào tạo và hỗ trợ thực hiện các hợp đồng.
3.2. Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty Cổ phầnThẩm định giá Indochina Thẩm định giá Indochina
Phương hướng hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn: Tiến hành thực hiện các phương án, giải pháp hồn thiện tồn bộ các bộ phận của AIS của DN: bộ máy kế tốn; hệ thống phương tiện kỹ thuật; hệ thống chứng từ, TK, sổ kế tốn, báo cáo
kế tốn; các chu trình kinh doanh và kiểm sốt AIS. Mục đích hướng tới cải thiện chất lượng của thơng tin kế tốn (thơng tin tài chính và phi tài chính) từ đĩ lập ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị cĩ tính chính xác cao và cuối cùng cĩ thể trợ giúp Ban Giám đốc kiểm sốt DN và đưa ra những quyết định đúng đắn, nắm bắt được các cơ hội để phát triển.
Hồn thiện bộ máy kế tốn: Bộ máy kế tốn hiện nay kém phù hợp, nên khi Cơng ty tiếp tục phát triển hơn nữa thì bắt buộc Ban Giám đốc phải thay đổi cơ cấu của bộ máy kế tốn. Hiện nay, phịng kế tốn cĩ 3 nhân viên: kế tốn trưởng (phụ trách điều hành bộ phận kế tốn, thực hiện các cơng việc liên quan đến thuế và cơng nợ), kế tốn tổng hợp (đảm nhiệm phần hành tiền lương, TSCĐ, kho,...) và thủ quỹ (phụ trách quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng). Vì vậy, trong khoảng thời gian bận rộn của ngành kế tốn (đầu năm tài chính) khi các Cơng ty được yêu cầu phải lập các “Báo cáo tài chính” và nộp cho cơ quan thuế thì lượng cơng việc của bộ phận kế tốn gần như bị tăng gấp đơi. Điều đĩ dẫn đến việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm tài chính tiếp theo bị trễ, đồng thời cĩ thể khiến kế tốn viên mất tập trung, hoặc xảy ra sai sĩt trong quá trình làm việc. Ban Giám đốc cần thay đổi tổ chức bộ máy kế tốn ngay từ bây gờ để bắt kịp với tốc độ phát triển của DN: tuyển dụng thêm một nhân viên kế tốn nội bộ. Như vậy thì nhân viên kế tốn nội bộ cĩ thể tiến hành thực hiện các phần hành về kho, TSCĐ, thanh tốn tiền cho các đối tượng,., kế tốn tổng hợp phụ trách về thuế và cơng nợ cũng như về tiền lương nhân viên, kế tốn trưởng phụ trách điều hành và hỗ trợ các thành viên trong phịng và thủ quỹ vẫn phụ trách về quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Đề xuất thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty CP Thẩm định giá Indochina:
Hình 3. 1 Đề xuất thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn
Hệ thống phương tiện hỗ trợ kỹ thuật của Cơng ty cịn nhiều hạn chế dù được trang bị khá đầy đủ nhưng lại được sử dụng từ lâu dẫn đến dần khơng bắt kịp với cơng nghệ mới với tốc độ xử lý chậm chạm gây ra rất nhiều bất tiện và chậm trễ trong cơng việc. Đặc biệt là với lượng cơng việc lớn của phịng kế tốn yêu cầu một hệ thống thiết bị hỗ trợ phải cĩ tốc độ xử lý một lượng lớn DL cùng một lúc. Đối với hai máy photo hiện đang đặt tại trụ sở Cơng ty hoạt động khơng hiệu quả làm chậm trễ rất nhiều trong việc thực hiện các cơng việc được giao. Trên thực tế, hiện nay phịng kế tốn cĩ 3 người nhưng lại được bố trí sáu bộ máy tính để bàn. Điều này gây ra sự lãng phí rất lớn đối với tài chính của Cơng ty. Vì vậy, để cải thiện vấn đề này thì Cơng ty cĩ thể tiến hành thanh lý các máy tính cũ, khơng sử dụng đến và lắp đặt những bộ máy tính mới cĩ nhiều chức năng với tốc độ xử lý tốt hơn. Cịn đối với máy photo copy thì việc sử dụng hai thiết bị cĩ cùng cơng dụng mà cơng suất sử dụng lại khơng lớn thì Ban Giám đốc cĩ thể xem xét đến việc thay thế chúng bằng một máy photo duy nhất nhưng lại hiện đại và được tích hợp nhiều chức năng hữu ích hơn. Như vậy sẽ khơng chỉ cải thiện khả tốc độ xử lý cơng việc mà cịn tiết kiệm cả chi phí điện (vì các thiết bị cũ hoạt động kém và tiêu tốn khá nhiều năng lượng khi sử dụng).
Hồn thiện hệ thống chứng từ, TK, sổ kế tốn và báo cáo: Hiện nay, hệ thống chứng từ, TK, Sổ kế tốn của Cơng ty đều phù hợp và đúng quy định của Nhà nước, thiếu sốt duy nhất là các báo cáo được lập định kỳ tại Cơng ty đặc biệt là các báo
cáo quản trị. Quá trình lập các báo cáo này của IVSC vẫn cịn hạn chế do khơng cĩ số liệu chính xác và đầy đủ vì Cơng ty chủ yếu chỉ coi trọng các số liệu tài chính. Để đạt được các mục tiêu cũng như những định hướng mà Ban Giám đốc đã đặt ra thì chỉ cĩ khi đề cao hơn vị trí của các báo cáo quản trị và cải thiện chất lượng của các thơng tin kế tốn hơn khi đưa ra các quyết định. Để làm được như vậy thì kế tốn trưởng phải tiến hành chỉ đạo, hướng dẫn các kế tốn viên sử dụng hiệu quả các tính năng hiện cĩ của phần mềm Fast trong việc tạo lập các báo cáo quản trị từ đĩ cải thiện chất lượng thơng tin kế tốn.
Hồn thiện chu trình kinh doanh: Nhìn chung, các chu trình kinh doanh của IVSC cĩ phần rườm rà, nhiều phân đoạn bị tách nhỏ khiến cơng tác quản lý và kiểm sốt gặp khĩ khăn. Đặc biệt là trong việc kiểm sốt khoản chi phí liên quan trong chỉ tiêu “Chi phí quản lý DN” trên “Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh”. Các loại chi phí thường phát sinh bao gồm: cơng tác phí, chi phí chuyển phát, vận chuyển chứng thư và hợp đồng. Cơng tác phí phát sinh khi đồn thẩm định đến các địa điểm để tiến hành thẩm định theo hợp đồng, đây là loại chi phí thiết yếu và kho kiểm sốt được. Chính vì vậy, để kiểm sốt chỉ tiêu “Chi phí quản lý DN” thì phải làm giảm chi phí chuyển phát và vận chuyển. Hiện nay, Cơng ty đang chủ yếu chuyển phát giấy tờ thơng qua xe khách liên tỉnh hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh: Vietpost, Viettel Post, Grab,... Để cải thiện vấn đề này, khi thực hiện các hợp đồng thì trụ sở chính và các chi nhánh/ VP đại diện cĩ thể trao đổi, gửi chứng từ dưới dạng bản mềm (bằng cách Scan) cịn đối với các chứng từ gốc thì cĩ thể tập hợp lại và chuyển phát một lần vào hàng tuần hoặc 2 tuần một lần.
Hồn thiện kiểm sốt AIS: các thủ tục kiểm sốt chung hiện nay vẫn tồn tại một số vấn đề. Ban Giám đốc cần xác lập rõ về kế hoạch an ninh cần thiết: “Ai cần tiếp cận thơng tin gì? Khi nào? Lấy thơng tin ở đâu?” để thiết kế các thủ tục kiểm sốt thích hợp và hoạt động kiểm sốt hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Ngồi ra, Ban Giám đốc cần đưa ra một số giải pháp để giải quyết các trường hợp xấu cĩ thể xảy ra bất cứ lúc nào: hỏa hoạn, máy tính và các thiết bị hỗ trợ nhiễm vi-rut hoặc bị hacker trộm các thơng tin trọng yếu. Cơng ty cần chuẩn bị trước một số phương án dự phịng: mua bảo hiểm, sao lưu DL quan trọng bằng các
phương pháp và thiết bị khác nhau, cải tiến, nâng cấp cơ sở vật chất đang sử dung để nâng cao tính bảo mật và bảo vệ tài sản của Cơng ty....