(Nguồn: Phòng nhân sự)
Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận của các phòng ban:
Ban giám đốc: là bộ phận cao nhất, điều hành tất cả các hoạt động của công ty. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch để phát triển công ty. Đứng đầu là tổng giám đốc Nguyễn Khánh Trình
Hình 2.6: Sơ đồ ban giám đốc của CleverAds
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Trợ lý giám đốc: là bộ phận trợ giúp ban giám đốc về tất cả mọi mặt. Bộ phận giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ, sổ sách sắp xếp thời gian của giám đốc. Biên, phiên dịch cho quản lý trong các chuyến công tác với khách hàng, đối tác các nước, hoặc trong các cuộc họp nước ngoài. Chịu trách nhiệm về giấy tờ, hợp đồng trong việc kinh doanh, chứng từ, giấy tờ sao y Pháp lý. Soạn thảo thư thương mại, hợp đồng thương mại. Phối hợp với các cán bộ kinh doanh lập báo cáo ngày/ tuần/ tháng về các hoạt động kinh doanh/ bán hàng. Chuẩn bị các công việc đặt phòng, giám sát và tuân thủ các thủ tục thanh toán tại khách sạn, vé máy bay, vé xe, nhà hang... khi có nhân viên đi công tác.
Bộ Phận Technical: là bộ phận hết sức quan trọng của công ty do anh Tô Khắc Châu là trưởng phòng. Technical chịu trách nhiệm về các tình hình kỹ thuật của toàn hệ thống, tạo dựng quảng cáo cho khách hàng. Phòng này gồm bộ phận kỹ thuật và bộ phận quản trị mạng. Bộ phận kỹ thuật đảm nhiệm việc phục vụ yêu cầu của khách hàng, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng về sản phẩm. Bộ phận quản trị mạng có nhiệm vụ quản trị hệ thống mạng, bảo mật thông tin máy chủ, hơn thế nữa bộ phận này còn tham gia khắc phục các sự cố và hỗ trợ các bộ phận khác giải quyết các vấn đề liên quan đến công nghệ, mạng máy tính, chăm sóc, quản lý hình ảnh website và quản trị sever của công ty.
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Tổng số lao động 175 181 221 247
Bộ phận Cleative: là nơi sáng tạo ra những chương trình quảng cáo, xây dựng hình ảnh hình ảnh cũng như cung cấp các dịch vụ khác liên quan đến social, forum, báo chí,... Là một trong những bộ phận hỗ trợ chính của CleverAds. Bộ phận này có chia thành các nhóm nhỏ như: nhóm nội dung quảng cáo sẽ sáng tạo nội dung và gửi thông điệp ý nghĩa từ quảng cáo đến khách hàng, nhóm social và viral chịu trách nhiệm quảng cáo trên các trang mạng xã hội, quản trị fanpage, hay các nội dung trên diễn đàn, nhóm thiết kế đảm nhiệm việc thiết kế các chưng trình quảng cáo, nhóm email marketing, Yahoo, Media marketing.
Bộ phận Marketing: bộ phận này được chia làm hai nhóm nhỏ. Nhóm đảm nhận nhiệm vụ thu hút khách hàng. Tìm kiếm thông tin khách hàng ở mọi phương diện mà công ty đã quảng cáo PR cho mình. Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng thông qua cho khách hàng làm phiếu khảo sát, sau đó sẽ tiến hành tư vấn các chương trình cũng giá đàm phán giá cả với khách hàng và chốt đơn hàng. Nhóm thứ hai là bộ phận chăm sóc khách hàng. Sau khi bán hàng sẽ có rất nhiều thắc mắc về chương trình chức năng của nhóm này là giải đáp câu hỏi của khách hàng
Bộ Phận Back Office: là bộ phận văn phòng của công ty. Chịu trách nhiệm về vấn đề sổ sách, văn thư, nhân sự. trong doanh nghiệp. Bộ phận này bao gồm:
- Bộ phận nhân sự: nơi sẽ chịu trách nhiệm quản lý nhân viên trong hệ thống công ty. Đảm nhiệm việc tuyển dụng, đào tạo, chấm công, đánh giá nhân viên. Trưởng bộ phận nhân sự là chị Lê Thị Thanh Huyền.
- Bộ phận kế toán: Là bộ phận xử lý số liệu, sổ sách công nợ của công ty. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán, lập và trình báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán quản trị khác theo quy định hiện hành. Thực hiện các báo cáo thuế theo đúng thời hạn quy định. Trực tiếp quyết toán Thuế và làm việc với đơn vị kiểm toán tại đơn vị. Tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác hoạch định chiến lược về tài chính, trong việc phân tích tình hình kinh tế - tài chính của Công ty và kiểm tra kiểm soát Ngân sách doanh nghiệp. Thực hiện công tác lên kế hoạch tài chính, ngân sách hàng năm cho Công ty
36
- Bộ phận văn thư: Theo dõi, quản lý tài sản nội bộ và thực hiện thanh toán chi phí văn phòng phẩm, cước điện thoại hàng tháng, điện nước văn phòng, hóa đơn taxi, hóa đơn photocopy. Nhận yêu cầu đặt xe từ các bộ phận phòng ban, cập nhật file và sắp xếp xe cho hợp lý. Tổ chức thực hiện các hoạt động nội bộ: liên hoan, sinh nhật, du lịch, tổng kết năm...
Các bộ phận trong công ty có mối liên hệ với nhau, hỗ trợ nhau trong công việc và cùng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.