chi phí quản lý doanh nghiệp trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH Kiểm toán BDO thực hiện
Mọi cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính luôn được tiến hành theo 3 giai đoạn: Lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. Quy trình kiểm toán khoản mục CPBH và CPQLDN cũng được tiến hành theo 3 giai đoạn trên.
2.2.1. Lập kế hoạch chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Đối với khoản mục CPBH và CPQLDN, lập kế hoạch kiểm toán sẽ giúp KTV thu thập được BCKT đầy đủ và có thích hợp làm cơ sở để đưa ra ý kiến xác đáng về khoản mục CPBH và CPQLDN trên Báo cáo tài chính, từ đó giúp các KTV hạn chế các sai sót và nâng cao hiệu quả công việc. Lập kế hoạch kiểm toán khoản mục CPBH và CPQLDN, KTV cần thực hiện những công việc như sau:
Thu thập thông tin về khách hàng
Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, KTV sẽ tìm kiếm và thu thập thông tin về khách hàng, bao gồm: Lĩnh vực kinh doanh, đặc điểm hoạt động kinh doanh, hệ thống kế toán, hệ thống KSNB,... Trên cơ sở hiểu biết đó, đưa ra đánh giá về rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát tại đơn vị được kiểm toán.
Để thu thập thông tin trong kiểm toán CPBH và CPQLDN, KTV thực hiện các công việc sau:
- Tìm hiểu các phương thức bán hàng: Bán hàng theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho, bán hàng theo hình thức chuyển hàng trực tiếp tại kho, bán hàng đại lý, bán lẻ hàng hóa, xuất khẩu trực tiếp, xuất khẩu ủy thác sản phẩm, hàng hóa,... Nắm được các phương thức bán hàng của DN sẽ giúp KTV có được sự hiểu biết về hoạt động bán hàng nói chung cũng như các yếu tố chi phí cấu thành nên CPBH.
Tìm hiểu về chính sách bán hàng: Chính sách bán hàng quy định các yếu tố cơ bản như giá cả của từng mặt hàng; hình thức thanh toán; cách thức giao nhận hàng hóa; chính sách đổi trả hàng trong trường hợp hàng hóa bán ra không đúng quy cách; các chương trình chăm sóc khách hàng; chương trình giảm giá, khuyến mãi,... Việc tìm hiểu chính sách bán hàng của DN giúp KTV xác định được tính hợp lý của khoản mục CPBH với chính sách bán hàng của DN.
Tìm hiểu chính sách bảo hành sản phẩm: KTV cần tìm hiểu các vấn đề liên quan đến chính sách bảo hành như danh mục những sản phẩm được bảo hành và không được bảo hành, thời hạn bảo hành, điều kiện để sản phẩm được bảo hành,... Tìm hiểu các chính sách khác: Chi trả lương và các khoản trích theo lương; chính sách phân bổ CCDC, NVL; chính sách quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ cho hoạt động bán hàng và quản lý DN.
Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát
Việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng đối với CPBH và CPQLDN là bước công việc quan trọng KTV cần thực hiện khi kiểm toán khoản mục này không chỉ để xác định tính hữu hiệu của hệ thống KSNB mà còn làm cơ sở xác định phạm vi kiểm toán, thời gian và bản chất các khảo sát cần thực hiện. Các công việc cần tiến hành bao gồm:
Môi trường kiểm soát: Phong cách làm việc của Ban giám đốc, khả năng kiểm soát hoạt động SXKD, quy định về quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí quản lý,.
Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán có hữu hiệu không, tức là: việc xác định và ghi sổ các nghiệp vụ về CPBH và CPQLDN là có thực; phản ánh các nghiệp vụ kịp thời, chính xác và đầy đủ; trình bày các nghiệp vụ CPBH và CPQLDN, các khoản liên quan chính xác trong BCTC.
Thủ tục kiểm soát: KTV kiểm tra và đánh giá mức độ đầy đủ, phù hợp của các quy chế kiểm soát CPBH và CPQLDN. KTV phải khẳng định được các quy chế này được xây dựng đúng theo các nguyên tắc: bất kiêm nhiệm, ủy quyền phê chuẩn, phân công phân nhiệm. KTV chú ý đến việc thực hiện thủ tục phê duyệt có đúng
chức năng hay không, việc phân công bố trí nhân sự trong các khâu liên quan đến phê duyệt- thực hiện, kế toán - thủ kho - thủ quỹ có đảm bảo sự độc lập cần thiết không.
Sau khi đã thu thập được các thông tin, KTV sẽ mô tả lại hệ thống KSNB của khách hàng và thực hiện đánh giá. KTV thường sử dụng bảng câu hỏi để đánh giá về KSNB đối với khoản mục CPBH và CPQLDN.
KTV đối chiếu với các mục tiêu đã đề ra như ở trên để đánh giá RRKS. RRKS là khả năng trong đó các sai sót trọng yếu trong các thông tin được kiểm toán đã không được hệ thống KSNB ngăn ngừa, phát hiện, sửa chữa. Điều này phụ thuộc vào hệ thống KSNB: Trình độ, ý thức của Ban giám đốc, cụ thể là cơ cấu tổ chức, nhân sự, kiểm toán nội bộ, tính đầy đủ và hợp lý của các thủ tục kiểm soát.
Thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ
Thủ tục phân tích bao gồm việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng biến động quan trọng và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến. KTV thường áp dụng hai phương pháp phân tích là phân tích dọc và phân tích ngang.
- Phân tích ngang (Phân tích xu hướng): Phân tích dựa trên cơ sở so sánh các số liệu của cùng một chỉ tiêu trên BCTC:
+ So sánh số liệu CPBH và CPQLDN năm nay với năm trước hoặc giữa các kỳ với nhau, qua đó thấy được những biến động và tìm hiểu rõ nguyên nhân cụ thể để xem xét về tính hợp lý hay nghi ngờ về khả năng sai sót đối với biến động bất thường.
+ So sánh số liệu CPBH và CPQLDN của khách hàng với số liệu của ngành để nhận biết được sai sót nếu có, cụ thể, nếu số liệu của đơn vị kiểm toán có biến động quá lớn (hoặc quá nhỏ), hay trái chiều so với sự biến động của ngành thì KTV cần thiết phải đi sâu làm rõ.
Phân tích dọc (Phân tích tỷ suất): Phân tích dựa trên cơ sở so sánh tỷ lệ tương quan của các chỉ tiêu với CPBH và CPQLDN. Cụ thể, so sánh tỷ lệ CPBH và CPQLDN trong tổng doanh thu kỳ này so với kỳ trước.
Xác định mức trọng yếu
KTV dựa vào các thông tin đã thu thập được về lĩnh vực kinh doanh, đặc điểm kinh doanh, đặc điểm hệ thống KSNB để làm cơ sở đưa ra kế hoạch kiểm toán phù hợp. Xác định mức trọng yếu nhằm mục đích:
Ước tính mức độ sai sót có thể chấp nhận được. Xác định phạm vi kiểm toán cần tập trung.
Đánh giá mức độ ảnh hưởng của sai sót có thể xác định hoặc không xác định lên BCTC.
Sau khi KTV đã đánh giá rủi ro, KTV tiếp tục tiến hành xác định mức trọng yếu chung cho BCTC và mức trọng yếu thực hiện dựa vào rủi ro kiểm toán đã xác định bên trên và nhỏ hơn mức trọng yếu tổng thể. Quy định của BDO là tỷ lệ của mức trọng yếu thực hiện so với mức trọng yếu tổng thể từ 50% - 75%.
Mọi cuộc kiểm toán đều có thể xảy ra rủi ro, tùy vào thực tế và kinh nghiệm của KTV mà một cuộc kiểm toán có thể được đánh giá rủi ro ở các mức độ khác nhau. Đối với CPBH và CPQLDN, rủi ro cơ bản là chi phí bị ghi tăng bằng cách ghi sổ các chi phí không hợp lệ hay các chi phí không thuộc về DN.
Tổng hợp kế hoạch kiểm toán
Sau khi thu thập các thông tin trên, kế hoạch kiểm toán được lập ra để định hướng KTV triển khai công việc đúng hướng, đúng trọng tâm.
Kế hoạch kiểm toán tổng hợp các thông tin đã thực hiện như: tìm hiểu về hoạt động khách hàng, hệ thống KSNB, xác lập mức trọng yếu, nội dung phạm vi, thời gian thực hiện kiểm toán đối với khoản mục CPBH và CPQLDN; phối hợp chỉ đạo, giám sát kiểm tra bao gồm việc dự kiến nguồn nhân lực và trách nhiệm của họ trong cuộc kiểm toán.
f. Soạn thảo chương trình kiểm toán
Soạn thảo chương trình kiểm toán khoản mục CPBH và CPQLDN là đưa ra các hướng dẫn về mục tiêu kiểm toán, nội dung kiểm toán, phương pháp kiểm toán, các thủ tục kiểm toán, những tài liệu cần thu thập.
Chương trình kiểm toán được thiết kế dựa trên kế hoạch kiểm toán tổng thể và là căn cứ để phân công công việc, kiểm tra chất lượng công việc trong nhóm kiểm toán. Chương trình kiểm toán phải được lập và thực hiện cho mọi cuộc kiểm toán, xác định nội dung lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán cần thiết để thực hiện kế hoạch kiểm toán tổng thể.
- Nội dung chương trình kiểm toán bao gồm: Mục tiêu kiểm toán cần đạt được, rủi ro sai sót trọng yếu của khoản mục, hướng dẫn các bước công việc, các thủ tục kiểm toán cụ thể cần thực hiện, kết luận và kiến nghị của KTV.
- Phương pháp kiểm toán: Tùy thuộc vào rủi ro được đánh giá ở trên mà KTV lựa chọn phương pháp kiểm toán phù hợp. Nếu RRKS thấp thì áp dụng cả phương pháp kiểm toán tuân thủ và phương pháp kiểm toán cơ bản.
- Thủ tục kiểm toán cần thực hiện: Các thủ tục kiểm toán thường được chia thành các thủ tục chung, thủ tục kiểm tra chi tiết và các thủ tục bổ sung khác tùy vào từng khách hàng cụ thể.
- Phạm vi kiểm toán: KTV cần dựa vào RRTT, RRKS và kết quả của việc phân tích sơ bộ để xác định phạm vi kiểm toán đối với khoản mục CPBH và CPQLDN. Nếu RRTT và RRKS của khoản mục CPBH và CPQLDN được KTV đánh giá là cao thì mở rộng phạm vi kiểm toán, tiến hành nhiều thủ tục kiểm toán chi tiết. Ngược lại, nếu RRTT và RRKS thấp thì sẽ thu hẹp phạm vi và mức độ các thủ tục kiểm toán chi tiết mà vẫn đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán.
- Thời gian và người thực hiện: Muốn việc kiểm toán khoản mục CPBH và CPQLDN được thực hiện một cách khoa học, tiết kiệm thời gian và chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả thì cần xác định được cần phải thực hiện kiểm toán trong bao lâu, bắt đầu từ ngày nào và kết thúc từ ngày nào; đồng thời cần phải phân công
KTV có kinh nghiệm trong lĩnh vực này tham gia kiểm toán để cuộc kiểm toán có chất lượng và hiệu quả.
Hiện nay để thuận tiện cho công tác kiểm toán, các Công ty kiểm toán thường áp dụng chương trình kiểm toán mẫu của VACPA hoặc xây dựng chương trình riêng cho mình. BDO Việt Nam đang sử dụng phần mềm kiểm toán APT, cho phép trưởng nhóm kiểm toán xây dựng chương trình kiểm toán riêng cho từng khách hàng cụ thể dựa trên chương trình kiểm toán mẫu của VACPA.
2.2.2. Thực hiện kiểm toán CPBH và CPQLDN
Thực hiện kiểm toán là giai đoạn tiếp theo của một cuộc kiểm toán, là quá trình các KTV thực hiện đồng bộ các công việc đã thiết kế trong kế hoạch kiểm toán, kết hợp với khả năng của mình để thu thập bằng chứng kiểm toán. Giai đoạn này gồm ba công việc sau: Khảo sát về KSNB, thực hiện thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết.
2.2.2.1. Khảo sát về kiểm soát nội bộ
Việc thực hiện khảo sát về KSNB là để thu thập các bằng chứng về sự hữu hiệu của các quy chế, các thủ tục kiểm soát để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản. Thử nghiệm kiểm soát được triển khai dựa trên hai giác độ: thiết kế và vận hành.
Đối với khoản mục CPBH và CPQLDN, các thử nghiệm kiểm soát được thực hiện một cách chi tiết đối với từng chức năng của khoản mục CPBH và CPQLDN. Để đánh giá quy chế KSNB của khách hàng đối với CPBH và CPQLDN, KTV thực hiện các bước sau:
Yêu cầu DN cung cấp các văn bản, quy chế có liên quan đến KSNB về CPBH và CPQLDN. Đọc và nghiên cứu các quy chế đó.
Phỏng vấn các nhân viên có liên quan trong đơn vị theo hệ thống câu hỏi về khảo sát KSNB khoản mục CPBH và CPQLDN. Việc thiết lập hệ thống câu hỏi này phải theo trình tự, đầy đủ, chặt chẽ, đòi hỏi KTV phải có sự hiểu biết nhất định về KSNB đối với khoản mục CPBH và CPQLDN, hiểu biết về sự vận hành và quy chế kiểm soát đặc thù của DN được kiểm toán.
Quan sát quá trình thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận liên quan để thu thập bằng chứng về việc thực hiện các quy chế, thủ tục kiểm soát.
Kiểm tra việc lập chứng từ về chi tiêu có đúng với các quy định của công ty hay không. Ví dụ: việc thanh toán tiền tiếp khách yêu cầu có giấy đề nghị thanh toán trong đó ghi rõ nội dung tiếp khách, đối tượng, lý do tiếp khách có ký duyệt của giám đốc. Kèm theo đó là hóa đơn thanh toán hợp pháp theo quy định của pháp luật. Sau đó mới lập phiếu chi có ký nhận đầy đủ.
Kiểm tra các quy định liên quan đến thẩm quyền phê duyệt và việc phân công bố trí nhân sự trong các công việc có đảm bảo sự độc lập cần thiết không?
2.2.2.2. Thực hiện thủ tục phân tích
Việc sử dụng các thủ tục phân tích trong kiểm toán CPBH và CPQLDN nhằm phát hiện những biến động bất thường. Kết quả thu được sẽ giúp KTV quyết định tăng hay giảm các thủ tục kiểm toán chi tiết đối với nghiệp vụ CPBH và CPQLDN. Các kỹ thuật phân tích:
So sánh số lũy kế trên các tài khoản chi phí của kỳ này so với kỳ trước để tìm ra những sai sót qua sự biến đổi bất thường của chi phí giữa các kỳ.
So sánh tỷ lệ CPBH và CPQLDN với tổng doanh thu kỳ này với kỳ trước.
So sánh tỷ lệ từng loại chi phí của CPBH trong tổng CPBH giữa các kỳ, tỷ lệ từng loại chi phí của CPQLDN trong tổng CPQLDN giữa các kỳ.
Sau khi áp dụng thủ tục phân tích, căn cứ vào những bằng chứng thu thập được, KTV kết luận có biến động bất thường nào không, qua đó xác định trọng tâm kiểm toán cần phải tập trung kiểm tra chi tiết.
Khi thực hiện thủ tục phân tích, KTV cần đánh giá ảnh hưởng của các nhân tố dẫn đến sự tăng hoặc giảm của các nghiệp vụ, các khoản có liên quan. Nếu đã loại trừ ảnh hưởng mà vẫn có biến động bất thường, KTV nghi ngờ xảy ra sai sót đối với các khoản chi phí. Nếu các biến động lớn thì KTV thực hiện mở rộng phạm vi kiểm tra. Nếu biến động không đáng kể thì KTV thu hẹp phạm vi kiểm tra chi tiết nghiệp vụ khoản mục CPBH và CPQLDN.
2.2.2.3. Thực hiện kiểm tra chi tiết
CPBH và CPQLDN không có số dư nên chỉ tiến hành kiểm tra chi tiết nghiệp vụ, không kiểm tra chi tiết số dư. CPBH và CPQLDN bao gồm nhiều khoản mục chi phí nhỏ và mỗi khoản chi phí này lại liên quan đến công việc kiểm toán các khoản mục khác nên KTV thường kết hợp với kết quả khảo sát chi phí ở kiểm toán các khoản mục có liên quan. Thủ tục kiểm tra chi tiết đối với CPBH và CPQLDN:
Kiểm tra về tính hiện hữu và phát sinh
Kiểm tra bộ chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ nghiệp vụ CPBH và CPQLDN xem có đầy đủ, hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và được phê duyệt đúng đắn hay không. + Đối với chi phí tiền lương nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý DN; chi phí vật liệu, CCDC; chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng và quản lý DN, KTV kiểm tra bảng phân bổ tiền lương và BHXH; bảng phân bổ vật liệu, CCDC, phiếu xuất kho NVL, CCDC; bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
+ Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác như tiền thuê cửa hàng, tiền vận chuyển, tiền điện, tiền nước, chi phí quảng cáo, chi phí giới thiệu sản