Hoạt động xử lý đơn hàng:
Việc đặt hàng đã được chấp nhận nhưng lại không được phê duyệt. Đã đồng ý bán hàng nhưng lại không thể cung ứng.
Hợp đồng kinh tế ghi sai về đơn giá, về chủng loại, về số lượng hay các điêu khoản khác.
Nhầm đơn hàng các khách hàng với nhau.
Phê duyệt bán chịu cho các khách hàng không đủ khả năng thanh toán khiến doanh nghiệp không thu được tiền
Hoạt động giao hàng:
Giao hàng khi chưa được xét duyệt.
Giao hàng không đúng mặt hàng theo đơn hàng, giao nhầm khách hàng, không đủ số lượng.
Mất hàng trong khi giao hàng nhưng không tìm được người chịu trách nhiệm. Phát sinh chi phí giao hàng ngoài dự kiến.
Lập hóa đơn và ghi sổ:
Không lập hóa đơn khi bán hàng .
Lập hóa đơn nhưng lại không bán hàng .
Lập hóa đơn sai thông tin trên hóa đơn về sản phẩm và thông tin khách hàng. Ghi sai thông tin khách hàng và thời hạn thanh toán
Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng. Ghi sai số tiền, trùng hay sót hóa đơn.
Theo dõi thanh toán và ghi sổ:
Việc theo dõi và quản lý nợ phải thu không tốt như thu nợ chậm, nợ không đòi được
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Tiền thanh toán từ khách hàng bị chiếm dụng Xóa nợ phải thu khi không được duyệt
1.2.3. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền
Môi trường kiểm soát
Để xây dựng một môi trường kiểm soát cho chu trình bán hàng thu tiền, nhà quản lý phải xác định phương châm, triết lý kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đó doanh nghiệp chọn những nhân viên kinh doanh có năng lực trình độ phù hợp với đặc trưng của doanh nghiệp. Nhân viên kho trung thực, hiểu biết về sản phẩm, chăm chỉ cẩn thận. Thủ quỹ, kế toán bán hàng phải nắm chắc nghiệp vụ, có đạo đức, phẩm chất tốt, không có ý đồ gian lận.... Chế độ chính sách phải thiết lập phù hợp để các nhân viên phải gắn bó với doanh nghiệp, tạo dựng văn hóa doanh nghiệp để tạo thành một khối vững chắc. Các doanh nghiệp có những chính sách tuyển chọn nhân viên rất khác nhau phù hợp với từng điều kiện kinh doanh khác nhau, có doanh nghiệp tuyển chọn những nhân viên mới để đào tạo, tìm ra điểm mạnh để phát triển và đặt vào các vị trí phù hợp, có doanh nghiệp lại chọn luôn những nhân viên có nhiều kinh nghiệm làm việc để không tốn chi phí đào tạo. Ở một số doanh nghiệp, nhà quản lý vì muốn đạt được lợi ích tối đa mà yêu cầu BP kế toán tìm cách giảm thuế phải nộp, kê khai sai giá trị doanh thu, hàng tồn kho,.... Tuy nhiên, một số doanh nghiệp cũng có triết lý kinh doanh đúng đắn, các nhân viên kế toán phải trung thực, tuân theo các chuẩn mực kế toán và thuế.
Quy trình đánh giá rủi ro
Ở chu trình bán hàng thu tiền, việc nhận diện ra các rủi ro giúp các nhà quản lý sớm phát hiện ra các gian lận liên quan đến doanh thu, thất thoát, hàng hóa, tài sản và đưa ra các giải pháp khắc phục, ngăn chặn kịp thời. Các nhà quản lý cần liên tục đánh giá rủi ro đối với các hoạt động trong doanh nghiệp nói chung, hoạt động bán hàng thu tiền.
- Thiết lập quy trình đánh giá rủi ro bán hàng dựa theo mục tiêu đẩy mạnh quy trình bán hàng ở doanh nghiệp
- Ước tính khả năng xảy ro rủi ro tiềm ẩn trong chu trình bán hàng thu tiền
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
- Ước lượng, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro trong bán hàng thanh toán - Đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời
Các rủi ro thường được nhận định trong chu trình bán hàng thu tiền là:
- Đấy mạnh doanh số dẫn đến dễ dàng phê duyệt công nợ. Theo dõi tỉ lệ nợ khó đòi, tỉ lệ nợ không thu hồi được để đánh giá giữa tổn thất và lợi ích thu được như lợi nhuận, mục đích marketing,.. .Nếu cảm thấy rủi ro đang ở mức cao có thể điều chỉnh phê duyệt đưa ra các quyết định chặt hơn hoặc vẫn tiếp tục nếu chấp nhận được,...
- Việc đẩy mạnh bán hàng dẫn đến tuyển dụng nhiều nhân viên nhưng không đạt chất lượng, không kiểm soát được hết trình đọ nhân viên và đạo đức. Điều này dẫn đến tình trạng nhân viên không trung thực, ăn trộm,.. .cân nhắc những tổn thất và doanh thu lợi nhuận để chọn lọc nhân viên bài bản hơn, đào tạo nhân viên tốt hơn,.
- Việc thu tiền do thủ quỹ, thu ngân có thể xảy ra việc trộm tiền, bỏ trốn,.. cần thực hiện các biện pháp phòng ngừa như lắp camera hay đưa ra các hình thức kỷ luật, sa thải,.
Hoạt động kiểm soát
Việc bán hàng thu tiền là hoạt động diễn ra thường xuyên, liên tục ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp nên các hoạt động kiểm soát phải được xây dựng và thực hiện nghiêm ngặt để không xảy ra sai sót, thất thoát tài sản. Các hoạt động kiểm soát phải tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để xây dựng một cách phù hợp. Một số hoạt động kiểm soát thường gặp trong quá trình bán hàng thu tiền là:
Phân chia trách nhiệm chức năng: Nhiệm vụ mỗi người được phân chia riêng biệt không kiêm nhiệm bán hàng thu tiền, ghi chép công nợ và thu công nợ.
Kiểm soát đặt hàng xét duyệt bán chịu: Số lượng bán hàng hay nợ phải được phê duyệt tùy vào định mức mà công ty quy định. Phân chia các cấp độ phê duyệt, kiểm tra kỹ lưỡng thông tin giá trình hợp đồng, rà soát thông tin khách hàng, kiểm tra đột xuất khách hàng xem việc đặt hàng có thực sự tồn tại hay không,.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Kiểm soát xuất kho, lưu kho: Hàng hóa cuất kho lưu kho phải được ghi chép, quản lý đầy đủ, tránh thất thoát hàng hóa, hàng khống. Kiểm tra phiếu xuất kho với hàng hóa thực, cộng sổ sau đó đối chiếu với lượng hàng còn lại. Đối chiếu chứng từ với sổ kho,...
Kiểm soát ghi chép doanh thu, chi phí, hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, tiền mặt, nợ phải thu: Việc ghi chép hóa đơn phải được ghi nhận kịp thời, rõ ràng, tránh trùng lặp, ghi thiếu, cố tình không ghi. Kiểm tra doanh thu thực của từng khách hàng đối chiếu với hợp đồng, phiếu xuất kho với lượng hàng tồn kho để tính giá vốn hàng bán, tính toán giữa doanh thu và doanh thu tiền mặt để kiểm tra công nợ,.
Kiểm soát việc thu nợ, theo dõi công nợ: Để tránh thủ thuật gối đầu, biển thủ, việc kiểm soát phải được thực hiện sát sao, kiểm tra công nợ, xác nhận công nợ thường xuyên. Gửi thư liên lạc với đơn vị nợ để xác nhận tình trạng nợ có đúng với việc ghi chép hay không,.
Kiểm soát lượng tiền mặt: lượng tiền thu được giữ lại công ty phải được kiểm đếm thường xuyên tránh thục két, ăn trộm. Mua két, tiền mặt mỗi ngày sau khi kiểm kê phải được cất két và chìa khóa được giao cho người được chọn để giữ. Lắp camera theo dõi tránh tình trạng mất trộm..
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Chu trình kinh doanh: Trong chu trình bán hàng thu tiền các chứng từ được sử dụng chủ yếu bao gồm: ĐĐH, hợp đồng kinh tế, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, các chứng từ vận chuyển, phiếu thu, giấy báo có (kèm theo sao kê của ngân hàng), biên bản đối chiếu công nợ.
Hệ thống kế toán:
Các loại sổ sách kế toán chi tiết trong chu trình bán hàng thu tiền: sổ chi tiết theo dõi doanh thu, bảng tổng hợp doanh thu, sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảng tổng hợp tiền mặt, bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết công nợ phải thu, bảng tổng hợp công nợ phải thu.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Các loại sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có những loại sổ phù hợp. Ví dụ: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê, Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản,...
Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế tài khoản dưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kì nhất định để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích theo yêu cầu. Các dữ liệu thông tin bán hàng, nợ tiền mặt doanh thu,.. .phải được ghi chép đầy đủ, lưu trữ đầy đủ các hóa đơn chứng từ, sổ kế toán, phản ánh đúng, chân thực vào BCTC. Dù là ghi chép thủ công hay trên máy tính, đều phải rõ ràng, trung thực hợp lý. Cách thức trao đổi thông tin giữa các nhà quản lý, hay với nhân viên, với các tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài phải được cụ thể hóa dễ hiểu.
Giám sát kiểm soát
Giám sát thường xuyên: Mục tiêu của hoạt động giám sát là để KSNB diễn ra hiệu quả. Các chốt kiểm soát kiểm soát cần được thiết lập theo dõi quá trình bán hàng, qua trình thu tiền, quá trình xử lý nợ,.Việc tổ chức giám sát phụ thuộc vào đánh giá của nhà quản lý về hoạt động bán hàng thu tiền của dianh nghiệp mình. Hàng ngày, các nhà quản lý quan sát đánh giá hành vi của nhân viên, lắp camera theo dõi . Nếu việc giám sát hàng ngày tốt thì việc giám sát định kỳ không cần quá quan trọng.
Giám sát định kỳ: Định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm các nhà quản lý có thể mời kiểm toán độc lập hoặc giao nhiệm vụ cho kiểm toán nội bộ (nếu có) hoặc những nười đủ năng lực trình độ xem xét và đánh giá hiệu quả của KSNB chu trình bán hàng thu tiền và phát hiện ra các hạn chế để tìm cách hoàn thiện hơn.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Việc KSNB doanh nghiệp chỉ được quan tâm chú trọng đối với các doanh nghiệp nước ngoài hay những doanh nghiệp lớn trong nước. Vì những hạn chế trong việc tiếp và nhận thức về KSNB nên các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam chưa thể áp dụng tốt nhất KSNB và doanh nghiệp của mình. Chương 1 của khóa luận em xin trình bày những kiến thức cơ bản về KSNB doanh nghiêp và KSNB chu trình bán hàng thu tiền tại doanh nghiệp để làm nền tảng xây dựng dựng nên hệ thống KSNB hoàn chỉnh.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SOBITEX VIỆT NAM
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Sobitex Việt Nam
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty: CÔNG TY TNHH SOBITEX VIỆT NAM
Người đại diện theo pháp luật: Ông Vũ Hoài Sơn - Tổng giám đốc Mã số thuế: 0102211708
Địa chỉ trụ sở chính: Số 32B-D3 ngõ 190 phố Lò Đúc, Phường Đống Mác, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Email: info@sobitex.vn
Website: sobitex.vn
Công ty TNHH Sobitex Việt Nam được thành lập từ năm 2007, qua 13 năm hình thành và phát triển, với đội ngũ nhân viên trẻ và năng động, công ty đã xây dựng được một hệ thống phân phối thiết bị vệ sinh cao cấp với các thương hiệu nổi tiếng trong nước và quốc tế với 3 hệ thống các showroom tại Hà Nội.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, ngành kinh doanh
Chức năng : Công ty kinh doanh trong lĩnh vực thiết bị vệ sinh cao cấp hàng
đầu từ trong nước và quốc tế. Các sản phẩm thiết bị vệ sinh được nhập từ các thương hiệu như: Korest - Hàn quốc, Viglacera - Việt Nam, Toto - Nhật Bản, Cotto - Thái Lan,.... Các sản phẩm đều đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế, có chứng nhận nguồn gốc xuất xứ đầy đủ, rõ ràng.
Nhiệm vụ : Công ty đưa những sản phẩm có chất lượng tốt đến với người tiêu
dùng Việt Nam, luôn cố gắng đem lại những lợi ích lớn nhất và mang đến sự hài lòng cho người tiêu dùng khi sử dụng sản phẩm.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lí
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lí của công ty TNHH Sobitex Việt Nam
- Ban giám đốc : Tổng giám đốc là ông Vũ Hoài Sơn, là người đại diện theo pháp luật của công ty, quyết định những vấn đề quan trọng và chịu trách nhiệm với kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phòng kinh doanh: xây dựng các chính sách phát triển, kế hoạch chiến lược trình lên Tổng giám đốc, thực hiện các kế hoạch về bán hàng, phát triển thị trường và duy trì các mối quan hệ khách hàng
- Phòng kế toán tài chính: tiếp nhận và xử lý các thông tin tài chính kế toán, lập các loại BCTC cuối kì, lập các kế hoạch về tài chính, thực hiện theo dõi giám sát các hoạt động thông qua các số liệu tài chính
- Phòng hành chính nhân sự: kết hợp với các phòng ban tổ chức tuyển dụng và đào tạo nhân sự, hỗ trợ tổng giám đốc thực hiện xây dựng các chính sách trong tổ chức cán bộ, các chính sách về kỉ luật hay khen thưởng cho nhân viên.
- Các showroom: showroom thực hiện bán hàng trực tiếp cho các khách hàng mua lẻ, các showroom cũng chính là các kho hàng của công ty, hỗ trợ khách hàng các vấn đề về thông tin bảo hành sản phẩm.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công tyTNHH Sobitex Việt Nam TNHH Sobitex Việt Nam
2.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng thu tiền
2.2.1.1. Các loại hàng hóa, dịch vụ chủ yếu của công ty
Doanh nghiệp kinh doanh các loại hàng hóa dịch vụ liên quan đến các thiết bị vệ sinh cao cấp đến từ các thương hiệu nổi tiếng trong nước và quốc tế bao gồm :
- Bồn cầu thông minh, bồn cầu một khối, hai khối, bồn cầu âm tường, bồn tiểu cho nam và nữ
- Phòng tắm kính, phòng tắm massage
- Chậu rửa bàn đá, chậu rửa treo tường
- Sen tắm cây, vòi rửa tay, vòi bếp
- Phụ kiện : gương tắm, kệ đựng đồ,..
- Dịch vụ hỗ trợ lắp các thiết bị vệ sinh.
Các thiết bị vệ sinh đều tuân thủ theo quy tắc bảo quản của từng loại sản phẩm, thương hiệu. Tất cả đều được đóng cẩn thận trong các thùng carton, xếp trong kho tại các showroom.
2.2.1.2. Phương thức tiêu thụ
Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, nhu cầu của thị trường, công ty hiện đang sử dụng hai hình thức tiêu thụ :
- Phương thức bán lẻ tại các showroom: hiện công ty có hệ thống các showroom bán lẻ để đáp ứng nhu cầu của đa số cho các cá nhân, hộ gia đình.
- Phương thức bán hàng tại công ty có sử dụng hợp đồng: áp dụng với các khách hàng mua hàng với số lượng lớn hoặc các doanh nghiệp mua hàng cần hợp đồng.
Trong 2 năm liên tiếp 2018 và 2019, hoạt động tiêu thụ hàng hóa dịch vụ của công ty luôn ở mức ổn định:
- Năm 2018: số lượng sản phẩm bán ra khoảng hơn 21300 sản phẩm, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là: 34,717 tỷ đồng, nợ phải thu khách hàng là: 2,105 tỷ đồng
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
- Năm 2019: số lượng sản phẩm bán ra khoảng hơn 19500 sản phẩm, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là: 34,595 tỷ đồng, nợ phải thu khách hàng là 2,130 tỷ đồng
2.2.1.3. Phương thức thanh toán
- Bán hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt