2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Tính chính trực và giá trị đạo đức
Ban quản lý luôn đề cao sự chính trực trong kinh doanh, điều này đã tạo ra một sự tin tưởng của toàn thể nhân viên đối với các chính sách của ban lãnh đạo. Sự chính trực, tự giác, cởi mở, sáng tạo đã kết nối các thành viên trong công ty, tạo ra 1 văn hóa doanh nghiệp thành công. Điều này được thể hiện trong quá trình làm việc của nhân viên công ty, với các doanh nghiệp khác và khách hàng bên ngoài.
Nhà quản lí xây dựng quy tắc ứng xử đạo đức hệ thống thành các quy định, nguyên tắc cụ thể yêu cầu nhân viên chấp hành đầy đủ. Quy tắc đạo đức và ứng xử trong đơn vị bao gồm 5 yêu cầu đạo đức cốt lõi : Chính trực - Tôn trọng - Trách nhiệm - Tuân thủ - Đạo đức. Số nhân viên nhiều nhất ở BP bán hàng, tiếp xúc với khách hàng nhiều, thể hiện bộ mặt của công ty, vì vậy BP này luôn phải chấp hành các quy tắc ứng xử khi bán hàng, nếu sai sót sẽ bị xử lý theo quy định. Theo khảo sát các khách hàng cho thấy, các nhân viên bán hàng luôn giữ đúng quy chuẩn đạo đức khiến khách hàng rất hài lòng.
Đặc thù quản lí
Hiểu được sự quan trọng trong việc xây dựng bộ máy quản lý, kiểm soát, công ty luôn cố gắng hoàn thiện trong 13 năm qua. Thị trường thiết bị vệ sinh cao cấp là
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
thị trường khá phổ biển với những thương hiệu lớn, vì vậy để có thể cạnh tranh với những doanh nghiệp tương tự, công ty xây dựng quy trình phát triển hợp lí bằng những chính sách phù hợp nhằm đằm bảo sự tăng trưởng, phát triển bền vững, điều này đã được minh chứng bằng việc công ty luôn đạt được mục tiêu đã đề ra.
Nhà quản lí đưa ra triết lí kinh doanh lành mạnh để phát triển bền vững, luôn đề cao lợi ích của khách hàng để tạo dựng uy tín, xem trọng việc kinh doanh sản phẩm chất lượng tốt, xuất xứ nguồn gốc rõ ràng, việc kinh doanh luôn đảm bảo các quy định của pháp luật.
Vì sự phát triển lâu dài, nhà quản lý luôn trung thực trong công tác ghi nhận và xử lý các loại BCTC, luôn thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức
Khi công ty tạo được một hệ thống cơ cấu tổ chức hợp lý thì sẽ tạo tiền đề để có một hệ thống kiểm soát tốt, tăng hiệu quả quản lí cho ban lãnh đạo trong việc tiếp nhận và xử lí thông tin xuyên suốt.
Cơ cấu tổ chức ở công ty hiện nay đã đáp ứng yêu cầu cơ bản, có các thành phần đảm nhiệm các chức năng khác nhau có sự kiểm soát xuyên suốt từ trên xuống dưới. Có sự phân chia quyền hạn ,nhiệm vụ giữa các phòng ban và giữa các nhân viên, hạn chế được sự kiểm soát chồng chéo.
Các BP liên quan trực tiếp đến quá trình bán hàng thu tiền của công ty :
Tổng giám đốc: Hoạt động bán hàng và thu tiền là hoạt động quan trọng quyết đinh sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy nên phải có sự quản lí chặt chẽ, phê duyệt của Tổng giám đốc
Phòng kinh doanh: Chịu sự chỉ đạo từ Tổng giám đốc, báo cáo cho Tổng giám đốc các vấn đề không trong tầm kiểm soát của mình. Các nhiệm vụ của phòng kinh doanh :
- Tìm hiểu thị trường, nhu cầu của khách hàng từ đó hình thành các kế hoạch cung cấp sản phẩm đến khách hàng.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
- Thực hiện các hoạt động marketing, truyền thông trên các phương tiện đến với khách hàng.
- Chịu trách nhiệm thông báo giá cả, chính sách sản phẩm đến các showroom hoặc trực tiếp với khách hàng.
- Thực hiện các giao dịch với khách hàng theo hợp đồng kinh tế
BP kế toán: Trong chu trình này, BP kế toán chịu trách nhiệm về các vấn đề sau :
- Ghi nhận doanh thu, phải thu khách hàng, lập báo cáo nợ khách hàng, theo dõi thu hồi nợ cho công ty.
- Làm các giao dịch với bên ngân hàng, ghi chứng từ, sổ tiền gửi ngân hàng
- Giữ tiền từ giao dịch thanh toán của khách hàng.
Các showroom : Showroom có trách nhiệm thực hiện quá trình tiêu thụ hàng hóa theo hình thức bán lẻ, trong một showroom có đầy đủ các nhân viên đảm bảo việc thực hiện đúng quy trình bán hàng. Đồng thời, các showroom kết hợp với các phòng ban để đảm bảo thực hiện đúng các chính sách, điều khoản mà công ty đưa ra.
Chính sách nhân sự
Nhân sự là một yếu tố quan trọng trong môi trường kiểm soát của KSNB, có một đội ngũ nhân sự tốt thì cho dù hệ thống KSNB không tốt thì KSNB ở công ty vẫn tốt. Công ty luôn cố gắng xây dựng chính sách nhân sự đầy đủ chi tiết.
Về chính sách tuyển dụng: khi một phòng ban nào cần tuyển thêm nhân sự sẽ lập yêu cầu lên ban giám đốc, nếu được chấp thuận sẽ kết hợp phòng nhân sự để tổ chức công tác tuyển dụng. Các ban có nhu cầu về nhân sự sẽ chịu trách nhiệm về các thông tin, yêu cầu cụ thể về công việc. Phòng nhân sự sẽ chịu trách nhiệm về việc tổ chức tuyển dụng và đáp ứng đủ số lượng cần theo tiêu chuẩn. Phòng nhân sự sẽ đăng thông tin lên internet, website của công ty, điều này sẽ giúp phòng nhân sự dễ dàng sàng lọc nhân viên hơn.
Dưới đây là thông tin tuyển dụng vị trí nhân viên bán hàng tại showroom trong quý I năm 2020
Số lượng : 15 nhân viên bán hàng tại các showroom của công ty
Trường hợp Số tiền (vnđ) Phạm vi áp dụng Điều kiện áp dụng
Tết Nguyên Đán 1.500.000 Nhân viên Nhân viên làm việc trên 6 tháng hưởng
100% Nhân viên dưới 6
Tết Dương Lịch 500.000 Nhân viên
Lễ Quốc Khánh 200.000 Nhân viên
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Yêu cầu : Không cần kinh nghiệm Ngoại hình ưa nhìn
Nhiệt tình, nhanh nhẹn, tinh thần trách nhiệm cao Sự dụng thành thạo word, excel là một lợi thế Quyền lợi : Lương và thưởng doanh số bán hàng : 9 đến 12tr
Được đào tạo chuyên nghiệp, bài bản
Được làm việc trong một môi trường năng động Cơ hội thăng tiến cao
Được tham gia đầy đủ các chế độ BHYT, BHXH, BHNT Hưởng các chế độ đãi ngộ tốt : thưởng lễ, tết, du lịch định kì,..
Mô tả công việc : Đón tiếp khách hàng, tư vấn về các sản phẩm, dịch vụ hay các chương trình khuyến mãi của công ty
Thời gian làm việc từ 8 giờ đến 17 giờ 30 phút, nghỉ chủ nhật Hồ sơ gửi về : Email : info@sobitex.vn
Website : sobitex.vn
Về công tác đào tạo, công ty có mở các khóa đào tạo về nghiệp vụ cho nhân sự mới vào trong thời gian thử việc. Việc đào tạo không chỉ về nghiệp vụ mà còn về thông tin cơ bản trong công ty, điều lệ của công ty. Các phòng ban sẽ tự chịu trách nhiệm đạo tạo nhân viên và phải lập báo cáo định kì về chất lượng đào tạo
Chính sách lương và chế độ đãi ngộ : Chế độ lương thưởng được quy định cụ thể thành căn bản, chính sách, dựa trên thời gian làm việc, chất lượng làm việc. Ngoài thưởng doanh số bán hàng, công ty còn có thưởng đối với các thực hiện tốt công việc theo quý, theo năm, tạo tinh thần hăng hái làm việc. Bên cạnh đó còn có chính sách thưởng khác như: Tết Nguyên Đán, quốc tế phụ nữ, quốc khánh, quốc tế lao động, du lịch định kì,...
Nguyễn Phương Liễu 30 Lớp: K19KTC
tháng hưởng 50% Quốc tế lao động 200.000 Nhân viên
Quốc tế phụ nữ 300.000 Nhân viên nữ Thai sản
200.000
Nhân viên nữ Vợ nhân viên
Kết hôn 200.000 Nhân viên
Tang lễ Nhân viên : 1.000.000 Người thân : 200.000 Nhân viên Vợ, chồng, bố mẹ đẻ, bố mẹ chồng (vợ) nhân viên
Bảng 2.1: Chế độ hưởng phúc lợi đối với nhân viên công ty TNHH Sobitex Việt Nam năm 2019
2.2.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Rủi ro là những nguy cơ gây tổn hại đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mức độ gây thiệt hại của rủi ro tùy thuộc vào sự ảnh hưởng của rủi ro đó đến hoạt động của đơn. Rủi ro luôn xảy ra đối với bất kỳ hoạt động kinh doanh nào hay với bất kì doanh nghiệp nào, vì vậy việc nhìn nhận đúng rủi ro và tác động của rủi ro vô cùng quan trọng, sẽ giúp nhà quản lý kịp thời đưa ra các giải pháp để ngăn ngừa. Quy trình đánh giá rủi ro hiện tại của công ty bao gồm xác định mục tiêu, các rủi ro làm các mục tiêu không đạt được và đưa ra giải pháp.
Mục tiêu chung của quá trình bán hàng thu tiền mà công ty xác định là các nghiệp vụ bán hàng phải dựa trên cơ sở có thật và phải thu được tiền từ bên khách hàng. Từ đó, xác định ra bốn mục tiêu cụ thể như sau: các nghiệp vụ phát sinh luôn được phê duyệt trước khi đi vào thực hiện, khi ghi sổ luôn phải có căn cứ pháp lý, phải được ghi sổ một cách đầy đủ, phải luôn ghi chép chính xác và đúng đắn.
Các rủi ro, biện pháp công ty xác định của quá trình bán hàng thu tiền dựa trên các hoạt động diễn ra :
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Xử lý ĐĐH: Trong quá trình xử lý có thể xảy ra việc sai sót đã chấp nhận
ĐĐH nhưng không được phê duyệt hay được phê duyệt nhưng lại không có khả năng cung cấp cho khách hàng, hay nhầm đơn hàng khách hàng này với khách hàng khác, hợp đồng được lập nhưng lại ghi sai đơn giá, số lượng sản phẩm hay sai thông tin khách hàng. Để tránh xảy ra những sai sót này BP tiếp nhận ĐĐH, hợp đồng luôn phải có it nhất 2 người kiểm tra 1 ĐĐH trở lên, liên kết với BP kho để kiểm tra thông tin số lượng, chất lượng hàng hóa có đúng với yêu cầu hay không.
Phê chuẩn bán chịu: phê chuẩn việc bán chịu cho khách hàng không đủ khả
năng thanh toán vì vậy mà làm thất thoát tài sản của công ty. Vì vậy công ty đã ban hành chính sách quy định rõ ràng về thẩm quyền xét duyệt ĐĐH. Việc phê chuẩn bán chịu phải phê duyệt thông qua cả Tổng giám đốc và trưởng phòng kinh doanh để đảm bảo tuyệt đối rủi ro không xảy ra.
Giao hàng hóa: việc giao hàng không đúng đơn hàng khách yêu cầu, hay giao
nhầm cho khách hàng khiến khách hàng không hài lòng, làm giảm uy tín của công ty nên công ty luôn yêu cầu nhân viên kho phải kiểm tra hàng hóa với khách hàng so với phiếu xuất kho được lập, kí xác nhận với công ty, lắp camera để tránh việc mất cắp hàng hóa. Với việc vận chuyển hàng hóa nhưng lại làm mất hàng mà không có người chịu trách nhiệm, thì khi giao hàng hóa người giao phải nhận phiếu giao hàng và kí xác nhận.
Lập hóa đơn: Với rủi ro những hóa đơn sai thông tin khách hàng, sai thông tin
về sản phẩm, hay bán hàng mà không xuất hóa đơn, kế toán luôn phải kiểm tra thông tin khi lên hóa đơn, đối chiếu với khách hàng, kiểm tra lại phần mềm kế toán xem có bị lỗi hay không, nếu có lỗi phải báo ngay với ban quản lý.
Ghi nhận doanh thu, thu tiền khách hàng và theo dõi công nợ: BP theo dõi
công nợ làm việc không tốt khiến việc thu hồi nợ chậm, thậm chí không đòi được nợ. Nhân viên thu tiền từ khách hàng nhưng lại chiếm dụng, sử dụng thủ thuật gối đầu. Hay việc xóa nợ cho khách hàng nhưng lại không được duyệt. Để tránh việc đó xảy ra thì ban quản lý phải liên tục theo dõi các bảng báo cáo công nợ, sử dụng phiếu thu tiền mặt khi đi cử người đi thu nợ khách.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng 2.2.2.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Hệ thống kế toán
Công ty sử dụng Hướng dẫn về chế độ kế toán theo thông tư 200 số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 cùng với những chuẩn mực trong kế toán của Bộ tài chính ban hành. Trong đó
Đơn vị tiền được sử dụng: Đồng Việt Nam, kí hiệu: VNĐ Niên độ kế toán: tính từ 1/1/N kết thúc 31/12/N
Hình thức kế toán: Nhật kí chung
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc cung cấp các dữ liệu của công ty một cách chính xác để nhà quản lý có thể kịp thời đưa ra những quyết định. Ngoài ra, hệ thống kế toán còn có thể kiểm soát chung nhất những hoạt động kinh doanh đang diễn ra trong công ty. Chính vì vậy mà ban quản lý cần phải kiểm soát việc thực hiện các hoạt động kế toán trong việc ghi chép xử lý các thông tin đầy đủ, chính xác. Cuối kỳ kế toán cần tổng kết, xem xét lại sổ kế toán, lên BCTC xác thực tình hình trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Để phù hợp với đặc điểm của hoạt động kinh doanh trong đơn vị, công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán misa 2017 để thực hiện quá trình ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Phần mềm misa có một số tính năng ưu việt như tự đối chiếu, kiểm tra các loại chứng từ và sổ sách, tạo lập các loại chứng hay các loại báo cáo theo loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, quản lý các loại hàng hóa chính xác tự động, quản lý các kho linh hoạt theo từng showroom,... Điều này đã giúp đỡ rất nhiều so với việc ghi chép tính toán kế toán thủ công, tránh gây sai sót, nhầm lẫn ảnh hưởng đến hiệu quả của việc xử lý thông tin của doanh nghiệp.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Hình 2.2: Sơ đồ quá trình ghi sổ kế toán trong Công ty TNHH Sobitex Việt Nam - Thông tin nhập liệu: Chứng từ kế toán
Công ty xây dựng một hệ thống các loại chứng từ theo quy định của Nhà nước và đặc điểm của các phòng ban khác nhau. Các loại chứng từ này đều được tạo lập trên phần mềm máy tính misa 2017. Bộ chứng từ được sử dụng trong quá trình bán hàng và thu tiền bao gồm:
ĐĐH: được khách hàng lập theo quy định của công ty thể hiện nhu cầu mua hàng của khách hàng
Hợp đồng bán hàng: thể hiện các thông tin, thỏa thuận của công ty và khách hàng trong quá trình trao đổi hàng hóa.
Lệnh bán hàng: được phòng kinh doanh lập với mục đích thông báo lệnh được xuất kho giao hàng cho khách
Phiếu xuất kho: Được lập bởi BP kho, thể hiện đã xuất kho theo lệnh bán hàng Phiếu giao hàng: Được lập khi đã giao hàng hóa cho khách
Hóa đơn giá trị gia tăng: Lập khi giao dịch bán hàng đã xảy ra Phiếu thu: Được lập khi đã thu tiền từ khách hàng
Bill cà thẻ: Khi khách hàng thanh toán trực tiếp cà thẻ ngân hàng
Giấy báo có: Ngân hàng lập xác nhận tiền đã được khách hàng vào tài khoản công ty
Biên bản đối chiếu công nợ: Xác nhận quá trình thanh toán tiền hàng của khách hàng, được gửi cho khách hàng hàng kì
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
- Xử lý thông tin:
Các thông tin dữ liệu sau khi đươc nhập vào phần mềm sẽ tự động xử lý và ghi vào sổ kế toán theo các bút toán đã được lập trình sẵn. Đồng thời các hoạt động kết chuyển lãi lỗ cũng được thực hiện sau đó. Cuối kì, các số liệu sẽ tự động lên các loại bác cáo như đã được lập trình.
- Thông tin kết xuất