2.2.3.1. Ưu điểm
Môi trường kiểm soát
Ngay từ đầu ban quản lí đã nhận thức được sự cần thiết phải việc xây dựng một hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền vững chắc. Vì vậy đã ban hành hệ thống các quy định, chính sách cụ thể thành văn bản để toàn công ty thực hiện theo. Nhà quản lí luôn nghiêm chỉnh chấp hành các chuẩn mực đạo đức và làm gương cho công ty, tạo cho công ty một môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Đặc thù quản lí: Với triết lí kinh doanh ‘kinh doanh lành mạnh’, công ty luôn kinh doanh những sản phẩm chất lượng, các nhà quản lí luôn đề cao sự trung thực trong việc xử lí, ghi nhận các thông tin kế toán, lập BCTC. Vì vậy, thương hiệu của công ty luôn được đảm bảo và được khách hàng tin dùng.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng Cơ cấu tổ chức: Tạo một cơ cấu tổ chức tương đối phù hợp, có cơ bản các BP, có sự phân chia chức năng cụ thể giữa các cá nhân và các phòng ban, hạn chế được sự trùng lặp trong quá trình kiểm soát.
Chính sách nhân sự : Công ty đã có ban nhân sự để tiến hành công tác tuyển dụng và đào tạo nhân sự. Ban nhân sự đã làm việc theo một quy trình cụ thể, hoàn chỉnh. Việc tuyển dụng nhân sự luôn hoàn thành tốt vì đã đáp ứng được nhu cầu cần thiết của công ty cũng như điều kiện hay lợi ích của nhân viên. Đó là việc luôn quan tâm đến quyền lợi của nhân viên, có các chính sách, chế độ đãi ngộ phù hợp, tạo môi trường làm việc tốt. Công ty luôn chú trọng việc đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên và cho nhân viên cơ hội thăng tiến trong công việc.
Quy trình đánh giá rủi ro
Ban quản lý đã ý thức được việc xác định đánh giá và đưa ra các giải pháp giải quyết các rủi ro là vô cùng quan trọng. Công ty đã xây dựng các mục tiêu theo quá trình thực hiện, mục tiêu chi tiết và mục tiêu cụ thể, từ đó hệ thống ra các rủi ro có thể xảy ra theo từng mục tiêu. Các rủi ro được đưa ra đã từng xảy ra trước đó, theo kinh nghiệm của nhà quản lý và theo ý kiến đóng góp từ nhân viên công ty trong quá trình làm việc. Cuối cùng, ban quản lý đưa ra các giải pháp, thủ tục kiểm soát để ngăn chặn rủi ro.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Việc hệ thống kế toán được xây dựng trên phần mềm kế toán đã giúp công ty giảm thiểu được các quy trình kế toán phức tạp, thực hiện biến đổi các dữ liệu kế toán chính xác, kịp thời để các nhà quản lí dễ dàng đưa ra quyết định hơn. Hệ thống thông tin kế toán cung cấp các chốt kiểm soát cơ bản để đảm bảo các quy trình trong hoạt động bán hàng thu tiền đã được thực hiện. Các tài khoản kế toán, dữ liệu kế toán sử dụng được tuân thủ theo Chế độ kế toán do BTC quy định, chi tiết theo yêu cầu nghiệp vụ đảm bảo đã qua kiểm duyệt trước khi ghi nhận. Phần mềm kế toán kết hợp với các phần mềm khác giúp cung cấp thông tin cho việc bán hàng thuận tiện hơn, ví dụ như nhân viên thu ngân, kế toán bán hàng truy cập xem tình trạng hàng tồn kho để bán hàng tại các showroom. Phần mềm có tính kiểm soát cao,
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
đã thiết lập việc phân quyền truy cập, sử dụng dữ liệu và các đối tượng chịu trách nhiệm với việc thay đổi dữ liệu.
Việc trao đổi thông tin trong đơn vị diễn ra trôi trảy, xuyên suốt vì được linh hoạt bằng các hình thức như văn bản, email, điện thoại, trao đổi trực tiếp. Ban quản lý cũng tổ chức các buổi họp toàn thể nhân viên để tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin, đóng góp ý kiến từ nhân viên lên cấp trên.
Các hoạt động kiểm soát
Trong hoạt động bán hàng sẽ xảy ra rất nhiều các rủi ro, vì vậy công ty đã thực hiện các kiểm soát chặt chẽ đảm bảo các nguyên tắc phân công phân nhiệm, ủy quyền phê chuẩn và bất kiêm nhiệm để giảm thiểu rủi ro.
- Hoạt động bán lẻ tại các showroom
Hệ thống showroom có đầy đủ nhân viên thực hiện các chức năng khác nhau để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, thu ngân thu tiền, kế toán bán hàng lập hóa đơn, nhân viên kho kiểm tra kho và giao hàng, nhân viên bán hàng, bảo vệ, quản lí cửa hàng. Phiếu thu và hóa đơn được lập đầy đủ ba liên và đảm bảo khách hàng nhận được. Luôn có camera giám sát cửa hàng và thu ngân, quản lý cửa hàng chịu trách nhiệm giảm sát camera và những vấn đề khác như thất thoát tài sản. Cuối mỗi ca làm việc nhân viên cửa hàng luôn phải kí vào sổ ghi chép giao ca, thu ngân và nhân viên kho kiểm tra đối chiếu tiền thu được và số lượng hàng bán ra.
- Hoạt động bán hàng tại công ty
Việc phê duyệt ĐĐH luôn được phê duyệt bởi giám đốc và trưởng phòng kinh doanh. Các ĐĐH đảm bảo luôn được kiểm tra số lượng hàng, chủng loại đã đủ điều kiện để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Lập hợp đồng có đầy đủ bốn liên, thông tin trên hợp đồng đảm bảo đúng quy định của BTC, việc kiểm tra thông tin trên hợp đồng thực hiện qua BP lập hợp đồng và trưởng phòng kinh doanh. Viêc xuất kho giao hàng đảm bảo hàng được giao khi lập phiếu xuất kho, hàng được giao có chữ kí của người giao hàng và khách hàng. Hóa đơn được lập đủ ba liên, thông tin trên hóa đơn đươc kiểm tra chính xác rồi mới giao cho khách hàng. Hàng kì đảm bảo kế
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
toán công nợ thưc hiên lập báo cáo công nợ đối với khách hàng, được kế toán trưởng kiểm tra và nộp lên Giám đốc.
- Hoạt động thu tiền
Việc thu tiền luôn ưu tiên việc khách hàng thanh toán qua ngân hàng để tránh những rủi ro đối với tiền mặt. Hoạt động thu tiền ở showroom luôn tách biệt thu ngân và kế toán bán hàng, thu tiền ở công ty luôn tách biệt kế toán tiền và thủ quỹ. Số tiền thu được đảm bảo phải được kiểm tra để thu chính xác số phải thu.
Giám sát kiểm soát
Công ty đã thực hiện được cả việc giám sát thường xuyên và giám sát định kì. Các nhân viên có ý thức kiểm tra lẫn nhau trong quá trình làm việc, các trưởng ban thực hiện giám sát thường xuyên và lập báo cáo giám sát cụ thể đến giám đốc. Chính vì vậy mà hạn chế được những sai phạm hay việc không tuân thủ của nhân viên.
2.2.3.2. Nhược điểm Môi trường kiểm soát
Nhà quản lí đã xây dựng hệ thống KSNB tuy nhiên vẫn chưa chặt chẽ, có hiệu quả tốt nhất. Các chính sách được đưa ra nhưng vấn chưa cụ thể.
Bộ quy chuẩn về đạo đực chưa đầy đủ chi tiết, chưa có hình thức xử phạt đối với các trường hợp vi phạm làm ảnh hưởng đến hình ảnh, văn hóa doanh nghiệp. Hình thức tuyên truyền văn hóa chủ yếu qua truyền miệng và tự học hỏi từ các nhân viên kinh nghiệm, chưa phổ biến rõ từ các phòng ban.
Nhà quản lí chưa hiểu rõ về đặc điểm chức năng của các thành phần KSNB nên việc xây dựng bộ máy KSNB chưa hiệu quả. Ví dụ như quy trình đánh giá rủi ro còn sơ sài, chưa có các cách đánh giá rủi ro theo quy chuẩn, chủ yếu vẫn là do ý kiến của các phòng ban và sự tổng hợp theo kinh nghiệm của giám đốc.
Cơ cấu tổ chức chưa có sự phân chia một cách hợp lý, vẫn có sự chồng chéo trong công việc, cần thiết có thêm BP kiểm soát để thực hiện tốt công việc KSNB trong công ty. Nhân viên tập trung chủ yếu ở BP kinh doanh, bán hàng, các BP khác
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
số lượng nhân viên ít nên một nhân viên kiêm nhiệm nhiều việc, hoặc được phân chia nhiệm vụ chưa hợp lí theo trình độ cá nhân
Chính sách nhân sự vẫn chưa đầy đủ, chế độ lương thưởng vẫn chưa quy định cụ thể chi tiết. Trong công tác tuyển dụng nhân sự, việc tuyển dụng mới chỉ dựa theo nhu cầu sợ bộ của các phòng ban chứ chưa có sự hoạch định chiến lược. Cần chú ý nâng cao chất lượng tuyển dụng để làm giảm chi phí đào tạo cho công ty. Viêc đào tạo nhân sự chưa hoàn thiện, mới chỉ tổ chức khi thực sự thấy cần thiết, các nhân viên chủ yếu phải tự học hỏi lẫn nhau.
Quy trình đánh giá rủi ro
Công ty đã có quy trình đánh giá rủi ro sơ bộ tuy nhiên không thực hiện đánh giá thường xuyên, vì vậy không cập nhật hết được những rủi ro có thể xảy ra, thế nên thực tế một số rủi ro khi xảy ra rồi mới được biết đến để khắc phục.
Mục tiêu đã được xác định tuy nhiên mới chỉ là mục tiêu chung, chưa có mục tiêu chi tiết đối với từng hoạt động xảy ra.
Viêc nhận diện rủi ro chưa tổng quát, vẫn còn các rủi ro khác vẫn có thể xảy ra bị bỏ sót do chưa xác định đúng nguyên nhân khách quan, chủ quan xảy ra rủi ro do điều kiện bên ngoài hay do ai ? làm như thế nào ? thời gian nào ?
Chưa có quy trình đánh giá rủi ro chi tiết, phần lớn chủ yếu dựa vào kinh nghiệm đánh giá của các trưởng ban, nguyên nhân là do chưa hình thành BP đánh giá rủi ro chuyên nghiệp .
Đã có các giải pháp đưa ra nhưng chưa cụ thể, chủ yếu là các thủ tục kiểm soát cơ bản để ngăn chặn. Phải đưa ra nhiều giải pháp, trong đó ưu tiên việc ngăn chặn triệt để hơn là hạn chế. Chưa có người chịu trách nhiệm trực tiếp cho việc đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp ngăn chặn.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Việc sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ rất nhiều trong công tác kế toán tuy nhiên phần mềm này chưa phải phần mềm mới nhất, có thể xảy ra các lỗi như lỗi hệ thống, sai sót hay mất dữ liệu kế toán.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Việc trao đổi thông tin trong đơn vị sử dụng nhiều qua trao đổi điện thoại và trực tiếp nên nhiều thông tin có thể mất, không cập nhật được hết, đặc biệt là từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các nhân viên với nhau. Chưa có trang thông tin chung giữa các ban nên ban quản lý luôn phải nhắc nhở hàng ngày việc cập nhật thông tin cho nhân viên.
Các hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát ở công ty khá đầy đủ tuy nhiên một số việc thực hiện lại không nghiêm túc. Các văn bản quy định rõ ràng về các hoạt động kiểm sót chưa được quy định bằng văn bản chính thức, chủ yếu là thông qua việc kiểm tra và yêu cầu của các trưởng phòng và quản lý cửa hàng. Đồng thời cũng chưa có các quy định chính thức về việc xử phạt đối với những nhân viên làm sai công việc viết sai thông tin hóa đơn hay thu sai tiền hàng,... Việc giám sát cửa hàng của quản lý chưa hiệu quả, không check camera thường xuyên, không nhắc nhở nhân viên không làm việc riêng khi đang bán hàng hay nhắc nhở thu ngân không để tư trang xa quầy tính tiền,. ..Việc kí xác nhận giao ca được làm chưa đầy đủ, nhân viên chỉ thực hiện vào cuối ngày, nhiều khi còn nhờ người khác xác nhận hộ.
Việc xét duyệt, phê chuẩn bán chịu luôn phải thông qua cả giám đốc và trưởng phòng kinh doanh, vì vậy gây ra sự bất cập như xảy ra chậm trễ khi không có giám đốc tại công ty, công việc xét duyệt cần được chia ra các hạn mức xét duyệt cho giám đốc và trưởng phòng kinh doanh. Do chưa có BP giám sát riêng nên việc giám sát của các phòng ban đều do trưởng phòng do vậy không thể quản lý hết được việc có xảy ra các sai sót hay không, hay có kiểm tra chéo nhau giữa các phòng ban. Nhân viên kho đối chiếu với kế toán để kiểm tra lượng hàng tồn kho nhưng lại không được thực hiện thường xuyên. Kế toán công nợ thực hiện định kì đối chiếu công nợ, lập bảng báo cáo công nợ trình lên kế toán trưởng, tuy nhiên kế toán trưởng không thực hiện kiểm tra lại mà chỉ kí và trình lên Giám đốc.
Giám sát kiểm soát
Qua khảo sát, việc tự giám sát chéo giữa nhân viên chưa đồng bộ, chỉ diễn ra ở một số nhân viên, nên việc giám sát vẫn chủ yếu do các trưởng phòng ban thực hiện.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Trưởng phòng ban, lập báo cáo giám sát chưa chi tiết, cần đề xuất ra các giải pháp khắc phục, cách sửa đổi đối với những hoạt động kiểm soát chưa phù hợp với sự thay đổi của hoàn cảnh. Giám đốc chưa tổng hợp được các báo cáo giám sát từ các phòng ban, vì vậy chưa đánh giá được hiệu quả trong xác định mục tiêu kiểm soát.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Với việc tìm hiểu về 5 thành phần của KSNB và áp dụng với điều kiện kinh doanh của công ty, công ty đã hình thành được hệ thống KSNB nói chung và KSNB chu trình bán hàng thu tiền nói riêng. Tuy nhiên do kiến thức kinh nghiệm còn hạn chế nên ban quản lý của công ty vẫn còn để xảy ra nhiều sai sót ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh. Chương 2 của khóa luận em xin trình bày các nghiên cứu của mình về KSNB chu trình bán hàng thu tiền của công ty bao gồm : thực trạng đang diễn ra ở công ty theo năm thành phần của KSNB, những ưu điểm công ty cần phát huy hay nhược điểm công ty cần phát hiện và sửa đổi.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
CHƯƠNG3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN ĐỐI VỚI CÔNG TY
TNHH SOBITEX VIỆT NAM