2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với yêu cầu quản lý, cơ cấu và đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung. Toàn bộ công tác kế toán của Công ty đều tập trung tại phòng kế toán, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành theo sơ đồ như sau:
Nguồn: Phòng Kế toán
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH MTV Đóng và Sửa chữa tàu Hải Long (Nguồn: Phòng Kế toán)
Theo đó, chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng nhân viên như sau: - Trưởng phòng kế toán (Kiêm Kế toán trưởng) :
+ Điều hành công việc chung của cả phòng kế toán.
+ Các chứng từ tín dụng và các tài liệu kế toán liên quan đều phải có chữ ký của Kế toán trưởng mới có giá trị pháp lý.
- Phó phòng kế toán (Kiêm Kế toán tổng hợp) : thu thập, tổng hợp, xử lý, kiểm tra, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về số liệu chi tiết đến tổng hợp trên sổ kế toán.
- Kế toán Chi phí, giá thành : tổng hợp chi phí, lên giá thành cho từng tàu, quản lý công nợ của tàu.
- Kế toán Thanh toán : thực hiện các chứng từ thu, chi trong Công ty khi có nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng - Thủ quỹ kiêm kế toán Tiền lương : quản lý tiền mặt để cấp phát tiền, lương
ứng
và lương khoán.
- Kế toán Vật tư : quản lý nhập xuất hàng sao cho cho bên kho và bên phần mềm
kế toán khớp nhau.
- Kế toán Thuế : mỗi tháng kế toán Thuế sẽ tổng hợp thuế đầu vào và thuế đầu ra
của tháng trước rồi lập báo cáo bên cục Thuế.
- Kế toán Ngân sách : tổng hợp chứng từ chi tiêu liên quan đến ngân sách được cấp phát và lập báo cáo quyết toán lên trên ban tổ chức hàng tháng/quý.
2.1.3.2. Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ
a. Hệ thống chứng từ mà công ty đang sử dụng
- Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, giấy đề nghị tạm
ứng,
giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, ủy nhiệm chi, séc, bảng kê chi tiền.
- Chứng từ lao động, tiền lương: Bảng chấm công, bảng phân bổ tiền lương và
BHXH, bảng thanh toán lương và BHXH, bảng chấm công làm thêm giờ, giấy
đi đường, hợp đồng lao động...
- Chứng từ hàng tồn kho: Hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu
nhập
kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê hàng hóa... - Chứng từ bán hàng: Hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng...
- Chứng từ TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên
bản
đánh giá lại TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản
kiểm kê TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành...
b. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
- Kế toán viên, kế toán trưởng thực hiện kiểm tra và ký chứng từ kế toán sau đó
trình Giám đốc ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
c. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu trên chứng từ kế toán.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên chứng
từ
kế toán; đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan. - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý
kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện đồng thời báo ngay cho Giám đốc hoặc người có thẩm quyền biết để có biện pháp xử lý kịp thời.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì kế toán viên phải trả lại, yêu cầu bổ sung thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
2.1.3.3. Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang sử dụng
Hệ thống tài khoản hiện nay tại công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán được
ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Để phục vụ cho việc hạch toán, phần lớn các tài khoản được mở thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 và chi tiết cho từng đối tượng.
2.1.3.4. Hình thức kế toán áp dụng
a. Các chính sách kế toán chung
- Chế độ kế toán áp dụng: Áp dụng theo thông tư 200 của Bộ Tài chính ban
hành
ngày 22/12/2014.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12
hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam và nguyên tắc, phương pháp chuyển
đổi
các đồng tiền áp dụng theo tỷ giá của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm thanh toán.
- Phương pháp ghi nhận hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai
thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, giá xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước- xuất trước. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ= Tồn đầu kỳ+ Nhập
trong kỳ- Xuất trong kỳ.
- Trích lập dự phòng: Công ty được phép trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn
kho lỗi thời, hỏng, kém chất lượng trong trường hợp giá trị thực tế của hàng tồn
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng kho cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán.
- Phương pháp ghi nhận TSCĐ: TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc, khấu hao
TSCĐ được trích theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao TSCĐ tuân thủ theo Quyết định số 45/2013/TT- BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chính.
- Phương pháp kê khai thuế GTGT: Thuế GTGT được kê khai theo phương
pháp khấu trừ.
b. Hình thức kế toán áp dụng và phần mềm kế toán sử dụng
Công ty Hải Long áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung với sự hỗ trợ của
phần mềm kế toán EFFECT để thu nhận và xử lý các thông tin liên quan đến các chỉ
tiêu kinh tế - tài chính.
Hiện nay, các doanh nghiệp đang dần thay đổi việc vận hành bộ phận kế toán theo phương pháp thủ công sang việc sử dụng phần mềm kế toán, đây là một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp việc quản lý doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Việc sử dụng phần
mềm kế toán giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc nhập liệu, lên báo cáo, tra cứu thông tin nhanh hơn để từ đó hỗ trợ nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra quyết định
chính xác, hiệu quả.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ, sổ kế toán Nguồn: phòng Kế toán
Ghi chú:
: ghi theo ngày.
---k : ghi cuối tháng hoặc định kỳ. * - - ► : quan hệ đối chiếu.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung. Theo đó, hệ thống sổ kế toán của công ty bao gồm:
- Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung. - Sổ cái các tài khoản.
- Sổ chi tiết các tài khoản. - Sổ và thẻ khác có liên quan.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Nguồn: phòng Ke toán
Ghi chú:
: ghi theo ngày.
k : ghi cuối tháng hoặc định kỳ. * - - ► : quan hệ đối chiếu.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi
sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng thời những nghiệp vụ liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết thì ghi vào sổ thẻ
kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối mỗi tháng/quý/năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp
chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
2.1.3.5. Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo và kiểm tra kế toán
a. Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quản trị của của Công ty
Hệ thống báo cáo tài chính của công ty cung cấp đầy đủ thông tin về tình
hình
tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của công ty nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước cũng như các đối tượng quan tâm sử dụng thông tin kế toán với
mục đích khác nhau để ra các quyết định phù hợp.
Việc lập và trình bày báo cáo tài chính được công ty tuân theo chuẩn mực kế toán của Bộ Tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty bao gồm:
Bảng cân đối Kế toán
Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ
Bản Thuyết minh báo cáo tài chính
- Mẫu số B01-DNN - Mẫu số B02-DNN - Mẫu số B03-DNN - Mẫu số B09-DNN
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị của công ty cung cấp các thông tin nội
bộ
phục vụ cho việc đưa ra quyết định kinh doanh của nhà quản trị DN. Một số loại báo cáo trong công ty:
- Báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận của các loại hàng hóa. - Báo cáo phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp.
b. Tổ chức kiểm tra kế toán
Công tác kiểm tra kế toán diễn ra hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất do Ban Giám đốc hoặc Kế toán trưởng tổ chức. Nội dung kiểm tra kế toán:
- Kiểm tra việc vận dụng các chế độ kế toán.
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các hóa đơn chứng từ. - Kiểm tra việc ghi chép, định khoản vào các sổ kế toán.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng - Kiểm tra việc thực hiện công việc của kế toán.
- Kiểm tra các nội dung cụ thể của kế toán: kế toán Thanh toán; kế toán Chi phí,
giá thành; kế toán Vật tư; kế toán Ngân sách, kế toán Tiền lương; kế toán Thuế.