Công
ty TNHH MTV Đóng và Sửa Chữa Tàu Hải Long 2.3.1. Ưu điểm
Thứ nhất, tổ chức và quản lý bộ máy kế toán hợp lý, hiệu quả
- Công ty TNHH MTV Đóng và Sửa chữa tàu Hải Long lựa chọn mô hình tổ chức kế toán tập trung. Tất cả các công việc của kế toán đều tập trung tại phòng
kế toán dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Mỗi thành viên trong phòng kế toán
được phân công đảm nhiệm một phần hành kế toán khác nhau phù hợp với trình
độ năng lực chuyên môn. Điều này giúp cho việc theo dõi, quản lý công tác kế
toán có tính thống nhất, bảo mật cao.
- Các thành viên trong phòng kế toán đều là những người có trình độ đại học trở
lên, có kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và làm việc lâu năm tại Công ty. Để
kịp thời cập nhật những thông tư, quy định mới của kế toán, các cán bộ nhân viên trong phòng hằng năm phải tham gia các lớp tập huấn đào tạo do Bộ Quốc
phòng, Công ty tổ chức.
- Mỗi thành viên được cung cấp một máy tính cá nhân kết nối với máy chủ để việc nhập liệu, hạch toán, báo cáo kịp thời, nhanh chóng, giúp cho việc sản xuất
kinh doanh của Công ty trở nên hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, Công ty còn cung cấp 1 tài khoản và mật khẩu đăng nhập riêng cho mỗi cá nhân, một người có quyền được xem và sửa đổi nghiệp vụ kế toán mình phụ trách, còn những người
khác chỉ có quyền xem nhưng không có quyền sửa đổi nghiệp vụ không thuộc
quản lý của mình. Điều này cho thấy công tác quản lý về kế toán của DN khá bảo mật, an toàn.
Thứ hai, áp dụng hình thức nhật ký chung là phù hợp
- Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc áp dụng hình thức này thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số
liệu kế toán cho từng đối tượng kế toán vì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được
ghi theo trình tự theo thời gian. Từ đó có thể cung cấp thông tin kế toán nhanh
chóng, kịp thời cho nhà quản lý.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Thứ ba, công tác kế toán tuân thủ chế độ kế toán hiện hành
- Công tác hạch toán kế toán tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định nhà nước và bám sát theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Kế toán thanh toán chủ động theo dõi chặt chẽ, lập bảng chi tiết công nợ cho từng đối tượng khách hàng để thuận tiện việc quản lý công nợ, tránh nhầm lẫn,
sai sót.
- Công ty mở nhiều tài khoản ngân hàng ở các ngân hàng khác nhau để thuận tiện
cho việc thanh toán công nợ, chi trả nội bộ.
- Công ty mở các tài khoản kế toán chi tiết cho từng đối tượng kế toán riêng biệt
phục vụ công tác hạch toán các nghiệp vụ kế toán chi tiết, chính xác.
2.3.2. Tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm thì kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán vẫn
còn tồn tại một số hạn chế mà các nhà quản trị và kế toán viên cần phải quan tâm và có
biện pháp xử lý kịp thời để nâng cao hiệu quả hoạt động của DN.
Thứ nhất, kế toán vốn bằng tiền chưa chặt chẽ, kịp thời
- về chứng từ: Nhiều bộ hồ sơ còn thiếu chữ ký, dấu hoặc chưa đóng dấu giáp
lai.
Một số chứng từ chi ứng phát sinh đột xuất vẫn phải bù chữ ký của Giám đốc do Giám đốc đi công tác.
- về tài khoản và phương pháp hạch toán: Một số khoản chi phí bằng tiền như
chi phí xăng xe đi công tác cho Ban Giám đốc phải hạch toán vào chi phí quản
lý DN (TK 642) nhưng kế toán lại hạch toán vào chi phí sản xuất chung (TK 627).
- về việc sử dụng và quản lý nguồn vốn: Do lượng hàng tồn kho của DN khá
nhiều, có giá trị cao dẫn đến tồn đọng vốn, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN.
Cụ thể: giá trị hàng tồn kho của DN trong 3 năm 2017, 2018, 2019 lần lượt là:
89.965.160.831 đồng, 60.740.339.729 đồng, 19.293.978.918 đồng (Nguồn:
BCĐKT Công ty MTV Đóng và Sửa chữa tàu Hải Long).
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng - về thủ tục, quy trình thanh toán: Giám đốc Công ty là người duy nhất có
quyền
ký Séc, Ủy nhiệm chi để thực hiện những giao dịch như: rút tiền mặt về nhập quỹ, chi lương cho cán bộ công nhân viên, trả nợ khách hàng... Tuy nhiên, không phải lúc nào Giám đốc cũng có mặt tại Công ty để ký duyệt lệnh chi cho
kế toán, điều đó có thể làm chậm tiến độ thanh toán và ảnh hưởng đến hoạt động
kinh doanh của DN.
- về các khoản thanh toán nợ: Mặc dù Công ty Hải Long đã ban hành quy chế
quản lý nợ (theo quyết định số 679/QĐ-BGĐ ngày 15/10/2014) nhưng vẫn còn
tồn tại những khoản nợ có giá trị lớn, khó có khả năng thu hồi; chưa có báo cáo
phân tích tuổi nợ để trích lập và xử lý các khoản dự phòng phải thu khó đòi.
2.3.3. Nguyên nhân của tồn tại
Trình độ năng lực kế toán viên
Hiện tại, tổng số cán bộ nhân viên phòng kế toán đang là 08 người. Trong đó có
trưởng phòng kế toán (kiêm Kế toán trưởng); phó phòng kế toán (kiêm Kế toán tổng hợp); kế toán Chi phí, giá thành; kế toán Thanh toán; Thủ quỹ kiêm kế toán Tiền lương;
kế toán Vật tư; kế toán Thuế; kế toán Ngân sách. Trong quá trình làm việc, kế toán viên vẫn còn mắc phải những nhầm lẫn, sai sót. Cụ thể:
- về kiểm tra hồ sơ, chứng từ: Kế toán viên không thực hiện kiểm tra cẩn thận
để
phát hiện kịp thời những thiếu sót về mặt pháp lý của chứng từ.
- Đối với kế toán vốn bằng tiền, kế toán viên vẫn còn nhầm lẫn trong việc hạch
toán chi phí chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý DN do chưa xác định rõ
tính chất của nghiệp vụ kế toán.
- Đối với các khoản phải thu khách hàng, kế toán viên chưa thực hiện phân
tích,
đánh giá tuổi nợ. Cuối năm thực hiện đối chiếu xác nhận công nợ chưa đầy đủ,
tỷ lệ đối chiếu còn thấp.
Trình độ năng lực của nhân viên các phòng ban có liên quan
Hiện tại, Công ty có 9 phòng ban, 7 phân xưởng và mỗi phân xưởng đều có 1 thống kê trình độ kế toán tài chính để tập hợp tiền lương, vật tư và các chi phí sản xuất
khác gửi phòng kế toán. Tuy nhiên, hồ sơ chi phí hoàn thành sản phẩm của Công ty chưa được hoàn thành đúng thời hạn yêu cầu để chuyển giao cho kế toán thực hiện
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng thanh quyết toán trong năm mà để sang năm sau làm chậm tiến độ thu hồi nợ với khách
hàng.
Quy định về công tác kiểm tra, đánh giá của DNchưa đầy đủ, chặt chẽ
Một số công cụ dụng cụ, vật tư mua về vẫn có những mặt hàng không đúng chủng loại, quy cách. Mặc dù đơn vị có thành lập hội đồng kiểm kê hàng tồn kho đối với công cụ dụng cụ, vật tư tuy nhiên chưa đánh giá về chất lượng của hàng tồn kho dẫn đến không phát hiện ra hàng tồn kho ứ đọng, kém phẩm chất do đó không kiểm soát tốt được lượng hàng tồn kho thực tế để có kế hoạch xử lý và mua hàng khi cần thiết.
Công ty chưa có quy định về ủy quyền trong bộ quy chế tài chính
Giám đốc Công ty không có quy chế ủy quyền cho người đại diện khác trong trường hợp đi công tác hay có việc đột xuất không thể có mặt tại Công ty để ký Séc, Ủy nhiệm chi, những chứng từ chi bằng tiền khác.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán vẫn còn hạn chế
Công ty Hải Long là doanh nghiệp đóng và sửa chữa tàu, chu kỳ sản phẩm ngắn
nhất là 3 tháng và dài nhất lên tới 2 năm và có nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh. Việc
theo dõi quy trình luân chuyển chứng từ sản xuất từ khâu định mức vật tư đến lập nhu
cầu vật tư và cuối cùng là chuyển cho phòng kế toán còn phức tạp và mất thời gian. Công ty có sử dụng phần mềm kế toán được thiết kế riêng phù hợp với đặc điểm hoạt
động kinh doanh tuy nhiên đã lâu chưa được nâng cấp, cải tiến cho nên việc theo dõi quy trình luân chuyển chứng từ còn phụ thuộc phần lớn vào giấy tờ; quản lý công nợ vẫn thực hiện thủ công trên Excel (ứng dụng Excel khi mở những file lớn thường gặp
vấn đề trong việc xử lý thông tin, lưu trữ công nợ trong Excel phải lưu trữ trong nhiều
file độc lập khi cần tìm kiếm dữ liệu mất nhiều thời gian).
Bên cạnh đó, việc áp dụng các hình thức thanh toán điện tử ở Công ty vẫn chưa
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng KẾT LUẬN CHƯƠNG 2:
Chương 2 đã phân tích đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty, mô tả rõ chính sách kế toán nói chung, qua đó cho thấy sự ảnh hưởng đến công tác kế toán vốn
bằng tiền và các khoản thanh toán. Đặc biệt, Chương 2 đã làm rõ thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán (bao gồm kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,
kế toán các khoản phải thu, phải trả và tạm ứng) tại Công ty; phân tích được những ưu
điểm, tồn tại, nguyên nhân tồn tại. Đây là những căn cứ quan trọng đưa ra các giải pháp
hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty Hải Long ở Chương 3.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
CHƯƠNG 3. Giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán
tại Công ty TNHH MTV Đóng và sửa chữa Tàu Hải Long
3.1. Sự cần thiết hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán
Nen kinh tế Việt Nam hiện nay đang ngày càng chuyển mình, đổi mới mạnh mẽ, toàn diện và sâu sắc. Việt Nam chủ trương xây dựng nền kinh tế nhieu thành phần
đa sở hữu, vận hành theo cơ chế thị trường, mở cửa và hội nhập. Đây sẽ là một cơ hội
lớn nhưng bên cạnh đó cũng trở thành thách thức lớn cho các DN trong việc duy trì, khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Bởi vậy, các nhà quản trị cần vạch ra những
chiến lược cụ thể, phù hợp trong từng giai đoạn dựa trên tình hình hoạt động của DN.
Và để làm được điều này thì việc xây dựng hệ thống công tác kế toán hoàn thiện, chặt
chẽ là điều vô cùng quan trọng, bởi nó góp phần đưa ra thông tin kịp thời, phản ánh chính xác tình hình, năng lực của DN. Từ đó phần nào giúp các nhà quản trị đưa ra được quyết định kinh doanh đứng đắn.
3.2. Yêu cầu và phương hướng hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và các khoảnthanh toán thanh toán
Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán nói riêng là vấn đề cần thiết đối với bất kỳ DN nào. Muốn vậy, trước hết công tác kế toán phải dựa vào các nguyên tắc cơ bản sau:
- Tuân thủ quy định của thông tư, nghị định, chế độ kế toán hiện hành về kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán.
- Vận dụng linh hoạt, sáng tạo chế độ kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của DN nhưng vẫn tuân thủ quy định của Bộ Tài chính. - Thông tin liên quan đến kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán cần phải cập nhật kịp thời, phản ánh chính xác để kế toán làm căn cứ hạch toán và
ghi sổ nghiệp vụ phát sinh.
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanhtoán toán
tại Công ty TNHH MTV Đóng và Sửa chữa tàu Hải Long 3.3.1. Thanh toán qua Ủy nhiệm chi điện tử
Công ty có thể áp dụng thanh toán qua Ủy nhiệm chi điện tử. Ủy nhiệm chi điện
tử cho phép người sử dụng có thể thanh toán thông qua Internet mà không phải ra Ngân
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng hàng giao dịch trực tiếp. Đầu tiên, Công ty sẽ đăng ký hình thức Ủy nhiệm chi điện tử
với Ngân hàng được chọn để thực hiện giao dịch. Khi có giao dịch phát sinh, Kế toán
trưởng đăng nhập vào hệ thống và sau khi nhập đầy đủ thông tin trên Ủy nhiệm chi sẽ
thực hiện “chuyển kiểm soát” đến Giám đốc, qua đó Giám đốc sẽ kiểm tra và phê duyệt
lệnh chi. Sau khi lệnh chi được phê duyệt, Ngân hàng sẽ gửi mã OTP đến Giám đốc để
chấp nhận và hoàn tất giao dịch.
3.3.2. Hoàn thiện quy trình thanh toán với khách hàng
Để giảm thiểu rủi ro về khả năng trả nợ của khách hàng, trước khi ký hợp đồng
với đối tác cần tìm hiểu khả năng tài chính, khả năng thanh toán các khoản nợ của DN
đó. Bên cạnh đó, thực hiện kiểm tra lịch sử làm ăn của họ với các đối tác khác để xem
xét mức độ uy tín của khách hàng. Các điều khoản thanh toán trong hợp đồng cần quy
định rõ ràng, chặt chẽ. Cần điều chỉnh phần trăm thanh toán nợ của khách hàng để giảm
thiểu rủi ro về thanh toán. Ví dụ: Khách hàng cần phải thanh toán cho Công ty 90% hoặc toàn bộ hợp đồng sau khi đã có biên bản nghiệm thu thì Công ty mới thực hiện bàn giao sản phẩm. Bên cạnh đó, cần đọc kỹ các điều khoản trên hợp đồng trước khi có sự ký kết của cả 2 bên để tránh những rủi ro về quyền lợi và pháp lý khi thực hiện hợp đồng.
Đối với mỗi đơn vị khách hàng, kế toán thanh toán cần phân tích, đánh giá tuổi
nợ; thực hiện đối chiếu công nợ, có biên bản xác nhận công nợ thường xuyên để tránh
sai sót.
3.3.3. Xử lý các nghiệp vụ kế toán bị nhầm lẫn, sai sót
Kế toán cần kiểm tra và hạch toán lại những nghiệp vụ kế toán nhầm lẫn, sai sót; thực hiện viết lại phiếu chi với bút toán đúng. Cụ thể: Hạch toán lại chi phí xăng xe đi công tác cho Ban Giám đốc: Nợ TK 642/ Có TK 1111.
3.3.4. Công tác kiểm tra, đánh giá hàng tồn kho của DN cần diễn ra định kỳ
Công tác kiểm tra, đánh giá hàng tồn kho phải được diễn ra định kỳ. Trước khi
lập nhu cầu mua vật tư, cán bộ vật tư cùng với cán bộ kỹ thuật cần kiểm tra hàng tồn kho để tận dụng hàng tồn kho còn giá trị sử dụng cho sản xuất và có kế hoạch mua
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng hàng khi cần thiết, tránh trường hợp hàng tồn kho quá nhiều gây ứng đọng vốn, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của DN.
3.4. Kiến nghị
3.4.1. Với Bộ Tài chính
Thứ nhất, Bộ Tài chính cần tăng cường mở những lớp đào tạo bồi dưỡng cán
bộ kế toán trong việc cập nhật những thay đổi quy định liên quan đến kế toán (chính sách kế toán, chuẩn mực kế toán; hệ thống sổ sách kế toán...).
Thứ hai, đối với những chuẩn mực kế toán được ban hành, cần có những
thông
tư hướng dẫn chi tiết việc áp dụng chuẩn mực kế toán. Khi ban hành những quy định mới, cần cho DN thời gian để cập nhật và có chính sách thay đổi phù hợp.
Thứ ba, Bộ Tài chính cần khuyến khích các DN sử dụng hình thức thanh toán
điện tử; hỗ trợ doanh nghiệp trong việc áp dụng hình thức kê khai và nộp thuế điện tử
giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm thiểu sai sót trong quá trình kê khai và nộp thuế.
3.4.2. Với Công ty TNHH MTV Đóng và Sửa chữa tàu Hải Long
- Công ty cần tăng cường công nghệ thông tin trong công tác kế toán giúp cho công việc kế toán được xử lý nhanh và hiệu quả. Bên cạnh đó, phần mềm,