a. Ngành nghề kinh doanh.
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hoàng Nguyên Star là doanh nghiệp thương mại chủ yếu tập chung vào nhập hàng và xuất hàng bán buôn, bên cạnh đó công ty cũng có một cửa hàng kinh doanh đại diện thực hiện việc bán lẻ.
Trong đó mặt hàng chủ yếu mà công ty kinh doanh là: Thực phẩm bảo vệ sức khỏe như: cốm vi sinh, sữa, tinh dầu ngải cứu, mầm đậu nành, cao trà xanh, viên uống canxi,... Thiết bị y tế: khẩu trang, gel rửa tay,máy đo huyết áp,bao cao su và dịch vụ chăm sóc sau sinh, massage bầu.
Công ty thực hiện kinh doanh đa dạng,nhiều loại hình dịch vụ sản phẩm nhưng chủ yếu tập trung phát triển hệ thống phân phối trung gian các loại dược phẩm, thực phẩm và thiết bị y tế đến các quầy thuốc, hiệu thuốc. Do vậy, em xin phép được tập trung đánh giá, nghiên cứu thực trạng về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng với loại sản phẩm hàng hóa này.
b. Chức năng nhiệm vụ.
Không chỉ tập trung vào việc kinh doanh, phát triển kinh tế, và có chỗ đứng trong thị trường dược phẩm, công ty TNHH TM & DV Hoàng Nguyên Star còn đặt ra cho mình những nhiệm vụ như:
+ Đảm bảo cung ứng ra thị trường những sản phẩm tốt nhất, chất lượng nhất đưa đến tay người tiêu dùng.Tổ chức phân phối đa dạng hóa các loại thực phẩm chức năng, dược phẩm, thiết bị y tế đến các quầy thuốc đảm bảo về tính ứng dụng, thiết thực của sản phẩm với giá cả cạnh tranh, chất lượng hàng đầu.
+ Tiến hành xây dựng hệ thống kho tàng bảo quản hàng hóa đủ yêu cầu chất lượng, đảm bảo kế hoạch giao hàng đúng tiến độ, phân phối hàng hóa theo yêu cầu kế hoạch. + Thực hiện quyền, nghĩa vụ trách nhiệm của doanh nghiệp đối với Nhà nước như: kinh doanh hợp pháp, thực hiện trách nhiệm với tư cách pháp nhân, chủ thể kinh doanh tuân thủ theo đúng quy trình, thực hiện trách nhiệm về thuế.
+ Tiến hành xây dựng và quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên có chuyên môn trong lĩnh vực, kĩ năng bán hàng, xử lý tình huống, thực hiện cho nhân viên tiếp cận ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại trong kinh doanh. Phân phối thu nhập hợp lý, đảm bảo đúng chế độ, quyền lợi được hưởng và chăm lo cho đời sống tinh thần của nhận viên, tạo môi trường công sở năng động sáng tạo.
Trong quá trình kinh doanh còn tồn tại những điểm khó khăn, hạn chế về cơ sở vật chất và công nghệ nhưng công ty luôn cố gắng khắc phục hạn chế, phát triển mặt mạnh để đảm bảo có chỗ đứng trên thị trường và xây dựng mối quan hệ tiêu dùng với khách hàng. Đồng thời để thúc đẩy bán hàng và duy trì quan hệ với các bạn hàng công ty có những chính sách về chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, cũng như tính lỏng trong các điều khoản hợp đồng. Còn đối với các khách hàng bán lẻ, chế độ bán hàng của công ty cũng mềm dẻo, thu hút với những chương trình bán kèm, khuyến mại hợp lý. Chính bởi vậy, công ty đã nhận được sự tin tưởng và ủng hộ từ khách hàng, do đó uy tín ngày một lớn mạnh và hệ thống phân phối ngày càng mở rộng.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH TM & DV Hoàng Nguyên Star
Sơ đồ 2.1: Mô hình bộ máy tổ chức. (nguồn: phòng tài chính kế toán)
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hoàng Nguyên Star với hình thức pháp lý là doanh nghiệp tư nhân, hoạt động chủ yếu là kinh doanh, thương mại nên bộ máy quản lý, số lượng nhân viên không nhiều nên cơ cấu tổ chức khá đơn giản. Bộ máy gọn nhẹ nên dễ dàng trong việc kiểm soát từng hoạt động của các phòng ban và có những chỉ đạo sát sao, kịp thời.
+ Giám đốc: là người đại diện pháp luật, có vai trò điều hành quản lý, ra quyết định chỉ đạo hoạt động kinh doanh của đơn vị. Giám đốc công ty là bà Nguyễn Thị Mai người đại diện pháp luật, người thành lập và xây dựng công ty. Giám đốc cũng là người quyết
định mặt hàng kinh doanh của công ty, là người đàm phán hợp đồng với đối tác, định hướng và phát triển công ty.
+ Phòng kinh doanh: đối với công ty thương mại, phòng kinh doanh chiếm một vai trò chủ đạo trong vận hành bán hàng. Phòng kinh doanh là bộ phận hoạch định phát triển hệ thống kênh phân phối, mở rộng mạng lưới tiếp cận thị trường. Đồng thời bộ phận này cũng lên kế hoạch marketing để quảng bá thương hiệu, sản phẩm thúc đẩy hiệu quả bán hàng. Bộ phận kinh doanh cũng là đơn vị làm việc trực tiếp với khách hàng, thu hút tiêu dùng.
+ Phòng hành chính: đây là bộ phận phụ trách những công việc hành chính nhân sự của công ty như tuyển dụng nhân viên phù hợp với vị trí cần sắp xếp, lập kế hoạch đào tạo nhân viên định kỳ, xử lý các vấn đề về công đoàn, tổ chức sinh nhật, lễ kỉ niệm, mua các vật dụng phục vụ văn phòng và một số hoạt động hành chính khác...
+ Phòng tài chính kế toán: Trưởng phòng kế toán bà Huy Thị Phương, bộ phận này thực hiện quản lý tài chính, thực hiện đúng, nghiêm túc chế độ tài chính, tài vụ của công ty đảm bảo chấp hành theo quy định quản lý của Nhà nước, thực hiện thanh toán tiền cho đối tác theo hóa đơn chứng từ hợp pháp. Làm việc với ngân hàng khi được giám đốc ủy quyền thanh toán séc, ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước. Cuối tháng tiến hành chấm công, lên bảng lương, thanh toán lương cho nhân viên. Đảm bảo lưu trữ, bảo quản tài sản vật chất, chứng từ, sổ sách của đơn vị. Cuối kỳ tiến hành ghi nhận, lập báo cáo tài chính, theo dõi qũy, báo cáo kịp thời số liệu và tình hình tài chính cho ban quản lý. Nhiệm vụ, công việc của phòng kế toán là phản ánh thông tin kế toán, tình hình tài chính của đơn vị và đưa ra lời tư vấn cho giám đốc. + Cửa hàng kinh doanh trực thuộc: Cửa hàng vừa thực hiện bán lẻ sản phẩm vừa để thu hút các khách hàng mới thông qua việc bán trực tiếp và giới thiệu đầy đủ các mẫu mã, hàng hóa chủ đạo mà công ty kinh doanh. Hơn vậy thông qua kênh bán lẻ tiếp xúc trực tiếp với người tiêu dùng để xin phản hồi và định hướng phát triển sản phẩm.
Tuy mỗi bộ phận, phòng ban trong công ty đều có chức năng nhiệm vụ riêng biệt, đảm bảo thực hiện tốt chuyên môn và nghiệp vụ. Nhung để đảm bảo sự hoạt động suôn sẻ, hiệu quả mỗi phòng ban đều có sự kết hợp, đóng góp, để đảm bảo hoạt động linh hoạt. Mọi quyết định liên quan đến hoạt động của công ty nhu phát triển mở rộng mạng luới phân phối, phát triển thêm sản phẩm, ngừng cung ứng một mặt hàng hay đổi đối tác, thay đổi truởng bộ phận, áp dụng mini show,... đều đuợc họp công khai lấy ý kiến đóng góp của các thành viên cốt cán. Việc làm này đảm bảo mọi hoạt động của công ty đều đuợc xem xét kỹ luống có những đánh giá chuyên môn, tổng quan để giảm thiểu rủi ro cho công ty và tạo động lực phát triển toàn diện.