* Nội dung kế toán chi phí quản lý kinh doanh.
• Chi phí bán hàng: của công ty là những chi phí có liên quan trực tiếp đến quá trình tiêu thụ hàng hóa.
+ Chi phí nhân viên: gồm chi phí trả lương cho nhân viên kinh doanh và các khoản trích theo lương, tiền phụ cấp tăng ca, hoa hồng bán hàng
+ Chi phí thuê mặt bằng cửa hàng trực thuộc tại đường Trần Hưng Đạo, cửa hàng này là mặt bằng thuê từ hộ dân, chi phí thuê 4.000.000đ/ tháng, tiền được trả hàng tháng vào cuối tháng.
+ Chi phí điện nước, tiền điện thoại tại cửa hàng kinh doanh
+ Chi phí quảng cáo: công ty quảng cáo chủ yếu trên các trang web, chạy marketing digital, tiền in decal background quảng cáo dán tại cửa hàng trực thuộc.
+ Chi phí vật liệu, bao bì: xuất dùng cho việc bảo quản, tiêu thụ hàng hóa, như chi về vật liệu đóng gói hàng hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, vận chuyển sản phẩm...
+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng + Chi phí khấu hao TSCĐ + Chi phí bằng tiền khác.
• Chiphí quản lý kinh doanh: gồm các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp. + Chi tiền lương nhân viên tại bộ phận quản lý: ban giám đốc, phòng hành chính, phòng kế toán.
+ Chi phí TSCĐ dùng quản lý chung
+ Chi phí tiền điện, nước, điện thoại tại văn phòng công ty. + Chi phí thuê mặt bằng công ty 16.000.000đ/ tháng
+ Khoản chi phí bằng tiền khác. * Chứng từ và tài khoản sử dụng.
Hàng ngày khi phát sinh chi phí quản lý kinh doanh, kế toán căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ gốc như: các hoá đơn điện, nước, hoá đơn thuê mặt bằng, hoá đơn điện thoại, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, CCDC ... nhập liệu vào phần mềm và phần mềm sẽ tập hợp vào các sổ liên quan.
Tài khoản 642 Chi phí quản lý kinh doanh Tài khoản 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như: TK 111, 112, 334, 214. để ghi nhận khoản chi phí quản lý kinh doanh của công ty.
Mỗi nghiệp vụ hạch toán đều đi kèm với các chứng từ có giá trị liên quan như:
Bảng thanh toán lương nhân viên, Bảng trích khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán lẻ hàng hoá, Phiếu chi tiền mặt trả tiền vận chuyển hàng hoá, Giấy báo nợ của ngân hàng về các khoản chi phí, tiền lương nhân viên...
Đối với tiền lương của nhân viên, công ty trả lương theo hợp đồng ký kết, và trả vào mùng 10 hàng tháng. Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ lập bảng chấm công cho các nhân viên để tính lương rồi lên bảng thanh toán tiền lương theo từng tháng. Dựa vào bảng lương đó, kế toán sẽ lập phiếu chi cho số tiền lương trên bảng thanh toán tiền lương rồi chuyển cho nhân viên ký xác nhận trên phiếu chi dựa vào đó làm cơ sở để hạch toán chi phí lương.
Đối với máy móc, thiết bị, dụng cụ văn phòng được phân bổ định kỳ hàng tháng trên Misa, lập bảng phân bổ, bảng tính khấu hao ghi nhận chi phí.
Cuối mỗi tháng khi nhận hóa đơn thanh toán điện, nước, cước viễn thông mạng internet, điện thoại, kế toán lưu lại hóa đơn mua dịch vụ đó làm cơ sơ chứng từ ghi nhận chi phí dịch vụ mua ngoài và nhập liệu trên Misa.
GIÁ TRỊ GIA TĂNG 01GTKT3/001Mẫu số Liên 2: Giao khách hàng Ký hiệu: VP/13P
Ngày 15 tháng 11 năm 2019 Số 0000824 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vận tải và thương mại Hùng Long
Chi phí trả cho thuê mặt bằng cửa hàng kinh doanh trực thuộc và thuê văn phòng công ty cũng đuợc thanh toán và ghi nhận cuối mỗi tháng.
* Quy trình ghi nhận chi phí quản lý kinh doanh tại công ty. Ví dụ minh họa:
Ngày 15/11/2019 công ty thuê công ty TNHH vận tải và thuơng mại Hùng Long vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa giao bán cho khách hàng, tiền cuớc vận chuyển là
500.000đồng, VAT 10%, đã thanh toán. Hạch toán:
Nợ TK 6422: 500.000 Nợ TK 1331: 50.000 Có TK 111: 550.000
Ngày 20/11/2019 công ty chi tiền chạy quảng cáo, giấy decal quảng cáo sản phẩm dán tại cửa hàng giá mua 810.000đ thuế 10%, đã thanh toán cho công ty TNHH Mai Mác. Hạch toán: Nợ TK 6422: 810.000
Nợ TK 1331: 81.000 Có TK 111: 891.000 Hóa đơn mua dịch vụ vận tải như sau:
STT Tên hàng hóa dịch
vụ________________ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2 ~
1 Cước dịch vụ vân tải
và bốc dỡ hàng._____ 0 550.00
____________________Cộng tiền hàng____________________ 500.00 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT___________________ 50.000 Tổng cộng tiền thanh toán______________________________ 550.00 Số tiền viết bằng chữ: bốn triệu sáu trăm hai mươi nghìn
đồng_______________________________________________
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
( đã ký) ( đã ký) ( đã ký)
Địa chỉ: 2C/297 Nguyễn Trãi, Vũ Phú, Thái Bình Điện thoại: 0976182407
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Kiều Trinh
Tên đơn vị: Công ty TNHH TM&DV Hoàng Nguyên Star Địa chỉ: Số 223 đường Lý Bôn,Tiền Phong,Thái Bình
HÓA ĐƠN GTGT
Công ty TNHH Mai Mác 14/235 Lê Lợi, Tân bình thành phố Thái bình MST: 1000680822 ( VAT VOICE) Liên 2: Giao khách hàng Ngày 20 tháng 11 năm 2019 Mẫu số 01GTKT3/001 Ký hiệu: VP/13P Số 0000275
Họ tên người mua: Nguyễn Thị Kiều Trinh STT Tên hàng hóa
dịch vụ_________
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B _______________ C 1 2 3 = 1x2 1 Chi phí digital + decal quảng 810.00 0 _____________________________ Cộng tiền hàng______________________________________ 810.00 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT___________________ 81.00
0
Tổng tiền thanh toán__________________________________ 891.00 0
Số tiền bằng chữ: tám trăm chín mưới mốt nghìn đồng.__________________ Tên đơn vị: Công ty TNHH TM&DV Hoàng Nguyên Star Địa chí: Số 223 đường Lý Bôn,Tiền Phong,Thái Bình
Họ và tên Chứcdanh Mức lương hợp đồng Phụ cấp Tổng thu nhập Khoản phải nộp theo QĐ Tiền thực lĩnh Xăng xe Ăn trưa Hà Thị My PHC 4.600.000 0 500.000 5.100.000 535.500 4.564.500 Huy Thị Phương KTTH 5.000.000 200.000 500.000 5.700.000 598.500 5.101.500 • • • • • Bùi Lệ Chi TQ 4.200.000 0 0 4.200.000 441.000 3.759.000 • • • Cộng — 0 0 0 53.592.500 5.092.500 48.500.000
Người mua hàng Ke toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(đã ký) (đã ký) (đã ký)
Hằng ngày kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ về chi phí quản lý kinh doanh phát sinh. Căn cứ vào chứng từ trên tiến hành hạch toán trên phần mềm Misa và được ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 642 tương ứng.
Khi đến ngày trả lương kế toán lập phiếu xin duyệt chi trình giám đốc kiểm tra kí xác nhận và mang đến thủ quỹ để nhận tiền chi lương cho nhân viên.
Bảng 2.3: Trích bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên. BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
PHIEU CHI
Ngày 9 tháng 12 năm 2019
Công ty TNHH TM&DV Hoàng Nguyên Star
Số 223 đường Lý Bôn,Tiền Phong,Thái Bình
Mẫu số: 02 - TT
(Ban hành theo thông tư số 133/TT-BTC/ngày 26/8/2016 của Bộ Tài
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Sô
hiệu TKĐƯ Sô phát sinh Sô hiệu Ngày tháng Nợ Có Sô phát sinh .. .. 30/11 30/11 k/c DT bán hàng 511 532.071.802 30/11 30/11 k/c DT bán hàng 911 532.071.802 30/11 30/11 k/c giá vôn hàng bán 911 389.687.051
Các nghiệp vụ liên quan đến khoản thanh toán trả tiền chi phí quảng cáo, chi phí vận chuyển, chi phí trả tiền luơng cho nhân viên. Dựa vào các chứng từ nêu trên kế toán ghi nhận vào sổ nhật ký chung ( phụ lục 2.7)
Chi phí quản lý kinh doanh của công ty gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng thuờng biến động theo sự biến động của doanh thu bán hàng, còn chi phí quản lý doanh nghiệp khá cố định tháng nào cùng phát sinh những khoản mục nhu trên chỉ có biến động rất ít về giá trị. Các chi phí này kế toán đều theo dõi chung ở sổ cái TK 6422 ( phụ lục 2.8)
b. Thực trạng kế toán xác định kết quả bán hàng tại công ty.
* Nội dung
Bên cạnh việc phản ánh một cách chính xác doanh thu bán hàng và các khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng, phòng kế toán công ty rất chú trọng đến việc xác định và phản ánh đúng kết quả bán hàng. Điều này giúp cho việc lập chỉ tiêu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đuợc thuận tiện, đồng thời đem đến cho nhà quản lí một cái nhìn tổng quát, sâu sắc về tình hình hoạt động của công ty trong một khoảng thời gian nhất định.
Kết quả bán hàng của công ty đuợc xác định theo công thức: Kết quả bán hàng Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Chi phí quản lý kinh doanh
Biểu 2.9: Trích sổ nhật ký chung tháng 11 năm 2019
___________ M u s : S03a - DNNẫ ố
Công ty TNHH TM&DV Hoàng Nguyên Star '
, . (Ban hành theo thông tư số 133/TT-
Sô 223 đường Lý Bôn,Tiên Phong,τhai Binh BTC/ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
11.. ...' 11 ... ... Tnio∖
30/11 30/11 k/c giá vôn hàng bán 632 389.687.051 30/11 30/11 k/c CP QL kinh doanh 911 86.041.008 30/11 30/11 k/c CP QL kinh doanh 642 86.041.008 30/11 30/11 k/c DT tài chính 515 38.306 30/11 30/11 k/c DT tài chính 911 38.306 30/11 30/11 k/c thu nhập khác 711 609.482 30/11 30/11 k/c thu nhập khác 911 609.482 30/11 30/11 k/c chi phí khác 911 80.000 30/11 30/11 k/c chi phí khác 811 80.000 30/11 30/11 k/c lãi trong tháng 11 911 55.615.955 30/11 30/11 k/c lãi trong tháng 11 421 55.615.955
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK ĐƯ Số tiền Số hiệ u Ngày tháng Trang số STT dòng Nợ Có 30/11 30/11 k/c DT bánhàng 511 532.071.802 30/11 30/11 k/c giá vốn hàng bán 632 389.687.051 30/11 30/11 k/c CP QL kinh doanh 642 86.041.008 30/11 30/11 k/c DT tài chính 515 38.306 30/11 30/11 k/c thu nhập khác 711 609.482 30/11 30/11 k/c chi phí khác 811 80.000 30/11 30/11 k/c chi phí thuế TNDN 8212 11.123.191 30/11 30/11 k/c lãi từ hoạt động bán hàng sau thuế 421 44.492.764
Biêu 2.10: Trích sô cái tài khoản 911
Công ty TNHH TM&DV Hoàng Nguyên Star Số 223 đường Lý Bôn,Tiền Phong,Thái Bình
Mẫu số: S03a - DNN
(Ban hành theo thông tư số 133/TT- BTC/ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức nhật ký chung) Tháng 11 năm 2019 TK 911
Chỉ tiêu Giá trị
Qúy IV Qúy III
1. Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ 1.339.037.622 1.023.654.201
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 7.500.000 0 3. Doanh thu thuần và bán hàng
và cung cấp dịch vụ 1.331.537.622 1.023.654.201 4. Giá vốn hàng bán 1.065.752.301 787.316.014 5. Chi phí quản lý kinh doanh 134.921.083 127.099.548 6. Kết quả bán hàng 130.864.238 109.238.639
Xác định kết quả bán hàng tại công ty thương mại là vô cùng quan trọng, cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm Giám đốc đều yêu câu kế toán lập báo cáo kết quả bán hàng để đánh giá tình hình kinh doanh hàng tháng. Do vậy cuối kỳ kế toán lên báo cáo từ việc kết chuyển từ các tài khoản chi phí liên quan như 632; 642; 511 sang tài khoản 911 để lập báo cáo kết quả bán hàng. Báo cáo bán hàng được kế toán làm trên excel.
Bảng 2.4: Trích báo cáo kết quả hoạt động bán hàng quý IV năm 2019 Công ty TNHH TM&DV Hoàng Nguyên Star
Số 223 đường Lý Bôn,Tiền Phong,Thái Bình
Người lập
(đã ký)
Kế toán trưởng
(đã ký)
Lập, ngày 31 tháng 12 năm 2019
Người đại diện pháp luật
2.3 Đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH TM&DV Hoàng Nguyên Star.
2.3.1 ưu điểm
Thứ nhất: về nhận xét chung của bộ máy kế toán, tổ chức khá gọn nhẹ, nhân viên linh hoạt trong xử lý ghi nhận nghiệp vụ, sử dụng thành thạo phần mềm Misa. Có những ghi chép tương đối chi tiết về các nghiệp vụ phát sinh, hệ thống sổ sách đầy đủ, mạch lạc rõ ràng. Sổ sách giấy tờ được lưu tại phòng chứng từ, có khóa do kế toán tổng hợp cầm. Nhân viên sử dụng sổ sách phải có sự đồng ý của kế toán trưởng và ký xác nhận trên giấy tờ ra vào sử dụng phòng chứng từ. Tính bảo mật về dữ liệu kế toán của đơn vị được đảm bảo, máy tính cá nhân, phần mềm kế toán đều có password. Nhân viên trong phòng kế toán ý thức làm việc cao, và luôn có sự trao đổi hỗ trợ lẫn nhau khi làm việc để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.
Thứ hai: về chứng từ kế toán. Các nghiệp vụ bán hàng đểu có hóa đơn GTGT với đầy đủ chữ ký của đối tượng liên quan, hóa đơn được bảo quản cẩn thận đảm bảo tính liên tục, ghi nhận doanh thu khi đủ điều kiện. Nhập hàng, xuất hàng kiểm kê hàng hóa đều thực hiện khá chặt chẽ. Các nghiệp vụ phát sinh đến khâu thanh toán, quỹ đều rất thận trọng, tài khoản thanh toán tại ngân hàng của công ty được ủy quyền duy nhất cho kế toán trưởng thực hiện ủy nhiệm chi thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Các nghiệp vụ trên hai mươi triệu đồng đều được yêu cầu thanh toán qua ngân hàng, và có hạn mức duyệt chi phân theo các cấp. Hàng tháng kế toán trưởng đều được uỷ nhiệm lấy sao kê tài khoản để kiểm soát tiền gửi ngân hàng xét duyệt nghiệp vụ thu chi mua bán hàng là trùng khớp và tiến hành lưu giữ sao kê để làm chứng từ cho cơ quan thuế kiểm tra. Bộ phận kế toán luôn đảm bảo nguyên tắc nghiệp vụ phát sinh đều phải đầy đủ chứng từ gốc hợp lệ, và chỉ ghi nhận khi đủ chứng từ và lưu giữ cẩn thận chứng từ liên quan.. Công ty cũng sử dụng thống nhất các tài khoản, mẫu sổ, mẫu biểu theo quy định tại thông tư 133/ TT-BTC.
Thứ ba là về công tác quản lý hàng hóa, do công ty kinh doanh nhiều mặt hàng nên áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phuơng pháp kê khai thuờng xuyên. Việc này giúp công ty quản lý đuợc luợng hàng trong kho tuơng đối nhanh, sát với thực tế. Để tránh việc hàng tồn trong kho quá nhiều làm tồn đọng vốn sử dụng vốn kém hiệu quả. Giúp giảm thiểu chi phí bảo quản hàng, giảm đuợc luợng hàng hóa bị hỏng hay quá hạn do hàng hóa của công ty hầu hết là những mặt hàng duợc phẩm nên hạn sử dụng và chất luợng rất quan trọng. Ví dụ chứng minh là năm 2019 công ty chỉ phát sinh luợng giá trị giảm trừ doanh thu rất ít.
Thứ tư về doanh thu bán hàng, kế toán bán hàng tiến hành ghi nhận doanh thu khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện tuân theo huớng dẫn. Về chi phí khấu hao tài sản cố định, kế toán thực hiện lập bảng phân bổ khấu hao theo đuờng thẳng để đảm bảo ghi nhận chi phí đùng kỳ, các loại chi phí trả truớc cũng đuợc phân bổ định kỳ hàng tháng. Về kế toán công nợ thực hiện mở sổ chi tiết cho từng khách hàng, nhà cung cấp theo dõi phải thu sát sao.
Thứ năm là theo kịp với sự phát triển của kế toán công nghệ, công ty đã đầu từ sử dụng phần mềm kế toán misa để hạch toán các nghiệp vụ chính xác, kịp thời nhanh chóng. Giảm tải việc nhân viên phải thực hiện thủ công, ghi chép quá nhiều dẫn đến nhầm lẫn. Nó cũng giúp tối uu giảm thiểu quy trình ruờm ra không cần thiết tiết kiệm chi phí, thời gian.
2.3.2 Hạn chế
Bên cạnh những đánh giá tích cực và những uu điểm tại bộ phận kế toán bán hàng, công tác bán hàng còn một số những tồn tại và hạn chế cần đuợc hoàn thiện.
Thứ nhất tuy bộ máy kế toán nhỏ gọn, nhung một nhân viên kiêm nhiệm nhiều vai trò