a. Nội dung về kế toán doanh thu bán hàng.
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại công ty TNHH TM & DV Hoàng Nguyên Star đều được kế toán ghi nhận, cập nhật vào phần mềm MISA và đều được hạch toán vào sổ
Nhật ký Chung theo trình tự thời gian. Trong đó khoản mục doanh thu bán hàng của công ty chủ yếu phát sinh từ việc bán hàng.
• Tài khoản sử dụng
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Bao gồm 4 tài khoản cấp 2: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa, TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ,TK 5118: Doanh thu khác
Tài khoản liên quan: TK 632, TK 1111, TK 1112, TK 131,... • Chứng từ sử dụng
Hóa đơn bán hàng, Hợp đồng kinh tế, Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho, Giấy báo Có, Phiếu thuBiên bản đối trừ công nợ,...
Hóa đơn bán hàng của công ty gồm 2 loại: Hóa đơn GTGT của BTC phát hành và hóa đơn bán hàng do doanh nghiệp tự in.
Hóa đơn GTGT ghi nhận số luợng, đơn giá, thành tiền, thuế và tổng giá thanh toán của hàng xuất kho bán, hóa đơn đuợc lập 3 liên:Liên 1: Luu tại cuống, Liên 2: Giao khách hàng, Liên 3: Luu tại phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Sau đó kế toán nhập các chứng từ vào phần mềm MISA công ty sử dụng
b. Quy trình ghi sổ và nhập dữ liệu. Ví dụ:
Ngày 09/11/2019 công ty xuất bán 150 hộp tinh dầu ngải cứu Việt cho hiệu thuốc Sao Mai, đơn giá 150.000vnđ, tổng giá thanh toán 24.750.000vnđ, thuế VAT 10%. Sau khi kiểm hàng Sao Mai thực hiện chuyển khoản thanh toán tiền đơn hàng.
Căn cứ theo yêu cầu đặt hàng của khách qua phòng kinh doanh, nhân viên viết phiếu yêu cầu xuất hàng. Tại kho thủ kho xuất hàng, lập phiếu xuất kho và lập hoá đơn bán hàng (3 liên):1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao kế toán bán hàng, 1 liên luu tại kho. Trong ngày kế toán nhận đuợc giấy báo có từ ngân hàng thì tiến hành hạch toán trên Misa.
CÔNG TY TNHH TM&DV HOÀNG NGUYÊN STAR MST: 100107313122
Địa chỉ: : 223 đường Lý Bôn,Tiền Phong,Thái Bình. Điện thoại: 0943985807
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mau số: 01GTKT3/001
Liên 1: lưu Ký hiệu: AP/19P
Ngày 09 tháng 11 năm 2019 Số :0000241 Họ tên người mua hàng: Bùi Thị Sao
Đơn vị mua hàng: Hiệu thuốc Sao Mai
Hạch toán: Nợ TK 112: 24.750.000 Có TK 511: 22.500.000 Có TK 3331: 2.250.000
Nghiệp vụ được kế toán bán hàng hạch toán ghi nhận trên Misa dựa theo hóa đơn bán hàng và giấy báo có của ngân hàng.
~1 2 3 4 5 6= 4 x 5
01 Tinh dầu ngải cứu Hộp 150 150.000 22.500.000 ______________________________________________
Cộng tiền hàng : 22.500.000
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 2.250.000
Tổng cộng tiền thanh toán 24.750.000
Giấy báo có của ngân hàng BIDV về số tiền trên.
B cv^>∣
GIẤY BÁO CÓ Mã GDV: 398256
Ngày 09 tháng 11 năm 2019 Mã KH: 54229 Số CT: 75 Kính gửi: công ty TNHH TM&DV Hoàng Nguyên Star
Mã số thuế: 100107313122
Hôm nay chúng tôi xin báo đã ghi có tài khoản của quý khách với nội dung như sau:
STK ghi có: 0711022027189 Số tiền bằng số: 24.750.000đ
Số tiền bằng chữ: hai mươi tư triêu bảy trăm năm mươi ngàn đồng. Nội dung: Sao Mai trả tiền mua hàng ngày 09/11/2019 theo HĐ 0000241 Giao dịch viên Kiểm Soát Viên Người thu tiền
(đã ký) (đã ký) (đã ký)
Ví dụ về nghiệp vụ bán lẻ
Ngày 12/11/2019 nhân viên bán hàng nộp doanh thu lại cho phòng kế toán với các hóa đơn bán lẻ in từ phần mềm bán hàng liên quan:
+ 1 lọ vitamin wellbaby đơn giá 225.000đ/hộp. + 1 lọ nước rửa tay handwash đơn giá 98.000đ/hộp. + 1 hộp siro ho đơn giá 35.000đ/ hộp
Sau khi nhập hoàn tất dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ này vào phần mềm, kế toán chọn “Cất”, phần mềm kế toán Misa sẽ tự động luu trữ dữ liệu và cập nhật dữ liệu trên hệ thống.
Hạch toán: Nợ TK 1111: 753.000 Có TK 511: 677.700 Có TK 3331: 75.300
Sau khi nhận đủ tiền bán hàng và chứng từ liên quan, kế toán thực hiện nhập liệu vào phần mềm misa.
+ Tại trang chủ giao diện chọn “ Nghiệp vụ” - “ Bán hàng” - “ Chứng từ bán hàng” + Chọn khách hàng “ CHBL01” công ty mặc định doanh thu từ cửa hàng bán lẻ đều hạch toán vào mã chung này.
+ Chọn tên nguời nộp là tên nhân viên trực tiếp nộp tiền
+ Lý do nộp “Thu tiền bán hàng từ cửa hàng bán lẻ” kèm theo chứng từ gốc là số hóa đơn bán lẻ từ phần mềm
+ Ô hàng tiền chọn các mã hàng enter hệ thống sẽ hiện thông tin. TK tiền 1111, TK Doanh thu 5111, nhập số luợng, đơn giá
+ Mục giá vốn hệ thống ghi nhận “ kho hàng hóa”, TK giá vốn 632,TK kho 156, giá trị của giá vốn gồm “Đơn giá vốn” và “tiền vốn” đến cuối kì sau khi tính giá vốn, phần mềm sẽ tự động ghi nhận giá vốn tuơng ứng.
PHIẾU THU TIỀN NỘI BỘ PT00196
Ngày 12 tháng 11 năm 2019
Họ tên nhân viên nộp tiền: Nguyễn Hà Lan Anh Địa chỉ: cửa hàng kinh doanh
Lý do nộp tiền: nộp tiền doanh thu ngày 12/11/2019
Số tiền 753.000 ( bằng chữ) bảy trăm năm muơi ba nghìn đồng Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Nguời nộp tiền Nguời thu tiền Thủ qũy
(đã ký) (đã ký) (đã ký)
Đối với nghiệp vụ bán lẻ, tại cửa hàng nhân viên bán hàng thu tiền từ khách, lập hóa đơn trên phần mềm bán hàng, cuối ngày chuyển tiền, hóa đơn bán lẻ, báo cáo bán hàng cho kế toán bán hàng ghi nhận doanh thu, giá vốn. Tại đây, kế toán dựa vào chứng từ mà nhân viên bán hàng cung cấp lập phiếu thu nội bộ, lập hóa đơn GTGT và hạch toán trên phần mềm Misa. Sau đó đuợc cập nhật lên sổ cái TK 511 theo minh họa tại phụ lục 2.3 tuơng ứng đó những khoản khách hàng mua chua thanh toán đuợc hạch toán trên TK 131 và ghi sổ chi tiết TK 131 cho từng đối tuợng khách hàng (phụ lục 2.4) c. Ke toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Công ty TNHH TM&DV Hoàng Nguyên Star phát sinh chủ yếu mục giảm trừ doanh thu thuộc chiết khấu thuơng mại với những công ty, quầy thuốc mua với số luợng lớn, và hàng bán bị trả lại với những lô hàng xuất đi bị lỗi, vỡ, méo, sai số luợng. Đơn vị không thuờng áp dụng hình thức giảm giá hàng bán trừ truờng hợp công ty có sự kiện lớn hay tổ chức mini show, còn lại gần nhu rất ít phát sinh.
- Chiết khấu thuơng mại: áp dụng với khách hàng lâu năm mua đơn hàng lớn từ 200.000.000 đồng trở lên.
- Hàng bán bị trả lại: Đó là số hàng đã bán, đã đuợc coi là tiêu thụ thuờng là khách hàng đã thanh toán nhung sau đó phát hiện phát sinh lỗi nhu: Vi phạm cam kết, kém phẩm chất, không đúng, quy cách... Khi xuất hàng bán cho khách hàng nếu số hàng không đúng về chủng loại, số luợng, chất luợng, khách hàng đuợc phép yêu cầu gửi đổi trả hàng hóa. Mọi sản phẩm của công ty khi nhập đều đã đuợc kiểm tra rất kĩ càng, có đầy đủ giấy chứng nhận của Bộ Y tế, giấy xác nhận của Cục Vệ sinh an toàn thực phẩm công ty mới tiến hành nhập. Vậy nên rất ít xảy ra truờng hợp hàng giả, hàng kém chất luợng. Thuờng xảy ra do một lô hàng lớn xuất đi nhân viên không kiểm tra kĩ xuất hiện lỗi do trong quá trình bảo quản không tốt, hộp bị vỡ, méo, ẩm...
Trong truờng hợp này công ty có quy trình xử lý nhu sau:
+ Phòng kinh doanh nhận thông báo hàng bị trả lại từ khách hàng và kiểm tra thực tế số hàng bị trả lại xem có đúng hàng bị lỗi, lỗi từ phía công ty, kiểm tra thời gian có đủ điều kiện đuợc trả lại hay không ( điều khoản quy định trên hợp đồng khi bán hàng). Trong truờng hợp khi đủ điều kiện chấp nhận hàng bán bị trả lại, khách hàng và nhân viên kinh doanh của Công ty tiến hành thỏa thuận và lập Biên bản trả lại hàng, biên bản phải ghi rõ lý do trả lại hàng, số luợng hàng trả lại. Khách hàng gửi cho Công ty Hóa đơn GTGT (liên 2) trong đó ghi rõ thông tin về hàng bán bị trả lại. Hóa đơn GTGT đuợc chuyển tới phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn. Sau đó kế toán bán hàng lập và đề nghị nhập kho, rồi chuyển những chứng từ này cho thủ kho để thủ kho thực hiện lập phiếu nhận hàng bị trả.
+ Khi nhận hàng từ khách hàng, thủ kho kiểm tra lại hàng hoá về số lượng và quy cách, xác nhận là hàng của công ty sau đó cho nhập kho hàng hoá. Thủ kho ghi nhận nghiệp vụ về khoản giảm trừ này vào phần mềm máy tính.
• Chứng từ và tài khoản sử dụng.
Biên bản hàng bán bị trả lại, Hóa đơn GTGT: là căn cứ để bên mua, bên bán điều chỉnh doanh số mua vào, bán ra, thuế GTGT đã kê khai, Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, Các chứng từ thanh toán khác
Theo quy định của thông tư 133, công ty ghi nhận giảm trừ doanh thu trực tiếp trên TK 511 ghi nhận vào bên có của tài khoản.
Ví dụ minh họa:
Ngày 25/11/2019 công ty TNHH MTV Dược phẩm Hoa Chi nhập 2500 hộp tinh dầu ngải cứu, đơn giá 150.000 vnđ, thuế 10%, đã thanh toán. Ngày 28/11 khi nhận hàng và kiểm kê khách hàng phát hiện 50 hộp bị vỡ và yều cầu trả lại thỏa thuận bù trừ công nợ. Công ty xác nhận lỗi và nhận hàng trả lại.
Hạch toán: Nợ TK 511: 7.500.000 Nợ TK 3331: 750.000 Có TK 131: 8.250.000 Quy trình hạch toán trên misa:
Tại trang chủ click “Bán hàng”- chọn “Trả lại hàng bán”, tích giảm trừ công nợ
+ Tại tab giảm trừ công nợ chọn tên khách hàng dựa trên thông tin trên hóa đơn và biên bản trả hàng
+ Ghi nội dung trả lại hàng theo hóa đơn
+ Mục hàng tiền nhập mã hàng TNDC - N300 như trên thông tin hóa đơn, enter + Nhân viên ghi số lượng, đơn giá theo thông tin hàng thực trả lại
Hệ thống tự động ghi Nợ TK 5111, Có TK 131, đồng thời ghi có TK 331.