a. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Trong hệ thống tổ chức phòng kế toán của công ty đuợc thực hiện theo hình thức kế toán tập trung, thành lập phòng tài chính kế toán phân chia nhiệm vụ thực hiện ghi chép, kiểm soát chứng từ, ghi sổ nhật ký chung sổ cái và lên báo cáo tài chính đảm bảo mỗi nguời trong phòng kế toán một chứng năng nhiệm vụ. Mô hình hoạt động của công ty không lớn nên quy mô phòng Kế toán khá tinh gọn.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng tài chính kế toán.( (Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
b. Chức năng nhiệm vụ của các thành viên trong phòng kế toán.
+ Kế toán truởng: tại công ty, kế toán truởng kiêm nhiệm vụ của kế toán tổng hợp do bà Huy Thị Phuơng đứng đầu điều hành và quản lý. Kế toán truởng chịu trách nhiệm truớc Giám đốc, cơ quan chức năng và đối tuợng liên quan về số liệu, thông tin tài
toán ghi nhận, ký xác nhận giấy tờ trong thẩm quyền trách nhiệm. Đồng thời lập bảng lương nhân viên, kiểm tra cân đối thu chi số ghi trên sổ sách và tiền mặt, đối chiếu công nợ cuối kì với kế toán công nợ. Tiến hành tổng hợp và phân bổ chi phí, đối soát từ chừng từ, bảng kê, sổ nhật ký, sổ cái, nhận xét theo dõi nguồn lực của công ty, cuối kỳ kiểm tra báo cáo tài chính, quyết toán và báo cáo thuế của đơn vị.
+ Kế toán công nợ, kế toán thanh toán:
Nhiệm vụ của phần hành này là cập nhật thông tin, đôn đốc thu nợ từ khách hàng và thanh toán nợ đến hạn của nhà cung cấp và ngân hàng. Theo dõi chi tiết theo bảng kê, chứng từ hợp đồng vay vốn của ngân hàng để thực hiện thanh toán lãi, gốc đúng hạn. Thực hiện theo yêu cầu của nhà quản lý về thông tin công nợ chi tiết theo từng mục, từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp.
+ Kế toán bán hàng: Ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng , phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác những thông tin về tình hình bán hàng của doanh nghiệp cả về giá trị và số lượng, theo dõi doanh thu bán hàng, lượng hàng hóa bị trả lại, khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, tập hợp chi phí bán hàng phát sinh. Định kỳ phải có báo cáo chi tiết tổng hợp phán ánh tình hình bán hàng của đơn vị để giám đốc và phòng kinh doanh có những định hướng, phương pháp xử lý.
+ Thủ quỹ: nhiệm vụ của thủ quỹ liên quan chủ yếu đến tiền của đơn vị, thu tiền từ nhân viên bán hàng cuổi mỗi ngày của cửa hàng đại diện, thu tiền từ nhân viên kinh doanh thu của khách hàng bán buôn, thu tiền trực tiếp khi khách hàng đến trả tiền. Cuối tháng trả lương vào tài khoản cho nhân viên, đến hạn trả tiền nhà cung cấp, thanh toán séc, ủy nhiệm chi, bảo quan séc, con dấu, tiền mặt và giầy tờ có giá khác. Luôn đảm bảo tiền của đơn vị cân đối trên giấy tờ và thực tế, khắc phục tình trạng tồn quỹ tiền mặt quá nhiều, đôn đốc nhân viên nộp tiền đúng hạn, chi tiền tạm ứng cho nhân viên. + Thủ kho: Phối hợp cùng bộ phận bán hàng quản lý, theo dõi, báo cáo tình hình nhập - xuất -tồn hàng hóa của công ty, tiến hành lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo tình hình thực tế phát sinh, ghi nhận trên sổ sách, thẻ kho và phần mềm. Kết hợp bảo quản
hàng hóa tránh bị hỏng hóc vật chất, mất mát. Hàng tháng lập báo cáo tồn kho báo cáo cho kế toán trưởng ghi nhận.
* Mối quan hệ của các bộ phận trong phòng kế toán:
Mọi hoạt động của mỗi thành viên trong phòng tài chính kế toán đều liên quan mật thiết đến nhau. Dù mỗi nhân viên kế toán thực hiện chuyên môn riêng, nhưng các hoạt động đều có liên quan đến nhau, số liệu dữ liệu mà người này ghi nhận và quản lý đều có liên quan đến người kia. Ghi nhận báo cáo đều có sự kiểm duyệt của kế toán trưởng và cuối cùng là giám đốc. Hoạt động chung phát sinh đều được các thành viên đóng góp đưa ý kiến cùng nhau bàn bạc, giải quyết vì mục đích chung là kinh doanh hiệu quả, công ty đạt được lợi nhuận cao.