3.2. Thực trạng triển khai thí điểm dịch vụ công trực tuyến trong kiểm soát
3.2.2 Triển khai thí điểm dịch vụ công trực tuyến trong kiểm soát ch
ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước
Trong lĩnh vực kho bạc, các dịch vụ công điện tử đã đƣợc xây dựng phục vụ kiểm soát chi ngân sách nhà nƣớc (NSNN) qua mạng. Trên cơ sở mục tiêu chiến lƣợc phát triển Kho bạc Nhà nƣớc đến năm 2020 hình thành Kho bạc điện tử trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại, cung cấp ngày càng nhiều các dịch vụ công trực tuyến cho các tổ chức, cá nhân có quan hệ giao dịch với KBNN, tháng 11/2015, Bộ Tài chính đã mở Cổng thông tin điện tử KBNN tích hợp với Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính để triển khai các dịch vụ công trực tuyến nhằm cải cách thủ tục hành chính, tăng cƣờng hiệu lực, hiệu quả và tính công khai, minh bạch hoạt động KBNN.
Nguồn: Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính Lĩnh vực Kho bạc (ảnh minh họa)
Cùng với mục tiêu trên, tháng 4/2020, Kho bạc Nhà nƣớc Việt Nam đã tích hợp, cung cấp dịch vụ công trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia với 04 thủ tục hành chính có tần suất giao dịch lớn, bao gồm:
- Thủ tục kiểm soát, thanh toán chi phí quản lý dự án đầu tƣ của các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nƣớc qua KBNN;
- Thủ tục kiểm soát chi vốn nƣớc ngoài qua KBNN;
- Thủ tục kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nƣớc;
- Thủ tục kiểm soát thanh toán các khoản chi thƣờng xuyên, chi sự nghiệp có tính chất thƣờng xuyên, chi chƣơng trình mục tiêu quốc gia, chƣơng trình mục tiêu sử dụng kinh phí sự nghiệp.
3.2.2.1 Phân tích thực trạng triển khai thí điểm dịch vụ công trực tuyến trong kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước
a.Công tác triển khai thí điểm dịch vụ công trực tuyến giai đoạn 2016- 2019
KBNN đã xây dựng và bƣớc đầu triển khai thí điểm cung cấp DVC trực tuyến tại 05 KBNN tỉnh, thành phố gồm: KBNN Hải Phòng, KBNN Hà Nội, KBNN Đà Nẵng, KBNN Cần Thơ và KBNN Thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 01/3/2016 trên Cổng thông tin điện tử KBNN tại hai địa chỉ: http://vst.mof.gov.vn và http://kbnn.botaichinh.gov.vn với 03 DVC trực tuyến đƣợc Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt gồm:
1) Khai báo phiếu giao nhận hồ sơ giao dịch kiểm soát chi qua mạng và giao dịch một cửa với KBNN;
2) Giao diện thông tin yêu cầu thanh toán qua mạng và chƣơng trình kê khai yêu cầu thanh toán;
Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm này, các đơn vị chức năng thuộc KBNN đã nghiên cứu hoàn thiện cơ chế chính sách để thể chế hóa, quy định pháp lý cao hơn trong việc cung cấp và sử dụng DVCTT KBNN; hoàn thành việc xây dựng quy trình giao dịch điện tử, quy trình quản trị vận hành hệ thống DVCTT; hoàn tất các điều kiện kỹ thuật để thực hiện thêm một số DVCTT trên diện rộng trƣớc khi triển khai, áp dụng trên toàn bộ hệ thống Kho bạc.
Bên cạnh đó, KBNN cũng đã trình Bộ Tài chính ký ban hành Công văn số 5608/BTC-KBNN ngày 28/4/2017 gửi các Bộ, ngành, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng thông tin tuyên truyền và đề nghị chỉ đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc chuẩn bị các điều kiện tham gia DVC trực tuyến của KBNN.
Hệ thống DVC trực tuyến KBNN bao gồm 2 thành phần chính:
i) DVC ĐVSDNS (Front-end, FE): là giao diện giao tiếp với ngƣời dùng bên ngoài, cho phép ngƣời dùng gửi hồ sơ trực tuyến và theo dõi kết quả xử lý. Thành phần này đƣợc tích hợp lên trang thông tin DVC KBNN, cổng thông tin điện tử KBNN, Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính và Cổng Dịch vụ công quốc gia.
ii) DVC KBNN (Back-end, BE): là giao diện giao tiếp với cán bộ KBNN, cho phép cán bộ KBNN tiếp nhận và thông báo kết quả xử lý hồ sơ.
Thành phần này giao diện với các hệ thống lõi của KBNN nhƣ hệ thống TABMIS, Đầu tƣ Tài chính công để gửi/nhận các thông tin về hồ sơ và trạng thái xử lý hồ sơ tƣơng ứng. Đồng thời, giao diện với trang DVC trực tuyến của Bộ Tài chính/trang thông tin DVC KBNN để nhận/gửi thông tin về hồ sơ và kết quả xử lý hồ sơ tƣơng ứng. Thành phần này đƣợc cài đặt tại KBNN.
Đầu năm 2018, KBNN đã tổ chức tập huấn trong toàn hệ thống, ban hành công văn gửi các Bộ, ngành, địa phƣơng thông báo về việc cung cấp
dịch vụ công trực tuyến trên diện rộng từ ngày 01/02/2018; bộ phận tài chính nội bộ của các đơn vị KBNN cũng tham gia sử dụng dịch vụ công trực tuyến trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn hàng ngày của đơn vị. Tuy nhiên, khi triển khai thực tế, chƣơng trình đã gặp nhiều vƣớng mắc phát sinh nhƣ: thủ tục cấp chứng thƣ số cho các đơn vị sử dụng ngân sách mất nhiều thời gian, tốc độ ký số chậm, thao tác nhiều bƣớc, xung đột các trình duyệt... nên chƣa thu hút đƣợc các đơn vị sử dụng ngân sách tham gia.
Để khắc phục các khó khăn, vƣớng mắc trên, KBNN đã tiến hành nâng cấp toàn diện chƣơng trình và triển khai thí điểm tại KBNN Hải Phòng trong tháng 9/2018. Kết quả sau nâng cấp chƣơng trình đã đáp ứng đƣợc quy trình nghiệp vụ của phƣơng án thống nhất đầu mối kiểm soát chi sửa đổi, đồng thời đảm bảo rút ngắn tối đa các bƣớc xử lý trên hệ thống dịch vụ công, trên hệ thống TABMIS và hệ thống thanh toán (tốc độ ký số một chứng từ giảm từ 40-50 giây xuống 05 giây).
Năm 2019, KBNN tiếp nhận quản trị vận hành DVCTT hoàn toàn đối với các hệ thống máy chủ, máy dự phòng. KBNN liên tục giám sát, tùy chỉnh các tham số hệ thống, máy chủ để đáp ứng đƣợc nhu cầu giao dịch của ĐVSDNS khi 100% ĐVSDNS giao dịch với KBNN tỉnh/thành phố, SGD, quận/thị xã/thành phố trực thuộc tỉnh đăng ký và tham gia DVCTT. Đồng thời, KBNN tiếp tục nghiên cứu, phát triển để đƣa thêm các DVCTT mức 4 đáp ứng các thủ tục hành chính qua KBNN lên trang DVC KBNN.
b.Qui trình xử lý giao dịch điện tử trong kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước
Để có thể thực hiện giao dịch điện tử chi NSNN qua KBNN trên trang thông tin dịch vụ công KBNN, các ĐVSDNS và KBNN giao dịch cần thực hiện các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Thực hiện đăng ký sử dụng DVCTT với KBNN các thông tin đơn vị, thành viên, ngƣời ký duyệt và chữ ký số định danh (tƣơng ứng với nội dung đăng ký giao dịch, mẫu dấu chữ ký giao dịch với KBNN) . Sau khi đƣợc KBNN phê duyệt hồ sơ đăng ký, đơn vị có thể sử dụng DVCTT.
Bƣớc 2: Đơn vị đăng nhập theo thông tin đã đăng ký để lập hồ sơ/chứng từ giao dịch với KBNN. Đơn vị có thể tải dữ liệu hồ sơ lên mạng, có thể tải dữ liệu từ các chƣơng trình quản lý kế toán của ĐVSDNS (ví dụ Misa) vào mẫu chứng từ trên DVCTT hoặc có thể nhập trực tiếp thông tin hạch toán kế toán vào mẫu chứng từ (theo chế độ Kế toán NSNN) trên DVC. Sau khi nhập liệu xong, ngƣời ký duyệt đăng nhập thực hiện ký số định danh để chuyển hồ sơ sang KBNN (sau khi chủ tài khoản phê duyệt, hồ sơ sẽ đƣợc tự động đồng bộ sang phía KBNN tiếp nhận xử lý)
- Về phía KBNN nơi mở tài khoản và tiếp nhận hồ sơ giao dịch của ĐVSDNS:
Đầu tiên, KBNN sẽ nhận đƣợc thông báo về các hồ sơ Chờ tiếp nhận xử lý (bao gồm hồ sơ đăng ký mở/sử dụng DVC, hồ sơ thay đổi bổ sung, giao nhận, hồ sơ thanh toán, đăng ký rút tiền mặt). Ngƣời đƣợc phân công tiếp nhận, chuyên quản xử lý hồ sơ đơn vị (chuyên viên KSC/Cán bộ KBNN) sẽ kiểm tra và thực hiện tiếp nhận/từ chối tiếp nhận. Hệ thống sẽ trả thông báo tiếp nhận/lý do từ chối về hòm thƣ điện tử của ĐVSDNS.
Sau khi tiếp nhận, KBNN thực hiện qui trình KSC NSNN theo đúng nghiệp vụ đã qui định, việc kiểm tra chứng từ đƣợc thực hiện trên máy tính với dữ liệu minh bạch, chữ ký số định danh, loại bỏ rủi ro giả mạo mẫu chữ ký khi kiểm tra bằng mắt thƣờng. Cán bộ KSC KBNN thực hiện kiểm soát bề mặt hồ sơ chứng từ, hợp lý hợp lệ theo nguyên tắc chi NSNN (hạch toán kế toán, chi trong dự toán/kế hoạch vốn, chi đúng chi đủ…) và thực hiện chuyển
kế toán trƣởng, lãnh đạo KBNN ký chấp nhận thanh toán hoặc từ chối thanh toán.
+ Trƣờng hợp thanh toán, sau khi hoàn tất việc thanh toán chi NSNN, KBNN thực hiện báo nợ điện tử cho ĐVSDNS. Đơn vị nhận thông báo qua thƣ điện tử (DVCTT mức 4), có thể thực hiện truy vấn số dƣ tài khoản mới nhất qua thiết bị di động.
+ Trƣờng hợp từ chối thanh toán, đơn vị nhận đƣợc thông báo và lý do từ chối để kiểm tra, cập nhật lại đúng thông tin và gửi lại bộ hồ sơ hoàn thiện sang KBNN để kiểm soát lại (nếu chi tiếp) hoặc tiếp nhận thông tin từ chối và không cập nhật hồ sơ (nếu không thực hiện chi NSNN theo hồ sơ đã gửi trƣớc đó nữa).
Sơ đồ 3.2 : Sơ đồ qui trình kiểm soát chi ngân sách nhà nƣớc ứng dụng dịch vụ công trực tuyến Kho bạc Nhà nƣớc
Hồ sơ/Chứng từ Dịch vụ công ĐVSDNS (DVC FE) Hồ sơ/dữ liệu từ phần mềm KT ĐVSDNS (Misa) Dịch vụ công KBNN Tiếp nhận Không/Từ chối Hoàn thiện chứng từ (nếu cần), ký duyệt tại KBNN Có Giao diện Tabmis Không TABMIS Có Thực hiện Thanh toán Hệ thống thanh toán/Ghi nhận phát
sinh với Tài khoản trên tabmis Từ chối thanh toán Không Có Báo nợ cho ĐVSDNS Hồ sơ/dữ liệu từ hệ thống Kế toán nội bộ Ngân hàng Chấp nhận thanh toán Có Không
Thực hiện ứng dụng DVCTT trong KSC NSNN qua KBNN góp phần khắc phục một số rủi ro khi kiểm soát chi trực tiếp và vẫn đảm bảo kiểm soát
chặt chẽ, chính xác các khoản chi NSNN. Thủ tục KSC NSNN đơn giản, minh bạch, bao gồm một số nội dung chính nhƣ sau :
- Các khoản chi NSNN sau khi đƣợc đơn vị lập, chuyển trực tuyến trên DVC KBNN sẽ đƣợc kiểm tra tính chính xác của bộ hồ sơ : tên đơn vị, tài khoản đã đăng ký giao dịch với KBNN, mẫu chứng từ lập đúng với nghiệp vụ, ký định danh kế toán trƣởng/chủ tài khoản/ngƣời đƣợc ủy quyền. Toàn bộ nội dung kiểm soát nêu trên đƣợc thực hiện trên máy, trực tuyến, không có hồ sơ giấy, không tiếp xúc, giao nhận trực tiếp, không so sánh đối chiếu các mẫu ký, mẫu chứng từ thủ công, không so sánh màu mực hoặc con số/chữ viết do toàn bộ theo thông tin đăng ký sử dụng DVC của ĐVQHNS, hiển thị mẫu chứng từ theo qui định hệ thống (đƣợc thiết lập tuân theo nguyên tắc, chế độ kế toán dành cho chi NSNN).
- Khi bộ hồ sơ đã đáp ứng tiêu chuẩn đầu tiên, cán bộ KBNN thực hiện kiểm soát khoản chi theo đúng các văn bản hƣớng dẫn, qui định với từng nhiệm vụ chi riêng biệt nhƣ : chi lƣơng, chi bồi thƣờng giải phóng mặt bằng, chi khánh tiết, hội nghị, hội thảo, ghi thu ghi chi dự án ODA… Việc thực hiện kiểm soát chi về nội dung chi, định mức chi, chi trong dự toán đƣợc giao…đƣợc thực hiện nhƣ KSC NSNN với giao dịch trực tiếp. Điểm thuận lợi cho đơn vị cũng nhƣ quản lý kiểm soát chi tại KBNN khi ứng dụng DVCTT là thống nhất một đầu mối, một cán bộ tiếp nhận, kiểm tra, kiểm soát, lƣu trữ và luân chuyển chứng từ ; Thời gian kiểm soát đƣợc rút ngắn (giảm khâu trung gian về tiếp nhận, trả giấy tiếp nhận, sao lƣu hồ sơ…), các khoản chi thƣờng xuyên đƣợc kiểm soát, xử lý trong 1 ngày làm việc, thời gian kiểm soát các khoản chi đầu tƣ cũng rút ngắn từ 7 ngày xuống 1 – 3 ngày làm việc.
- Phê duyệt hồ sơ đã đƣợc cán bộ kiểm soát chính xác : toàn bộ hồ sơ sau khi cán bộ KBNN kiểm tra, kiểm soát chi sẽ đƣợc chuyển tiếp tới phụ trách bộ phận (kế toán trƣởng/trƣởng phòng KSC/phó phòng/ủy quyền kế
toán trƣởng) để thực hiện kiểm soát lần 2, sau đó hồ sơ chứng từ đƣợc chuyển tiếp lên lãnh đạo KBNN để kiểm soát lần cuối trƣớc khi chấp nhận thanh toán (tƣơng tự giao dịch trực tiếp). Nội dung kiểm soát chi thực hiện trên DVCTT tƣơng tự giao dịch trực tiếp, tuy nhiên, toàn bộ việc ký kiểm soát thực hiện trên máy, ký số định danh, tiết kiệm thời gian trình, trả ký hồ sơ, chứng từ, đảm bảo an toàn, bảo mật chữ ký (không bị giả mạo).
Toàn bộ qui trình từ bƣớc tạo lập hồ sơ đến bƣớc phê duyệt thanh toán báo nợ, ĐVSDNS, cán bộ KBNN, Lãnh đạo KBNN đều có thể kiểm tra trạng thái xử lý, các bƣớc xử lý, nguyên nhân từ chối hay đã đƣợc thanh toán ngay tại thời điểm ngƣời dùng thao tác trên DVC và ở bất kỳ nơi nào có thể trực tuyến đăng nhập DVC.
c. Lợi ích từ ứng dụng dịch vụ công trực tuyến trong kiểm soát chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước
Việc cung cấp các dịch vụ công trực tuyến đƣợc xem là khâu quan trọng, then chốt trong tiến trình cải cách hành chính và triển khai Chính phủ điện tử. Sử dụng DVCTT giúp giảm thời gian gửi/nhận hồ sơ, giảm công sức, tăng hiệu quả kinh tế. Ngƣời dân, doanh nghiệp, các tổ chức... có thể giao dịch 24/24 giờ trong ngày, tại bất cứ đâu có kết nối mạng. Ứng dụng DVCTT đã mang lại lợi ích chung cho cả phía ĐVSDNS và KBNN trong KSC NSNN, cụ thể là:
- Về phía ĐVSDNS giao dịch với KBNN:
+ DVC đã cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi và giảm thời gian đi lại cho các đơn vị, giảm chi phí hoạt động, hạn chế việc giả mạo chữ ký, giả mạo con dấu của đơn vị do Kế toán trƣởng và Thủ trƣởng đơn vị ký duyệt bằng chữ ký số; thông tin thanh toán đƣợc bảo mật. Toàn bộ các dịch vụ công đƣợc cung cấp trên DVCTT KBNN hiện tại đều miễn phí, đơn
vị chỉ cần thực hiện đăng ký thành công tài khoản DVCTT, đáp ứng các yêu cầu cơ sở hạ tầng (ký số, đƣờng truyền) là có thể giao dịch đƣợc với KBNN.
+ DVC cung cấp các thông tin về thời gian, quá trình tiếp nhận hồ sơ, kiểm soát thanh toán thông qua các trạng thái nhƣ: “KBNN từ chối hoặc tiếp nhận hồ sơ”; “KBNN đang xử lý hồ sơ”; “KBNN đã thanh toán hoặc từ chối thanh toán”; điều đó đã góp phần tăng tính minh bạch trong việc kiểm soát hồ sơ thanh toán của KBNN và qua đó các đơn vị chủ động biết đƣợc tình trạng và kết quả xử lý hồ sơ thanh toán của đơn vị mình.
+ ĐVSDNS khi thực hiện giao dịch điện tử chi NSNN với KBNN trên trang DVC sẽ không cần phải đến trực tiếp trụ sở KBNN giao dịch để nộp hồ sơ chứng từ, giảm số lần đi lại để giao dịch, hoàn thiện hồ sơ, nhận kết quả…Việc áp dụng giao dịch trực tuyến và kiểm soát chi ngân sách nhà nƣớc đối với các giao dịch điện tử với KBNN góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí, tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị giao dịch, giảm thiểu rủi ro có thể phát sinh trong quá trình di chuyển, giao dịch trực tiếp.
- Về phía các KBNN đã tham gia DVCTT:
+ DVCTT góp phần giảm thiểu rủi ro, hiện đại hóa công tác kiểm soát chi theo hƣớng hồ sơ, chứng từ của đơn vị thực hiện kiểm soát chi qua KBNN sẽ đƣợc gửi trực tuyến trên DVC. Cán bộ KBNN tiếp nhận hồ sơ/chứng từ trên DVC có thể kiểm tra tính chính xác của phê duyệt chuẩn chi từ ĐVSDNS thông qua chữ ký số định danh (chứng từ đƣợc thể hiện thông tin ký số đúng đăng ký của ngƣời duyệt ĐVSDNS: KTT/UQ KTT; Chủ tài khoản/UQ chủ tài khoản), giảm thiểu tối đa rủi ro từ việc giả mạo chữ ký theo cách giao dịch