1.3.1. Quy trình tuyển mộ
a) Khái niệm tuyển mộ
iiTuyen mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng bên lao động bên trong tổ chức, nhằm tạo ra một tập hợp các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc để tham gia vào quá trình tuyển chọn'”
(PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân & ThS. Nguyễn Văn Điềm) Từ khái niệm, ta có thể thấy được chức năng chính của tuyển mộ là thu hút ứng viên, tức là làm thế nào có thể tạo ấn tượng, kêu gọi, động viên để ứng viên sẵn sằng và tích cực tham gia vào quá trình tuyển mộ. Nguồn thu hút ứng viên có thể từ nguồn bên ngoài hoặc nguồn bên trong tổ chức
b) Tầm quan trọng của tuyển mộ
Có ảnh hưởng rất lớn đối với hiệu quả của quá trình tuyển chọn: Trong thực tế sẽ có rất nhiều người lao động có trình độ cao có thể đáp ứng được yêu cầu công việc nhưng
doanh nghiệp hoặc họ không có sơ hội nộp đơn xin việc do hết hạn tuyển dụng. Mà hiệu
quả của công tác tuyển chọn lại dựa vào số lượng và chất lượng người nộp đơn xin việc. Chính vì thế chất lượng của quá trình tuyển chọn sẽ bị chi phối bởi kết quả quá trình tuyển mộ. Quá trình tuyển mộ có thu hút được nhiều ứng viên thì quá trình tuyển chọn mới có thể lựa chọn ra được những người thích hợp nhất, như thế quá trình tuyển chọn mới đạt hiệu quả
Ảnh hưỏng đến chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức: Chất lượng nguồn nhân lực ảnh hưởng bởi kết quả của quy trình tuyển chọn việc thu hút được nhân tài từ tuyển mộ sẽ giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng từ đó nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức. Vì vậy công tác tuyển mộ có ảnh hưởng lớn đến chất lượng nguồn nhân lực
Ảnh hưởng tới các chức năng của quản trị nguồn nhân lực: Tuyển mộ không chỉ ảnh hưởng đến quy trình tuyển chọn và chất lượng nguồn nhân lực mà còn ảnh hưởng đến các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực như: đánh giá tình hình thực hiện công việc; trả thù lao lao động; đào tao và phát triển nguồn nhân lực; các mối quan hệ lao động;...
c) Quy trình tuyển mộ
❖Các giải pháp thay thế khác trước khi quyết định tuyển mộ:
Trước khi đi đến quyết định tuyển mộ, các tổ chức phải xem xét đến các phương pháp
thay thế tuyển mộ nhằm tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả của công tác quản trị nguồn nhân lực. Đặc biệt đối với các tổ chức đang gặp khó khăn về mặt tài chính nên áp dụng các phương pháp thay thế tuyển mộ:
- Giờ phụ trội (làm thêm giờ)
Đối với các công ty, doanh nghiệp mà lượng hàng hoá, dịch vụ sản xuất ra không ổn định trong năm mà có tính chất thời vụ thì họ thường khuyến khích công nhân làm thêm giờ phụ trội. Giờ phụ trội được tính cao gấp rưỡi hoặc gấp đôi giờ công lao động bình thường.
Giải pháp này có ưu điểm là công ty không phải tuyển thêm lao động mà vẫn hoàn thành các đơn đặt hàng. vẫn giữ được cơ cấu và không phải nuôi số người dư thừa khi nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ của công ty qua mùa cao điểm.
Tuy nhiệt, nhược điểm của phương pháp này là khi nhân viên làm việc phụ trội trong một thời gian dài sẽ dẫn đến mệt mỏi, quá tải và kéo theo chất lượng sản phẩm giảm. Đồng thời nhân viên sẽ thiếu nhiệt tình khi trở lại làm việc ở mức độ bình thường như trước kia.
- Hợp đồng gia công
Khi ở vào tình trạng thiếu nhân viên, các công ty có thể chọn giải pháp ký hợp đồng
với các hãng khác sản xuất cho mình. Việc này về trước mắt có lợi cho cả đôi bên. Công
ty sẽ không phải tuyển mộ thêm nhân viên. Song lại có nhược điểm là về lâu dài có thể mất khách hàng vào tay các công ty được thuê gia công kia.
- Thuê nhân viên của hãng khác
Trong trường hợp này, sổ lương của các công nhân được thuê, mướn vẫn nằm tại công ty gốc và tiền thù lao của họ được thanh toán tại công ty gốc. Điều này không phá vỡ cơ cấu của cả hai công ty, tuy nhiên nó có nhược điểm lớn là công nhân cảm thấy mình không phải là công nhân biên chế, nên họ làm việc không hăng hái. Điều quan trọng khác rất dễ xảy ra là sự chênh lệch về chuyên môn của các công nhân.
- Nhân viên tạm thời
Đây cũng là giải pháp giải quyết vấn đề khiếm dụng nhân công. Để tránh những điều đáng tiếc xảy ra sau này, chúng ta nên nói ra trong hợp đồng là cần tuyển người trong thời gian ngắn. Trường hợp này cũng có những hạn chế giống như ở giải pháp thuê
nhân viên hãng khác.
Khi đã thực hiện tất cả các giải pháp trên mà vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của tổ chức, lúc đó chúng ta mới quyết định tuyển mộ nhân viên.
❖Quy trình tuyển mộ bao gồm 3 giai đoạn:
Sơ đồ 1.1: Quy trình tuyển mộ
Giai đoạn 1: Xây dựng chiến lược tuyển mộ:
Xây dụng chiến lược là bước đầu tiên trong quá trình tuyển mộ, chính vì thế nó chiếm vai trò rất quan trọng và có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của toàn bộ quá trình tuyển mộ.
Nội dung của xây dựng chiến lược tuyển mộ bao gồm:
❖
Bước 1: Lập kế hoạch tuyển mộ
Xác định số lượng người cần tuyển: Trong hoạt động tuyển mộ, một tổ chức cần xác định rõ số lượng người cần tuyển mộ cho từng vị trí . Do thực tế có một số lượng người nộp đơn không đủ điều kiện hoặc một số khác lại không chất nhận các điều kiện về công việc nên tổ chức cần đảm bảo số lượng người thu hút được từ công tác tuyển mộ
phải nhiều hơn số người họ cần tuyển cho vị trí đó.
Xác định tỷ lệ sàng lọc: là tỷ lệ thể hiện mối quan hệ về số lượng các ứng viên còn lại qua từng bước trong quá trình tuyển chọn và số người sẽ được chấp nhận vào các bước tiếp theo. Việc xác định tỷ lệ sàng lọc chính xác sẽ là tiền đề để làm tốt các bước tiếp theo. Đồng thời giúp cho tổ chức xác định được số lượng người cần tuyển mộ là bao
nhiêu cho từng vị trí cần tuyển . Tỷ lệ sàng lọc có ảnh hưởng tới chi phí tài chính, tâm lý của người dự tuyển và kỳ vọng của người xin việc. Tỷ lệ này phụ thuộc vào các yếu tố như:
+ Căn cứ vào cung cầu thị trường lao động + Căn cứ vào chất lượng của nguồn nhân lực + Căn cứ vào mức đọ phức tạp của công việc + Căn cứ vào tâm lý chọn nghề cuả tập thể NLĐ + Kinh nghiệm của tổ chức trong công tác tuyển mộ
Bước 2: Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ
Sau khi xác định được số lượng cụ thể cho từng vị trí thì bước tiếp theo là xác định
xem nên cần tuyển theo nguồn nào để đạt được hiệu quả cao nhất. Bởi với từng hoàn cảnh và từng vị trí công việc khác nhau sẽ thích hợp với các nguồn khác nhau. Như đã phân tích ở trên sử dụng nguồn tuyển mộ bên ngoài hay bên trong doanh nghiệp đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Song nguồn tuyển mộ bên trong thường được ưu tiên hơn bởi tiết kiệm thời gian và chi phí nhưng trong một số trường hợp tuyển mộ từ nguồn bên ngoài lại đem lại hiệu quả và ý nghĩa cao hơn. Chính vì vậv, cần xem xét kỹ lưỡng để tìm ra nguồn tuyển mộ phù hợp với từng hoàn cảnh và mục tiêu tuyển dụng
Bước 3: Xác định địa điểm và thời gian tuyển mộ
- Xác định vùng tuyển mộ
Đây là bước quan trọng quyết định đến sự thành công của quy trình tuyển mộ. Phải
xác định được vùng tuyển mộ phù hợp sao cho ứng viên tại vùng đó có thể đáp ứng được
yêu cầu của vị trí cần tuyển tránh mất thời gian cho những vùng mà không đáp ứng được
yêu cầu công việc. Thực tế tại Thị trường Lao động Viêt Nam nếu tổ chức có nhu cầu tuyển dụng lao động phổ thông không yêu cầu kỹ năng cao thì nên tập trung vào vùng
nông thôn. Nhưng nếu tổ chức muốn tuyển dụng nguồn lao động chất lượng cao thì nên tập trung vào các vùng sau:
+ Các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề
+ Thị trường lao động đô thị: Nơi tập trung hầu hết các loại hình lao động cso chất lượng cao của tất cả các ngành nghề như CNTT, Kỹ thuật, Kinh tế, quản lý..
+ Các trung tâm công nghiệp - dịch vụ, các khu chế xuất và có vốn đầu tư nước ngoài
- Xác định thời gian tuyển mộ:
Sau khi đã xác định được địa chỉ tuyển mộ bước tiếp theo cần làm là lập kế hoạch về thời gian tuyển mộ càng chi tiết càng tốt đồng thời phải căn cứ vào mục tiêu đã xây dựng tương ứng của tổ chức.
Giai đoan 2: Thực hiện hoạt động tuyển mộ
Sau khi hoàn thành việc xây dựng chiến lược tuyển mộ, các nhà tuyển dụng tiến hành các hoạt động tuyển mộ và bắt đầu tìm kiếm ứng viên. Quá trình tìm kiếm ứng viên
có một vai trò vô cùng quan trọng và sẽ được quyết định bởi các phương pháp thu hút ứng viên mà tổ chức đó sử dụng. Dựa và nguồn tuyển mộ mà mỗi tổ chức sẽ có phương pháp thu hút nhân tài khác nhau
Trong quá trình tuyển mộ, các tổ chức sẽ gặp khó khăn khi thu hút những người lao động có trình độ cao trong thị trường lao động cạnh tranh gay gắt. Chính vì thế để hoạt động tuyển mộ đạt hiệu quả cao các tổ chức cần đưa ra các hình thức kích thích để tăng hiệu quả tuyển mộ như:
+ Tạo dựng hình ảnh đẹp có lợi cho tổ chức: Như đã đề cập đến các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng “Uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp” là yếu tố không nhỏ tác động đến nhận thức của ứng viên đối với doanh nghiệp. Vì vậy việc xây dựng cho tổ chức một hình ảnh đẹp, tạo sự ấn tượng và tin tưởng sẽ giúp tổ chức đó thu hút được nhiều ứng viên chất lượng cao và ngược lại. Tuy nhiên, các nhà tuyển dụng cũng
cần phải thật khéo léo trong cách xây dựng hình ảnh không nên quá phô trương sẽ khiến ứng viên cảm thấy bị lừa dối khi tiếp nhận công việc thực tế
+ Cung cấp thông tin đúng với thực tế công việc: Kinh nghiệm thực tế chỉ ra rằng nếu NLĐ được cung cấp các thông tin đúng với thực tế công việc thì số người nộp đơn xin việc không giảm và tỉ lệ người bỏ việc giảm rõ rệt với việc cung cấp thông tin mập mờ không đúng sự thật, đồng thời tránh việc gây ra cú sốc cho nhân viên khi nhận việc.
+ Lựa chọn hình thức hấp dẫn khi công bố trên các phương tiện truyền thông quảng
cáo: đây cũng là yếu tố tác động đến ứng viên mạnh mẽ, việc đăng tải thông tin tuyển dụng trên các phương tiện quảng cáo hấp dẫn giúp nhiều ứng viên biết đến công ty và vị trí họ đang tuyển. Nâng cao tính xác thực của tin tuyển dụng và quảng bá hình ảnh doanh
nghiệp.
+ Lựa chọn cán bộ tuyển mộ: Năng lực của người tuyển mộ là yếu tố quyết định tác động đến chất lượng của công tác tuyển mộ. Trong quá trình tuyển mộ, cán bộ nhân viên tuyển dụng là người đại diện cho tổ chức, những ứng viên sẽ coi cán bộ tuyển dụng là hình mẫu của tổ chức thể hiện hình ảnh sống của tổ chức đó qua thái độ và cách thức họ làm việc. Vì vậy, việc lựa chọn cán bộ tuyển mộ sao cho họ là người có phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu chuyên môn nghiệp vụ, am hiểu tổ chức và các nghệ thuật giao tiếp
tốt,...
Giai đoan 3: Đánh giá quy trình tuyển mộ
Để biết kết quả của công tác tuyển mộ như thế nào, hiệu quả ra sao chúng ta phải đánh giá việc thực hiện quy trình tuyển mộ của tổ chức để từ đó có những nhận xét chính
xác và rút ra được các biện pháp để cải thiện công tác này sao cho hiệu quả hơn. Trong quá trình đánh giá tổ chức cần chú ý các vấn đề sau để đánh giá khách quan và chính xác
về quy trình tuyển mộ:
+ Tổng chi phí đã chi ra cho hoạt động tuyển mộ: bao gồm thù lao trả cho cán bộ tuyển dụng, tiền công tác phí, tiền trả cho các tổ chức bên ngoài có liên quan đến quá trình tuyển mộ. Các chi phí này nên nằm trong kế hoạch ban đầu đặt ra. Nếu vượt quá
định mức kế hoạch thì việc tuyển tuyển mộ đã quá lãng phí và đánh giá hoạt động tuyển dụng không đạt hiệu quả nhu mong đợi
+ Tỷ lệ sàng lọc ứng viên: tỷ lệ này không nên quá cao hay quá thấp. Tùy vào từng
vị trí công việc thường đối với những vị trí quan trọng yêu cầu trình độ cao và phải trải qua nhiều vòng tuyển chọn thì có tỷ lệ cao hơn những vị trí ít quan trọng và yêu cầu thấp.
+Mức tin cậy của các thông tin thu thập được: việc xác thực mức độ chính xác của
thông tin là một bước quan trọng không thể thiếu, nhằm đảm bảo các thông tin về ứng viên chính xác để đưa ra được quyết định tuyển dụng
+ Đánh giá hiệu quả của quảng cáo tuyển mộ: quảng cáo đưa ra có thu hút được nhiều ứng viên không?, các ứng viên chủ yếu đến từ nguồn quảng cáo nào?,...
+ Các tiêu chuẩn chung để loại bỏ ứng viên: các tiêu chuẩn có hợp lý không?, đã bao quát được hết các trường hợp phải loại bỏ chưa?,...
1. Các phương pháp tuyển mộ
❖Nguồn tuyển mộ từ bên trong tổ chức
+ Phương pháp thu hút thông qua bản thông báo tuyển mộ nội bộ: đây là bản thông
báo về các vị trí công việc cần tuyển người. Bản thông báo này được gửi đến tất cả các nhân viên trong tổ chức. Thông báo này bao gồm các thông tin về nhiệm vụ thuộc công việc và yêu cầu về trình độ chuyên môn cần cho vị trí tuyển mộ.
+ Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên trong tổ chức:
qua kênh thông tin này chúng ta có thể phát hiện được những người có năng lực phù hợp,
có phẩm chất tốt với yêu cầu của côn việc một cách cụ thể và nhanh có tính xác thực cao
do có sự đảm bảo của người giới thiệu.
+ Phương pháp thu hút căn cứ vào các thông tin trong: “Danh mục các kỹ năng” mà các tổ chức thường lập về từng cá nhân người lao động, lưu trữ trong phần mềm nhân
sự của tổ chức. Trong bảng này thường bao gồm các thông tin như: Các kỹ năng hiện có,
các yếu tố liên quan khác đến phẩm chất cá nhân người lao động mà công ty hay tổ chức
đang cần tuyển mộ. Từ danh mục này người tuyển dụng căn cứ vào đó mà tìm ra người thích hợp nhất với vị trí yêu cầu.
- Nguồn tuyển mộ này thường được ưu tiên hơn bởi nó đem lại những ưu điểm
nổi
bật như sau:
Thứ nhất, tuyển mộ từ nguồn nội bội sẽ làm cho nhân viên thấy được công ty luôn
luôn tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên. Đồng thời, tạo ra sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên, kích thích khả năng sáng tạo, làm việc tích cực, và tạo ra hiệu suất cao suất. Do đó, họ sẽ gắn bó với công ty hơn và làm việc tích cực hơn để khẳng định năng lực cá
nhân của mình.
Thứ hai, họ đang là nhân viên của doanh nghiệp và đã trải qua những thử thách về
lòng trung thành, thái độ nghiêm túc trong công việc, sự trung thực đối với lãnh đạo