5. Kết cấu của luận văn
1.1.3. Nội dung quản lý tài chính tại các trường Đại học công lập
1.1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý tài chính
Tổ chức bộ máy quản lý tài chính trong bất kỳ một đơn vị nào đều rất quan trọng, nó như một thứ dầu mỡ làm bôi trơn mọi hoạt động của đơn vị, và nó cũng giống như một cái cân làm thước đo sức khỏe của từng đơn vị. Thông thường trong các trường Đại học công lập thì bộ phận kế toán, tài chính là nơi
lưu trữ, nắm bắt mọi hoạt động về tài chính của đơn vị và bộ phận này được tổ chức thành một phòng riêng biệt trực thuộc sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám hiệu (Ban Giám đốc) hoặc Hiệu trưởng (Giám đốc). Với việc tổ chức như vậy, bộ phận kế toán sẽ nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ chủ tài khoản, đồng thời bộ phận kế toán, tài chính sẽ có chức năng tham mưu, tư vấn cho chủ tài khoản trong việc quản lý chi tiêu và điều hành giúp cho các hoạt động của đơn vị phát huy được tính chủ động, hiệu quả. Ngoài ra, còn giảm được nhiều thủ tục rườm rà trong quản lý, tránh được tình trạng phân cấp, phân quyền nguồn tài chính không tập trung, tính sáng tạo trong công việc giảm dẫn đến việc cơ chế quản lý tài chính trong đơn vị bị ảnh hưởng.
1.1.3.2. Quản lý các nguồn lực tài chính
* Quản lý các nguồn lực tài chính của các trường ĐHCL hay còn gọi là quản lý các nguồn thu bao gồm các nguồn chủ yếu như sau: nguồn NSNN cấp, nguồn thu sự nghiệp của đơn vị và nguồn thu khác.
Nguồn ngân sách nhà nước cấp, gồm:
- Kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên thực hiện chức năng, nhiệm vụ đối với đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động;
- Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ;
- Kinh phí thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức; - Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia;
- Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đặt hàng (điều tra, quy hoạch, khảo sát, nhiệm vụ khác);
- Kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao; - Kinh phí thực hiện chính sách tinh giản biên chế theo chế độ do Nhà nước quy định (nếu có);
- Vốn đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt trong phạm vi dự toán được giao hàng năm;
- Vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Kinh phí khác (nếu có)
Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp
Đối với các trường ĐHCL tự đảm bảo một phần chi phi, NSNN cấp một phần kinh phí hoạt động và nhà trường tự lo một phần. Đó chính là nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp, bao gồm:
- Phần được để lại từ số thu phí, lệ phí thuộc NSNN theo quy định của pháp luật;
- Thu từ các hoạt động dịch vụ phù hợp với lĩnh vực chuyên môn và khả năng của đơn vị;
- Thu từ hoạt động sự nghiệp khác (nếu có);
- Lãi được chia từ các hoạt động liên doanh, liên kết, lãi tiền gửi ngân hàng. Nguồn thu khác
- Thu từ các dự án viện trợ, quà biếu, quà tặng.
- Nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng, vốn huy động của cán bộ, viên chức trong đơn vị.
- Nguồn vốn liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.
* Yêu cầu đối với quản lý thu
Đối với các trường ĐHCL thì nguồn tài chính của đơn vị được đảm bảo thông qua nguồn NSNN cấp hay nguồn thu hoạt động sự nghiệp hay nguồn thu khác. Dù là nguồn tài chính xuất phát từ đâu thì việc quản lý đối với nguồn tài chính là cần thiết và cần tuân thủ những yêu cầu sau:
- Đảm bảo tính công bằng, thực hiện nghiêm túc: trong quá trình quản lý thu phải coi trọng công bằng xã hội trong việc thu của ai, thu bao nhiêu và tuân thủ theo quy định của Nhà nước đối với từng ngành học và quy định thu. Để quản lý tốt nguồn thu đảm bảo tính công bằng đòi hỏi các trường phải có
kế hoạch thu sát, thu đúng, thu đủ và đưa ra các biện pháp tổ chức thu thích hợp, hạn chế trường hợp thu thiếu, bỏ sót.
- Đảm bảo tính mục tiêu: Mục tiêu của các trường ĐHCL là thực hiện chức năng, nhiệm vụ được các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao cho và không hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận mà hướng tới lợi ích của cộng đồng trong xã hội. Chính vì vậy, cá nguồn tài chính tại các trường ĐHCL phải được sử dụng một cách thống nhất hướng tới mục tiêu chung trên nguyên tắc quản lý tài chính chặt chẽ, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả.
- Tổ chức hệ thống thông tin để ghi nhận đầy đủ, kịp thời và liên tục giám sát quá trình chấp hành dự toán đã xây dựng. Muốn vậy, các trường ĐHCL phải tổ chức hệ thống chứng từ ghi nhận các khoản thu, trên cơ sở đó tiến hành phân loại các khoản thu, ghi chép trên hệ thống sổ sách và định kỳ thiết lập các báo cáo tình hình huy động nguồn thu.
* Nội dung quản lý các nguồn lực tài chính
Để đạt được mục tiêu đề ra, công tác quản lý các nguồn lực tài chính tại các trường ĐHCL phải thực hiện ba nội dung công việc: lập dự toán thu, tổ chức thực hiện dự toán và quyết toán các khoản thu.
- Lập dự toán thu:
Mục đích lập dự toán thu là làm căn cứ xác định mức đảm bảo hoạt động thường xuyên và mức kinh phí NSNN hỗ trợ hoạt động thường xuyên của đơn vị.
Căn cứ lập dự toán thu:
+ Các trường ĐHCL dựa vào chức năng, nhiệm vụ chính trị, xã hội được giao thông qua các chỉ tiêu cụ thể ở từng hoạt động do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thông báo.
+ Đối với các khoản thu phí, lệ phí: Căn cứ mức thu, đối tượng thu của từng loại phí, lệ phí theo quy định của Nhà nước.
+ Đối với các khoản thu sự nghiệp khác: Căn cứ vào các kế hoạch hoạt động dịch vụ phù hợp với lĩnh vực chuyên môn và khả năng của từng trường, các hợp đồng kinh tế đã ký kết, theo nguyên tắc bảo đảm bù đắp chi phí và có tích lũy.
- Tổ chức thực hiện thu theo dự toán:
Đây là quá trình nhằm biến các chỉ tiêu thu được lập trong dự toán của các trường ĐHCL thành hiện thực. Trong quá trình thu, các đơn vị phải thực hiện thu đúng đối tượng, thu đủ, tuân theo các quy định của Nhà nước để đảm bảo hoạt động của đơn vị. Cùng với việc tổ chức khai thác các nguồn thu đảm bảo tài chính cho các hoạt động, các trường ĐHCL phải có kế hoạch theo dõi việc thực hiện các nguồn kinh phí đúng mục đích để hoàn thành nhiệm vụ được giao trên cơ sở minh bạch, tiết kiệm và hiệu quả.
- Quyết toán các khoản thu:
Đây là bước kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình thực hiện thu theo dự toán trong kỳ và là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán thu tại các trường. Từ đó rút ra kinh nghiệm cho việc khai thác nguồn thu, công tác xây dựng dự toán và tổ chức thu cho các kỳ tiếp theo.
1.1.3.3. Quản lý sử dụng các nguồn lực tài chính
* Nội dung các khoản chi của các trường ĐHCL bao gồm: chi hoạt động thường xuyên, chi không thường xuyên và chi khác.
Chi hoạt động thường xuyên
Kinh phí chi hoạt động thường xuyên bao gồm NSNN cấp chi hoạt động thường xuyên, thực hiện nhiệm vụ do nhà nước đặt hàng và nguồn thu sự nghiệp của đơn vị để chi theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao gồm:
- Chi cho con người: tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể và các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội. Đây là khoản chi bù đắp hao phí lao động, đảm bảo quá trình tái sản xuất sức lao
động cho giảng viên, cán bộ viên chức của đơn vị. Khoản chi này thường chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi của các trường.
- Chi nghiệp vụ chuyên môn: chi thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, chi hội nghị, chi đoàn ra, đoàn vào, chi mua giáo trình, tài liệu, hóa chất, mẫu vật phục vụ thí nghiệm… tùy theo nhu cầu thực tế của các trường. Các khoản chi này nhằm đáp ứng các phương tiện phục vụ việc giảng dạy, giúp cho giảng viên truyền đạt kiến thức một cách hiệu quả.
- Chi mua sắm sửa chữa: các khoản chi mua sắm trang thiết bị, chi cho việc sửa chữa, nâng cấp trường, lớp, bàn ghế, trang thiết bị học cụ trong lớp nhằm đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho việc giảng dạy và học tập.
- Chi thường xuyên khác. Chi không thường xuyên
- Chi thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ;
- Chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức; - Chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia;
- Chi thực hiện các nhiệm vụ do nhà nước đặt hàng (điều tra, quy hoạch, khảo sát, nhiệm vụ khác) theo giá hoặc khung giá do Nhà nước quy định;
- Chi vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài theo quy định;
- Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao; - Chi cho các hoạt động liên doanh, liên kết;
- Chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ do Nhà nước quy định (nếu có);
- Chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định thực hiện các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Các khoản chi khác theo quy định (nếu có) Chi khác
Các khoản chi từ các dự án tài trợ, viện trợ của các hoạt động hợp tác quốc tế trên lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học, chi từ nguồn tài trợ học
bổng sinh viên, quà biếu tặng… Các khoản chi trên được quản lý và sử dụng riêng theo nội dung chi tiết đã thỏa thuận với nhà tài trợ và thực hiện quyết toán theo quy định của nhà nước.
* Yêu cầu quản lý các khoản chi
- Đảm bảo đúng yêu cầu nhiệm vụ, chức năng mà Nhà nước giao cho trong quản lý các khoản chi, từ đó đòi hỏi các trường ĐHCL phải đưa ra thứ tự ưu tiên cho các khoản chi để bố trí nguồn tài chính cho phù hợp.
- Đảm bảo yêu cầu tiết kiệm và có hiệu quả: Tiết kiệm là nguyên tắc hàng đầu để quản lý tà chính tại các trường ĐHCL. Tiết kiệm là cơ sở cho tiêu dùng, đầu tư, do đó trong quá trình phân bổ và sử dụng các nguồn lực khan hiếm các trường cần phải tính toán sao cho chi phí thấp nhất nhưng đạt hiệu quả cao nhất.
- Thiết lập định mức cho các khoản chi và xây dựng quy trình thanh toán các khoản chi. Định mức chi vừa là cơ sở để xây dựng kế hoạch chi, vừa là căn cứ để thực hiện việc kiểm soát các khoản chi của các trường ĐHCL. Các định mức chi phải được xây dựng một cách khoa học: từ việc phân loại đối tượng, trình tự, cách thức xây dựng định mức đến việc đảm bảo phù hợp cho mỗi loại hình hoạt động của từng đơn vị. Thực hiện quy trình cấp phát chặt chẽ, hợp lý nhằm hạn chế tối đa những tiêu cực trong quá trình cấp phát, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát các khoản chi của cơ quan có thẩm quyền.
- Lựa chọn thứ tự ưu tiên cho các hoạt động hoặc theo nhóm mục chi sao cho với nguồn kinh phí có hạn nhưng khối lượng công việc vẫn hoàn thành và đạt chất lượng cao. Để có được kết quả đó đòi hỏi phải có các phương án phân phối và sử dụng kinh phí khác nhau, trên cơ sở đó lựa chọn phương án tối ưu nhất cho cả quá trình lập dự toán, phân bổ và sử dụng nguồn kinh phí.
- Thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra và kiểm toán nhằm ngăn chặn những biểu hiện tiêu cực trong việc sử dụng nguồn kinh phí của Nhà nước. Đồng thời, qua công tác này phát hiện những bất hợp lý trong chế độ, chính sách nhằm hoàn thiện công tác quản lý các khoản chi tại các trường ĐHCL.
* Nội dung quản lý các khoản chi
Quản lý chi tại các trường ĐHCL phải đạt được việc xây dựng và phân bổ dự toán phải gắn liền với mức ngân sách dự kiến sẽ cấp với việc thực hiện những mục tiêu gì, sẽ đạt được kết quả như thế nào. Các khoản chi phải được đánh giá sắp xếp thứ tự ưu tiên và phải tuân thủ theo đúng định mức mà Nhà nước quy định. Việc quản lý các khoản chi thực hiện ba nội dung công việc: lập dự toán chi, tổ chức thực hiện chi theo dự toán và quyết toán các khoản chi.
- Lập dự toán các khoản chi: Khi lập dự toán các khoản chi các trường ĐHCL phải dựa vào các căn cứ sau:
+ Căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ mà các trường ĐHCL đang thực hiện. Từ đó xác lập các hình thức, phương pháp phân phối nguồn tài chính vừa tiết kiệm, vừa đạt kết quả cao.
+ Căn cứ vào nguồn NSNN cấp và nguồn thu của các trường cho việc đáp ứng nhu cầu chi tiêu thường xuyên của đơn vị.
+ Căn cứ vào định mức kinh tế, kỹ thuật và chế độ chi tiêu hiện hành của Nhà nước, các trường ĐHCL chủ động xây dựng tiêu chuẩn, định mức và chế độ chi tiêu nội bộ, để đảm bảo hoạt động thường xuyên cho phù hợp với hoạt động đặc thù của từng trường và tăng cường quản lý, sử dụng tài chính.
- Tổ chức thực hiện chi theo dự toán: Chấp hành dự toán chi NSNN là nội dung công việc thứ hai trong quản lý các khoản chi của các trường ĐHCL. Công việc này thực hiện dựa trên các căn cứ sau:
+ Căn cứ vào định mức chi được duyệt của từng chỉ tiêu trong dự toán chi. Đây là căn cứ quan trọng trong việc thực hiện chi theo dự toán đã được xây dựng.
+ Căn cứ vào khả năng nguồn kinh phí có thể dành cho nhu cầu chi NSNN trong các kỳ báo cáo. Chi thường xuyên của NSNN luôn bị giới hạn bởi khả năng huy động của các nguồn thu. Mặc dù các khoản chi thường xuyên đã được ghi trong dự toán nhưng nếu các khoản thu không đảm bảo thì các trường ĐHCL phải cắt giảm một phần nhu cầu các khoản chi.
+ Căn cứ vào chế độ chính sách chi NSNN hiện hành, các trường đảm bảo phân phối, cấp phát, sử dụng nguồn vốn một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả.
- Quyết toán các khoản chi: Đây là quá trình kiểm tra, rà soát các số liệu đã được phản ánh sau một kỳ thực hiện chi theo dự toán để phân tích, đánh giá kết quả thực hiện. Quyết toán các chi đảm bảo theo các yêu cầu sau:
+ Lập báo cáo tài chính và gửi cho cơ quan có thẩm quyền xet duyệt theo chế độ quy định.
+ Nội dung các báo cáo tài chính phải đúng các nội dung ghi trong dự toán được duyệt và theo đúng mục lục NSNN quy định.
+ Báo cáo quyết toán các đơn vị dự toán không được để tình trạng quyết toán các khoản chi lớn hơn các khoản thu.
Như vậy, ba khâu công việc trong quản lý tài chính tại các trường ĐHCL đều rất quan trọng. Nếu như dự toán là phương án kết hợp các nguồn lực trong dự kiến để đạt được mục tiêu, nhiệm vụ đề ra và là cơ sở để tổ chức