5. Kết cấu của đề tài
2.1.2 Kho sát hả ệ thống KSNB
Phạm vi và đối tượng khảo sát:
Luận văn tập trung nghiên cứu Hệ thống KSNB trong mối quan hệ chất lượng BCTC t i Công ty Eurowindow vì vạ ậy đối tượng khảo sát được th c hi n b i ban Giám ự ệ ở đốc Công ty và các trưởng phòng phụ trách các bộ phận liên quan. Trên cơ sở khảo sát thực tr ng, luạ ận văn xem xét ưu nhược điểm và đưa ra các quan điểm, định hướng và giải pháp nhằm hoàn thi n h ệ ệthống KSNB t i Công ty. ạ
Phương pháp khảo sát:
Học viên g i b ng kh o sát và ử ả ả trực ti p ph ng v n thu th p thông tin tế ỏ ấ ậ ừ những người có chức v quan trụ ọng trong doanh nghiệp như: Giám Đốc, KếToán Trưởng, Trưởng phòng các bộ phận tại Công ty Eurowindow…. Quan sát thực tế các công việc được thực hiện bởi các nhân viên đểđánh giá việc thực hiện những QT-QĐ ủ c a công ty và việc đảm b o chả ất lượng thông tin BCTC.
Thu th p thông tin trong quá trình ph ng v n và quan sát th c t . T ng h p, phân ậ ỏ ấ ự ế ổ ợ tích, đánh giá những thông tin nhận được và rút ra kết luận, hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty.
Đối tượng được lựa chọn ph ng vỏ ấn và quan sát công tác kiểm soát thực tế gồm 07 cán bộđảm trách các v trí quan tr ng và ki m soát các m ng công vi c th c t liên ị ọ ể ả ệ ự ế quan tr c tiự ếp đến thông tin hoạt động c a Công ty t i Chi nhánh H Chí Minh. Danh ủ ạ ồ sách trình bày t i Ph l c 2, do tính ch t b o m t thông tin cá nhân, h c viên xin không ạ ụ ụ ấ ả ậ ọ để tên các cá nhân vào luận văn.
Qua k t qu kh o sát tác giế ả ả ảđưa ra mộ ốt s đánh giá về ệ h thống KSNB t i Công ạ ty Eurowindow như sau:
2.1.3 Hệ thống KSNB nhằ đảm m bảo chất lượng BCTC 2.1.3.1 Môi trường ki m soát ể
Đặc thù về quản lý
Đây là nhân tố cơ bản nhất của môi trường kiểm soát, nó đề ập đế c n phong cách và quan điểm điều hành của các nhà lãnh đạo. Ở Công ty Eurowindow, Ban Giám đốc thể hiện s coi tr ng vai trò c a ki m tra ki m soát v i các hoự ọ ủ ể ể ớ ạt động của Công ty đặc bi t là ệ
việc ki m soát chể ất lượng và s d ng hi u qu ngu n v n nhử ụ ệ ả ố ố ằm đáp ứng các yêu c u cầ ủa Khách hàng m t cách t t nh t. Tộ ố ấ ổng Giám đốc Công ty cam k t cung cế ấp đầy đủ các nguồn l c c n thi t trong vi c xây d ng, th c hi n, c i tiự ầ ế ệ ự ự ệ ả ến thường xuyên các Quy trình –Quy định (QT-QĐ). Công ty thiế ật l p, phổ bi n các QT-ế QĐ phù hợp cho từng thời k ỳ nhằm định hướng cho các hoạt động của phòng ban, bộ phận trong Công ty có thể thấu hiểu và th c hi n. ự ệ Ban Giám đốc th hi n s c i trể ệ ự ọ ọng vi c tuân th các QT-ệ ủ QĐ đặt ra; nhằm ki m soát s hoể ự ạt động của các đơn vị phòng ban trong Công ty, kèm theo mỗi QT-QĐ đều có khen thưởng cho các cá nhân, phòng ban trong quá trình thực hiện.
Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty:
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức tóm g n Công ty Eurowindow ọ
Công ty Eurowindow có b máy phân c p qu n lý theo mô hình tộ ấ ả ập trung. Người có th m quy n cao nh t quyẩ ề ấ ết định m i th t c, chính sách vọ ủ ụ ề hoạt động kinh doanh của công ty là Ch t ch hủ ị ội đồng qu n tr . Tả ị ổng giám đốc là người quản lý được s u nhiự ỷ ệm của Ch t ch có quyủ ị ền điều hành toàn b hoộ ạt động c a công ty và ch u trách nhi m pháp ủ ị ệ lý đố ới nhà nước cũng như phải v i có trách nhiệm báo cáo mọi kết quả hoạt động kinh doanh v i Ch t ch hớ ủ ị ội đồng qu n trả ị. Để có thể thực hi n t t công tác s n xu t kinh ệ ố ả ấ doanh và tạo điều ki n cho nhân viên làm vi c hi u quệ ệ ệ ảcao, Công ty được chia ra làm
Hộ ồi đ ng qu n tr ả ị Ban giám đốc Phòng hành chính nhân sự Các Nhà máy Phòng tài chính kế toán Phòng vật tư xuất nhập khẩu Phòng kinh doanh Phòng quảng cáo và phân tích Phòng chăm sóc khách hàng Các Chi nhánh
nhiều phòng ban khác nhau dưới sự chỉđạo trực tiếp của các giám đốc, phó tổng giám đốc rồi đế các trưởn ng phòng ban, bộ phận. Các phòng được quy định rõ ràng chức năng nhiệm v và ch ụ ủ động trong công việc được giao.
Theo đặc thù ngành, Công ty có sốlượng nhân sựkhá đông đảo cả vềlượng cán bộ nhân viên quản lý và lượng công nhân lao động. Theo đó, quyền h n, trách nhi m và ạ ệ chức năng được phân chia rộng khắp và khá phức tạp. Các bộ phận có chức năng đặc trưng khác nhau nhưng luôn ngày càng hoàn thiện nhằm tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ và có mối quan h m t thiệ ậ ế ớt v i nhau.
Ở mỗi phòng ban chức năng tại Công ty thì người trưởng phòng chức năng đó có trách nhi m v các hoệ ề ạt động c a phòng, tr c ti p qu n lý và ch o các nhân viên trong ủ ự ế ả ỉ đạ phòng th c hiự ện theo đúng chức năng, đồng th i luôn báo cáo và ờ chịu trách nhi m vệ ới Giám đốc về công việc điều hành mọi hoạt động của phòng ban đó.
Hiện t i, v i các QT-ạ ớ QĐ, đề ập đế c n vi c phân quy n trong b máy qu n lý. ệ ề ộ ả Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý, và thường xuyên nhận đóng góp ý kiến b t c p, góp ấ ậ phần tạo môi trường ki m soát t t, t o hể ố ạ ệ thống xuyên su t t trên xuố ừ ống dưới trong việc ban hành và tri n khai các quyể ết định, đồng thời ngăn ngừa các gian l n và sai sót trong ậ hoạt động tài chính k toán.ế
Chính sách nhân s ự
Chính sách nhân sự được coi tr ng, Công ty áp d ng theo Bọ ụ ộ Luật Lao động Việt Nam, tuân thủcác quy định, góp ph n xây dầ ựng điều ch nh m i quan h hài ỉ ố ệ hòa, v ng ch c giữ ắ ữa người lao động và doanh nghi p trên tinh th n 2 bên cùng có ệ ầ lợi, được thể hiện ở các n i dung sau: ộ
Tuyển dụng lao động: Ngu n nhân l c tuy n d ng m i sồ ự ể ụ ớ ẽđược trưởng các b ộ phận đề nghị lên Ban Giám đốc để xét duyệt. Các ch c danh và công vi c có nh ứ ệ ả hưởng t i hớ ệ thống chất lượng đều được tiêu chuẩn hóa. Hợp đồng lao động thể hiện sự thỏa thu n, th ng nh t gi a 2 bên v trách nhiậ ố ấ ữ ề ệm, nghĩa vụ, quy n lề ợi, …Các hồ sơ liên quan tới quá trình tuyển dụng, đào tạo được phòng Tổ chức lao động cập nhập và lưu trữ.
của Ban lãnh đạo và các nhu cầu, tình hình thực tế sẽ tiến hành lập kế hoạch giáo dục, đào tạo phù hợp cho các nhân viên bảo đảm rằng tất cả các công việc có liên quan và ảnh hưởng t i s phù hớ ự ợp đối v i các yêu c u v s n phớ ầ ề ả ẩm đều được thực hiện b i nhở ững người có năng lực. Phòng Tổ chức lao động k t hế ợp với Trưởng các Bộ phận sẽđánh giá hiệu quả ủ c a công tác tuy n dể ụng và đào tạo.
Chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương: phù hợp với từng vị trí và công việc đảm trách. Chếđộlương thưởng và kỹ luật nhân sự được th c hi n rõ ràng ự ệ khuyến khích các phẩm ch t vấ ềnăng lực và trung th c c a nhân viên. Thông qua các ự ủ QT-QĐ thường xuyên được giám sát thực hiện và hoàn thiện khi có vướng mắc.
Công tác kế hoạch
Công ty xây d ng hự ệ thống các kế hoạch d toán v m i m t hoự ề ọ ặ ạt động của doanh nghiệp như kế hoạch s n xu t, kả ấ ế hoạch tiêu th , d toán vụ ự ềđầu tư, dự toán cho t ng dừ ựán đấu thầu… Cuối mỗi năm, các trưởng bộ phận th c hi n d trù ngân ự ệ ự sách s dử ụng cho năm tiếp theo. Bộ phận tài chính k toán, trế ợlý giám đốc cùng các Trưởng phòng sẽ họp cân nh c mắ ức ngân sách cho mỗi phòng; trước khi trình Ban Giám Đốc phên duyệt. Ngân sách dùng để theo dõi và đối chiếu chi phí cũng như sự hoạt động hiệu quả c a m i phòng ban. ủ ỗ
2.1.3.2 Hệ thống k toán ế
Hệthống chứng từ ế k toán
Vềcơ bản, việc tổ chức v n d ng hậ ụ ệ thống ch ng t , tài kho n, s sách và báo ứ ừ ả ổ cáo K toán tuân th theo các chu n m c và chế ủ ẩ ự ếđộ ế k toán hi n hành theo Quyệ ết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Tất cả các chứng từ sổsách đều được ký duyệt đầy đủvà lưu giữtheo quy định. Trình tự lập và luân chuyển chứng t ừ được thực hiện theo các Biểu m u ban hành kèm theo QT-ẫ QĐ. Mỗi QT-QĐ hướng dẫn th c hi n mự ệ ột nhóm các công việc liên quan đến ho t s n xu t kinh doanh cạ ả ấ ủa công ty t lúc phát sinh nhu cừ ầu đến lúc ghi nh n vào s sách kậ ổ ếtoán và lưu trữ ồ h sơ.
Tại Công ty Eurowindow, ch ng tứ ừ được quy định thỏa mãn các nguyên tắc: chứng từđầy đủ ộ n i dung, l p kèm theo m i nghi p v kinh tậ ỗ ệ ụ ếphát sinh, được đánh
số liên tiếp…Hệ thống ch ng tứ ừ ban hành liên quan đến các ch tiêu: ch tiêu lao ỉ ỉ động tiền lương, chỉ tiêu hàng tồn kho, chỉ tiêu bán hàng, chỉ tiêu tiền tệ và chỉ tiêu TSCĐ và các chứng từban hành theo các văn bản pháp luật khác. Nghiệp vụ phát sinh khi đến phòng kếtoán để ghi nhận, nội dung trên chứng từ kế toán phải đầy đủ các ch tiêu, ph i rõ ràng có ch ký xác nh n cỉ ả ữ ậ ủa các lãnh đạo các phòng ban liên quan. Các ch ng t kứ ừ ếtoán đượ ập đủ ốc l s liên theo quy định và được lưu giữ ạ t i các bộ phận phòng ban có liên quan.
Hệthống tài khoản kếtoán
Tại Công ty Eurowindow hệ thống tài kho n k toán qả ế ui định trong Chếđộ ế k toán doanh nghi p hi n hành. ệ ệ Phụ thu c vào mộ ục đích báo cáo và theo dõi; hệ thống tài khoản được chi ti t và theo dõi theo tế ừng nhóm đối tượng. Ví d , hi n t i Công ty ụ ệ ạ Eurowindow có nhi u d án tài Mi n Nam, m i d án sề ự ề ỗ ự ẽđược theo dõi h ch toán ạ theo hệ thống tài kho n phân c p riêng. ả ấ
Tại công ty Eurowindow, vi c mã hóa tài khoệ ản theo đối tượng được phân cấp theo số thứ ự t và cả chữcái theo đối tượng. Vi c phân c p tài kho n ph c v báo cáo ệ ấ ả ụ ụ kiểm soát b i kở ếtoán trưởng t i m i chi nhánh v tính trùng và mã hóa theo tiêu ạ ỗ ề chuẩn. Ví d , tài kho n chi phí chung cho d án là 627 thì lụ ả ự ần lượ ừt t ng d án phát ự sinh sẽ là 6271- d án ACB; 6272- dự ựán VietComBank….
Hệthống sổ k toán ế
Công ty Eurowindow dùng hình th c Ch ng t ghi s , theo dõi t t c các ứ ứ ừ ổ ấ ả nghiệp vụ kinh t phát sinh trên ph n mế ầ ềm kế toán Bravo.
Ghi chú:
Nhập s u hàng ngày ốliệ
In s , báo cáo cu i tháng, cuổ ố ối năm
Đối chi u, ki m tra ế ể
Hình 2.2 TRÌNH T GHI S K TOÁN THEO HÌNH TH C K TOÁN TRÊN MÁY VI : Ự Ổ Ế Ứ Ế TÍNH –PHẦN M M BRAVO Ề
Trình t ghi s k toán: Hàng ngày, k toán c p nh p ch ng t g c vào máy thì ự ổ ế ế ậ ậ ứ ừ ố máy s tẽ ựđộng vào s chi ti t tài kho n theo th tổ ế ả ứ ự thời gian, b ng kê, t kê chi ti t có ả ờ ế liên quan. Đố ới các trười v ng hợp ghi vào bảng kê, tờ kê chi tiết, cuối tháng tổng hợp số liệu các t kê chi ti t ghi vào nh t ký ở ờ ế ậ – chứng t ho c b ng kê có liên quan và t ng hừ ặ ả ổ ợp số u liệ ở b ng kê ghi vào nhả ật ký – chứng t có liên quan. ừ
Cuối tháng, t s chi ti t tài kho n ghi vào s t ng h p tài kho n r i lên s Cái, ừ ổ ế ả ổ ổ ợ ả ồ ổ bút toán này ch phân quy n cho c p Phó phòng k toán tr lên trong ph n mỉ ề ấ ế ở ầ ềm. Từ các sổ chi ti t t ng hế ổ ợp số liệ ậu l p b ng t ng hả ổ ợp số liệu với các tài khoản tương ứng trên s ổ cái. Cuối cùng t sừ ố liệu c a s cái, b ng t ng h p chi ti t, nh t ký-ủ ổ ả ổ ợ ế ậ chứng t ta l p các ừ ậ báo cáo k toán. ế
Hệthống báo cáo k toán ế
Tất cả các chi Nhánh tại các tỉnh của Công ty Eurowindow là đơn vị ạ h ch toán ph ụ SỔ K TOÁN Ế - S t ng h p ổ ổ ợ - S chi ti t ổ ế CHỨNG T K TOÁN Ừ Ế BẢNG T NG HỔ ỢP CHỨNG T K Ừ Ế TOÁN CÙNG LO I Ạ
- Báo cáo tài chính - Báo cáo k toán qu n tr ế ả ị
PHẦN M M Ề
KẾ TOÁN
thuộc đối với tổng công ty tại Hà Nội. Định kỳ, các Chi Nhánh gửi báo cáo chi tiết sốdư, các BCTC theo định về tổng Công ty t i Hà N Tạ ội. ại văn phòng tổng Công ty, b ph n k ộ ậ ế toán t ng h p s lổ ợ ẽ ập báo cáo cho Công ty Eurowindow, trình cho Giám đốc tài chính kiểm tra trước khi chuyển cho Ban giám đốc và các Công ty liên quan.
2.1.3.3 Th t c ki m soát ủ ụ ể
Cũng giống như các công ty khác, hoạt động KSNB của Công ty Eurowindow được thực hiện xuất phát từ chính những yêu cầu của hoạt động quản lý. Mối quan tâm đặc biệt hàng đầu của hoạt động quản lý là: liệu tài sản của công ty được bảo vệ tốt không, các quy t c, lu t l cắ ậ ệ ủa công ty có được tuân thủ không, sổsách tài chính có được ghi chép đầy đủ ợp lí không, và điề, h u quan trọng hơn nữa là vi c phát hi n ra các gian ệ ệ lận, sai sót trong quá trình thực hiện...
Xuất phát t nh ng yêu cừ ữ ầu trên và cũng đểđảm b o cho tính hi u qu c a chính ả ệ ả ủ hoạt động KSNB, các thủ tục Kiểm soát đã được công ty thiết kế và áp dụng. Các thủ tục kiểm soát th hi n qua các QT-ể ệ QĐ của Công ty. Học viên đã khảo sát m t sộ ố QT-QĐ chính c a Công ty, danh sách t i Ph l c 1. Trong các QT-ủ ạ ụ ụ QĐ, các th t c ki m soát ch ủ ụ ể ủ yếu này bao gồm:
o Lập, ki m tra, so sánh và phê duy t ể ệ các số u, tài liliệ ệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty.
o Kiểm tra tính chính xác của số u. liệ
o Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
o Kiểm tra số liệu giữa sổ ế k toán tổng h p và s ợ ổchi tiết.
o Kiểm tra và phê duy t tài u kê toán. ệ liệ
o Đối chiếu số liệu nộ ội b vớ ối s u bên ngoài liệ
Báo cáo tài chính Công ty Eurowindow – tại văn phòng Hà Nội
o So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán.
o Giới hạn việc tiếp c n trậ ực tiếp v i các tài s n và các tài li u kớ ả ệ ế toán
o Phân tích, so sánh gi a s u thữ ốliệ ực tế ớ v i số u theo d toán, k holiệ ự ế ạch Ba nguyên t c chắ ủđạ đượo c s d ng trong vi c thi t l p hử ụ ệ ế ậ ệ thống KSNB, đó là: Phân