5. Kết cấu của đề tài
2.2.2 Đặc điểm về việc kiểm soát quá trình lập BCTC
Để lập được các BCTC, phó phòng kế toán chức năng như kế toán tổng- hợp-kiểm tra nhằm kiểm soát trước hết phải có đầy đủ các cơ sở dữ liệu phản ánh chính xác, trung thực, khách quan các sự kiện và nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp. Các số liệu này đã được phản ánh kịp thời trên các chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và sổ kế toán. Vì thế, trước khi lập BCTC phải thực hiện các công việc sau:
Phản ánh tất cả các chứng từ kế toán hợp pháp vào sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết có liên quan.
Đôn đốc, giám sát và thực hiện việc kiểm kê đánh giá lại tài sản, tính chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, phản ánh kết quả đó vào sổ kế toán liên quan trước khi khoá sổ kế toán.
Đối chiếu, xác minh công nợ phải thu, công nợ phải trả, đánh giá nợ phải thu khó đòi, trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng.
Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết, giữa các sổ tổng hợp với nhau, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với thực tế kiểm kê, khoá sổ kế toán và tính số dư các tài khoản.
Chuẩn bị các mẫu biểu BCTC để sẵn sàng cho việc lập BCTC.
2.3 Đánh giá v hề ệ thống KSNB trong việc đảm b o ả chất lượng BCTC t i Công ty ạ
2.3.1 Ưu điểm
2.3.1.1 Nhận xét v h ề ệthống KSNB trong quy trình l p ậ chất lượng BCTC
Trước khi lập BCTC:
Công ty đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác h i cạ ủa rủi ro đến một giới hạn ch p nhấ ận được của BCTC.
Công ty đã ban hành dướ ạng văn bải d n các Quy trình-Quy định (QT-QĐ) và phổ biến rộng rãi để ấ ả t t c các nhân viên có th nể ắm được n i dung. QT-ộ QĐ phân chia trách nhiệm, ngăn chặn ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thếxung đột quyền lợi với Công ty, đồng thời ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này b vi phị ạm.
Công ty đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quảthu được với các định mức, chỉ s ố định trước đểđiều chỉnh, b sung kổ ịp thời.
Quyền h n, trách nhiạ ệm và nghĩa vụtrong ba lĩnh vực: C p phép và phê duy t các ấ ệ vấn đề tài chính, Kế toán và nắm giữ tài sản được phân định độc lập rõ ràng trong các QT-QĐ.Công ty đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị ử ụng không đúng mục đích. s d
Công ty đã lưu giữ các chứng cứdưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng ph n th c hi n công vi c v i ph n giám sát t i b t kầ ự ệ ệ ớ ầ ạ ấ ỳ thời điểm nào, k c vi c xác ể ả ệ định những cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra.
Công ty c p nh t, báo cáo các thông tin quan tr ng trong BCTC nh k hàng ậ ậ ọ đị ỳ tháng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
Công ty đã đảm bảo các nhân viên ở bộ phận Kế toán tài chính hiểu và nắm rõ các nội quy, chu n m c Kẩ ự ế toán Việt Nam cũng như các quy định liên quan đến Doanh nghiệp đểđảm bảo thông tin trên BCTC đầy đủ, chính xác và đáng tin cậy.
Công ty có phòng Ki m soát-ể Kiểm toán n i b , ki m soát vi c tuân thộ ộ ể ệ ủ QT-QĐ nhằm đảm bảo thông tin nghiệp vụ phát khi kế toán ghi nhận trung thực và hợp lý nhất. Đâycũng là bộ phận thu nhận thông tin cũng như kịp thời tìm phương hướng đóng góp cho việc điều ch nh QT-ỉ QĐ cho phù hợp v i thớ ự ếc t .
Những khi m khuyế ết trong BCTC được phát hi n b i kiệ ở ểm toán độ ập được l c báo cáo tr c tiự ếp và k p thị ời với Ban Giám đốc Công ty đểđiều ch nh k p thỉ ị ời, đúng lúc.
Trong quá trình l p BCTC ậ
Quá trình lập BCTC, công việc đối chiếu phê duyệt được thực hiện theo từng bộ phận chi tiết: kế toán tiền mặt, kế toán công nợ, hàng tồn kho…
Các bút toán ước tính, trích lập dự phòng… được tính toán phân tích, ký duyệt của Ban Giám Đốc và phản ánh kịp thời trên các chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và sổ kế toán.
Báo cáo sau khi lập được chuyển sang bộ phận kiểm toán nội bộ của Công ty, thực hiện kiểm toán trước khi chuyển sang Ban Giám Đốc xem xét, phê duyệt và lưu thông tin.
Sau khi phát hành BCTC
BCTC sau khi l p vi c ch nh s a sậ ệ ỉ ử ố liệu phải theo quy định c a chu n mủ ẩ ực. S ố liệu k toán trên ph n m m, sau khi ế ầ ề được khóa, vi c ch nh s a sệ ỉ ử ố liệu đều không được phép trừ khi có s phên duy t có th m quy n. Hi n tự ệ ẩ ề ệ ại, các chi nhánh không được phần quyền này, tr khi có s phên duyừ ự ệt của Giám Đốc tài chính tại Hà N ội.
2.3.1.2 Đánh giá chi tiết các thành phần của h ệthống KSNB
Môi trường kiểm soát: Triết lý qu n lả ý và phong cách điều hành c a nhà lãnh ủ đạo: Ban Giám đốc thể hiện sự coi trọng vai trò của kiểm tra kiểm soát v i các hoớ ạt động giúp thông tin đến phòng kếtoán đảm b o ghi nhả ận đúng bản ch t. Các c p qu n lý th ấ ấ ả ể hiện s cam k t trong vi c ki m soát thông tin và báo cáo thông tin trung th c và hự ế ệ ể ự ợp lý thông qua vi c kiệ ểm soát thông tin đầu vào, và giám sát trên quy trình báo cáo của Công ty.
Đánh giá rủi ro: Công ty có m c tiêu rõ ràng và công b rụ ố ộng rãi để nhân viên nắm b t và ti n hành công vi c sát vắ ế ệ ới mục tiêu đó, Ban Giám đốc nh n thậ ức và đề ra biện pháp phòng ch ng r i ro. QT-ố ủ QĐ không ngừng hoàn thi n v i mệ ớ ục đích kiểm soát r i ro gian l n và sai sót t t nh t trong quá trình th c hi n. V i BCTC, Công ty ủ ậ ố ấ ự ệ ớ xây d ng và th c hiự ự ện một hi u quệ ả việc ki m soát quá trình l p báo cáo. ể ậ
nhiệm v cụ ủa m i nhân viên. Trong quá trình th c hi n trong các hoỗ ự ệ ạt động kinh t h ng ế ằ ngày, QT-QĐ không ngừng được đóng góp ý kiến, d n d n hoàn thi n thầ ầ ệ eo hướng s ử dụng hi u qu ngu n v n và kiệ ả ồ ố ểm soát được thông tin nghi p v . Các QT trong công ty ệ ụ thể hi n s phân công phân nhi m gi a các B phệ ự ệ ữ ộ ận đểtránh lãng phí trong chi tiêu, đảm bảo tính h p lý trong vi c th c hi n mợ ệ ự ệ ục tiêu Công ty. Phòng Ki m soát ki m toán nể – ể ội bộ không ng ng ki m tra vi c th c hi n các QT-ừ ể ệ ự ệ QĐ trong việc ng n ng a h n ch các rằ ừ ạ ế ủi ro thông tin.
Thông tin truyền thông: Vềcơ bản, vi c tệ ổ chức v n d ng hậ ụ ệ thống ch ng t , tài ứ ừ khoản, s sách và báo cáo K toán tuân th theo các chu n m c và chổ ế ủ ẩ ự ếđộ k toán hiế ện hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC do B Tài chính ban hành. T t c các ch ng t ộ ấ ả ứ ừ sổsách đều được lưu giữ và ký duyệt đầy đủ. Tại Công ty thông tin cung cấp cho các báo cáo c n thi t, chính xác, k p thầ ế ị ời; các thông tin có được chuyển đúng đối tượng và Ban lãnh đạo Công ty có theo dõi việc trao đổi thông tin với bên ngoài. Các nghiệp vụ xảy ra được kiểm soát bằng chứng từ và ghi sổ một cách chính xác, đầy đủ, và lưu trữ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Hệ thống sổ sách chi tiết, tổng h p, Sợ ổCái định k u ỳ đề được in và đóng tập, đồng th i luôn có sờ ự xác nhận của người quản lý cấp trên.
Giám sát: Công ty có ti n hành giám sát hế ệ thống KSNB nh kđị ỳvà thường xuyên đánh giá rủi ro nhằm nâng cao chất lượng các hoạt động của Công ty. Hơn nữa, Ban lãnh đạo cóý thức cao trong việc tiếp thu ý kiến của bộ phận cũng như của kiểm toán độc lập đểđiều chỉnh hệ thống.
2.3.2 H n ch ạ ế
Mô ri tường kiểm soát
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà lãnh đạo: vấn đề ợ l i nhuận và chi phí v n là c n tr , nhi u lúc k t qu làm vi c c a bẫ ả ở ề ế ả ệ ủ ộ phận KSNB chưa được s ử dụng để cải thiện kịp thời. Nhà quản lý chưa coi trọng việc nh n di n, phân tích và ậ ệ đánh giá rủi ro trong quá trình hoạt động, vì vậy đã coi nhẹ việc thiết kế các thủ tục kiểm soát thích h p ợ nhằm h n ch r i ro có thạ ế ủ ểảnh hưởng đến m c tiêu cụ ủa đơn vị. Khi xử lý các vi ph m ên quan n o ạ li đế đạ đức không rõ ràng, còn mang c m tính nên ả không được đồng thuận c a nhân viên củ ấp dưới.
- Chính sách nhân sự: Cũng như nhiều Công ty khác trong ngành sản xuất, nhân công ph thu c vào chính sách bán hàng và thụ ộ ời điểm trong năm. Công ty thường phải đối mặt với lượng lao động thiếu hụt nghiêm trọng sau Tết. Lực lượng lao động thường xuyên biến động, không gắn bó lâu dài, chịu ảnh hưởng trực tiếp với ảnh hưởng của nền kinh tế: bất động sản, chính sách cho vay và tiêu dùng… Vấn đề này ảnh hưởng lớn đến các m c tiêu c a Công ty và cụ ủ ần có hướng gi i quy t c a cả ế ủ ấp quản lý của Công ty cũng như tổng Công ty.
- Cơ cấu tổ chức: Với đặc thù là m t Công ty Viộ ệt Nam đi lên, thu c quy mô ộ vừa và nh , vì v y viỏ ậ ệc cơ cấu tổ chức nhi u ch còn c ng k nh. Vi c phân chia ề ỗ ồ ề ệ nhiều c p qu n lý theo kiấ ả ểu: trưởng bộphận, nhiều phó giám đốc và giám đốc…tạo cho nhà đầu tư, các cơ quan quản lý bên ngoài…cơ cấu công ty công kềnh, phức tạp. Vấn đề này, tạo sựkhó khăn trong phân công việc, áp lực yêu cầu kiểm soát chặt chẽ nhưng không tốn nhiều thời gian vì vấn đềgì cũng phải qua các cấp xét duyệt xem xét.
Đánh g riá ủi ro
Công ty chưa có bộ phận riêng, chuyên phân tích và đánh giá rủi ro. Hoạt động đánh giá rủi ro đang thực hiện theo kiểu làm đến đến đâu, phát hiện và cải tiến kịp thời. Mặt khác, vi c ệ nhận d ng và ánh g r i ro, c ng ạ đ iá ủ ũ như th y ấ được rủi ro cộng hưởng còn th p, u này ch ng tấ đề ứ ỏ khi x y r i thì ả ra ủ ro Ban Giám đốc m i tìm nguyên ớ nhân và ánh g chú . Công ty ch a l p ch ng trình ánh g r i c th . đ iá ng ư ậ ươ đ iá ủ ro ụ ể
Hoạt động kiểm soát
Công ty đã bước đầu thiết lập một số thủ tục kiểm toán để kiểm soát chi phí phát sinh và đánh giá các hoạt động từng bộ phận. Tuy nhiên các tiêu chí chung đểđánh giá, đo lường chưa được quan tâm thiết kế. Vấn đề là Ban Giám đốc sẽ áp dụng những biện pháp gì để hạn chế những nhược điểm bằng các hoạt động kiểm soát tại Công ty.
- Kiểm soát quá trình mua hàng: Hiện nay, định mức công c d ng c t i các nhà ụ ụ ụ ạ máy tương đố ỗi l i thời, chưa được chú tr ng c p nh p k p th Vì v y, các b ph n có ọ ậ ậ ị ời. ậ ộ ậ thể s yêu c u cung c p vẽ ầ ấ ật tư, nguyên phụ ệli u m t cách chộ ủquan, không có cơ sở có th ể gây lãng phí. Hệ thống theo dõi hàng t n kho trên ERP v a triồ ừ ển khai năm 2012; các bộ
phận vẫn đang còn lúng túng; gây mất thời gian và khó khăn trong quá trình đối chi u s ế ố liệu gi a kho và k toán. ữ ế
- Kiểm soát chi phí s n xuả ất: Việc xây dựng các định mức và lựa ch n tiêu thọ ức phân b phù hổ ợp, đố ới v i chi phí biến đổi (chi phí nguyên v t li u tr c ti p, chi phí nhân ậ ệ ự ế công tr c ti p và các chi phí chung biự ế ến đổi khác) và định phí ví dụnhư phân bổ theo doanh thu của đơn hàng, phân bổ theo sản lượng s n xu t, phân b theo chi phí nhân ả ấ ổ công tr c ti p cho các s n ph m chự ế ả ẩ ủđạo, truy n th ng c a doanh nghiề ố ủ ệp chưa được thực hiện đồng nhất, đặc biệt là việc phân bổ các chi phí còn theo cảm tính. Đối với các sản phẩm h ng, vi c tìm ra nguyên nhân còn t n nhi u thỏ ệ ố ề ời gian, tính chính xác và kịp thời chưa cao, vì vậ ảnh hưởng đếy n hiệu quản trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Kiểm soát Thanh toán c a Khách hàng: Hi n nay, k toán công n c a Công ty ủ ệ ế ợ ủ tổng hợp công nợ ph i thu vào cu i m i tu n. Theo dõi công nả ố ỗ ầ ợ là vấn đề ạ t i công ty vì đặt thù việc lắp đặ ảt s n phẩm: việc giao hàng theo từng đợt, hay nghiệm thu lắp đặ ừt t ng phần,… Kế toán công nợ phải thu phải tổng hợp từ nhiều nguồn để ghi nhận doanh thu theo đúng chuẩn mực. Tuy v y, vi c theo dõi Công n chi tiậ ệ ợ ết trên excel, trước c p nhậ ập lên ph n m m Bravo; m t khá nhi u th i gian c a k toán. Cônầ ề ấ ề ờ ủ ế g ty đang xem xét về ệ vi c theo dõi hệ thống công nợđể ghi nhận thành quy trình để thống nh t cách th c hi n. Hiấ ự ệ ện nay chưa có quy trình hướng dẫn cụ thể; việc theo dõi là theo kinh nghiệm quản lý của kế toán công nợ, hi n tệ ạ ẫn đang dầi v n hoàn thiện.
Thông tin truyền thông
Công nghệ hiện đại trong xử lý và kiểm soát thông tin đang dần được áp dụng. Công ty bắt đầu áp d ng hụ ệ thống ERP trên Oracle, k t n i các hoế ố ạt động s n xuả ất kinh doanh trong Công ty: gi a vi c qu n lý vữ ệ ả ật tư – mua hàng k toán. H– ế ệ thống mới triển khai, nhân viên chưa sử ụ d ng ph n m m hoàn ch nh, k toán ph i theo dõi ầ ề ỉ ế ả song song trên hai ph n m m Bravo và ERP-Oracle, m t th i gian trong viêc nhầ ề ấ ờ ập liệu, đối chiếu số liệu và xảy ra rủi ro sai sót rất lớn.
Giám sát
Hoạt động của bộ phận kiểm soát và kiểm toán nội bộ, là một công cụ phát hiện gian l n và rậ ủi ro đầu tiên trong qua trình ki m tra BCTC. ể Hiệ ạn t i, bộ ph n này báo cáo ậ
trực tiếp cho Ban Giám đốc; nên thể hiện tính độ ậc l p với các bộ phận khác. Tuy nhiên, hiện tại vai trò kiểm soá ki m toán n i b , nhi u lúc tính hi u qut – ể ộ ộ ề ệ ả KSNB không cao vì có nguy cơ ảnh hưởng đến tính độc lập, khách quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình. Các phòng ban trong Công ty chưa quan tâm đến việc ki m tra bên trong, ể chưa thấy tầm quan tr ng c a giám sát ki m traọ ủ ể , nên đôi khi mức độ ợ h p tác còn ch m. ậ
2.3.3 Nguyên nhân
Việc đánh giá rủi ro của Ban Giám Đốc còn nhiều hạn ch , mế ặc dù các rủi ro này có thể gây ra thiệt h i cho doanh nghiạ ệp nhưng không được quan tâm, đánh giá, làm thiếu các thủ ụ t c kiểm soát c n thiầ ết để đạt được m c tiêu. S c ép c nh tranh càng l n; nhiụ ứ ạ ớ ều chiến