5. Kết cấu của đề tài
3.1 Tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nộ ội b
3.1.1 Yêu cầu của vi c h i nh p và phát tri n kinh t ệ ộ ậ ể ế ở Việt Nam
Hiện nay trong công cuộc đổi m i cớ ủa đất nước, v i xu th toàn cớ ế ầu hóa đã đặt ra cho n n kinh tề ếnước ta nhiều cơ hội bên cạnh đó cũng kéo theo nhiều thách th c. Hi u ứ ệ quả s n xu t kinh doanh cao, nhu c u thông tin minh b ch là m t vả ấ ầ ạ ộ ấn đềphức tạp đòi hỏi các doanh nghi p ph i có bi n pháp qu n lý phù h p v i sệ ả ệ ả ợ ớ ựthay đổ ủi c a thịtrường cũng như sự thay đổi của doanh nghiệp mình. Hệ thống KSNB đã có nhiều thay đổi tích cực trong thời gian gần đây do nhiều nguyên như:
- Việt Nam nay đã gia nhập WTO và nhi u tề ổ chức khác nên vi c c nh tranh giệ ạ ữa các Công ty trong nước với các Công ty nước ngoài ngày càng khốc liệt. Để tồn tại các Công ty này b t bu c ph i có hắ ộ ả ệ thống KSNB h u hiữ ệu đóng vai trò là cánh tay phả ủi c a nhà qu n lý trong quá trình hoả ạt động c a doanh nghi p. ủ ệ Thông tin của BCTC là căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, hoặc đầu tư vào Công ty của các chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu, các chủ nợ hiện tại và tương lai của Công ty .
- S phát tri n c a thự ể ủ ị trường chứng khoán: Khi đầu tư vào thị trường ch ng ứ khoán, các nhà đầu tư yêu cầu một hệ thống quản trị chuyên nghiệp nhằm đảm bảo thông tin minh bạch và ban giám đốc điều hành Công ty thì trên cơ sở vì l i ích c a các c ợ ủ ổ đông. Các doanh nghiệp bu c phộ ải chú ý xây dựng h th ng KSNB sao cho có hiệ ố ệu quả. Luật đầu tư chứng khoán cũng yêu cầu các Công ty tham gia thịtrường chứng khoán ph i ả có hệthống KSNB hi u qu , và ki m toán n i b là m t b ph n c u thành. ệ ả ể ộ ộ ộ ộ ậ ấ
- Các doanh nghi p có vệ ốn đầu tư nước ngoài tăng nhanh trong đó có cả doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài. Các Công ty mẹởnước ngoài có hệ thống KSNB h u hiữ ệu nên các doanh nghiệp này thường được ki m soát tể ốt hơn là các doanh nghiệp 100% vốn trong nước. Mặt khác, nếu Công ty mẹ tham gia vào thịtrường chứng khoán Mỹ thì theo yêu c u không ch các Công ty mầ ỉ ẹmà các Công ty con, chi nhánh, thành viên đều phải có báo cáo đánh giá sự hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB, chính vì vậy các doanh
nghiệp này s ngày càng nh n nhiẽ ậ ều chương trình kiểm soát t Công ty mừ ẹhay được s ự giúp đỡ xây dựng bộ phận kiểm toán độc lập cho riêng mình tại Vi t Nam. ệ
3.1.2 Yêu c u Công ty Eurowindow ầ đố ới v i hoàn thiện hệ thống KSNB nhằm đảm bảo chất lượng BCTC
Yêu c u và mầ ục tiêu hàng đầu c a Công ty Eurowindow là tr thành có quy mô ủ ở lớn với công ngh hiệ ện đại đủ ứ s c c nh tranh không chạ ỉở thịtrường trong nước mà còn có th c nh tranh vể ạ ới các nước trên th gi i. Vế ớ ới đặc điểm ưu thế ề v thương hiệu và nguồn l c s n có hi n nay. Các vự ẵ ệ ấn đề Công ty Eurowindow bây giờ là ở chỗđầu tư công nghệ hợp lý với một cơ chế qu n lý mả ới hi u qu và phù hệ ả ợp với yêu c u c a thầ ủ ịtrường cảtrong và ngoài nước.
Về vấn đề ệ h thống KSNB và chất lượng BCTC ngày càng tr nên quan trong vở ới Công ty. Nó không nh ng giúp Công ty s d ng hi u qu ngu n v n mà còn th hi n tính ữ ử ụ ệ ả ồ ố ể ệ minh b ch, v ng m nh trong quá trình phát triạ ữ ạ ển. Điều đó tạo vị thế trong cách nhìn của các đối tác khách hàng tiềm năng; các nhà đầu tư hiệ ạn ti lẫn tương lai.
3.2 M t s gi i pháp v hộ ố ả ề ệ thống KSNB nhằm đảm b o ả chất lượng BCTC t Công ại
ty Eurowindow
3.2.1 Môi trường ki m soát ể
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của ban lãnh đạo Công ty Eurowindow: Nhà lãnh đạo cần nhận thức đúng đắn về vai trò, tầm quan trọng của kiểm soát s giúp nhà quẽ ản lý xác định lo i hình ki m soát phù h p vạ ể ợ ới đơn vị, trong mối quan hệ giữa hi u qu và chi phí, s coi tr ng và xem xét các phát hiệ ả ẽ ọ ện và đóng góp của bộ phận KSNB. Tổng giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm chính trong việc lập BCTC trung thực, hợp lý. Để đáp ứng được yêu cầu này, Ban điều hành phải xem việc lập BCTC trung thực là một phần quan trọng trong quản trị công ty mà không phải chỉ là sự đối phó với các yêu cầu pháp luật về kế toán.
Đánh giá rủi ro: Nâng cao tầm quan trọng của việc đánh giá rủi ro để hạn chế và phát hiện gian lận; từ đó kịp thời có những thủ tục kiểm soát kịp thời, nhằm đảm bảo tiến độ hoạt động của công ty mà vẫn đảm bảo kiểm soát thông tin và ghi nhận kịp thời.
Mục tiêu BCTC –Ban giám đốc thi t l p m t cách cế ậ ộ ụ thểđầy đủ các m c tiêu ụ BCTC cho phép xác định các rủi ro BCTC ảnh hưởng đến tính tin cậy.
Rủi ro BCTC - Công ty xác định và phân tích rủi ro đố ới v i việc đạt được các mục tiêu của BCTC là cơ sởđểxác định các rủi ro cần được quản lý như thế nào. Rủi ro gian l n - ậ tiềm năng cho các sai sót trọng yếu do gian lận được xem xét rõ ràng trong việc đánh giá rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu của BCTC. Hạn ch tế ối đa các hoạt động b qua quy trình hay các th t c ki m soát nhỏ ủ ụ ể ằm đáp ứng tiến độmua hàng cũng như bán hàng, vì những mục tiêu mang tính ngắn h n. Ban ạ Giám đốc, cần chú trọng công tác kế hoạch và báo cáo định kỳ, dự toán dự báo từ các phân tích qu n tr t sả ị ừ ố liệu k toán theo dõi có hế ệ thống.
Cơ cấu tổ chức: hợp lý đảm bảo tính xuyên suốt và nhất quán từ trên xuống dưới trong việc ban hành quyết định, triển khai cũng như việc thực hiện các quyết định đó trong phạm vi toàn Công ty. Hiện nay, các QT QĐ là tài liệu ban hành chính thức bằng - văn bản quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ và mối liên hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong đơn vị. Các bất cập có đóng góp từ các bộ phận phải được xem xét kịp thời. Có như vậy, các phòng ban, bộ phận mới ý thức được rõ vai trò, vị trí, nhiệm vụ và trách nhiệm của họ trong tổ chức, đồng thời, nhà quản lý có căn cứ cụ thể để đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ của các thành viên.
Năng lực nhận viên kế toán thực hiện BCTC - Công ty cần tuyển cá nhân có năng lực trong vi c l p BCTC và khệ ậ ảnăng kiểm soát các quy trình liên quan. Chếđộ đào tạo nắm bắt các QĐ kếtoán và luật thuế liên quan phải được quan tâm. Quyền h n và trách nhiạ ệm –Người quản lý và nhân viên được chỉđịnh mức độ thích h p quy n h n và trách nhiợ ề ạ ệm để ạo điề t u ki n ki m soát hi u quệ ể ệ ảđối với chất lượng BCTC.
Ngoài ra, để phát hi n gian l n, Công ty cệ ậ ần chú trọng năng lực và tính độc l p cậ ủa bộ ph n ki m toán nậ ể ội bộ, thiết lập đường dây nóng để thu nh n các thông tin gian ậ lận hay góp ý sửa đổi QT-QĐ nhanh chóng nhất.
việctheo dõi thông tin kế toán, cần có giải pháp cân đối thích hợp, tạo tâm lý ổn định cho nhân viên khi làm việc tại Công ty Eurowindow. Công ty cần thực hiện các chính sách thưởng phạt công bằng để khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
3.2.2 Hệ thống kế toán
Thứ nhất,xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với cơ cấu quản lý của doanh nghiệp. Chọn nhân sự kế toán theo từng vị trí công tác phù hợp với đạo đức, chuyên môn, quy định chế độ tài chính kế toán đồng thời xác định số lượng nhân viên kế toán cho phù hợp để tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán trên phần mềm ERP như hiện nay; Công ty cần đầu tư vào việc đào tạo những người làm công tác kế toán, sao cho họ có thể sử dụng thành thạo các trang thiết bị, phần mềm kế toán, đảm bảo sự vận dụng là có hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác đối với công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Thứ hai,tổ chức hoàn thiện chứng từ kế toán là khâu quan trọng, quyết định đến thông tin kế toán. Do đó, các QT-QĐ hiện tại, cần phải hoàn thiện sao cho hệ thống chứng từ đơn giản, rõ ràng, phù hợp với quy định của chế độ kế toán, bên cạnh đó, các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ phải thể hiện được yêu cầu quản lý nội bộ. Quy định trình tự luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, khoa học, tránh được sự chồng chéo, ứ đọng. Tất cả các chứng từ kế toán được lập từ trong đơn vị hay từ các đơn vị bên ngoài phải được tập trung vào phòng kế toán và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng ghi sổ kế toán.
Thứ ba,nên xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo hướng đảm bảo tính tích hợp được hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị nhưng phải tuân thủ hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định của Bộ tài chính. Có khả năng tổng hợp và phân loại thông tin, có khả năng áp dụng trên máy vi tính. Xây dựng hệ thống sổ kế toán đảm bảo tuân thủ các quy định của chế độ kế toán và phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Với nhi u phân h qu n lý c a ph n mề ệ ả ủ ầ ềm như quản lý tài s n, công n , danh sách khách ả ợ hàng… sẽ giúp việc quản lý các khoản mục này dễ dàng, chính xác hơn. Công ty Eurowindow cần ph i rà soát và tả ối ưu hoá quy trình khoá sổ và l p BCTC phậ ải đảm b o: ả tính minh b ch; tính trung thạ ực; tính đáng tin cậy; th i h n báo cáo. Vi c s d ng ph n ờ ạ ệ ử ụ ầ
mềm k toán giúp gi m bế ả ớt khối lượng và thời gian x lý sử ố liệu cho công vi c k toán ệ ế tuy nhiên rủi ro đối với virus hay mất thời gian trong quá trình điều ch nh dỉ ữ liệu.
Thứ tư,phải coi trọng việc xây dựng, khai thác hệ thống báo cáo nội bộ và thấy được ý nghĩa của báo cáo kế toán quản trị trên các mặt: cung cấp số liệu để phân tích thường xuyên tình hình thực hiện các chi tiêu kinh tế theo từng mặt cụ thể, cung cấp thông tin cần thiết để xây dựng kế hoạch, dự toán cũng như đánh giá lựa chọn phương án sản xuất tối ưu. Hệ thống báo cáo nội bộ phải đảm bảo các yêu cầu sau: các chỉ tiêu phản ánh trong báo cáo nội bộ phải thống nhất với các chỉ tiêu trong BCTC, các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán và về phương pháp tính để đảm bảo so sánh được; cung cấp đầy đủ thông tin cho quản trị kinh doanh của doanh nghiệp; số liêu của các chỉ tiêu có liên quan phản ánh trên các báo cáo nội bộ phải thống nhất, đầy đủ, chính xác và trung thực. Mẫu biểu được xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, đơn giản, thuận tiện cho người sử dụng các báo cáo nội bộ này.
Thứ năm, KSNB có tác dụng quan trọng trong việc nâng cao chất lượng thông tin kế toán qua việc hạn chế các sai sót, gian lận. Tuy nhiên KSNB nếu được tổ chức một cách đầy đủ sẽ làm tăng đáng kể chi phí của doanh nghiệp. Trong điều kiện nguồn lực có giới hạn, doanh nghiệp khó có thể chấp nhận chi trả những chi phí này. Từ lý do trên, việc kết hợp tổ chức kế toán với hệ thống KSN là điều cần thiết. Việc kết hợp tổ chức B kế toán với hệ thống KSNB một cách chọn lọc sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu KSNB với chi phí hợp lý.
3.2.3 Thủ tục kiểm soát
Hoạ ột đ ng ki m soát ể
Hoạt động kiểm soát chính là các hoạt động giúp kiểm soát các rủi ro mà Công ty đang hoặc có thể sẽ gặp phải. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tế, học viên xin đề xu t m t s giấ ộ ố ải pháp cơ bản giúp Công ty nâng cao tính hi u qu c a hoệ ả ủ ạt động kiểm soát liên quan đến chất lượng BCTC như sau:
Phân định quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ rõ ràng, đầy đủ: Xem hoạt động rà soát QT-QĐ là hoạt động thường xuyên đểđảm b o vi c phân chia quy n h n, trách ả ệ ề ạ nhiệm và nghĩa vụ đầy đủ, tách biệt giữa các chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi
chép và b o v tài sả ệ ản, để các nhân viên có th ki m soát l n nhau. N u có sai phể ể ẫ ế ạm sẽ có thểđược phát hiện nhanh chóng, ngăn ngừa tốt các gian lận và sai sót.
Kiểm soát ch t ch hặ ẽ ệ thống ch ng t và sứ ừ ổsách: Các văn bản đã lỗi thời nên được hủy đúng cách; giúp cho người thực hiện không bị rối giữa các QT-QĐ. Nghiêm túc thực hi n việ ệc đánh số liên t c trên ch ng tụ ứ ừ, quy định cụ thể ề v thời gian l p ch ng ậ ứ từ, luân chuy n ch ng t gi a các b ph n có trách nhiể ứ ừ ữ ộ ậ ệm liên quan, lưu trữ ữ d liệu để đề phòng các rủi ro.
Kiểm soát xâm nh p v m t v t lý, b o vậ ề ặ ậ ả ệ phần c ng và ph n m m: Th c hi n các ứ ầ ề ự ệ thủ tục kiểm soát này thông qua các biện pháp chủ yếu sau: Hạn chếtiếp c n tài s n; ậ ả Mã hoá dữ liệu; Ki m kê tài sể ản định kì
Kiểm soát truy c p hậ ệ thống: Hệ thống ERP đang triển khai, hi n t i m t th i gian ệ ạ ấ ờ cho mọi người làm quen và theo dõi số liệu; tuy nhiên v lâu dài cề ủa dự án có th gể ắn kết theo dõi hoạt động của công ty. Hi n t i, c n th c hi n ch t ch gi i h n quy n ệ ạ ầ ự ệ ặ ẽ ớ ạ ề truy c p h ậ ệthống đối với từng người sử ụ d ng. Cụ thể như sau:
Sử d ng m t khụ ậ ẩu và thay đổi mật khẩu trong một thời gian nhất định
Phân quy n truy c p: Xem, Thêm, S a, Xoá theo t ng chề ậ ử ừ ức năng riêng biệ ủt c a mỗi cá nhân
Hạn ch vi c ch nh s a sế ệ ỉ ử ố liệu tr c ti p, các sự ế ố liệu đã chuyển s cái hay các s ổ ố liệu nh y cạ ảm…
Tựđộng ghi nh n và báo cáo t ng k t v vi c các thành viên truy nh p hậ ổ ế ề ệ ậ ệ thống, chỉnh sửa, thêm, xoá dữ liệu trên m t tộ ập tin riêng và được b o m t tả ậ ối đa. Chỉ có người quản lý cấp cao trực tiếp mới được quyền xem và in báo cáo dấu vết kiểm toán từ n i dung dộ ữ liệu của tập tin này.
Hoạ ột đ ng giám sát:
Cần liên t c có các ụ đánh giá liên tục và riêng bi - cho phép quệt ản lý đểxác định thực tr ng và r i ro liên quan KSNB ạ ủ đối v i viớ ệc đảm b o chả ất lượng thông tin BCTC.
Báo cáo sai sót liên quan đến các vấn đề kiểm soát phảiđược xác định và được