5. Bố cục của luận văn
3.2.4. Công tác kế toán và quyết toán ngân sách xã
3.2.4.1. Thực trạng công tác kế toán ngân sách xã
Hiện nay, ngân sách xã trên địa bàn huyện Thanh Ba đang được áp dụng chế độ kế toán ngân sách xã theo Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 và Thông tư số 146/2011/TT-BTC ngày 26/10/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn bổ sung chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã ban hành theo Quyết định số 94/2005/QĐ -BTC ngày 12/12/2005 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Trong chế độ kế toán này đã quy định rất cụ thể về hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo
cáo tài chính và báo cáo quyết toán. Đối với huyện Thanh Ba thực hiện theo chế độ kế toán này đang áp dụng chung trình tự và phương pháp hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái. Đây là phương pháp kế toán kép và được thực hiện ghi chép bằng thủ công, trình tự hạch toán được thể hiện ở sơ đồ 3.4.
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng
Sơ đồ 3.4. Hình thức kế toán ngân sách xã áp dụng tại huyện Thanh Ba
Nguồn: phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Thanh Ba
Về chứng từ thu: gồm thu ngân sách và thu tiền về quỹ tiền mặt. Việc lập chứng từ thu NSX: Các khoản thu theo tỷ lệ điều tiết sẽ do tổ đội Thuế, ủy nhiệm thu thực hiện thu; Những khoản thu này sau khi thanh toán biên lai với Chi cục Thuế huyện sẽ được lập Giấy nộp tiền bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản để nộp tiền vào KBNN. Đối với các khoản thu NSX hưởng
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
NHẬT KÝ-SỔ CÁI
Báo cáo tài chính
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
100%, Ban Tài chính xã (thị trấn) sau khi thu lập giấy nộp tiền vào KBNN huyện. Trên cơ sở đó hàng tháng KBNN thực hiện tính tỷ lệ được hưởng và lập bảng kê thu gửi cho các xã, thị trấn. Những khoản thu bằng tiền mặt nhập quỹ như tạm thu NSX, thu rút về quỹ,… thì sẽ được kế toán lập phiếu thu cho các đối tượng nộp và nhập tiền vào quỹ NSX.
Đối với khoản chi NSX: Trên cơ sở dự toán chi đã được duyệt, căn cứ vào các định mức chi tiêu, các đơn vị, ban, ngành đoàn thể xã (thị trấn) hoặc các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ,… trình chứng từ chi cho các hoạt động của mình lên Ban Tài chính xã (thị trấn). Kế toán chi của Ban Tài chính tiến hành kiểm tra, rà soát toàn bộ chứng từ gốc, đối chiếu với dự toán, thực hiện viết phiếu chi, sau đó trình lên Chủ tịch UBND xã, thị trấn hoặc người được ủy quyền duyệt chi; Tiếp theo Kế toán tập hợp chứng từ, lập bảng kê chi tiền theo nội dung và Chương, loại, khoản, mục, tiểu mục của Mục lục NSNN, đồng thời viết lệnh chi tiền hoặc ủy nhiệm chi (nếu chi chuyển khoản) gửi KBNN Thanh Ba. Sau khi xem xét, kiểm soát, KBNN thực hiện chi chuyển khoản hoặc cấp tiền cho Ban tài chính xã (thị trấn) để rút tiền nhập quỹ và chi cho các hoạt động theo như chứng từ chi đã được duyệt. Trong quá trình chi có thể rút tiền tạm ứng từ KBNN để chi tạm ứng, số tiền sau khi chi đã hoàn tất thủ tục, Ban Tài chính xã (thị trấn) lập bảng kê thanh toán tạm ứng với KBNN và thực hiện các thủ tục thanh toán tạm ứng với KBNN.
Về hệ thống sổ sách: theo quy định hiện hành các xã, thị trấn phải mở và sử dụng hệ thống sổ sách kế toán gồm 15 loại như: Nhật ký - sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi kho bạc, sổ thu ngân sách, sổ chi ngân sách, sổ tổng hợp thu ngân sách, sổ tổng hợp chi ngân sách, sổ theo dõi các quỹ công chuyên dùng, sổ phải thu, sổ theo dõi phải trả… Ngoài ra còn 7 loại sổ áp dụng cho các xã, thị trấn có yêu cầu quản lý chi tiết hơn như: sổ theo dõi thu, chi hoạt động tài chính khác, sổ theo dõi các khoản đóng góp của nhân dân,…
Về hệ thống báo cáo: theo quy định hiện hành các xã, thị trấn phải lập 11 loại báo cáo như: Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo tổng hợp thu NSX theo nội dung kinh tế, báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã theo nội dung kinh tế, Bảng cân đối quyết toán, Báo cáo quyết toán thu NSX theo Mục lục NSNN, Báo cáo quyết toán chi NSX theo theo Mục lục NSNN, Báo cáo tổng hợp quyết toán thu, chi NSX theo nội dung kinh tế, Thuyết minh báo cáo tài chính,… Qua nghiên cứu công tác kế toán ngân sách xã trên địa bàn chúng ta có thể thấy:
- Trong những năm qua, trên cơ sở những quy định về chế độ kế toán áp dụng trong từng thời điểm, nhìn chung công tác kế toán đối với ngân sách xã của huyện Thanh Ba đã thực hiện theo chế độ quy định. Hầu hết kế toán ngân sách xã đã thực hiện được theo trình tự kế toán mà chế độ kế toán đã quy định.
- Về chứng từ: về cơ bản các xã đã thực hiện tập hợp và lập được các chứng từ theo quy định; chứng từ phản ánh được nội dung kinh tế phát sinh về nghiệp vụ thu, chi ngân sách.
- Về hệ thống sổ sách đây là công việc đòi hỏi nhiều thời gian, tỷ mỷ và cần phải có các nghiệp vụ kế toán. Tuy nhiên kế toán các xã, thị trấn đã cố gắng mở được hệ thống sổ cần thiết, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung hồ sơ chứng từ. Từ hệ thống sổ có thể lập được các báo cáo cần thiết.
- Về lập biểu báo cáo: theo nhận xét của cán bộ theo dõi ngân sách của phòng tài chính kế hoạch khoảng 1/2 số xã, thị trấn thực hiện tương đối tốt công tác lập các biểu mẫu báo cáo. Các biểu mẫu lập tương đối đầy đủ, số liệu báo cáo trung thực, thể hiện được các nội dung kinh tế cần thiết. Việc chấp hành nộp báo cáo tháng, hàng quý và báo cáo quyết toán năm cơ bản đúng theo quy định của nhà nước. Tuy nhiên bên cạnh những việc đã làm được vẫn còn một số tồn tại:
- Một số xã chưa coi trọng khâu lập hồ sơ chứng từ. Trong quá trình thu không thực hiện lập phiếu thu hoặc sử dụng biên lai thu tiền, thực hiện thu bằng cách ký sổ tay, không vào sổ thu ngân sách, không lập giấy nộp tiền nộp tiền để nộp vào ngân sách tại KBNN (như Thị trấn Thanh Ba, xãYển Khê, xã Yên Nội). Việc tổ chức chi đôi khi còn tuỳ tiện, chi sai nguyên tắc, chi sai nội dung kinh tế, chi sai so với dự toán được duyệt.
- Về sổ sách kế toán: còn một số xã, thị trấn vẫn chưa mở đầy đủ sổ sách kế toán, theo quy định các xã thị trấn phải mở từ 15 loại sổ sách các loại, nhưng thực tế có 5 xã chỉ mở được từ 5 đến 9 loại sổ các loại (xã Đỗ Sơn, xã Đỗ Xuyên, xã Đông Lĩnh, xã Thanh Hà, xã Thái Ninh). Đối với các loại sổ kế toán áp dụng cho những xã, thị trấn yêu cầu quản lý chi tiết gồm 7 loại sổ mà thực tế theo yêu cầu có xã chỉ mở được 2 đến 3 sổ. Việc hạch toán còn nhiều sai sót như việc chữa sổ chưa thực hiện theo đúng quy định như dùng bút sơn để tẩy xoá, còn nhiều xã không mở sổ theo dõi tài sản, không tính hao mòn tài sản cố định, còn hạch toán nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn chưa đúng mục lục ngân sách.
- Về hệ thống báo cáo: còn một số xã còn lập thiếu bảng cân đối tài khoản kế toán hoặc thiếu thuyết minh báo cáo tài chính, lập không đúng mẫu báo cáo đã được nhà nước quy định cụ thể năm 2014 xã Vân Lĩnh, xã Võ Lao thiếu bảng cân đối tài khoản, xã Ninh Dân, xã Phương Lĩnh thiếu thuyết minh báo cáo tài chính và lập báo cáo quyết toán không đúng mẫu quy định.
3.2.4.2. Thực trạng công tác quyết toán ngân sách xã
Để thực hiện được công việc khoá sổ, theo nguyên tắc đặt ra đối với các xã, thị trấn phải thực hiện hoàn tất các nhiệm vụ thu, chi đã được giao trong năm ngân sách theo dự toán đã được phê duyệt. Đối với bộ phận kế toán phải thực hiện tập hợp đầy đủ các hồ sơ chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ
kinh tế vào sổ sách kế toán có liên quan. Trên thực tế, đối với các xã, thị trấn trên địa bàn huyện Thanh Ba thực hiện như sau:
- Việc quyết toán ngân sách xã được các xã, thị trấn thực hiện theo quy trình về quyết toán NSNN. Các xã, thị trấn đã thực hiện khoá sổ kế toán sau khi đã xác định rà soát tất cả các khoản thu, chi và thực hiện xong các nhiệm vụ thu, chi NSX trong năm. Đồng thời thực hiện việc so sánh, đối chiếu số liệu với KBNN.
- Trong công tác quyết toán ngân sách, các xã, thị trấn đã thực hiện việc đảm bảo cân đối thu, chi ngân sách, tiến hành lập các loại biểu mẫu báo cáo quyết toán theo quy định trình HĐND xã, thị trấn phê chuẩn quyết toán và thực hiện nộp, gửi báo cáo theo quy định.
- Trước ngày 31/12 năm tài chính, Ban Tài chính đã thực hiện việc tập hợp, rà soát các khoản thu, chi được giao trong dự toán ngân sách. Các xã, thị trấn làm việc với phòng Tài chính - kế hoạch của huyện để đối chiếu bổ sung ngân sách, thực hiện giao dịch với KBNN để tiếp tục hoàn tất các khoản thu còn tồn đọng vào cuối năm, thực hiện so sánh dự toán và thực hiện dự toán để tiếp tục chi các nhiệm vụ còn tồn đọng. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện còn có một số tồn tại:
- Việc đối chiếu số liệu còn chậm, đến cuối ngày 31/12 năm ngân sách (hết giờ làm việc hành chính) vẫn còn khoảng 1/2 số xã vẫn còn giao dịch với KBNN huyện.
- Theo quy định, cuối ngày 31/12 năm ngân sách, các xã, thị trấn phải thực hiện đối chiếu công nợ, kiểm kê quỹ tiền mặt, vật tư, hàng hoá, tài sản nhưng trên thực tế khi phòng Tài chính - kế hoạch của huyện tiến hành thẩm tra quyết toán năm đối với các xã, thị trấn thì hầu như công việc này chỉ có một số xã tiến hành hoặc khi tiến hành thường là sau ngày 31/12 của năm trước.
- Trong quá trình thực hiện công tác quyết toán, còn một số xã thực hiện còn chậm, chưa tập hợp, rà soát hết các khoản thu, nhiệm vụ chi; Chưa
tập hợp đầy đủ hồ sơ, chứng từ thực hiện khoá sổ kế toán; Lập báo cáo còn thiếu một số mẫu biểu theo quy định, số liệu còn chưa chính xác. Theo quy định trình tự số liệu quyết toán ngân sách xã phải được Ban Tài chính báo cáo UBND xã (thị trấn) trình HĐND xã (thị trấn) phê chuẩn, sau đó lập thành 5 bản gửi cho cho HĐND xã (thị trấn), Phòng Tài chính.
- Kế hoạch của huyện, KBNN huyện nơi giao dịch và lưu Ban Tài chính xã (thị trấn). Tuy nhiên còn một số báo cáo của một số xã như xã Hanh Cù, xã Khải Xuân chưa được HĐND xã ký phê chuẩn, thời gian nộp báo cáo còn chậm.