11. Nhập liệu cho dự tốn
11.11 Xuất (export) dự tốn ra file Excel
Mục này cho phép xuất các biểu mẫu của dự tốn ra file Excel. Các biểu mẫu trong file Excel này cĩ cơng thức, cĩ các đƣờng link với nhau tƣơng tự nhƣ một chƣơng trình tính dự tốn bằng Excel.
Bạn cĩ thể chọn mục này từ biểu tƣợng của toolbar hoặc từ menu “Tiện ích\Xuất…”. Ch ý, phải mua quyền sử dụng chƣơng trình và cửa sổ nhập liệu đang mở mới thực hiện đƣợc chức năng này. Bên cạnh đĩ, cĩ thể dễ dàng đƣa dữ liệu bảng khối lƣợng từ một file Excel bất kỳ vào chƣơng trình bằng cơng cụ “Tiện ích\Nhập (import)…”.
File Excel xuất ra đĩng vai trị nhƣ một chƣơng trình nhỏ tính dự tĩan bằng Excel. Quan hệ giữa các sheet bằng các cơng thức liên kết và
đƣợc định dạng sẵn để cĩ thể in ấn ngay, khơng phải chỉnh sửa. Khi ta thay đổi dữ liệu một trong các sheet thì kết quả dự tĩan sẽ tính toan lại.
Trình tự thao tác nhƣ sau:
Chọn nhĩm hạng mục cơng việc cần xuất ra file Excel, thơng thƣờng chọn mặc nhiên là tất cả. Tuy nhiên, cĩ thể chọn một vài nhĩm bất kỳ bằng cách click bỏ “chọn tất cả”, sau đĩ chọn các nhĩm ở phía dƣới bằng cách CTRL+CLICK hoặc SHIFT+CLICK.
Tên file Excel xuất ra đƣợc đặt mặc nhiên theo tên dự án và hạng mục, cĩ thể đặt lại tên theo ý muốn bằng cách click vào để sửa. Thƣ mục lƣu trữ file Excel mặc nhiên là C:\TEMP\. Tuy nhiên, cĩ thể thay đổi lại bằng cách click vào ơ này để chọn lại thƣ mục.
Mặc nhiên chƣơng trình chọn sẵn bảng khối lƣợng. Ta cĩ thể click chọn thêm các bảng cần xuất khác. Nếu xuất các biểu mẫu cĩ quan hệ về mặt tính dự tốn, các cơng thức của Excel sẽ đƣợc xuất theo các biểu mẫu.
Chú ý, cần chọn lại loại đơn giá cần xuất: đơn giá khơng đầy đủ hay đơn giá đầy đủ. Lọai đơn giá khơng đầy đủ dành cho việc lập dự tĩan với nguồn vốn nhà nƣớc. Loại đơn giá đầy đủ dùng để tính dự tĩan đấu thầu hoặc các nguồn vốn tƣ nhân.
Ấn nút chọn nếu thực hiện xong các bƣớc trên. Sau đĩ chƣơng trình sẽ hỏi máy tính cĩ cài đặt Microsoft Excel chƣa?
Nếu trả lời khơng, chƣơng trình sẽ tạo ra nhiều file Excel, mỗi file chứa nội dung một biểu mẫu của dự tốn. Các file này lƣu ở thƣ mục đã chọn tại các bƣớc trên. Dùng phần mềm Excel hoặc Open Office để thao tác tiếp các file này. Lƣu ý các file này chƣa định dạng về format và formular (kiểu dáng và cơng thức). Nếu trả lời cĩ, thì chƣơng trình sẽ tạo ra 01 file Excel gồm nhiều sheet, mỗi sheet chứa một biểu mẫu nội dung dự tốn đƣợc chọn. Các sheet này đã định dạng về format và formular (kiểu dáng và cơng thức).
Trong l c chƣơng trình xuất dữ liệu qua file Excel, sẽ cĩ thanh tiến trình hiện lên cho biết biểu mẫu đang xuất và phần trăm của cơng việc đã thực hiện.