Nhanh chĩng hình thành một bài thầu mẫu kèm theo các tài liệu minh họa đầy đủ, chính xác và hiện đại, định kỳ hàng quý cập nhập các số liệu thị trường và các thiết bị mới, phương pháp thi cơng hiện đại.
Cơng ty cần đảm bảo tính nhất quán trong hồ sơ: thống nhất giữa phần mơ tả biện pháp tổ chức thi cơng với phần vẽ minh họa (tránh hiện tượng phần mơ tả biện pháp tổ chức thi cơng nêu một cách, trong phần vẽ minh họa thể hiện một cách), thống nhất giữa thuyết minh sử dụng thiết bị với phần liệt kê thiết bị…..nếu khơng đảm bảo tính thống nhất trong lập hồ sơ thì dẫn đến việc cĩ nhiều mâu thuẫn lẫn nhau làm cho chủ đầu tư khơng đánh giá được và bị loại là điều khơng tránh khỏi.
Về mặt hình thức HSDT, cơng ty nên tham khảo nhiều để để đưa ra một cách trình bày hợp lý, thể hiện ở việc: hồ sơ phải lập đúng quy định, phải đủ các thơng số, yêu cầu, phải thống nhất, logic và hiện đại.
Để được như vậy cần cĩ những biện pháp cụ thể sau:
- Thu thập các thơng tin về việc tổ chức đấu thầu của chủ đầu tư.
- Thu thập thơng tin về sự biến động của thị trường giá cả nguyên vật liệu, nhân cơng, máy mĩc thiết bị….đưa về phịng kế hoạch tính tốn và cĩ biện pháp điều chỉnh giá dự thầu kịp cũng như thơng báo cho chủ đầu tư biết để đàm phán lại tránh các rủi ro cho cơng ty.
- Thu thập thơng tin về chủ đầu tư, đặc biệt là về nguồn vốn, khả năng thanh tốn để đảm bảo cho cơng ty thu hồi vốn nhanh.
- Thu thập thơng tin về đối thủ cạnh tranh như năng lực, tài chính.. để cĩ thể cĩ kế hoạch tranh thầu hợp lý đảm bảo cho khả năng trúng thầu cũng như đảm bảo được lợi nhuận thu được.
Đồng thời cơng ty phải khơng ngừng đào tạo và nâng cao năng lực của cán bộ nhân viên lập HSDT.