Hệ thống quản lý năng lƣợng đƣợc vận hành dựa trên việc vận dụng chu trình P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) và kết hợp quản lý năng lƣợng vào các thực hành của tổ chức hiện có nhƣ đƣợc minh họa trong Hình 1-2.
Hình 1-2: Chu trình P-D-C-A
Trong bối cảnh quản lý năng lƣợng, tiếp cận P-D-C-A có thể đƣợc diễn tả nhƣ sau:
- Plan (Lập kế hoạch): Hiểu bối cảnh của tổ chức, thiết lập Chính
sách Năng lƣợng và đội ngũ quản lý năng lƣợng, xem xét các hành động để giải quyết rủi ro và cơ hội, tiến hành đánh giá năng lƣợng, xác định việc sử dụng năng lƣợng đáng kể (SEU) và thiết lập các Chỉ số kết quả hoạt động năng lƣợng (EnPIs), Đƣờng cơ sở năng lƣợng
Bối cảnh của tổ chức
Phạm vi của EnMS
Nhu cầu và mong đợi của các bên
quan tâm Các V/đ nội bộ và bên ngoài Hoạch định Cải tiến Lãnh đạo Hỗ trợ và Điều hành ĐG kết quả hoạt động Các đầu ra dự định của EnMS
(EnBs), mục tiêu và chỉ tiêu năng lƣợng và kế hoạch hành động cần thiết để cung cấp kết quả làm cải thiện kết quả hoạt động năng lƣợng theo Chính sách Năng lƣợng của tổ chức.
- Do (Thực hiện): Thực hiện các kế hoạch hành động, kiểm soát
vận hành, bảo trì và truyền thông, đảm bảo năng lực và xem xét kết quả hoạt động năng lƣợng trong thiết kế và mua sắm.
- Check (Kiểm tra): Giám sát, đo lƣờng, phân tích, đánh giá, kiểm
toán và tiến hành đánh giá quản lý kết quả hoạt động năng lƣợng và hệ thống quản lý năng lƣợng.
- Act (Hành động): Thực hiện các hành động để giải quyết sự
không phù hợp và liên tục cải thiện kết quả hoạt động năng lƣợng và hệ thống quản lý năng lƣợng.
Các yêu cầu chính về hệ thống quản lý năng lƣợng đƣợc quy định trong các điều từ 4 đến 10 của tiêu chuẩn để thiết lập, thực hiện, duy trì, cải tiến một hệ thống quản lý năng lƣợng. Các yêu cầu này đƣợc giới thiệu theo các điều khoản tƣơng ứng của tiêu chuẩn ISO 50001:2018 để dễ theo dõi và nhận biết, cụ thể nhƣ sau:
4. Bối cảnh của tổ chức
Nhóm yêu cầu liên quan đến bối cảnh của tổ chức (Điều 4) gồm
04 khoản (từ 4.1 đến 4.4) quy định các yêu cầu đối với việc:
Xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ ảnh hƣởng đến hoạt động của tổ chức (Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức);
Xác định các yêu cầu, nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm liên quan đến hoạt động của hệ thống quản lý năng lƣợng và cách thức áp dụng và thỏa mãn chúng (Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm);
Xác định phạm vi các đƣờng biên giới và áp dụng của hệ thống quản lý năng lƣợng (xác định phạm vi của hệ thống quản lý năng lƣợng);
Thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý năng lƣợng (hệ thống quản lý năng lƣợng).
5. Vai trò lãnh đạo
Nhóm yêu cầu về vai trò của lãnh đạo (Điều 5) gồm 03 khoản (từ
5.1 đến 5.3) quy định các yêu cầu đối với:
Vai trò lãnh đạo và các cam kết đối với cải tiến liên tục kết quả hoạt động năng lƣợng (Vai trò lãnh đạo và cam kết);
Hoạt động thiết lập và vận hành Chính sách Năng lƣợng của tổ chức/doanh nghiệp (Chính sách Năng lƣợng);
Việc đảm bảo trách nhiệm và quyền hạn đối với các nhân sự đƣợc chỉ định có liên quan đến vận hành hệ thống quản lý năng lƣợng (Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn).
6. Hoạch định
Nhóm yêu cầu liên quan đến hoạch định (Điều 6) bao gồm 06
khoản (từ 6.1 đến 6.6) quy định các yêu cầu đối với:
Việc xem xét các hoạt động và quá trình có thể ảnh hƣởng đến kết quả hoạt động năng lƣợng của tổ chức/doanh nghiệp để xác định và lập kế hoạch giải quyết các rủi ro và cơ hội (Các hành động giải quyết rủi ro và cơ hội);
Các mục tiêu và chỉ tiêu năng lƣợng của tổ chức/doanh nghiệp cần đƣợc thiết lập và hoạch định cách thức để đạt đƣợc chúng (Các mục tiêu, chỉ tiêu năng lƣợng và hoạch định để đạt đƣợc chúng);
Nội dung, tần suất, phƣơng pháp, tiêu chí và duy trì hoạt động xem xét năng lƣợng (Xem xét năng lƣợng);
Mục đích, phƣơng pháp xác định, cập nhật và duy trì các Chỉ số kết quả hoạt động năng lƣợng (EnPI) (các Chỉ số kết quả hoạt động năng lƣợng);
Thiết lập, cập nhật và lƣu thông đƣờng cơ sở năng lƣợng (EnBs) và chuẩn hóa các giá trị EnPI và EnBs khi các biến liên quan ảnh hƣởng đáng kể đến kết quả hoạt động năng lƣợng (Đƣờng cơ sở năng lƣợng);
Nội dung và kế hoạch thu thập dữ liệu năng lƣợng thích hợp đảm bảo cho việc xác định, đo lƣờng, theo dõi và phân tích các đặc tính trọng yếu của hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp (Hoạch định thu thập thông tin năng lƣợng).
7. Hỗ trợ
Nhóm yêu cầu liên quan đến hỗ trợ (Điều 7) bao gồm 05 khoản
(từ 7.1 đến 7.5) quy định các yêu cầu đối với:
Cung cấp các nguồn lực cần thiết (Nguồn lực);
Xác định và đảm bảo năng lực cần thiết của các nhân sự có ảnh hƣởng đến kết quả hoạt động năng lƣợng (Năng lực);
Nhận thức của những ngƣời làm việc dƣới sự kiểm soát của tổ chức/doanh nghiệp (Nhận thức);
Cách thức trao đổi, kiểm soát và lƣu giữ thông tin nội bộ và với bên ngoài liên quan đến hệ thống quản lý năng lƣợng (Trao đổi thông tin);
Thông tin đƣợc lập thành văn bản của hệ thống quản lý năng lƣợng của tổ chức/doanh nghiệp, cách thức tạo lập và cập nhật thông tin cũng nhƣ kiểm soát thông tin đƣợc lập thành văn bản của tổ chức/doanh nghiệp kể cả các thông tin có nguồn gốc từ bên ngoài (Thông tin đƣợc lập thành văn bản).
8. Điều hành
Nhóm yêu cầu liên quan đến điều hành (Điều 8) bao gồm 03
khoản (từ 8.1 đến 8.3) quy định các yêu cầu đối với:
Cách thức lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các quá trình liên quan đến SEUs (6.3) của tổ chức/doanh nghiệp (Hoạch định điều hành và kiểm soát);
Thiết kế mới, điều chỉnh và cải tạo cơ sở, thiết bị, hệ thống và các quá trình sử dụng năng lƣợng có tác động đáng kể đến kết quả hoạt động năng lƣợng (Thiết kế);
Tiêu chí cho việc đánh giá kết quả hoạt động năng lƣợng theo vòng đời khi mua sắm các sản phẩm, thiết bị và dịch vụ có sử dụng năng lƣợng (Mua sắm).
9. Đánh giá kết quả hoạt động
Nhóm yêu cầu liên quan đến đánh giá kết quả hoạt động (Điều 9)
bao gồm 03 khoản (từ 9.1 đến 9.3) quy định các yêu cầu đối với: Hoạt động, phƣơng pháp theo dõi, đo lƣờng, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động năng lƣợng và hệ thống quản lý năng lƣợng (Theo dõi, đo lƣờng, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động năng lƣợng và hệ thống quản lý năng lƣợng); hoạt động đánh giá sự tuân thủ các yêu cầu của pháp luật và các yêu khác (Theo dõi, đo lƣờng, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động năng lƣợng và HTQLNL);
Cách thức, tần suất, chƣơng trình, thông tin, lƣu giữ kết quả đánh giá nội bộ để cung cấp thông tin v.v… về tình trạng của hệ thống quản lý năng lƣợng (Đánh giá nội bộ);
Nội dung, đầu vào, đầu ra xem xét của lãnh đạo và cách thức lập, lƣu thông và lƣu giữ thông tin về kết quả xem xét của lãnh đạo (Xem xét của lãnh đạo).
10. Cải tiến
Nhóm yêu cầu liên quan đến cải tiến (Điều 10) bao gồm 02 khoản
(từ 10.1 đến 10.2) quy định các yêu cầu đối với:
Hành động cần thực hiện khi sự không phù hợp đƣợc xác định (sự không phù hợp và hành động khắc phục);
Thực hiện và chứng minh việc cải tiến liên tục sự phù hợp, thỏa đáng và hiệu lực của hệ thống quản lý năng lƣợng của tổ chức/doanh nghiệp (cải tiến liên tục).
Chƣơng 2
HƢỚNG DẪN ÁP DỤNG
2.1. Giải thích, hƣớng dẫn thực hiện các yêu cầu của ISO 50001:2018
Việc hƣớng dẫn sử dụng tiêu chuẩn ISO 50001:2018 đã đƣợc giới thiệu chung trong phụ lục A của tiêu chuẩn theo các điều, khoản từ 4 đến 10 về yêu cầu đối với hệ thống quản lý năng lƣợng (sau đây viết tắt là HTQLNL).
Phần này cung cấp các giải thích và hƣớng dẫn nội dung thực hiện cụ thể các điều khoản (từ Điều 4 đến Điều 10) về yêu cầu đối với HTQLNL quy định trong tiêu chuẩn ISO 50001:2018, cụ thể nhƣ sau:
Điều 4 - Bối cảnh của tổ chức
4.1. Hiểu về tổ chức và bối cảnh của tổ chức
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn:
Tổ chức phải xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ có liên quan đến mục đích của tổ chức và ảnh hƣởng đến khả năng của tổ chức trong việc đạt đƣợc các kết quả dự kiến của HTQLNL của tổ chức.
Giải thích:
Việc phân tích bối cảnh của tổ chức sẽ giúp hiểu về mặt khái niệm ở mức cao các vấn đề bên ngoài và nội bộ có thể ảnh hƣởng cả tích cực và tiêu cực tới kết quả hoạt động năng lƣợng và HTQLNL của tổ chức.
Các vấn đề bên ngoài có thể bao gồm:
Các vấn đề liên quan đến các bên quan tâm nhƣ mục tiêu, yêu cầu hoặc tiêu chuẩn của quốc gia hay ngành;
Điều 4 - Bối cảnh của tổ chức
Những hạn chế hay giới hạn về cung ứng năng lƣợng, an ninh năng lƣợng và tính tin cậy;
Chi phí năng lƣợng hoặc sự sẵn có của các dạng năng lƣợng;
Ảnh hƣởng của thời tiết;
Ảnh hƣởng của biến đổi khí hậu;
Ảnh hƣởng tới phát thải khí nhà kính (GHG). Các vấn đề nội bộ có thể bao gồm:
Mục tiêu và chiến lƣợc kinh doanh cốt lõi;
Kế hoạch quản lý tài sản;
Nguồn lực tài chính (lao động, tài chính,…) ảnh hƣởng đến tổ chức;
Mức độ phát triển và văn hóa quản lý năng lƣợng;
Các xem xét về tính bền vững;
Kế hoạch dự phòng/ứng phó đối với các trƣờng hợp bị gián đoạn trong cung ứng năng lƣợng;
Mức độ phát triển của công nghệ hiện tại;
Xem xét các rủi ro trong hoạt động/vận hành và trách nhiệm pháp lý.
Những vấn đề bên ngoài là những gì nằm ngoài sự kiểm soát của tổ chức, có thể về các khía cạnh môi trƣờng sau, tùy theo sự ƣu tiên và tình huống cụ thể của từng tổ chức:
Văn hóa và xã hội (ví dụ: nhu cầu của xã hội đối với các dịch vụ do tổ chức cung cấp);
Điều 4 - Bối cảnh của tổ chức
Chính trị, pháp luật, chế định (ví dụ: các quy định của pháp luật khi sử dụng các dịch vụ về công nghệ thông tin do bên ngoài cung cấp);
Tài chính và vĩ mô (ví dụ: nhu cầu của xã hội đối với các dịch vụ do tổ chức cung cấp);
Công nghệ (ví dụ: các tiến bộ kỹ thuật của các công cụ tấn công (hack) và việc sử dụng mã hóa);
Tự nhiên (ví dụ: các đặc điểm tự nhiên về khả năng của các tai họa nhƣ cháy, lũ lụt);
Việc chứng tỏ cải tiến liên tục kết quả thực hiện về năng lƣợng trong toàn bộ phạm vi và ranh giới của HTQLNL không có nghĩa là tất cả các giá trị của EnPI đều đƣợc cải thiện. Có thể một số giá trị của EnPI đƣợc cải thiện và một số khác thì không, nhƣng trong toàn bộ phạm vi áp dụng của HTQLNL, tổ chức chứng minh đƣợc việc cải tiến kết quả hoạt động năng lƣợng là đáp ứng yêu cầu. Các kết quả của việc xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ (tức là xác định bối cảnh) sẽ đƣợc sử dụng để xác định phạm vi của HTQLNL (điều 4.3), để xác định hành động giải quyết rủi ro và cơ hội (điều 6.1) và để phục vụ cho hoạt động xem xét của lãnh đạo (điều 9.3).
Hướng dẫn:
Căn cứ trên việc hiểu rõ về mục đích của tổ chức, cũng nhƣ các kết quả dự kiến của HTQLNL của tổ chức, tổ chức phải:
Điều 4 - Bối cảnh của tổ chức
Xem xét môi trƣờng bên ngoài để xác định các vấn đề bên ngoài liên quan;
Xem xét các khía cạnh nội bộ để xác định các vấn đề nội bộ liên quan.
Để xác định các vấn đề liên quan đó, tổ chức có thể đặt câu hỏi "Các vấn đề nhƣ liệt kê trên sẽ ảnh hƣởng đến các mục tiêu cải tiến kết quả hoạt động năng lƣợng của tổ chức nhƣ thế nào?". Dƣới đây là 2 ví dụ minh họa:
Ví dụ 1 (liên quan đến ảnh hƣởng của thời tiết): Khi thiết lập HTQLNL, việc xem xét sự ảnh hƣởng của thời tiết đến phạm vi áp dụng của tổ chức là rất quan trọng. Hệ thống nhiệt nóng và hệ thống nhiệt lạnh là những hệ thống tiêu thụ năng lƣợng trọng điểm trong hầu hết các đơn vị sản xuất, các tòa nhà. Tùy vào đặc thù của sản xuất và loại hình cung cấp sản phẩm, những hệ thống này đƣợc sử dụng chủ yếu gồm lò hơi, bơm nhiệt, điều hòa không khí, hệ thống lạnh…
Do Việt Nam thuộc vùng khí hậu nhiệt đới nên nhu cầu sử dụng nhiệt nóng và nhiệt lạnh có xu hƣớng biến đổi theo mùa khi nhiệt độ thay đổi, chênh lệch giữa các tháng và các năm. Thƣờng thì trong 1 năm, nhu cầu sử dụng nhiệt nóng tăng vào các tháng cuối năm (mùa đông) và nhiệt lạnh vào các tháng giữa năm (mùa hè). Đồng thời nhiệt độ giữa các năm thƣờng thay đổi và biến đổi liên tục.
Điều 4 - Bối cảnh của tổ chức
Xác định đƣợc bối cảnh của tổ chức bị ảnh hƣởng của thời tiết sẽ giúp tổ chức đề xuất sử dụng các công cụ Nhiệt độ gia nhiệt ngày HDD (Heating Degree Day) hay Nhiệt độ làm lạnh ngày CDD (Cooling Degree Day) để có thể đánh giá tác động của nhiệt độ môi trƣờng đến tiêu thụ năng lƣợng, từ đó xác định các điểm bất thƣờng hay các cơ hội cải thiện năng lƣợng.
Ví dụ 2 (liên quan đến kế hoạch quản lý tài sản): Các thiết bị sử dụng năng lƣợng là đối tƣợng của hệ thống quản lý năng lƣợng. Việc xác định kế hoạch trang bị/thay thế các thiết bị tối ƣu về năng lƣợng (ví dụ nhƣ lắp biến tần) sẽ giúp cho tổ chức tính toán đƣợc mức độ cải thiện kết quả năng lƣợng khi xây dựng và áp dụng HTQLNL. Các vấn đề, cả bên ngoài lẫn nội bộ, sẽ thay đổi theo thời gian, vì vậy các vấn đề và ảnh hƣởng của chúng lên HTQLNL phải đƣợc xem xét thƣờng xuyên.
Các thông tin dạng văn bản cho hoạt động xác định bối cảnh và kết quả đầu ra chỉ bắt buộc dƣới hình thức và mức độ mà tổ chức xác định là cần thiết để đảm bảo tính hiệu lực của HTQLNL của mình (theo điều 7.5.1 của ISO 50001:2018).
4.2. Hiểu nhu cầu và mong đợi của
Các hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn:
Tổ chức phải xác định các bên quan tâm và các yêu cầu của họ liên quan đến kết quả hoạt động năng lƣợng và HTQLNL của tổ chức.
Điều 4 - Bối cảnh của tổ chức các bên
quan tâm
Giải thích:
Bên quan tâm đƣợc hiểu là cá nhân hay tổ chức có thể có ảnh hƣởng, hoặc chịu ảnh hƣởng bởi một quyết định hoặc hoạt động của tổ chức đang xét. Bên quan tâm có thể bao gồm những bên từ bên ngoài và từ nội bộ của tổ chức, có thể có những nhu cầu, mong đợi cụ thể đối với kết quả hoạt động năng lƣợng và HTQLNL của tổ chức.
Bên quan tâm từ bên ngoài có thể gồm:
Cơ quan quản lý nhà nƣớc;
Các cổ đông, kể cả chủ sở hữu và nhà đầu tƣ;
Các nhà cung cấp, kể cả thầu phụ, tƣ vấn và đối tác từ bên ngoài;
Các hiệp hội ngành nghề;
Các đối thủ cạnh tranh;
Khách hàng và ngƣời tiêu dùng;
Các nhóm hoạt động.
Các bên quan tâm từ nội bộ có thể gồm:
Những ngƣời có quyền ra quyết định, kể cả lãnh đạo cao nhất;
Chủ thể của các quá trình, chủ thể các hệ thống và chủ thể năng lƣợng;
Các chức năng hỗ trợ nhƣ các nguồn lực về công nghệ thông tin, về nhân sự;
Điều 4 - Bối cảnh của tổ chức
Nhân viên/ngƣời lao động, ngƣời dùng (users);
Chuyên gia về năng lƣợng.
Phải đảm bảo tổ chức tiếp cận đƣợc các yêu cầu pháp lý hiện hành và các yêu cầu khác liên quan đến hiệu suất năng lƣợng, sử dụng năng lƣợng và tiêu thụ năng lƣợng