5. Kết cấu của ĐA/KLTN
3.2.1.2. Điều kiện thực hiện giải pháp
Trong kinh doanh, lợi nhuận luôn là mục tiêu hàng đầu của mỗi công ty, tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận, tức là đạt hiệu quả cao nhất. Và con người luôn là yếu tố quan trọng quyết định sự sống còn và là chủ thể của quá trình đó, mang lại hiệu quả kinh doanh cho DN. Phát triển nguồn nhân lực có trình độ và chuyên môn cao là nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của công ty. Chính vì để công ty
ngày một phát triển vững mạnh cần có biện pháp nâng cao trình độ, bồi dưỡng tay nghề của nhân viên như:
- Đầu tiên công ty cần nắm rõ và bao quát được điểm mạnh cũng như điểm yếu
của nhân viên từ đó đưa ra kế hoạch cụ thể bồi dưỡng sai sót cho từng nhân viên. Bổ sung kiến thức cũng như kinh nghiệm cho nhân viên bằng cách tạo điều kiện cho họ tham gia các khóa huấn luyện, đào tạo ngắn hạn. Cập nhật và phổ biến các thông tư, nghị định mới của Chính phủ liên quan đến hoạt động XNK. Hiện nay, nhân viên chỉ nắm rõ nhất quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container đường biển, nên khá lúng túng khi gặp những lô hàng lẻ, xuất khẩu hay hàng hàng không. Chính vì thế, công ty nên tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi hay vạch sẵn quy trình cụ thể, cùng trao đổi khúc mắc với ban lãnh đạo trước khi thực hiện lô hàng. Đặc biệt, chú trọng kiến thức nghiệp vụ chuyên môn cho phòng XNK, cho nhân viên bộ phận chứng từ tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn về chuyên môn như “Nghiệp vụ khai hải quan”, “Chuyên viên XNK”,… Bổ sung kiến thức cho nhân viên kinh doanh để khi khách hàng thắc mắc, nhân viên có thể trả lời một cách lưu loát, thể hiện tác phong chuyên nghiệp, tạo lòng tin và uy tín nơi khách hàng. Những khóa học đó sẽ giúp tập thể nhân viên hoàn thành tốt hơn công việc của mình, xử lý vấn đề nhanh chóng, giúp công ty đạt hiệu quả cao và hoàn thiện
- Thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận, khuyến khích nhân viên phòng XNK
chia sẻ sai sót mình hay gặp phải trong quá trình làm việc, đặc biệt những thắc mắc và vấn đề đang còn khúc mắc, giám đốc lắng nghe và cùng nhân viên có kinh nghiệm chia sẻ, giải đáp. Hạn chế tạo môi trường căng thẳng và áp lực, nhân viên nếu đã không có tinh thần và động lực lại bị áp lực đè nặng dễ dẫn đến năng suất làm việc thấp, dễ mắc phải sai sót trong quá trình làm việc. Môi trường làm việc có thoải mái mới tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả, tiếp thu nhanh, khi gặp phải khúc mắc dễ dàng chia sẻ với cấp trên chứ không phải tâm lý sợ sai sẽ bị la mắng, cấp trên nhiệt tình hướng dẫn, cùng nhân viên tìm cách khắc phục vấn đề. Ngoài ra chia sẻ với nhân viên còn giúp cho nhân viên gắn bỏ lâu dài với công ty, đóng góp vào sự phát triển và cùng đi lên với công ty, hạn chế tối đa chi phí tuyển dụng nhân viên mới.
- Đồng thời công ty nên có chế độ khen thưởng, tuyên dương những nhân viên hoàn thành xuất sắc công việc trong tháng mà không gặp phải bất cứ điều gì sai sót. Quan tâm đến cảm xúc cũng như sức khỏe của nhân viên, tổ chức sinh nhật cho nhân viên để nhân viên có thể coi công ty như là gia đình của mình từ đó gắn bó lâu dài với công ty. Giám đốc phải có tinh thần động viên, khuyến khích nhân viên, phân công công việc phù hợp, đối xử công bằng, đưa ra nội quy chặt chẽ và chính sách thưởng phạt rõ ràng. Đặt ra mục tiêu doanh số cụ thể, khuyến khích nhân viên hoàn thành mục tiêu chứ không áp đặt, thưởng nóng cho phòng ban hoàn tất công việc xuất sắc nhưng cũng phê bình và phạt đối với nhân viên làm việc không hiệu quả, thiếu trách nhiệm.