5. Kết cấu của ĐA/KLTN
2.2.4. Chuẩn bị hồ sơ khai quan
NVCT cần tùy yêu cầu của từng lô hàng mà chuẩn bị hồ sơ, ở trường hợp này bộ phận chứng từ cần chuẩn bị cho NVGN những bộ hồ sơ sau: Lấy lệnh giao hàng (D/O), Cược Container, Đăng ký kiểm tra chất lượng Nhà nước và mở TK Hải quan.
Việc sai sót trong chuẩn bị hồ sơ vẫn thường xuyên xảy ra, khi phát hiện sai sót, chứng từ sẽ được trả về để chỉnh sửa lại, phải mất thêm một ngày để chỉnh sửa, ký/ đóng dấu lại chứng từ, do đó làm quy trình chậm hơn so với dự kiến. Một số trường hợp do lỗi của NVCT có sai sót trong quá trình làm chứng từ làm chậm tiến độ thì công ty phải chịu trách nhiệm về các khoản phí phát sinh
Cần phải xem xét mặt hàng NK có thuộc Danh mục hàng cấm XNK hay không, hàng NK có cần xin giấy phép của Bộ quản lý chuyên ngành hay hàng cần kiểm tra chất lượng Nhà nước hay không để từ đó có hướng xử lý phù hợp. Bởi vì mỗi trường hợp thì bộ hồ sơ Hải quan sẽ cần bổ sung các chứng từ khác nhau. Riêng với lô hàng này thuộc danh mục cần kiểm tra chất lượng Nhà nước.
Phòng kinh doanh dựa vào TK hải quan hàng nhập thông báo cho Công Ty
Cổ Phần Công Nghệ Việt Nhật tiến hành nộp thuế ngay để có “Giấy nộp tiền vào
ngân sách Nhà nước” có mộc của ngân hàng với số tiền là 21,124,405 VND. Lưu ý
khách hàng cần kiểm tra kỹ số TK trên giấy nộp tiền (Số TK: 101382327540), loại hình NK (A11) và các thông tin công ty NK (Tên, địa chỉ, mã số thuế).
Căn cứ vào Quyết định số 1171/QĐ-BKHCN ngày 27/05/2015 của Bộ Khoa Học và Công Nghệ, gồm “Danh mục hàng hóa nhập khẩu phải kiểm tra chất lượng theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trước khi thông quan thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” tại Phụ lục đính kèm mà xem xét hàng hóa nhập khẩu có cần kiểm tra hay không. Trong đó có sản phẩm “Nồi áp suất điện”, mã HS
“8516.60.90”, cơ quan kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa NK là “Chi cục
Theo đó cơ quan Hải quan chỉ tạm thời thông quan sau khi người NK hàng hóa đã đăng ký kiểm tra Nhà nước về chất lượng hàng hóa NK tại cơ quan kiểm tra.
NVCT cần chuẩn bị hồ sơ để NVGN có thể tiến hành đăng kí kiểm tra chất
lượng hàng hóa NK tại Chi cục tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Thành phố Hồ Chí Minh, gồm:
- 04 Giấy “Đăng ký kiểm tra Nhà nước về chất lượng hàng hóa nhập khẩu”
- 01 photo các chứng từ sau: Sale Contract, Packing List, Invoice, Bill of Lading,
Certificate of Origin
- 01 Giấy “Chứng nhận lưu hành tự do CFS”
- 01 “Văn bản đề nghị đưa hàng hóa về bảo quản”
Trong trường hợp bên nước xuất khẩu không cung cấp giấy “Chứng nhận lưu hành tự do CFS” thì người NK phải làm “Công văn cam kết” (do NVCT lập). Những văn bản do NVCT lập để bổ sung hồ sơ cũng cần có xác nhận và chữ ký của Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Nhật, vì thế nếu quá trình đánh máy có sai sót thì phải xin dấu lại từ đầu.
Để lấy Lệnh giao hàng D/O tại Công ty Cổ Phần Vinafreight, NVCT cần
chuẩn bị: Giấy giới thiệu và B/L (bản chính)
Bộ hồ sơ Hải quan cho lô hàng “Nồi áp suất điện” gồm:
- 02 Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông báo kết quả phân luồng) (bản chính)
- 01 Giấy giới thiệu, Sale Contract (bản sao), Invoice (bản chính), B/L (bản sao),
Packing List (bản chính)
- 01 Giấy đăng ký kiểm tra Nhà nước về chất lượng hàng hóa NK (bản chính)
- 01 Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước (bản sao)
Sau khi NVCT chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và bàn giao cho bộ phận giao nhận, lúc này NVGN sang phòng kế toán ứng trước chi phí làm hàng và tiến hành theo kế hoạch đã định trước của bộ phận giao nhận, theo tuyến đường cũng như thời gian dự kiến.
➢ Lấy lệnh giao hàng D/O
Dựa trên thông báo hàng đến (Arrival Notice) của Công ty Cổ phần VinaFreight, NVGN mang hồ sơ đến lấy D/O. Tuy nhiên đây chỉ là D/O do đại lý GN, Forwarder cấp nên để có thể lấy D/O do hãng tàu cấp, Công Ty Cổ Phần Công Nghệ Việt Nhật cần có giấy ủy quyền từ đại lý vận tải là Công ty Cổ phần VinaFreight ký và
đóng dấu. Tiếp theo đó NVGN cần mang “Giấy ủy quyền” do VinaFreight cấp đến hãng tàu MCC đổi lấy D/O của hãng tàu. Tại văn phòng đại diện của hãng tàu MCC, NVGN nộp hồ sơ cùng với “Giấy ủy quyền” để đổi lấy D/O và tiến hành đóng phí theo yêu cầu của hãng tàu MCC cho lô hàng: phí làm D/O (750,000 VND/B/L), phí vệ sinh container (150,000 VND/CONT20’), phí THC (1,848,000 VND/CONT20’). Đối với loại HÀNG GIAO THẲNG, giao nguyên container như lô hàng thì NVGN phải làm giấy mượn container bằng cách điền vào giấy cam kết mượn container theo mẫu sẵn của hãng tàu MCC và đóng phí cược container theo quy định của hãng tàu MCC (1,000,000 VND/Container). Số tiền này được hãng tàu hoàn trả lại nếu khi trả container về bãi, tình trạng container vẫn tốt như lúc mượn hoặc sẽ bị trừ bớt để hãng tàu sửa chữa container bị hư hỏng và trên lệnh D/O sẽ được đóng dấu là “HÀNG GIAO THẲNG”. Đồng thời, hãng tàu MCC đưa cho NVGN ký tên vào 01 bản D/O và hãng tàu giữ lại bản B/L để làm bằng chứng là bộ lệnh đã được giao cho người GN. NVGN còn phải đối chiếu B/L với các thông tin trong D/O để đảm bảo thông tin chính xác. Nếu phát hiện có sai sót, NVGN sẽ phải yêu cầu hãng tàu sửa chữa và đóng dấu "CORRECT" vào chỗ đã sửa, nếu không sẽ dẫn đến rắc rối khi làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng. Sau khi kiểm tra, mọi thông tin trên D/O trùng khớp với chứng từ, tiến hành đăng ký kiểm tra Nhà nước.
➢ Đăng ký kiểm tra Nhà nước về chất lượng hàng hóa NK
Tiếp theo NVGN sẽ đến Chi cục tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để đăng kí kiểm tra Nhà nước về chất lượng hàng hóa NK theo hồ sơ đã chuẩn bị trước đó. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng kí kiểm tra chất lượng tại Chi cục, người GN sẽ nhận được một giấy “Đăng ký kiểm tra Nhà nước về chất lượng hàng hóa NK” có con dấu và chữ ký xác nhận của giám đốc Chi cục để lập thành bộ hồ sơ Hải quan tại cảng. Vì Chi cục không trực tiếp xuống lấy mẫu kiểm tra nên chúng ta cần một công ty đứng ra làm trung gian lấy mẫu về giám định như VinaControl, Quatest 3 (Trung tâm 3),… Nên
công việc tiếp theo của NVGN là đến Quatest 3 yêu cầu giám định hàng hóa, hồ sơ
kèm theo gồm có:
- 01 Giấy giới thiệu
- 01 Giấy đăng kí kiểm tra Nhà nước (bản sao)
- 01 Tài liệu kỹ thuật
- 01 Tờ khai hàng hóa NK
Sau khoảng 4-5 ngày nhân viên sẽ nhận được “Giấy chứng nhận hợp quy” của Trung tâm 3 và nhân viên tiếp tục nộp về Chi cục tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để Chi cục tiến hành phân tích kết quả.
Đến đây NVGN đã hoàn tất những giấy tờ cần thiết để bổ sung cho bộ hồ sơ Hải quan, tiến hành đăng ký mở TK hải quan tại cảng.